家具公司供應(yīng)商約談規(guī)定

一、總則1.目的為加強(qiáng)本家具公司與供應(yīng)商之間的溝通與管理，規(guī)范供應(yīng)商約談流程，確保雙方合作的順利進(jìn)行，保障公司的利益，提升產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平，特制定本規(guī)定。2.依據(jù)本規(guī)定依據(jù)公司的經(jīng)營理念、管理要求以及相關(guān)法律法規(guī)制定。秉持公司“品質(zhì)至上、客戶第一、合作共贏”的經(jīng)營理念，旨在通過有效的供應(yīng)商管理，實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)濟(jì)效益與社會效益的雙提升。3.原則約談應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，以事實(shí)為依據(jù)，以合同為準(zhǔn)繩。同時(shí)，注重溝通與協(xié)商，充分尊重供應(yīng)商的合法權(quán)益，尋求雙方共同發(fā)展的合作模式。二、適用范圍本規(guī)定適用于本家具公司與所有供應(yīng)商之間涉及合作相關(guān)事務(wù)的約談活動。包括但不限于原材料供應(yīng)商、零部件供應(yīng)商、物流供應(yīng)商等各類與公司有業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.約談小組組成成立專門的供應(yīng)商約談小組，成員包括采購部門負(fù)責(zé)人、質(zhì)量控制部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門相關(guān)人員、財(cái)務(wù)部門相關(guān)人員以及相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表。采購部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，負(fù)責(zé)整體約談工作的組織與協(xié)調(diào)。2.各成員職責(zé)采購部門負(fù)責(zé)人：主導(dǎo)約談流程，負(fù)責(zé)與供應(yīng)商就合作業(yè)務(wù)、價(jià)格、交貨期等方面進(jìn)行溝通與協(xié)商；收集供應(yīng)商相關(guān)信息，評估供應(yīng)商合作意向與能力。質(zhì)量控制部門負(fù)責(zé)人：關(guān)注供應(yīng)商提供產(chǎn)品的質(zhì)量問題，提出質(zhì)量改進(jìn)要求與建議；參與約談過程中關(guān)于質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)流程等方面的討論。法務(wù)部門相關(guān)人員：審核合作協(xié)議、合同條款等法律文件；就合作過程中的法律風(fēng)險(xiǎn)提供專業(yè)意見；確保約談活動及后續(xù)合作符合法律法規(guī)要求。財(cái)務(wù)部門相關(guān)人員：分析供應(yīng)商的報(bào)價(jià)合理性，評估合作成本與效益；關(guān)注付款方式、結(jié)算周期等財(cái)務(wù)問題，提出合理的財(cái)務(wù)建議。相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提出對供應(yīng)商產(chǎn)品或服務(wù)的具體要求；反饋合作過程中出現(xiàn)的實(shí)際問題，協(xié)助約談小組全面了解情況。四、管理內(nèi)容與流程1.約談發(fā)起（1）在以下情況下可發(fā)起供應(yīng)商約談：供應(yīng)商產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量問題、交貨期延遲影響生產(chǎn)進(jìn)度、價(jià)格波動較大、合作條款需要調(diào)整、收到客戶關(guān)于供應(yīng)商產(chǎn)品或服務(wù)的投訴等。（2）由相關(guān)責(zé)任部門填寫《供應(yīng)商約談申請表》，詳細(xì)說明約談原因、涉及問題、希望達(dá)到的約談目標(biāo)等信息，提交至采購部門。采購部門審核通過后，確定約談小組成員，并啟動約談流程。2.約談準(zhǔn)備（1）約談小組各成員根據(jù)自身職責(zé)，收集與約談主題相關(guān)的資料。采購部門負(fù)責(zé)整理供應(yīng)商以往的合作記錄、采購訂單等；質(zhì)量控制部門準(zhǔn)備產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量問題記錄等；法務(wù)部門梳理相關(guān)合同條款與法律法規(guī)；財(cái)務(wù)部門分析成本數(shù)據(jù)、價(jià)格走勢等；業(yè)務(wù)部門提供實(shí)際使用情況反饋、需求變更信息等。（2）采購部門提前與供應(yīng)商溝通，確定約談時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等信息，并向供應(yīng)商發(fā)送《約談通知書》，告知約談主題、需準(zhǔn)備的資料等。3.正式約談（1）約談開始時(shí)，由采購部門負(fù)責(zé)人介紹約談小組成員及約談目的，說明約談的議程與規(guī)則。（2）按照議程安排，各成員依次發(fā)言。先由提出約談的部門闡述問題情況，展示相關(guān)證據(jù)資料；然后供應(yīng)商針對問題進(jìn)行解釋說明，并提出解決方案或改進(jìn)措施。（3）圍繞合作業(yè)務(wù)的各個(gè)方面，包括但不限于產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、服務(wù)等，約談小組與供應(yīng)商進(jìn)行充分的溝通與協(xié)商。在協(xié)商過程中，注重傾聽供應(yīng)商的意見與建議，共同探討切實(shí)可行的解決方案。（4）法務(wù)部門對合作協(xié)議、合同條款等法律事項(xiàng)進(jìn)行說明與溝通，確保雙方在法律層面達(dá)成共識。財(cái)務(wù)部門就價(jià)格、成本、付款方式等財(cái)務(wù)問題與供應(yīng)商進(jìn)行深入交流，尋求合理的財(cái)務(wù)安排。4.約談記錄與紀(jì)要（1）安排專人負(fù)責(zé)約談記錄工作，詳細(xì)記錄約談過程中的雙方發(fā)言、討論內(nèi)容、提出的問題與解決方案等信息。（2）約談結(jié)束后，根據(jù)記錄內(nèi)容，在2個(gè)工作日內(nèi)整理形成《供應(yīng)商約談紀(jì)要》。紀(jì)要應(yīng)明確約談達(dá)成的共識、雙方承諾的事項(xiàng)、后續(xù)工作安排及時(shí)間節(jié)點(diǎn)等內(nèi)容?！豆?yīng)商約談紀(jì)要》需經(jīng)約談小組成員審核簽字，并發(fā)送給供應(yīng)商確認(rèn)簽字。5.跟蹤與反饋（1）按照約談紀(jì)要確定的工作安排，由相關(guān)責(zé)任部門負(fù)責(zé)跟蹤供應(yīng)商的整改落實(shí)情況或承諾事項(xiàng)的執(zhí)行情況。定期向約談小組匯報(bào)進(jìn)展情況。（2）若供應(yīng)商未按照約定執(zhí)行，相關(guān)責(zé)任部門及時(shí)向采購部門反饋，采購部門視情況再次組織約談或采取其他措施，如扣除違約金、暫停合作、終止合作等，以維護(hù)公司利益。五、權(quán)利與義務(wù)1.公司權(quán)利（1）有權(quán)要求供應(yīng)商對產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、服務(wù)等方面存在的問題進(jìn)行解釋說明，并提供解決方案。（2）在供應(yīng)商未能履行合同約定或出現(xiàn)嚴(yán)重問題時(shí)，有權(quán)按照合同條款及相關(guān)規(guī)定，采取扣除違約金、暫停合作、終止合作等措施。（3）有權(quán)獲取供應(yīng)商的相關(guān)信息，包括但不限于生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、財(cái)務(wù)狀況等，以便進(jìn)行評估與管理。2.公司義務(wù)（1）在約談過程中，應(yīng)尊重供應(yīng)商的合法權(quán)益，以公平、公正的態(tài)度進(jìn)行溝通與協(xié)商。（2）按照合同約定及時(shí)支付貨款，為供應(yīng)商提供必要的合作支持與信息。（3）對供應(yīng)商提出的合理建議與訴求，應(yīng)認(rèn)真考慮并給予回應(yīng)。3.供應(yīng)商權(quán)利（1）有權(quán)對公司提出的問題進(jìn)行解釋說明，并提供相關(guān)證據(jù)資料。（2）在符合法律法規(guī)和合同約定的情況下，有權(quán)要求公司履行相應(yīng)的義務(wù)，如按時(shí)支付貨款、提供必要的協(xié)助等。（3）對約談結(jié)果有異議時(shí)，有權(quán)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出申訴。4.供應(yīng)商義務(wù)（1）應(yīng)按照公司要求參加約談，如實(shí)提供相關(guān)信息與資料。（2）對約談中提出的問題，應(yīng)制定切實(shí)可行的整改措施，并按時(shí)落實(shí)到位。（3）嚴(yán)格履行合同約定的各項(xiàng)義務(wù)，保證產(chǎn)品質(zhì)量、按時(shí)交貨、提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)等。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制（1）建立對供應(yīng)商約談活動的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，由公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對約談記錄、紀(jì)要及后續(xù)執(zhí)行情況進(jìn)行檢查與監(jiān)督。確保約談過程符合規(guī)定流程，約談結(jié)果得到有效執(zhí)行。（2）鼓勵(lì)公司員工對約談活動中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，一經(jīng)查實(shí)，將嚴(yán)肅處理相關(guān)責(zé)任人。同時(shí)，保護(hù)舉報(bào)人權(quán)益，對舉報(bào)人信息嚴(yán)格保密。2.考核機(jī)制（1）將供應(yīng)商在約談活動中的表現(xiàn)納入供應(yīng)商績效考核體系?？己酥笜?biāo)包括對問題的響應(yīng)速度、整改措施的有效性、承諾事項(xiàng)的執(zhí)行情況等。（2）根據(jù)績效考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如增加訂單份額、優(yōu)先合作等；對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，視情況采取警告、減少訂單、暫停合作、終止合作等措施。（3）對約談小組成員的工作表現(xiàn)也進(jìn)行考核?？己藘?nèi)容包括在約談過程中的專業(yè)能力、溝通協(xié)調(diào)能力、問題解決能力等方面?？己私Y(jié)果與個(gè)人績效掛鉤，激勵(lì)約談小組成員認(rèn)真履行職責(zé)，提高約談工作質(zhì)量。七、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實(shí)施。如有未盡事宜，由公司采購部門負(fù)責(zé)解