企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板庫及簽署流程管理指南一、引言為規(guī)范企業(yè)合同管理，降低法律風(fēng)險(xiǎn)，提高合同起草與簽署效率，特制定本指南。本指南旨在明確合同模板庫的使用范圍、標(biāo)準(zhǔn)化簽署流程及關(guān)鍵注意事項(xiàng)，保證合同業(yè)務(wù)全流程可控、合規(guī)，為企業(yè)運(yùn)營提供堅(jiān)實(shí)的法律保障。二、適用場景與業(yè)務(wù)范圍本指南適用于企業(yè)各類對外合同的管理，覆蓋但不限于以下業(yè)務(wù)場景：采購類合同：原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包等；銷售類合同：產(chǎn)品銷售、定制化服務(wù)交付、渠道合作等；合作類合同：項(xiàng)目聯(lián)合開發(fā)、品牌授權(quán)、技術(shù)合作等；服務(wù)類合同：咨詢服務(wù)、運(yùn)維服務(wù)、人力資源服務(wù)等；其他類合同：保密協(xié)議、租賃合同、借款合同等。凡涉及企業(yè)權(quán)利義務(wù)關(guān)系的對外協(xié)議，均需通過本模板庫選取標(biāo)準(zhǔn)模板并遵循既定流程簽署，禁止未經(jīng)審批的自制合同或口頭協(xié)議。三、合同模板庫使用與簽署全流程（一）需求提出與合同類型匹配發(fā)起人：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或經(jīng)辦人（如經(jīng)理、專員）；操作內(nèi)容：明確合同目的、交易對方基本信息、核心權(quán)利義務(wù)（如標(biāo)的物、金額、履行期限）；根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)從《企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板分類表》（見附錄1）中選擇對應(yīng)模板，若模板庫無完全匹配類型，可提交法務(wù)部門評估后新增或適配。（二）合同模板選取與內(nèi)容填充模板選取路徑：登錄企業(yè)OA系統(tǒng)“合同管理”模塊，按“合同類型-業(yè)務(wù)場景-版本號”篩選最新版標(biāo)準(zhǔn)模板；核對模板版本有效性（標(biāo)注“已廢止”的模板禁止使用）。內(nèi)容填充規(guī)范：按模板指引填寫空白條款（如合同編號、當(dāng)事人信息、標(biāo)的描述、金額、履行期限等），保證信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整；涉及金額、數(shù)量等關(guān)鍵條款需同時(shí)填寫大小寫，避免歧義；若需對模板條款進(jìn)行修改，需在“合同變更申請表”（見附錄2）中注明修改原因及法律依據(jù)，由法務(wù)部門審核通過后方可調(diào)整。（三）合同內(nèi)部審核與審批審核流程（按合同金額分級）：小額合同（金額≤10萬元）：經(jīng)辦人填寫→部門負(fù)責(zé)人審核→法務(wù)專員復(fù)核→分管領(lǐng)導(dǎo)審批；大額合同（金額＞10萬元）：經(jīng)辦人填寫→部門負(fù)責(zé)人審核→法務(wù)部門專項(xiàng)審核→財(cái)務(wù)部門復(fù)核→總經(jīng)理審批。審核重點(diǎn)：業(yè)務(wù)部門：審核合同內(nèi)容的真實(shí)性、可行性及與業(yè)務(wù)需求的匹配度；法務(wù)部門：審核條款合法性、合規(guī)性、權(quán)利義務(wù)對等性及潛在法律風(fēng)險(xiǎn)；財(cái)務(wù)部門：審核金額準(zhǔn)確性、付款方式、稅務(wù)條款及財(cái)務(wù)影響。（四）合同簽署與用印管理簽署主體確認(rèn)：交易對方為法人組織的，需核對其營業(yè)執(zhí)照（復(fù)印件加蓋公章）、法定代表人身份證明及授權(quán)委托書（如由代理人簽署）；交易對方為自然人的，需核對其身份證原件及復(fù)印件。簽署方式：紙質(zhì)簽署：一式兩份（或按約定份數(shù)），雙方簽字蓋章（合同章或公章）后生效，騎縫章必須完整覆蓋所有頁面；電子簽署：通過企業(yè)指定的第三方電子簽約平臺（如e簽寶、法大大）完成，保證簽署人身份真實(shí)、合同文件不可篡改，電子簽名與手寫簽名具有同等法律效力。用印規(guī)范：審批通過的合同，經(jīng)辦人持《合同用印申請單》（見附錄3）至行政部門蓋章，用印前需再次核對合同內(nèi)容與審批一致性；禁止在空白合同、未審批合同或與審批內(nèi)容不符的合同上蓋章。（五）合同履行與歸檔管理履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門為合同履行第一責(zé)任人，需實(shí)時(shí)跟蹤合同履行進(jìn)度，發(fā)覺對方違約或履行異常時(shí)，及時(shí)向法務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取補(bǔ)救措施。歸檔要求：紙質(zhì)合同：簽署后3個(gè)工作日內(nèi)，原件由行政部門統(tǒng)一歸檔（一份交財(cái)務(wù)部門，一份交業(yè)務(wù)部門，其余留存檔案室），歸檔時(shí)需附《合同歸檔清單》（見附錄4）；電子合同：由法務(wù)部門定期從電子簽約平臺導(dǎo)出加密文件，存儲至企業(yè)指定的服務(wù)器，保存期限不少于合同履行完畢后5年。四、標(biāo)準(zhǔn)合同模板結(jié)構(gòu)與要素說明為保證合同規(guī)范性，標(biāo)準(zhǔn)模板需包含以下核心要素（以《采購合同》為例）：模塊必備條款說明合同基本信息合同編號、簽約主體名稱（需與營業(yè)執(zhí)照一致）、簽約地址、簽約日期標(biāo)的與數(shù)量產(chǎn)品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量（需明確計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定的技術(shù)參數(shù)，需附詳細(xì)技術(shù)附件價(jià)款與支付合同金額（含稅/不含稅）、單價(jià)、計(jì)價(jià)貨幣、支付方式（如電匯/承兌匯票）、支付節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款到貨款質(zhì)保金）履行期限與地點(diǎn)交貨/服務(wù)開始時(shí)間、履行地點(diǎn)（如“買方倉庫”“項(xiàng)目現(xiàn)場”）雙方權(quán)利義務(wù)明確賣方交付、質(zhì)量保證、售后義務(wù)，買方驗(yàn)收、付款義務(wù)違約責(zé)任約定違約情形（如逾期交貨、質(zhì)量不符）及對應(yīng)的違約金計(jì)算方式或賠償范圍爭議解決約定訴訟或仲裁（如“提交賣方所在地人民法院訴訟”），明確管轄法院或仲裁機(jī)構(gòu)其他條款保密義務(wù)、不可抗力、合同生效條件（如“雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并蓋章后生效”）五、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與操作提示合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)：禁止簽訂違反法律、行政法規(guī)或規(guī)章的合同，如“名為買賣實(shí)為借貸”“違反招投標(biāo)法”等；涉及特許經(jīng)營、進(jìn)出口等特殊業(yè)務(wù)的合同，需提前取得相關(guān)部門審批文件。審核風(fēng)險(xiǎn)：法務(wù)部門審核需在2個(gè)工作日內(nèi)完成，緊急合同可加急處理，但不得簡化審核流程；合同條款不得出現(xiàn)“一方享有最終解釋權(quán)”“放棄全部權(quán)利”等顯失公平的表述。簽署風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)禁代簽（法定代表人或授權(quán)代理人需親自簽署，授權(quán)委托書需明確權(quán)限范圍）；電子簽署需保證簽署環(huán)境安全，避免賬號泄露或文件被篡改。歸檔風(fēng)險(xiǎn)：合同原件不得遺失、損毀，借閱需履行登記手續(xù)，歸檔文件需保持完整（含附件、審批單等）；涉及商業(yè)秘密的合同，歸檔后需標(biāo)注“保密”字樣，限制查閱權(quán)限。其他提示：合同履行過程中如需變更，需簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議，原合同未變更的條款繼續(xù)有效；定期對合同模板庫進(jìn)行更新（每年至少一次），刪除過期模板，新增業(yè)務(wù)場景模板。附錄（模板清單，可根據(jù)企業(yè)實(shí)際補(bǔ)充）附錄1：《企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板分類表》（含采購、銷售、服務(wù)等10類模板及對應(yīng)版本號）附錄2：《合同變更