銷(xiāo)售合同管理與審批工具集使用指南一、工具集概述與適用場(chǎng)景本工具集專(zhuān)為銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)、法務(wù)部門(mén)及企業(yè)管理者設(shè)計(jì)，旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化模板與流程化工具，解決銷(xiāo)售合同管理中常見(jiàn)的“審批效率低、條款風(fēng)險(xiǎn)高、履約跟蹤難”等問(wèn)題。核心應(yīng)用場(chǎng)景多行業(yè)銷(xiāo)售場(chǎng)景適配：適用于制造業(yè)產(chǎn)品銷(xiāo)售（如設(shè)備采購(gòu)）、服務(wù)業(yè)合同（如咨詢服務(wù)）、快消品分銷(xiāo)（如區(qū)域經(jīng)銷(xiāo)協(xié)議）等多種業(yè)務(wù)類(lèi)型，支持標(biāo)準(zhǔn)化合同與定制化條款的靈活組合。跨部門(mén)協(xié)同場(chǎng)景：連接銷(xiāo)售、法務(wù)、財(cái)務(wù)、倉(cāng)儲(chǔ)等部門(mén)，實(shí)現(xiàn)合同起草、審批、簽署、履約的全流程線上化，打破信息孤島。風(fēng)險(xiǎn)管控場(chǎng)景：通過(guò)法務(wù)預(yù)審條款庫(kù)、財(cái)務(wù)金額校驗(yàn)、歷史合同比對(duì)等功能，降低合同糾紛風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)權(quán)益。效率提升場(chǎng)景：將傳統(tǒng)紙質(zhì)合同平均審批周期（5-7個(gè)工作日）縮短至2-3個(gè)工作日，減少人工傳遞誤差，提升合同周轉(zhuǎn)效率。二、核心工具詳解及操作步驟（一）合同起草工具：從零構(gòu)建合同框架功能說(shuō)明：提供標(biāo)準(zhǔn)化合同模板庫(kù)，支持快速填寫(xiě)基礎(chǔ)信息、配置核心條款，并自動(dòng)合同文本，避免遺漏關(guān)鍵要素。操作步驟登錄系統(tǒng)并進(jìn)入“合同起草”模塊通過(guò)企業(yè)統(tǒng)一賬號(hào)登錄銷(xiāo)售合同管理系統(tǒng)，選擇“新建合同”按鈕，進(jìn)入起草界面。選擇合同類(lèi)型與模板系統(tǒng)按“產(chǎn)品銷(xiāo)售”“服務(wù)外包”“經(jīng)銷(xiāo)代理”等場(chǎng)景分類(lèi)展示模板，例如選擇“產(chǎn)品銷(xiāo)售合同”后，自動(dòng)加載默認(rèn)條款框架（如標(biāo)的物描述、付款方式、違約責(zé)任等）。若需定制模板，“高級(jí)選項(xiàng)”，可勾選“補(bǔ)充技術(shù)協(xié)議”“保密條款”等附加模塊，或企業(yè)自有模板進(jìn)行調(diào)用。填寫(xiě)基礎(chǔ)信息（必填項(xiàng)用*標(biāo)注）合同編號(hào)：系統(tǒng)按“年份（4位）+部門(mén)代碼（2位）+流水號(hào)（3位）”自動(dòng)（如2024-SALES-001），也可手動(dòng)修改（需保證唯一性）。簽約雙方信息：甲方（我方）信息自動(dòng)帶出企業(yè)認(rèn)證數(shù)據(jù)；乙方信息需填寫(xiě)名稱(chēng)、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、聯(lián)系人、電話（系統(tǒng)校驗(yàn)格式，非隱私信息僅用于業(yè)務(wù)聯(lián)系）。標(biāo)的物與金額：填寫(xiě)產(chǎn)品名稱(chēng)/服務(wù)內(nèi)容、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)（含/不含稅）、總金額，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算小寫(xiě)金額并同步至大寫(xiě)金額欄（避免手動(dòng)填寫(xiě)誤差）。配置核心條款交付條款：選擇“一次性交付”或“分期交付”，填寫(xiě)交付時(shí)間、地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（可引用企業(yè)內(nèi)部《產(chǎn)品驗(yàn)收規(guī)范》編號(hào)）。付款條款：預(yù)設(shè)“預(yù)付款30%+到貨款60%+質(zhì)保金10%”等模板，或自定義分期節(jié)點(diǎn)、賬戶信息（系統(tǒng)關(guān)聯(lián)財(cái)務(wù)部備案賬戶，避免錯(cuò)漏）。違約責(zé)任：從法務(wù)條款庫(kù)中選擇“逾期付款按日萬(wàn)分之五支付違約金”“交付延遲按合同總額10%賠償”等標(biāo)準(zhǔn)條款，或輸入自定義內(nèi)容（需法務(wù)預(yù)審?fù)ㄟ^(guò)）。附件與保存草稿“添加附件”，技術(shù)參數(shù)表、雙方資質(zhì)文件、補(bǔ)充協(xié)議等（支持PDF、Word、Excel格式，單文件不超過(guò)10MB）。完成后“保存草稿”，系統(tǒng)自動(dòng)合同預(yù)覽稿，可在線編輯或?qū)С鰹閃ord文檔供線下預(yù)審。（二）審批流程工具：多節(jié)點(diǎn)協(xié)同管控功能說(shuō)明：可視化配置審批鏈路，自動(dòng)流轉(zhuǎn)至責(zé)任人，實(shí)時(shí)跟蹤審批進(jìn)度，支持催辦、駁回、會(huì)簽等操作，保證合同合規(guī)性。操作步驟發(fā)起審批并設(shè)置流程在合同起草頁(yè)面“提交審批”，系統(tǒng)默認(rèn)按“銷(xiāo)售經(jīng)理→法務(wù)專(zhuān)員→財(cái)務(wù)總監(jiān)→總經(jīng)理”節(jié)點(diǎn)流轉(zhuǎn)，也可根據(jù)合同金額自定義流程（如金額≥50萬(wàn)元需增加總經(jīng)理審批）。填寫(xiě)審批意見(jiàn)（如“請(qǐng)法務(wù)重點(diǎn)審核付款條款”），勾選“同步抄送”人員（如銷(xiāo)售總監(jiān)、倉(cāng)儲(chǔ)負(fù)責(zé)人）。各節(jié)點(diǎn)審批操作銷(xiāo)售經(jīng)理審批：重點(diǎn)核對(duì)合同金額與訂單一致性、交付時(shí)間與產(chǎn)能匹配度，通過(guò)后“同意”，流轉(zhuǎn)至下一節(jié)點(diǎn)；若需修改，“駁回”并填寫(xiě)原因（如“交付時(shí)間超出客戶要求，需與客戶確認(rèn)”），合同狀態(tài)變更為“退回起草人”。法務(wù)專(zhuān)員審批：審查條款合法性、權(quán)利義務(wù)對(duì)等性，系統(tǒng)自動(dòng)比對(duì)“合同風(fēng)險(xiǎn)條款庫(kù)”（如“定金”是否誤寫(xiě)為“訂金”），標(biāo)注高風(fēng)險(xiǎn)條款并提示修改。通過(guò)后電子簽章確認(rèn)。財(cái)務(wù)總監(jiān)審批：核對(duì)付款方式是否符合財(cái)務(wù)制度、發(fā)票類(lèi)型與稅率匹配度，系統(tǒng)關(guān)聯(lián)歷史合同數(shù)據(jù)，預(yù)警“同一客戶12個(gè)月內(nèi)未回款合同”。進(jìn)度跟蹤與催辦審批人可在“我的審批”頁(yè)面查看待辦合同，“查看詳情”查看合同文本及審批意見(jiàn)；超時(shí)未審批（默認(rèn)每個(gè)節(jié)點(diǎn)24小時(shí)），系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送催辦提醒至審批人及部門(mén)負(fù)責(zé)人。起草人可實(shí)時(shí)查看審批進(jìn)度（如“已至財(cái)務(wù)總監(jiān)節(jié)點(diǎn)”），若遇卡點(diǎn)，“流程協(xié)調(diào)”聯(lián)系管理員介入。（三）合同簽署工具：電子化高效履約功能說(shuō)明：集成第三方電子簽章平臺(tái)，支持多方在線簽署，自動(dòng)簽署日志，保證合同法律效力，同時(shí)減少紙質(zhì)打印與快遞成本。操作步驟審批通過(guò)后發(fā)起簽署合同審批全部通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)觸發(fā)“簽署待辦”，簽約方（乙方）收到短信/郵件通知（含簽署），進(jìn)入簽署頁(yè)面。身份驗(yàn)證與簽署操作個(gè)人簽署：乙方聯(lián)系人輸入姓名、身份證號(hào)，進(jìn)行人臉識(shí)別驗(yàn)證后，在指定簽署位置（如合同尾部“乙方簽章”處）電子簽章。企業(yè)簽署：乙方企業(yè)管理員營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書(shū)，通過(guò)企業(yè)認(rèn)證后，使用電子公章或合同專(zhuān)用章簽署，系統(tǒng)自動(dòng)記錄簽署IP時(shí)間、證書(shū)編號(hào)。簽署完成與歸檔所有簽署方完成后，系統(tǒng)“全流程簽署報(bào)告”，包含各方法定代表人/授權(quán)人信息、簽署時(shí)間、證書(shū)有效性等，與合同文本合并加密存儲(chǔ)至“合同檔案庫(kù)”。簽署狀態(tài)更新為“已生效”，系統(tǒng)自動(dòng)通知銷(xiāo)售負(fù)責(zé)人安排履約（如下達(dá)生產(chǎn)指令、開(kāi)具發(fā)票）。（四）履約跟蹤工具：全生命周期管理功能說(shuō)明：關(guān)聯(lián)合同條款與執(zhí)行數(shù)據(jù)，實(shí)時(shí)監(jiān)控交付、回款、驗(yàn)收進(jìn)度，自動(dòng)預(yù)警履約異常，支持履約分析報(bào)告。操作步驟關(guān)聯(lián)履約計(jì)劃與執(zhí)行數(shù)據(jù)合同生效后，銷(xiāo)售負(fù)責(zé)人在“履約跟蹤”模塊創(chuàng)建“交付計(jì)劃”，填寫(xiě)批次、數(shù)量、預(yù)計(jì)交付時(shí)間，系統(tǒng)關(guān)聯(lián)ERP系統(tǒng)庫(kù)存數(shù)據(jù)，預(yù)警“庫(kù)存不足需提前備貨”。交付完成后，倉(cāng)管員在系統(tǒng)中錄入“出庫(kù)單號(hào)”“物流單號(hào)”，客戶通過(guò)在線驗(yàn)收，填寫(xiě)驗(yàn)收意見(jiàn)（如“合格”或“存在問(wèn)題需整改”）?；乜罡櫯c預(yù)警財(cái)務(wù)人員錄入回款明細(xì)（含回款時(shí)間、金額、賬戶），系統(tǒng)自動(dòng)比對(duì)合同付款節(jié)點(diǎn)，標(biāo)注“已到賬”“逾期未到賬”“逾期已到賬”。逾期回款時(shí)，自動(dòng)觸發(fā)“催收提醒”，發(fā)送郵件至銷(xiāo)售經(jīng)理及財(cái)務(wù)專(zhuān)員，并計(jì)算逾期天數(shù)及違約金（按合同條款自動(dòng)計(jì)算）。履約報(bào)告支持按合同編號(hào)、客戶名稱(chēng)、時(shí)間段篩選，“履約匯總表”，包含交付及時(shí)率、回款及時(shí)率、驗(yàn)收合格率等指標(biāo)，供管理層分析客戶合作風(fēng)險(xiǎn)。（五）變更管理工具：靈活應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)調(diào)整功能說(shuō)明：規(guī)范合同變更流程，支持線上提交變更申請(qǐng)、審批、簽署，自動(dòng)關(guān)聯(lián)原合同版本，避免“一物多合同”導(dǎo)致的糾紛。操作步驟發(fā)起變更申請(qǐng)當(dāng)需修改合同金額、交付時(shí)間等條款時(shí)，在“合同管理”頁(yè)面選擇對(duì)應(yīng)合同，“申請(qǐng)變更”，填寫(xiě)變更原因（如“客戶追加采購(gòu)10臺(tái)設(shè)備”）、變更內(nèi)容（原條款“數(shù)量5臺(tái)”變更為“15臺(tái)”）。變更審批與簽署變更審批流程參照原合同審批流程，但可簡(jiǎn)化節(jié)點(diǎn)（如金額變更≤10%僅需銷(xiāo)售經(jīng)理與法務(wù)審批）。審批通過(guò)后，《合同變更協(xié)議》，經(jīng)雙方簽署后生效，原合同條款同步標(biāo)注“已變更”。版本管理系統(tǒng)自動(dòng)記錄合同所有版本信息（如V1.0原合同、V2.0變更協(xié)議），查看時(shí)可切換版本對(duì)比差異，保證歷史可追溯。三、關(guān)鍵模板表格與填寫(xiě)指南（一）銷(xiāo)售合同基本信息表字段名稱(chēng)填寫(xiě)說(shuō)明示例合同編號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)，格式：YYYY-部門(mén)代碼-流水號(hào)（如2024-SALES-001）2024-SALES-001合同名稱(chēng)“產(chǎn)品銷(xiāo)售/服務(wù)+客戶簡(jiǎn)稱(chēng)+合同類(lèi)型”（如“科技公司產(chǎn)品銷(xiāo)售合同”）ABC公司產(chǎn)品銷(xiāo)售合同甲方（我方）信息名稱(chēng)、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、聯(lián)系人、電話（自動(dòng)帶出企業(yè)認(rèn)證數(shù)據(jù)）有限公司；91110000；北京市區(qū)；張*；1385678乙方（客戶）信息名稱(chēng)、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、聯(lián)系人、電話（需手動(dòng)填寫(xiě)，系統(tǒng)校驗(yàn)格式）DEF股份有限公司；91310000；上海市區(qū)；李*；139合同類(lèi)型單選：產(chǎn)品銷(xiāo)售/服務(wù)外包/經(jīng)銷(xiāo)代理/技術(shù)合作等產(chǎn)品銷(xiāo)售標(biāo)的物名稱(chēng)/規(guī)格填寫(xiě)具體產(chǎn)品型號(hào)或服務(wù)內(nèi)容型號(hào)XYZ-2000智能設(shè)備數(shù)量阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)，單位需明確10臺(tái)單價(jià)（元）含稅/不含稅需注明，系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)產(chǎn)品定價(jià)表不含稅：50,000總金額（元）系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算=數(shù)量×單價(jià)，大寫(xiě)金額需手動(dòng)填寫(xiě)（系統(tǒng)校驗(yàn)一致性）小寫(xiě)：500,000；大寫(xiě)：伍拾萬(wàn)元整簽訂日期選擇日期，默認(rèn)為系統(tǒng)提交日期2024-03-15交付期限具體日期或“合同簽訂后日內(nèi)”2024-05-30前付款方式勾選模板或自定義分期節(jié)點(diǎn)（如“預(yù)付款30%到付，質(zhì)保金10%驗(yàn)收后12個(gè)月付清”）預(yù)付款30%，到貨款60%，質(zhì)保金10%違約責(zé)任條款從法務(wù)條款庫(kù)選擇或輸入自定義內(nèi)容（需法務(wù)預(yù)審）逾期付款按日萬(wàn)分之五支付違約金附件清單列出的文件名稱(chēng)及編號(hào)1.技術(shù)參數(shù)表（JS-001）；2.資質(zhì)文件（二）合同審批流程表審批節(jié)點(diǎn)責(zé)任人審批內(nèi)容審批時(shí)限審批結(jié)果意見(jiàn)欄起草人銷(xiāo)售專(zhuān)員*核對(duì)合同信息完整性、金額準(zhǔn)確性-提交請(qǐng)法務(wù)審核付款節(jié)點(diǎn)部門(mén)初審銷(xiāo)售經(jīng)理*交付時(shí)間與產(chǎn)能匹配度、客戶信用1個(gè)工作日同意建議增加質(zhì)保金比例至15%法務(wù)審核法務(wù)專(zhuān)員*條款合法性、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)排查2個(gè)工作日同意無(wú)異議財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)總監(jiān)*付款方式、發(fā)票類(lèi)型、回款風(fēng)險(xiǎn)1個(gè)工作日同意按標(biāo)準(zhǔn)流程開(kāi)票最終審批總經(jīng)理*重大合同金額、戰(zhàn)略合規(guī)性2個(gè)工作日同意批準(zhǔn)簽署簽署歸檔行政專(zhuān)員*電子簽章完整性、檔案存儲(chǔ)1個(gè)工作日完成已歸檔至合同庫(kù)-2024-SALES（三）合同履約跟蹤表合同編號(hào)標(biāo)的物交付批次計(jì)劃交付時(shí)間實(shí)際交付時(shí)間驗(yàn)收狀態(tài)驗(yàn)收意見(jiàn)回款節(jié)點(diǎn)計(jì)劃回款時(shí)間實(shí)際回款時(shí)間回款狀態(tài)逾期天數(shù)2024-SALES-001XYZ設(shè)備第一批2024-05-302024-05-28合格產(chǎn)品功能達(dá)標(biāo)預(yù)付款2024-03-202024-03-20已到賬02024-SALES-001XYZ設(shè)備第二批2024-06-152024-06-18不合格外觀劃傷需整改到貨款2024-06-202024-06-25逾期已到賬52024-SALES-002咨詢服務(wù)全部2024-04-102024-04-10合格報(bào)告內(nèi)容完整尾款2024-07-10-未到賬-（四）合同變更申請(qǐng)表原合同編號(hào)變更原因變更前內(nèi)容變更后內(nèi)容申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人*申請(qǐng)日期審批結(jié)果生效日期2024-SALES-001客戶追加采購(gòu)設(shè)備數(shù)量：10臺(tái)；總金額：50萬(wàn)數(shù)量：15臺(tái)；總金額：75萬(wàn)銷(xiāo)售部王*2024-06-10同意2024-06-152024-SALES-002項(xiàng)目延期交付交付時(shí)間：2024-04-10交付時(shí)間：2024-04-25項(xiàng)目部李*2024-03-28同意2024-03-30四、常見(jiàn)問(wèn)題與操作提醒（一）關(guān)鍵操作提醒合同編號(hào)管理：禁止手動(dòng)修改已生效合同的編號(hào)，若需調(diào)整需聯(lián)系管理員審批，否則導(dǎo)致系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)錯(cuò)誤。審批流程跳過(guò)：除特殊流程外，不得跳過(guò)審批節(jié)點(diǎn)（如法務(wù)未審直接至財(cái)務(wù)），系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)攔截并提示“審批鏈路不完整”。附件規(guī)范：技術(shù)參數(shù)表等核心附件需加蓋客戶公章后掃描，保證條款效力；禁止加密或損壞文件。電子簽章使用：簽署前需確認(rèn)證書(shū)在有效期內(nèi)，簽章位置需與系統(tǒng)指定位置一致（如合同尾部、騎縫章處），否則影響法律效力。（二）風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避要點(diǎn)條款沖突處理：若補(bǔ)充協(xié)議與主合同條款沖突，以“補(bǔ)充協(xié)議”為準(zhǔn)，但需