AI在辦公場(chǎng)景中的應(yīng)用主講人：__________人工智能通識(shí)教程——AIGC技能實(shí)戰(zhàn)

本章導(dǎo)讀隨著AI技術(shù)的飛速發(fā)展，AI在辦公場(chǎng)景中的應(yīng)用變得越來(lái)越廣泛，并極大地提高了辦公效率和工作質(zhì)量。本章首先討論AI辦公的概念、意義及應(yīng)用場(chǎng)景，然后詳細(xì)介紹AI在辦公自動(dòng)化處理、文案創(chuàng)作、數(shù)據(jù)處理、PPT制作等方面的具體應(yīng)用，并通過(guò)實(shí)戰(zhàn)演練展示如何利用AI高效智能辦公。學(xué)習(xí)目標(biāo)（1）理解AI辦公的概念、意義及應(yīng)用場(chǎng)景。（2）了解AI在辦公場(chǎng)景中的廣泛應(yīng)用，包括辦公文檔的AI自動(dòng)化處理、數(shù)據(jù)表格的AI自動(dòng)化處理及PPT的AI自動(dòng)化制作等。（3）掌握辦公文檔的AI自動(dòng)化處理技巧，包括文案自動(dòng)創(chuàng)作，擴(kuò)寫(xiě)、續(xù)寫(xiě)和潤(rùn)色文檔，校正文檔，翻譯文檔等。（4）熟悉數(shù)據(jù)表格的AI自動(dòng)化處理技巧，包括數(shù)據(jù)整理與自動(dòng)化計(jì)算、智能統(tǒng)計(jì)分析與數(shù)據(jù)可視化、數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)與趨勢(shì)分析、數(shù)據(jù)分類(lèi)及排序等。（5）掌握PPT的AI自動(dòng)化制作技巧，包括根據(jù)一句話生成PPT、根據(jù)大綱主題生成PPT、Word文檔自動(dòng)轉(zhuǎn)換為PPT、PPT設(shè)計(jì)及美化等。學(xué)習(xí)目標(biāo)7.1AI辦公概述本節(jié)將深入探討AI辦公的基本概念、意義與價(jià)值，以及應(yīng)用場(chǎng)景，為讀者了解這一領(lǐng)域提供全面的指導(dǎo)。7.1.1?AI辦公的定義AI辦公是指利用AI技術(shù)，如自然語(yǔ)言處理、機(jī)器學(xué)習(xí)、計(jì)算機(jī)視覺(jué)等，優(yōu)化辦公流程，提高辦公效率的一種工作模式。通過(guò)智能化工具與系統(tǒng)的協(xié)作，AI辦公可以實(shí)現(xiàn)信息的自動(dòng)化處理、智能數(shù)據(jù)分析、智能決策支持、語(yǔ)音和圖像識(shí)別、任務(wù)分配優(yōu)化和跨部門(mén)高效協(xié)作等，從而顯著提高辦公效率與工作質(zhì)量，重塑現(xiàn)代化辦公新格局。7.1.1?AI辦公的定義7.1.2?AI辦公的意義與價(jià)值A(chǔ)I辦公通過(guò)引入AI技術(shù)，推動(dòng)了傳統(tǒng)辦公模式的變革，其意義與價(jià)值主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。（1）提高效率，優(yōu)化辦公流程（2）深度分析，驅(qū)動(dòng)科學(xué)決策（3）個(gè)性化服務(wù)，提升員工體驗(yàn)（4）打破壁壘，促進(jìn)高效協(xié)作（5）降低成本，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展（6）激發(fā)創(chuàng)新，推動(dòng)行業(yè)升級(jí)7.1.3?AI辦公的應(yīng)用AI辦公在各行各業(yè)中的應(yīng)用日益增長(zhǎng)，其核心價(jià)值在于提高工作效率、優(yōu)化決策過(guò)程、增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作及推動(dòng)創(chuàng)新。以下是AI辦公在不同行業(yè)中的具體應(yīng)用。（1）自動(dòng)化辦公流程（2）智能決策支持7.1.3?AI辦公的應(yīng)用（3）個(gè)性化辦公體驗(yàn)（4）跨部門(mén)協(xié)作（5）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與預(yù)測(cè)性維護(hù)（6）數(shù)字化轉(zhuǎn)型7.1.3?AI辦公的應(yīng)用7.2AI日常辦公基礎(chǔ)隨著AIGC技術(shù)的成熟，AI在日常辦公中的應(yīng)用已從概念驗(yàn)證階段邁向規(guī)?；涞仉A段，顯著提高了辦公效率和工作質(zhì)量。本節(jié)將介紹AI日常辦公的基本概念和常用工具。7.2.1?AI日常辦公概述AI在日常辦公中的應(yīng)用主要體現(xiàn)在文檔處理、表格分析、PPT制作、郵件管理、日程安排等方面。例如，AI能夠快速生成文檔、校對(duì)文本、自動(dòng)生成摘要和總結(jié)，甚至翻譯文檔以實(shí)現(xiàn)多語(yǔ)言溝通

；在處理表格數(shù)據(jù)時(shí)，AI能自動(dòng)識(shí)別數(shù)據(jù)模式并進(jìn)行清洗和分析，生成圖表和報(bào)告，減少手動(dòng)操作時(shí)間

；AI還能設(shè)計(jì)PPT布局和風(fēng)格，自動(dòng)生成PPT，提高制作效率

；在郵件管理方面，AI可以自動(dòng)篩選和分類(lèi)郵件，標(biāo)記重要信息，并自動(dòng)回復(fù)常見(jiàn)問(wèn)題

；在日程安排上，AI可以根據(jù)工作習(xí)慣智能推薦會(huì)議時(shí)間，提醒即將到來(lái)的任務(wù)，幫助員工更好地管理時(shí)間。7.2.2?AI日常辦公工具AI辦公工具可根據(jù)功能分為多個(gè)類(lèi)別，如文檔處理工具、表格與數(shù)據(jù)分析工具、PPT制作工具、跨場(chǎng)景協(xié)同工具等，用戶(hù)需結(jié)合具體場(chǎng)景進(jìn)行選擇。工具的選擇須考慮需求匹配、安全性保障和成本控制。本節(jié)主要介紹我國(guó)大部分職場(chǎng)人士選擇的AI辦公工具。1．OfficeAI助手想使用OfficeAI助手，需要先安裝OfficeAI插件，該插件中內(nèi)置了豆包免費(fèi)模型，無(wú)須配置，可直接使用。如果想選擇DeepSeek、GPT等其他在線模型或者本地Ollama、LMStudio等模型，則需要在插件設(shè)置頁(yè)輸入密鑰。下面以在OfficeAI助手中使用DeepSeek模型為例，介紹具體操作步驟。（1）下載并安裝OfficeAI插件（2）獲取DeepSeekAPI密鑰7.2.2?AI日常辦公工具7.2.2?AI日常辦公工具（3）在插件內(nèi)配置API7.2.2?AI日常辦公工具2．WPS靈犀WPS靈犀是北京金山辦公軟件股份有限公司推出的AI助手，它功能全面且實(shí)用，能充分滿(mǎn)足用戶(hù)的日常需求。無(wú)論是進(jìn)行全網(wǎng)搜索、在線閱讀文檔、寫(xiě)作輔助還是生成PPT和網(wǎng)頁(yè)摘要，WPS靈犀都能提供便捷、高效的服務(wù)。7.2.2?AI日常辦公工具3．DeepSeek+各種PPT生成工具DeepSeek結(jié)合多種PPT生成工具，如Kimi、iSlideAI、PPTMiner等，為用戶(hù)提供了前所未有的便捷和創(chuàng)新功能。比如讓DeepSeek利用AI技術(shù)快速生成高質(zhì)量文本內(nèi)容，再通過(guò)這些PPT工具將文本轉(zhuǎn)化為視覺(jué)效果出眾的PPT。例如，Kimi能根據(jù)DeepSeek的文本內(nèi)容自動(dòng)匹配模板和設(shè)計(jì)元素，而iSlideAI可提供多種設(shè)計(jì)風(fēng)格和布局建議，PPTMiner則擅長(zhǎng)從數(shù)據(jù)中提取關(guān)鍵信息并轉(zhuǎn)化為PPT內(nèi)容。7.3辦公文檔的AI自動(dòng)化處理本節(jié)以O(shè)fficeAI助手為例，介紹AI在Word文檔中的幾個(gè)關(guān)鍵應(yīng)用，包括文案自動(dòng)創(chuàng)作，擴(kuò)寫(xiě)、續(xù)寫(xiě)和潤(rùn)色文檔，校正文檔及翻譯文檔。7.3.1?文案自動(dòng)創(chuàng)作AI文案創(chuàng)作工具的出現(xiàn)，徹底改變了傳統(tǒng)文檔的生成模式。通過(guò)輸入關(guān)鍵詞、主題或簡(jiǎn)單描述，AI可以自動(dòng)生成符合要求的文案。OfficeAI助手中的文案創(chuàng)作功能不僅可以節(jié)省撰寫(xiě)初稿的時(shí)間，還提供了多樣化的創(chuàng)意選擇。1．輸入提示詞生成文案OfficeAI助手可以通過(guò)自然語(yǔ)言指令快速生成商業(yè)計(jì)劃書(shū)、市場(chǎng)分析報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等專(zhuān)業(yè)文檔。例如，希望生成東南亞跨境電商商業(yè)計(jì)劃書(shū)。7.3.1?文案自動(dòng)創(chuàng)作7.3.1?文案自動(dòng)創(chuàng)作7.3.1?文案自動(dòng)創(chuàng)作2．選擇創(chuàng)作類(lèi)型OfficeAI助手中還提供了常見(jiàn)的文檔類(lèi)型，通過(guò)選擇可以快速創(chuàng)建對(duì)應(yīng)的文檔。例如，希望通過(guò)選擇文檔類(lèi)型來(lái)創(chuàng)建短視頻領(lǐng)域的市場(chǎng)分析文案7.3.1?文案自動(dòng)創(chuàng)作7.3.2?擴(kuò)寫(xiě)、續(xù)寫(xiě)和潤(rùn)色文檔AI不僅可以幫助用戶(hù)快速生成初稿，還可以對(duì)已有文檔進(jìn)行擴(kuò)寫(xiě)、續(xù)寫(xiě)或潤(rùn)色。1．?dāng)U寫(xiě)文檔AI工具可以幫助用戶(hù)快速擴(kuò)展段落內(nèi)容，如將簡(jiǎn)短的大綱擴(kuò)展為詳細(xì)的內(nèi)容。7.3.2?擴(kuò)寫(xiě)、續(xù)寫(xiě)和潤(rùn)色文檔2．續(xù)寫(xiě)文檔在文檔創(chuàng)作過(guò)程中，常常需要基于已有內(nèi)容繼續(xù)撰寫(xiě)，這時(shí)AI的續(xù)寫(xiě)功能就顯得尤為重要。OfficeAI助手的續(xù)寫(xiě)功能可以智能地延續(xù)文檔內(nèi)容，并確保邏輯連貫且風(fēng)格一致。7.3.2?擴(kuò)寫(xiě)、續(xù)寫(xiě)和潤(rùn)色文檔3．潤(rùn)色文檔OfficeAI助手的潤(rùn)色功能能夠?qū)ξ臋n進(jìn)行細(xì)致入微的修改和優(yōu)化，它不僅能夠糾正語(yǔ)法錯(cuò)誤、調(diào)整句式結(jié)構(gòu)，還能根據(jù)文檔的風(fēng)格和目的，替換不恰當(dāng)?shù)脑~匯，增強(qiáng)語(yǔ)言表達(dá)的準(zhǔn)確性和生動(dòng)性。7.3.3?校正文檔校正文檔是確保文檔質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。AI可以檢查語(yǔ)法錯(cuò)誤、拼寫(xiě)錯(cuò)誤、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)誤等，并提供風(fēng)格和結(jié)構(gòu)上的優(yōu)化建議。此外，AI還能對(duì)文檔的可讀性、邏輯性進(jìn)行評(píng)估，并給出優(yōu)化方案。7.3.3?校正文檔7.3.4?翻譯文檔OfficeAI助手能夠提供準(zhǔn)確的翻譯，并保持文檔格式不變。OfficeAI助手的翻譯系統(tǒng)采用領(lǐng)域自適應(yīng)技術(shù)，在通用翻譯模型基礎(chǔ)上加載專(zhuān)業(yè)詞庫(kù)（如法律、醫(yī)學(xué)、工程）。7.4數(shù)據(jù)表格的AI自動(dòng)化處理本節(jié)以WPS靈犀為例，介紹AI在表格中的關(guān)鍵應(yīng)用，包括數(shù)據(jù)整理與自動(dòng)化計(jì)算、智能統(tǒng)計(jì)分析與數(shù)據(jù)可視化、數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)與趨勢(shì)分析、數(shù)據(jù)分類(lèi)及排序。7.4.1?數(shù)據(jù)整理與自動(dòng)化計(jì)算WPS靈犀能夠自動(dòng)識(shí)別表格數(shù)據(jù)的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)，從而幫助用戶(hù)快速整理數(shù)據(jù)，它具有智能快速填充功能，能自動(dòng)識(shí)別列數(shù)據(jù)的模式并填充剩余單元格，從而大大節(jié)省了用戶(hù)手動(dòng)輸入的時(shí)間。此外，WPS靈犀還能識(shí)別和修正表格中的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、拼寫(xiě)錯(cuò)誤和格式問(wèn)題，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。7.4.1?數(shù)據(jù)整理與自動(dòng)化計(jì)算7.4.1?數(shù)據(jù)整理與自動(dòng)化計(jì)算7.4.1?數(shù)據(jù)整理與自動(dòng)化計(jì)算7.4.1?數(shù)據(jù)整理與自動(dòng)化計(jì)算7.4.1?數(shù)據(jù)整理與自動(dòng)化計(jì)算7.4.1?數(shù)據(jù)整理與自動(dòng)化計(jì)算7.4.2?智能統(tǒng)計(jì)分析與數(shù)據(jù)可視化WPS靈犀能夠通過(guò)內(nèi)置的統(tǒng)計(jì)分析算法，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入的分析和挖掘，幫助用戶(hù)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)背后的規(guī)律和趨勢(shì)。同時(shí)，WPS靈犀還支持多種圖表類(lèi)型，如柱狀圖、折線圖、餅圖等，用戶(hù)可以根據(jù)需要選擇合適的圖表類(lèi)型來(lái)展示數(shù)據(jù)分析結(jié)果，使數(shù)據(jù)更加直觀、易懂。7.4.2?智能統(tǒng)計(jì)分析與數(shù)據(jù)可視化7.4.2?智能統(tǒng)計(jì)分析與數(shù)據(jù)可視化7.4.3?數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)與趨勢(shì)分析WPS靈犀的數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)與趨勢(shì)分析功能同樣很強(qiáng)大。WPS靈犀能夠通過(guò)分析歷史數(shù)據(jù)構(gòu)建預(yù)測(cè)模型，并對(duì)未來(lái)數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)測(cè)，這對(duì)企業(yè)制訂生產(chǎn)計(jì)劃、投資者制定投資策略、管理人員進(jìn)行庫(kù)存管理等具有重要意義。同時(shí)，WPS靈犀還能根據(jù)預(yù)測(cè)結(jié)果生成趨勢(shì)分析報(bào)告，幫助用戶(hù)更好地把握數(shù)據(jù)的變化趨勢(shì)和規(guī)律。7.4.3?數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)與趨勢(shì)分析7.4.4?數(shù)據(jù)分類(lèi)及排序WPS靈犀通過(guò)AI技術(shù)，能夠自動(dòng)識(shí)別數(shù)據(jù)的特征和規(guī)律，幫助用戶(hù)快速實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的分類(lèi)和排序。無(wú)論是簡(jiǎn)單的單一字段的分類(lèi)排序，還是復(fù)雜的嵌套分類(lèi)排序，WPS靈犀都能輕松實(shí)現(xiàn)。數(shù)據(jù)分類(lèi)及排序在處理大量信息時(shí)尤其有用，可以快速找到所需的數(shù)據(jù)，提高工作效率。7.4.4?數(shù)據(jù)分類(lèi)及排序7.4.4?數(shù)據(jù)分類(lèi)及排序7.4.4?數(shù)據(jù)分類(lèi)及排序7.4.4?數(shù)據(jù)分類(lèi)及排序7.5PPT的AI自動(dòng)化制作AI在PPT制作中的應(yīng)用，使得從內(nèi)容創(chuàng)建到設(shè)計(jì)美化的過(guò)程變得更加高效。本節(jié)以WPS靈犀為例，介紹如何根據(jù)一句話、大綱主題、Word文檔自動(dòng)生成PPT，以及設(shè)計(jì)和美化PPT。7.5.1?根據(jù)一句話生成PPT在WPS靈犀與DeepSeekR1大模型的協(xié)同下，用戶(hù)僅需輸入核心主題即可快速生成邏輯清晰、設(shè)計(jì)美觀的完整PPT。例如，要制作“2025年新能源汽車(chē)市場(chǎng)分析”相關(guān)的PPT。7.5.1?根據(jù)一句話生成PPT7.5.1?根據(jù)一句話生成PPT7.5.2?根據(jù)大綱主題生成PPT如果已經(jīng)有詳細(xì)的PPT大綱或提綱，WPS靈犀同樣可以幫助用戶(hù)快速生成PPT。WPS靈犀支持將Markdown格式大綱智能轉(zhuǎn)換為專(zhuān)業(yè)級(jí)PPT，由于大綱提供的信息更詳細(xì)，因此通過(guò)這種方法比直接根據(jù)主題創(chuàng)建PPT所得到的效果要更符合用戶(hù)需求一些。7.5.2?根據(jù)大綱主題生成PPT7.5.3?Word文檔自動(dòng)轉(zhuǎn)換為PPTWPSOffice還提供了將Word文檔自動(dòng)轉(zhuǎn)換為PPT的功能，這對(duì)需要將報(bào)告、論文或項(xiàng)目計(jì)劃等內(nèi)容轉(zhuǎn)化為演示文稿的用戶(hù)來(lái)說(shuō)，無(wú)疑是一個(gè)巨大的福音。該功能依托文檔結(jié)構(gòu)解析引擎來(lái)實(shí)現(xiàn)從文檔報(bào)告到演示文稿的全流程轉(zhuǎn)化。7.5.3?Word文檔自動(dòng)轉(zhuǎn)換為PPT7.5.4?PPT設(shè)計(jì)及美化AI不僅可以幫助用戶(hù)快速生成PPT，還能對(duì)PPT進(jìn)行設(shè)計(jì)和美化。通過(guò)分析用戶(hù)的需求和偏好，AI可以提供多種設(shè)計(jì)建議，包括字體選擇、顏色搭配、布局調(diào)整等，使PPT更加吸引人。7.5.4?PPT設(shè)計(jì)及美化AI不僅可以幫助用戶(hù)快速生成PPT，還能對(duì)PPT進(jìn)行設(shè)計(jì)和美化。通過(guò)分析用戶(hù)的需求和偏好，AI可以提供多種設(shè)計(jì)建議，包括字體選擇、顏色搭配、布局調(diào)整等，使PPT更加吸引人。7.5.4?PPT設(shè)計(jì)及美化7.6實(shí)戰(zhàn)演練：用AI高效智能辦公為了更好地理解AI在辦公場(chǎng)景中的應(yīng)用，本節(jié)將通過(guò)幾個(gè)實(shí)戰(zhàn)演練，展示如何利用AI工具高效完成日常辦公任務(wù)。7.6.1?撰寫(xiě)年度工作總結(jié)年度工作總結(jié)是對(duì)過(guò)去一年工作成果的回顧和反思，它不僅能幫助我們總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，還能為未來(lái)的工作規(guī)劃提供指導(dǎo)。利用OfficeAI助手，我們可以高效地完成這項(xiàng)任務(wù)

：首先提供關(guān)鍵詞和關(guān)鍵數(shù)據(jù)，利用AI快速生成年度工作總結(jié)的框架

；然后修改框架直至滿(mǎn)意，再用框架生成初稿

；最后根據(jù)需要對(duì)內(nèi)容稍