機(jī)關(guān)單位值班記錄規(guī)范表格模板一、引言值班工作是機(jī)關(guān)單位保障日常運(yùn)轉(zhuǎn)、應(yīng)對(duì)突發(fā)事件、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定的重要環(huán)節(jié)，而值班記錄作為值班工作的原始痕跡載體，既是機(jī)關(guān)履職盡責(zé)的重要憑證，也是應(yīng)急處置的關(guān)鍵依據(jù)，更是責(zé)任追溯的法律性文件。規(guī)范值班記錄管理，對(duì)于提升機(jī)關(guān)值班工作效能、防范風(fēng)險(xiǎn)隱患、強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)具有重要意義。本文結(jié)合機(jī)關(guān)單位值班工作實(shí)際，從規(guī)范依據(jù)、內(nèi)容要素、格式模板、流程管理等方面，系統(tǒng)梳理值班記錄的規(guī)范要求，并提供可直接套用的表格模板，旨在為機(jī)關(guān)單位優(yōu)化值班記錄管理提供專(zhuān)業(yè)指引。二、值班記錄的規(guī)范依據(jù)值班記錄的規(guī)范制定需以法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)定及單位內(nèi)部制度為依據(jù)，主要包括：1.法律法規(guī)：《中華人民共和國(guó)公務(wù)員法》《機(jī)關(guān)事務(wù)管理?xiàng)l例》等，明確機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)建立健全值班制度，保障各項(xiàng)工作有序開(kāi)展。2.上級(jí)文件要求：如中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于做好值班工作的通知，對(duì)值班記錄的真實(shí)性、完整性提出具體要求。3.本單位制度：各機(jī)關(guān)單位應(yīng)結(jié)合自身職能，制定《值班工作管理辦法》，明確值班記錄的格式、內(nèi)容、流程及責(zé)任。三、值班記錄的主體與職責(zé)（一）記錄主體值班記錄的填寫(xiě)主體為當(dāng)日值班人員（含主值班員、副值班員），帶班領(lǐng)導(dǎo)對(duì)記錄的真實(shí)性、完整性承擔(dān)審核責(zé)任。（二）主體職責(zé)1.值班人員：負(fù)責(zé)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整記錄值班期間的來(lái)電來(lái)訪、突發(fā)事件、交辦事項(xiàng)、交接班情況等內(nèi)容，確保記錄與實(shí)際情況一致。2.帶班領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)審核值班記錄，督促值班人員規(guī)范填寫(xiě)，對(duì)記錄中反映的重要情況及時(shí)處置，確保值班工作銜接順暢。四、值班記錄的核心內(nèi)容與要素值班記錄需全面覆蓋值班期間的所有重要事項(xiàng)，核心要素包括：（一）基礎(chǔ)信息1.值班日期：具體到年、月、日（如____）。2.值班時(shí)段：明確早班、中班、晚班或24小時(shí)值班（如08:00-18:00、18:00-次日08:00）。3.值班人員：姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式（如張三，辦公室科員，138XXXX1234）。4.帶班領(lǐng)導(dǎo)：姓名、職務(wù)（如李四，辦公室主任）。（二）來(lái)電來(lái)訪記錄1.來(lái)電記錄：需記錄時(shí)間、來(lái)電單位/人、內(nèi)容、處理結(jié)果。示例：____09:30，XX街道辦王主任來(lái)電，反映轄區(qū)內(nèi)某小區(qū)水管破裂，請(qǐng)求協(xié)調(diào)自來(lái)水公司搶修。處理結(jié)果：立即聯(lián)系市自來(lái)水公司（聯(lián)系人：趙五，139XXXX5678），告知情況，要求盡快搶修；10:15反饋，自來(lái)水公司已派人員前往，預(yù)計(jì)12:00前修復(fù)。2.來(lái)訪記錄：需記錄時(shí)間、來(lái)訪人（姓名/單位）、事由、處理結(jié)果。示例：____14:00，XX企業(yè)李經(jīng)理來(lái)訪，咨詢企業(yè)補(bǔ)貼政策。處理結(jié)果：向其發(fā)放《企業(yè)補(bǔ)貼政策指南》，告知具體申請(qǐng)流程及所需材料，留下聯(lián)系方式以便后續(xù)咨詢。（三）突發(fā)事件記錄突發(fā)事件是值班記錄的重點(diǎn)，需詳細(xì)記錄時(shí)間、地點(diǎn)、情況描述、處置措施、報(bào)告情況、后續(xù)進(jìn)展。情況描述：簡(jiǎn)要說(shuō)明事件性質(zhì)（如火災(zāi)、交通事故、群體上訪）、涉及人數(shù)、影響范圍等。處置措施：記錄采取的具體行動(dòng)（如立即報(bào)告帶班領(lǐng)導(dǎo)、聯(lián)系應(yīng)急管理部門(mén)、趕赴現(xiàn)場(chǎng)處置）。報(bào)告情況：記錄向哪些部門(mén)/人員報(bào)告（如分管領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)機(jī)關(guān)、公安/消防部門(mén)）、報(bào)告時(shí)間及反饋情況。示例：____17:00，XX路口發(fā)生一起交通事故，2人受傷。處置措施：1.立即撥打120急救電話和122交通事故報(bào)警電話；2.報(bào)告帶班領(lǐng)導(dǎo)李四（137XXXX9012）；3.安排值班人員王五趕赴現(xiàn)場(chǎng)協(xié)助處置。報(bào)告情況：17:10向分管領(lǐng)導(dǎo)張三報(bào)告；17:20向市政府總值班室（電話：8888XXXX）報(bào)告。后續(xù)進(jìn)展：18:00，受傷人員已送醫(yī)治療，交通秩序恢復(fù)正常。（四）交辦事項(xiàng)記錄需記錄交辦來(lái)源、事項(xiàng)內(nèi)容、完成情況、反饋時(shí)間。（五）交接班記錄交接班是值班工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，需記錄交接時(shí)間、交接人、接班人、未完成事項(xiàng)、注意事項(xiàng)。示例：____18:00，交接人：張三（值班員），接班人：李四（值班員）。未完成事項(xiàng)：1.市自來(lái)水公司尚未反饋XX小區(qū)水管修復(fù)情況，需次日上午跟進(jìn)；2.市政府總值班室交辦的“國(guó)慶節(jié)值班情況”需次日17:00前提交。注意事項(xiàng)：值班電話（8888XXXX）需保持暢通，鑰匙（辦公室鑰匙、值班車(chē)鑰匙）需妥善保管。五、值班記錄的格式規(guī)范與模板（一）格式規(guī)范1.表格結(jié)構(gòu)：采用結(jié)構(gòu)化表格，明確表頭、正文、備注欄，便于填寫(xiě)和查閱。2.字體與字號(hào)：使用仿宋或宋體，字號(hào)為五號(hào)或小四號(hào)，行間距為1.5倍，確保清晰易讀。3.邊框與對(duì)齊方式：表格邊框?yàn)?磅實(shí)線，表頭居中對(duì)齊，正文左對(duì)齊或居中對(duì)齊（如時(shí)間、姓名）。4.編號(hào)規(guī)則：采用“年份-月份-日期-序號(hào)”（如____），便于歸檔和檢索。（二）模板示例1.機(jī)關(guān)單位值班記錄表（主表）值班日期值班時(shí)段值班人員職務(wù)聯(lián)系方式帶班領(lǐng)導(dǎo)____08:00-18:00張三科員138XXXX1234李四（辦公室主任）來(lái)電記錄時(shí)間來(lái)電單位/人內(nèi)容處理結(jié)果09:30XX街道辦王主任反映某小區(qū)水管破裂聯(lián)系自來(lái)水公司搶修，10:15反饋預(yù)計(jì)12:00修復(fù)來(lái)訪記錄時(shí)間來(lái)訪人事由處理結(jié)果14:00XX企業(yè)李經(jīng)理咨詢企業(yè)補(bǔ)貼政策發(fā)放指南，告知申請(qǐng)流程突發(fā)事件時(shí)間地點(diǎn)情況描述處置措施報(bào)告情況后續(xù)進(jìn)展17:00XX路口交通事故，2人受傷撥打120、122，報(bào)告帶班領(lǐng)導(dǎo)向分管領(lǐng)導(dǎo)、市政府總值班室報(bào)告18:00，受傷人員送醫(yī)，交通恢復(fù)交辦事項(xiàng)交辦來(lái)源事項(xiàng)內(nèi)容完成情況反饋時(shí)間市政府總值班室報(bào)送國(guó)慶節(jié)值班情況已撰寫(xiě)報(bào)告，待提交10月2日17:00前交接班情況交接時(shí)間交接人接班人未完成事項(xiàng)注意事項(xiàng)18:00張三李四1.水管修復(fù)情況跟進(jìn)；2.值班情況報(bào)告提交值班電話保持暢通，鑰匙妥善保管帶班領(lǐng)導(dǎo)審核意見(jiàn)簽字：__________日期：______2.突發(fā)事件專(zhuān)項(xiàng)記錄表格事件編號(hào)事件類(lèi)型發(fā)生時(shí)間發(fā)生地點(diǎn)涉及人數(shù)情況描述____交通事故____17:00XX路口2人兩車(chē)相撞，2人受傷處置措施現(xiàn)場(chǎng)處置人員聯(lián)系部門(mén)報(bào)告對(duì)象報(bào)告時(shí)間后續(xù)跟進(jìn)情況撥打120、122，報(bào)告帶班領(lǐng)導(dǎo)王五（值班員）市自來(lái)水公司分管領(lǐng)導(dǎo)張三、市政府總值班室17:10、17:2018:00，受傷人員送醫(yī)，交通恢復(fù)責(zé)任部門(mén)備注市公安局交通管理支隊(duì)無(wú)3.交接班記錄表格交接日期交接時(shí)段交接人職務(wù)接班人職務(wù)____18:00-次日08:00張三科員李四科員未完成事項(xiàng)事項(xiàng)內(nèi)容要求完成時(shí)間責(zé)任人員1跟進(jìn)XX小區(qū)水管修復(fù)情況10月2日上午李四2提交國(guó)慶節(jié)值班情況報(bào)告10月2日17:00前李四物品交接值班電話辦公室鑰匙值班車(chē)鑰匙其他物品8888XXXX1把1把《值班指南》1本備注六、值班記錄的填寫(xiě)與審核流程（一）填寫(xiě)要求1.及時(shí)：值班期間發(fā)生的事項(xiàng)，應(yīng)在事件發(fā)生后30分鐘內(nèi)填寫(xiě)，避免遺漏或遺忘。2.準(zhǔn)確：記錄內(nèi)容需與實(shí)際情況一致，不得虛構(gòu)、夸大或縮小事實(shí)。3.完整：所有要素需填寫(xiě)齊全，不得遺漏重要信息（如來(lái)電人的聯(lián)系方式、突發(fā)事件的報(bào)告情況）。4.規(guī)范：使用鋼筆或簽字筆填寫(xiě)，字跡清晰；如需修改，應(yīng)在修改處簽字并注明修改時(shí)間（如“____10:00張三修改”），不得涂改或撕毀記錄。（二）審核流程1.值班人員自審：填寫(xiě)完成后，值班人員需自行檢查，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。2.帶班領(lǐng)導(dǎo)審核：帶班領(lǐng)導(dǎo)需在值班結(jié)束前（如每日18:00前）對(duì)記錄進(jìn)行審核，重點(diǎn)檢查突發(fā)事件、交辦事項(xiàng)等關(guān)鍵內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。審核通過(guò)后，帶班領(lǐng)導(dǎo)需簽字確認(rèn)；如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，需要求值班人員補(bǔ)充或修改。七、值班記錄的歸檔與管理（一）歸檔要求1.歸檔時(shí)間：每日值班結(jié)束后，值班人員需將當(dāng)日的記錄交辦公室歸檔；每月月底，辦公室需將本月的記錄裝訂成冊(cè)（標(biāo)注“XX單位2023年10月值班記錄”）。2.歸檔內(nèi)容：包括值班記錄表（主表）、突發(fā)事件專(zhuān)項(xiàng)記錄表格、交接班記錄表格及相關(guān)附件（如來(lái)電函件、來(lái)訪登記單）。3.保存期限：按照本單位檔案管理規(guī)定，保存3-5年（重要事件的記錄需長(zhǎng)期保存）。（二）管理要求1.專(zhuān)人負(fù)責(zé)：辦公室指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)值班記錄的歸檔和管理，確保記錄安全、完整。2.查閱流程：如需查閱值班記錄，需向辦公室提出申請(qǐng)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱；查閱時(shí)不得涂改、損毀記錄。3.定期檢查：辦公室需每月對(duì)值班記錄進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查填寫(xiě)規(guī)范情況、審核情況及歸檔情況，對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)整改。八、常見(jiàn)問(wèn)題與改進(jìn)措施（一）常見(jiàn)問(wèn)題1.填寫(xiě)不及時(shí)：值班人員因忙碌或疏忽，未及時(shí)記錄事項(xiàng)，導(dǎo)致信息遺漏。2.內(nèi)容不完整：遺漏重要要素（如來(lái)電人的聯(lián)系方式、突發(fā)事件的報(bào)告情況）。3.涂改記錄：為掩蓋錯(cuò)誤，擅自涂改記錄，影響真實(shí)性。4.審核不到位：帶班領(lǐng)導(dǎo)未及時(shí)審核，導(dǎo)致記錄存在錯(cuò)誤或遺漏。（二）改進(jìn)措施1.加強(qiáng)培訓(xùn)：定期組織值班人員培訓(xùn)，講解值班記錄的重要性及填寫(xiě)要求。2.制定填寫(xiě)指南：針對(duì)常見(jiàn)問(wèn)題，制定《值班記錄填寫(xiě)指南》，明確每個(gè)要素的填寫(xiě)規(guī)范（如“來(lái)電內(nèi)容”需記錄主要訴求，“處理結(jié)果”需記錄轉(zhuǎn)辦情況）。3.加強(qiáng)監(jiān)督檢查：辦公室定期對(duì)值班記錄進(jìn)行檢查，對(duì)填寫(xiě)不規(guī)范的情況進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并納入值班人員考核。4.使用電子記錄系統(tǒng)：推廣使用電子值班記錄系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)填寫(xiě)、審核、歸檔，減少紙質(zhì)記錄的涂改和丟失問(wèn)題。