企業(yè)采購審批與執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)流程（通用工具模板）一、適用范圍與核心價(jià)值本流程適用于各類企業(yè)（含中小型企業(yè)、集團(tuán)下屬單位等）的日常采購活動(dòng)，涵蓋辦公物資、生產(chǎn)物料、服務(wù)外包（如咨詢、運(yùn)維）、固定資產(chǎn)等各類采購類型。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，可明確各部門職責(zé)分工，規(guī)范采購行為，提升采購效率，控制采購成本，防范廉潔風(fēng)險(xiǎn)，保證采購活動(dòng)的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性和及時(shí)性。二、采購審批與執(zhí)行全流程詳解（一）需求發(fā)起與提報(bào)操作主體：需求部門（如行政部、生產(chǎn)部、項(xiàng)目部等）操作動(dòng)作：需求部門根據(jù)實(shí)際工作需要（如新員工入職、設(shè)備維修、項(xiàng)目開展等），明確采購物資/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、交付時(shí)間等關(guān)鍵信息。填寫《采購申請(qǐng)單》（見模板1），詳細(xì)說明采購事由、用途及緊急程度（普通/緊急），附技術(shù)參數(shù)表、圖紙等必要附件（如涉及復(fù)雜設(shè)備或服務(wù)）。部門負(fù)責(zé)人對(duì)需求的合理性、必要性進(jìn)行初審，簽字確認(rèn)后提交至采購部。輸出物：《采購申請(qǐng)單》（部門負(fù)責(zé)人簽字版）及相關(guān)附件（二）采購部需求復(fù)核操作主體：采購部操作動(dòng)作：接收《采購申請(qǐng)單》后，1個(gè)工作日內(nèi)完成需求復(fù)核，重點(diǎn)審核：采購內(nèi)容是否符合公司規(guī)定（如是否屬于禁止采購范圍、是否重復(fù)采購）；規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)是否清晰明確，是否存在可替代的低價(jià)方案；預(yù)估單價(jià)是否在市場合理范圍內(nèi)（可通過歷史采購數(shù)據(jù)、詢價(jià)初步判斷）。對(duì)需求不明確或存在爭議的事項(xiàng)，及時(shí)與需求部門溝通補(bǔ)充，必要時(shí)組織技術(shù)部門共同評(píng)審。復(fù)核通過后，進(jìn)入下一環(huán)節(jié)；復(fù)核不通過的，退回需求部門并說明原因。輸出物：需求復(fù)核意見（書面/系統(tǒng)備注）（三）預(yù)算審核與立項(xiàng)操作主體：財(cái)務(wù)部操作動(dòng)作：接到采購部轉(zhuǎn)交的《采購申請(qǐng)單》后，1個(gè)工作日內(nèi)核對(duì)采購預(yù)算：查詢?cè)摬少忢?xiàng)目對(duì)應(yīng)的預(yù)算科目是否有余額；預(yù)估總價(jià)是否超預(yù)算（如超預(yù)算，需判斷是否屬于“緊急采購”或“預(yù)算調(diào)整”情形）。預(yù)算審核通過：在《采購申請(qǐng)單》上簽字確認(rèn)，進(jìn)入供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)；預(yù)算不足：需求部門提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批后，財(cái)務(wù)部更新預(yù)算額度，再進(jìn)入下一環(huán)節(jié)；無預(yù)算：原則上不予采購，特殊情況下需經(jīng)總經(jīng)理*特批后啟動(dòng)。輸出物：財(cái)務(wù)部預(yù)算審核意見（四）供應(yīng)商選擇與管理操作主體：采購部（需求部門、財(cái)務(wù)部配合）操作動(dòng)作：根據(jù)采購金額、類型采用不同方式選擇供應(yīng)商，分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)如下（企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模調(diào)整）：采購金額供應(yīng)商選擇方式操作要求≤5000元詢價(jià)比價(jià)至少聯(lián)系3家合格供應(yīng)商詢價(jià)，填寫《供應(yīng)商比價(jià)表》（見模板2），選擇性價(jià)比最優(yōu)者。5000-50000元競爭性談判/邀請(qǐng)招標(biāo)邀請(qǐng)3-5家合格供應(yīng)商參與，談判后綜合價(jià)格、資質(zhì)、服務(wù)等因素確定供應(yīng)商。＞50000元公開招標(biāo)通過指定媒體發(fā)布招標(biāo)公告，組建評(píng)標(biāo)小組（含需求、采購、財(cái)務(wù)、技術(shù)代表），按招標(biāo)流程確定中標(biāo)方。供應(yīng)商資質(zhì)審核：無論何種方式，均需審核供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如ISO認(rèn)證、經(jīng)營許可證）、過往合作業(yè)績（如適用）、信譽(yù)記錄等，保證供應(yīng)商具備履約能力。輸出物：《供應(yīng)商比價(jià)表》《招標(biāo)文件》《評(píng)標(biāo)報(bào)告》《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》（五）合同簽訂與審批操作主體：采購部、法務(wù)部（如設(shè)置）、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理操作動(dòng)作：采購部與選定的供應(yīng)商對(duì)接，根據(jù)采購內(nèi)容擬定《采購合同》（見模板3），明確以下核心條款：雙方基本信息（名稱、地址、聯(lián)系人等）；采購標(biāo)的（名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（國標(biāo)/行標(biāo)/企業(yè)標(biāo)，或提供樣品封存）；交付時(shí)間、地點(diǎn)、方式；付款方式（如預(yù)付款比例、到貨款、質(zhì)保金等）；違約責(zé)任（逾期交付、質(zhì)量不合格等情形的處理辦法）；爭議解決方式（協(xié)商/仲裁/訴訟）。法務(wù)部（如設(shè)置）對(duì)合同條款的合法性、嚴(yán)謹(jǐn)性進(jìn)行審核，重點(diǎn)排查歧義條款、法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)；采購部、需求部門、財(cái)務(wù)部會(huì)簽合同后，按審批權(quán)限報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批（重大合同需經(jīng)董事會(huì)*審議）；審批通過后，雙方加蓋公章（合同章），合同正式生效。輸出物：生效版《采購合同》一式N份（采購部、財(cái)務(wù)部、需求部門、供應(yīng)商各執(zhí)1份，存檔2份）（六）訂單下達(dá)與執(zhí)行操作主體：采購部操作動(dòng)作：合同生效后，采購部根據(jù)交付時(shí)間要求，向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》（可使用合同附件或自制訂單模板），明確訂單編號(hào)、采購內(nèi)容、數(shù)量、交付時(shí)間、收貨地址、聯(lián)系人等信息；跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，對(duì)緊急采購項(xiàng)目需每日溝通，保證按時(shí)交付；如供應(yīng)商無法按期交付，采購部需及時(shí)與需求部門溝通，協(xié)調(diào)延期方案或更換供應(yīng)商。輸出物：《采購訂單》、供應(yīng)商生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤記錄（七）物資/服務(wù)驗(yàn)收操作主體：需求部門、質(zhì)檢部（如設(shè)置）、采購部操作動(dòng)作：供應(yīng)商交付物資/服務(wù)后，需求部門牽頭組織驗(yàn)收（必要時(shí)邀請(qǐng)質(zhì)檢部、技術(shù)部參與）：物資驗(yàn)收：核對(duì)數(shù)量、規(guī)格型號(hào)是否與訂單一致；檢查外觀、包裝是否完好；按質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行測試（如功能、功能、安全等），必要時(shí)送第三方檢測機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)；服務(wù)驗(yàn)收：對(duì)照服務(wù)合同約定，檢查服務(wù)成果（如報(bào)告、交付物）、服務(wù)過程記錄、人員資質(zhì)等，評(píng)估服務(wù)效果。驗(yàn)收合格：填寫《驗(yàn)收單》（見模板4），需求部門、質(zhì)檢部（如參與）、采購部簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格：詳細(xì)記錄不合格項(xiàng)，出具《不合格報(bào)告》，要求供應(yīng)商限期整改（如退換貨、返工），整改后重新驗(yàn)收；多次整改仍不合格的，按合同約定扣除違約金，終止合作并更換供應(yīng)商。輸出物：《驗(yàn)收單》（合格/不合格）、《不合格報(bào)告》（八）付款結(jié)算與賬務(wù)處理操作主體：財(cái)務(wù)部、采購部操作動(dòng)作：采購部收集付款資料，包括：《采購申請(qǐng)單》《采購合同》《采購訂單》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》（供應(yīng)商開具的合規(guī)增值稅發(fā)票）；如涉及預(yù)付款/進(jìn)度款，需提供供應(yīng)商收款收據(jù)、進(jìn)度證明等。財(cái)務(wù)部審核資料的完整性、合規(guī)性，核對(duì)合同約定的付款條件（如“驗(yàn)收合格后30日內(nèi)付全款”），無誤后安排付款；付款方式原則上通過銀行轉(zhuǎn)賬，禁止現(xiàn)金支付（小額零星采購除外，需提供收據(jù)）；財(cái)務(wù)部及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，登記應(yīng)付賬款、固定資產(chǎn)（如涉及）等科目，保證賬實(shí)一致。輸出物：付款憑證、會(huì)計(jì)賬簿、發(fā)票臺(tái)賬（九）資料歸檔與復(fù)盤操作主體：采購部、檔案管理部門操作動(dòng)作：采購部在采購?fù)瓿珊?個(gè)工作日內(nèi)，整理全套采購資料（含《采購申請(qǐng)單》、比價(jià)/招標(biāo)文件、合同、訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證等），按“一采購一檔”原則編號(hào)歸檔；檔案管理部門定期接收采購檔案，按公司檔案管理規(guī)定保存期限（一般為3-10年，重大合同長期保存）；每季度/半年，采購部組織需求部門、財(cái)務(wù)部召開采購復(fù)盤會(huì)，分析采購周期、成本控制、供應(yīng)商履約率等指標(biāo)，優(yōu)化采購策略和流程。輸出物：采購檔案目錄、復(fù)盤報(bào)告三、配套表單模板模板1：采購申請(qǐng)單申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式申請(qǐng)日期采購類別□辦公物資□生產(chǎn)物料□服務(wù)外包□固定資產(chǎn)□其他緊急程度□普通□緊急預(yù)算科目預(yù)算金額（元）物資/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）采購事由及用途技術(shù)參數(shù)/要求（可附頁）部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：采購部復(fù)核意見簽字：日期：財(cái)務(wù)部預(yù)算審核簽字：日期：總經(jīng)理審批（＞5萬元）簽字：日期：模板2：供應(yīng)商比價(jià)表采購項(xiàng)目名稱比價(jià)日期序號(hào)供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式123序號(hào)報(bào)價(jià)（元）報(bào)價(jià)明細(xì)（物資名稱/規(guī)格型號(hào)/數(shù)量/單價(jià)）資質(zhì)文件清單（營業(yè)執(zhí)照/資質(zhì)證書等）123比價(jià)結(jié)論□選擇供應(yīng)商1□選擇供應(yīng)商2□選擇供應(yīng)商3□重新比價(jià)理由：比價(jià)人采購部負(fù)責(zé)人模板3：采購合同（簡化版）合同編號(hào)：___________甲方（采購方）：________________公司地址：_________________________聯(lián)系人：_________聯(lián)系方式：_________乙方（供應(yīng)商）：________________公司地址：_________________________聯(lián)系人：_________聯(lián)系方式：_________根據(jù)《中華人民共和國民法典》及甲方采購需求，甲乙雙方平等協(xié)商，達(dá)成如下協(xié)議：采購標(biāo)的：________________（名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)，詳見附件清單）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：________________（國標(biāo)/行標(biāo)/企業(yè)標(biāo)/樣品，標(biāo)準(zhǔn)號(hào)：_________）；交付時(shí)間：______年_月_日前；交付地點(diǎn)：________________；運(yùn)輸方式及費(fèi)用承擔(dān)：_________；付款方式：□預(yù)付30%□到貨付60%□質(zhì)保金10%一年后付清；驗(yàn)收：甲方應(yīng)在收到貨物后____日內(nèi)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格簽字確認(rèn)；違約責(zé)任：乙方逾期交付，每逾期1日按合同總額0.5%支付違約金；質(zhì)量不合格，乙方負(fù)責(zé)退換貨并承擔(dān)甲方損失；爭議解決：協(xié)商不成，提交甲方所在地人民法院訴訟解決；其他：_________________________。甲方（蓋章）：_____________乙方（蓋章）：_____________代表人簽字：_____________代表人簽字：_____________日期：______年_月_日日期：______年_月_日模板4：驗(yàn)收單驗(yàn)收單號(hào)合同號(hào)驗(yàn)收日期供應(yīng)商名稱采購部門驗(yàn)收地點(diǎn)物資/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格不合格原因：_________驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（簡述）驗(yàn)收小組成員簽字需求部門：_________質(zhì)檢部：_________采購部：_________供應(yīng)商確認(rèn)簽字日期四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)預(yù)算管控風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)禁無預(yù)算、超預(yù)算采購，確需調(diào)整預(yù)算的必須履行審批程序，保證資金使用合規(guī)；供應(yīng)商廉潔風(fēng)險(xiǎn)：采購人員不得收受供應(yīng)商回扣、禮品，供應(yīng)商選擇過程需全程留痕，定期輪崗；合同法律風(fēng)險(xiǎn)：重大合同必須經(jīng)法務(wù)審核，明確違約責(zé)任和爭議