醫(yī)療公司員工信息管理規(guī)定

一、總則1.目的為規(guī)范公司員工信息管理，確保員工信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮員工信息在人力資源管理及公司運(yùn)營中的重要作用，特制定本規(guī)定。2.依據(jù)本規(guī)定依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及公司的實(shí)際管理需求制定。3.原則（1）合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，保障員工信息的合法收集、存儲和使用。（2）真實(shí)性原則：確保所收集的員工信息真實(shí)可靠，不得弄虛作假。（3）完整性原則：全面收集員工各類信息，保證信息的完整無遺漏。（4）保密性原則：對員工信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、適用范圍本規(guī)定適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、臨時(shí)員工等。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.人力資源部門（1）負(fù)責(zé)制定和完善員工信息管理制度與流程。（2）統(tǒng)籌員工信息的收集、整理、存儲和更新工作。（3）審核員工信息的準(zhǔn)確性和完整性，并為各部門提供信息查詢和使用支持。（4）對員工信息進(jìn)行分析，為公司人力資源決策提供數(shù)據(jù)支持。2.各部門（1）協(xié)助人力資源部門收集本部門員工的相關(guān)信息，并確保信息的真實(shí)性和及時(shí)性。（2）負(fù)責(zé)本部門員工信息的初步審核和整理工作。（3）根據(jù)工作需要，向人力資源部門提出員工信息查詢和使用申請。3.信息技術(shù)部門（1）負(fù)責(zé)搭建和維護(hù)員工信息管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。（2）協(xié)助人力資源部門進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（3）為員工信息管理系統(tǒng)提供技術(shù)支持和優(yōu)化，提升系統(tǒng)的使用效率。四、管理內(nèi)容與流程1.信息收集（1）新員工入職時(shí)，人力資源部門應(yīng)發(fā)放《員工信息登記表》，要求員工如實(shí)填寫個(gè)人基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷、專業(yè)技能、培訓(xùn)經(jīng)歷等內(nèi)容。（2）員工在職期間，如發(fā)生崗位變動(dòng)、薪資調(diào)整、培訓(xùn)學(xué)習(xí)、獎(jiǎng)懲情況等，所在部門應(yīng)及時(shí)通知人力資源部門更新員工信息。（3）人力資源部門還可通過員工績效評估、員工滿意度調(diào)查等方式收集員工相關(guān)信息。2.信息整理與審核（1）人力資源部門收到員工填寫的信息登記表及其他相關(guān)信息后，應(yīng)進(jìn)行初步整理，對信息的完整性和格式進(jìn)行檢查。（2）各部門負(fù)責(zé)人對本部門員工信息進(jìn)行審核，確保信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。審核通過后提交人力資源部門。（3）人力資源部門對各部門提交的員工信息進(jìn)行最終審核，如有疑問應(yīng)及時(shí)與員工本人或所在部門進(jìn)行核實(shí)。3.信息存儲（1）經(jīng)審核后的員工信息應(yīng)及時(shí)錄入員工信息管理系統(tǒng)，進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案。（2）同時(shí)，人力資源部門應(yīng)保留員工信息登記表等紙質(zhì)檔案，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管。（3）信息技術(shù)部門應(yīng)定期對員工信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全的介質(zhì)上，并異地存放。4.信息更新（1）員工個(gè)人信息發(fā)生變化時(shí)，如聯(lián)系方式、婚姻狀況等，員工應(yīng)及時(shí)向人力資源部門提交信息變更申請，并提供相關(guān)證明材料。（2）人力資源部門審核通過后，在員工信息管理系統(tǒng)和紙質(zhì)檔案中進(jìn)行相應(yīng)更新。（3）對于因公司內(nèi)部管理需要導(dǎo)致的員工信息變更，如崗位調(diào)整、薪資變動(dòng)等，由相關(guān)部門發(fā)起變更流程，人力資源部門負(fù)責(zé)更新員工信息。5.信息查詢與使用（1）公司內(nèi)部因工作需要查詢員工信息的，查詢?nèi)藨?yīng)填寫《員工信息查詢申請表》，注明查詢目的、查詢內(nèi)容、查詢范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后提交人力資源部門。（2）人力資源部門根據(jù)審批結(jié)果，為查詢?nèi)颂峁┫鄳?yīng)的員工信息。對于涉及員工敏感信息的查詢，如薪資信息、健康狀況等，需經(jīng)更高層級領(lǐng)導(dǎo)審批。（3）員工本人有權(quán)查詢自己的信息，可向人力資源部門提出申請，人力資源部門應(yīng)及時(shí)提供相關(guān)信息。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利（1）員工有權(quán)知曉公司收集、使用和存儲其個(gè)人信息的目的、范圍和方式。（2）員工有權(quán)要求公司對其個(gè)人信息進(jìn)行保密，防止信息泄露給第三方。（3）員工發(fā)現(xiàn)公司記錄的個(gè)人信息存在錯(cuò)誤或遺漏時(shí)，有權(quán)提出更正和補(bǔ)充申請，公司應(yīng)及時(shí)處理。（4）員工有權(quán)按照規(guī)定查詢自己的個(gè)人信息。2.員工義務(wù)（1）員工應(yīng)如實(shí)填寫個(gè)人信息，不得提供虛假信息。如因提供虛假信息給公司或他人造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。（2）員工應(yīng)配合公司進(jìn)行信息收集、整理和更新工作，及時(shí)向公司報(bào)告?zhèn)€人信息的變化情況。（3）員工在查詢和使用其他員工信息時(shí)，應(yīng)遵守公司規(guī)定，不得擅自將信息泄露給無關(guān)人員。3.公司權(quán)利（1）公司有權(quán)根據(jù)管理需要收集、整理、存儲和使用員工信息。（2）公司有權(quán)對員工提供的信息進(jìn)行審核和驗(yàn)證，確保信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。（3）公司有權(quán)根據(jù)信息分析結(jié)果，對人力資源管理策略進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。4.公司義務(wù)（1）公司應(yīng)按照法律法規(guī)和本規(guī)定的要求，保護(hù)員工信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。（2）公司應(yīng)及時(shí)更新員工信息，確保信息的時(shí)效性和有效性。（3）公司應(yīng)向員工明確說明信息收集、使用和存儲的規(guī)則和流程，保障員工的知情權(quán)。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制（1）公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，由人力資源部門、信息技術(shù)部門和內(nèi)部審計(jì)部門人員組成，負(fù)責(zé)對員工信息管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（2）監(jiān)督小組定期對員工信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況、信息存儲的安全性、信息使用的合規(guī)性等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。（3）鼓勵(lì)員工對信息管理過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，公司對舉報(bào)信息進(jìn)行核實(shí)處理，并為舉報(bào)人保密。2.考核機(jī)制（1）將員工信息管理工作納入各部門和相關(guān)人員的績效考核體系?？己酥笜?biāo)包括信息收集的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，信息更新的及時(shí)性，信息安全的保障情況等。（2）對于在員工信息管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如績效加分、獎(jiǎng)金等。（3）對于違反本規(guī)定，導(dǎo)致員工信息泄露、錯(cuò)誤或不完整的部門和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如績效扣分、警告、罰款等；構(gòu)成犯罪的，依法追究