高校文秘崗位工作流程標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范一、引言高校文秘崗位是學(xué)校行政體系的"神經(jīng)中樞"，承擔(dān)著辦文、辦會(huì)、辦事、參謀輔助等核心職能，其工作質(zhì)量直接影響學(xué)校決策效率、部門(mén)協(xié)同效果及對(duì)外形象。為規(guī)范文秘工作流程、提升服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化水平，本文結(jié)合高校管理實(shí)際，制定高校文秘崗位工作流程標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，旨在為文秘人員提供可操作的工作指南，推動(dòng)文秘工作向"精準(zhǔn)化、規(guī)范化、高效化"轉(zhuǎn)型。二、崗位定位與職責(zé)邊界（一）崗位定位高校文秘崗位是輔助決策的"智囊團(tuán)"、行政運(yùn)轉(zhuǎn)的"潤(rùn)滑劑"、信息傳遞的"橋梁紐帶"，主要服務(wù)于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、職能部門(mén)及師生員工，聚焦于"落實(shí)決策、協(xié)調(diào)事務(wù)、保障運(yùn)行"三大目標(biāo)。（二）核心職責(zé)1.公文處理：負(fù)責(zé)學(xué)校公文的收文、發(fā)文、歸檔全流程管理，確保公文流轉(zhuǎn)規(guī)范、及時(shí)。2.會(huì)議管理：承擔(dān)學(xué)校各類(lèi)會(huì)議（如黨委常委會(huì)、校長(zhǎng)辦公會(huì)、專(zhuān)題會(huì)議等）的籌備、實(shí)施及收尾工作。3.事務(wù)協(xié)調(diào)：協(xié)調(diào)學(xué)校內(nèi)部部門(mén)間的工作銜接，推動(dòng)跨部門(mén)任務(wù)落實(shí)。4.信息管理：收集、整理、報(bào)送學(xué)校重要信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)支持。5.應(yīng)急處理：協(xié)助處理學(xué)校突發(fā)情況，保障校園穩(wěn)定。6.參謀輔助：參與政策調(diào)研、文稿起草（如領(lǐng)導(dǎo)講話、工作報(bào)告），為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。三、核心工作流程標(biāo)準(zhǔn)（一）公文處理流程公文處理是文秘工作的核心內(nèi)容，需嚴(yán)格遵循《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》及學(xué)?！豆墓芾磙k法》，確保"規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)"。1.收文辦理（1）簽收：收到公文后，核對(duì)文號(hào)、份數(shù)、密級(jí)（如有），確認(rèn)無(wú)誤后在《收文登記本》或電子系統(tǒng)中簽字確認(rèn)。（2）登記：記錄公文基本信息（文號(hào)、標(biāo)題、來(lái)源、收文時(shí)間、密級(jí)），分類(lèi)標(biāo)注"急件""要件"等優(yōu)先級(jí)。（3）擬辦：根據(jù)公文內(nèi)容及部門(mén)職責(zé)，提出具體辦理意見(jiàn)（如"請(qǐng)××部門(mén)牽頭辦理""呈××領(lǐng)導(dǎo)批示"），附在公文首頁(yè)。（4）批辦：將公文呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示，明確辦理責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。（5）承辦：將領(lǐng)導(dǎo)批示后的公文轉(zhuǎn)至承辦部門(mén)，跟蹤辦理進(jìn)度（每日/每周催辦），確保在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成。（6）辦結(jié)反饋：承辦部門(mén)完成后，收集辦理結(jié)果（如報(bào)告、紀(jì)要），整理成《辦結(jié)情況說(shuō)明》，呈送領(lǐng)導(dǎo)審閱。（7）歸檔：將公文及辦理材料按《檔案管理規(guī)范》分類(lèi)歸檔，電子公文存入學(xué)校統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)。2.發(fā)文辦理（1）起草：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求或工作需要，起草公文（如通知、決定、請(qǐng)示），內(nèi)容需符合政策規(guī)定，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了。（2）審核：提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核（重點(diǎn)檢查內(nèi)容準(zhǔn)確性、格式規(guī)范性），再送校辦公室核稿（核對(duì)文號(hào)、格式、密級(jí)）。（3）簽發(fā)：將審核后的公文呈送分管領(lǐng)導(dǎo)或校長(zhǎng)簽發(fā)（重要公文需經(jīng)黨委常委會(huì)或校長(zhǎng)辦公會(huì)審議）。（4）編號(hào)：簽發(fā)后，按學(xué)校公文編號(hào)規(guī)則編制文號(hào)（如"×?！?023〕×號(hào)"）。（5）校對(duì)：對(duì)公文進(jìn)行最終校對(duì)（核對(duì)文號(hào)、標(biāo)題、內(nèi)容、格式），確保無(wú)錯(cuò)別字、漏字或格式錯(cuò)誤。（6）印發(fā)：打印公文（涉密公文需用專(zhuān)用打印機(jī)），加蓋學(xué)校公章，分發(fā)至相關(guān)部門(mén)或單位（電子公文通過(guò)學(xué)校OA系統(tǒng)發(fā)送）。（7）歸檔：將發(fā)文原稿、審核記錄、簽發(fā)稿、印發(fā)記錄歸檔，電子公文存入數(shù)據(jù)庫(kù)。3.公文歸檔（1）分類(lèi)：按"收文""發(fā)文"分類(lèi)，再按年度、部門(mén)、文號(hào)排序。（2）裝訂：用檔案裝訂機(jī)裝訂，附上《檔案目錄》（包含文號(hào)、標(biāo)題、日期、頁(yè)數(shù)）。（3）存儲(chǔ)：存入學(xué)校檔案室，標(biāo)注"密級(jí)"（如有），定期檢查檔案保存情況（防潮、防火、防盜）。（二）會(huì)議管理流程會(huì)議是學(xué)校決策、溝通的重要載體，文秘人員需全程參與會(huì)議籌備、實(shí)施及收尾，確保會(huì)議"高效、有序、務(wù)實(shí)"。1.會(huì)議籌備（1）確定會(huì)議要素：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求，明確會(huì)議主題、時(shí)間（避開(kāi)重要活動(dòng)）、地點(diǎn)（選擇合適場(chǎng)地，如會(huì)議室、報(bào)告廳）、參會(huì)人員（領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)負(fù)責(zé)人、師生代表）、議程（按邏輯順序排列，突出重點(diǎn)）。（2）準(zhǔn)備會(huì)議材料：收集、整理會(huì)議所需材料（如工作報(bào)告、政策文件、數(shù)據(jù)報(bào)表），按議程順序裝訂成冊(cè)（標(biāo)注"機(jī)密"的材料單獨(dú)發(fā)放）。（3）通知參會(huì)人員：提前3-5個(gè)工作日發(fā)送會(huì)議通知（短信、OA系統(tǒng)、電話），明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程及需準(zhǔn)備的材料，確認(rèn)參會(huì)人員是否出席（請(qǐng)假需提交書(shū)面申請(qǐng)）。（4）布置會(huì)場(chǎng)：檢查會(huì)場(chǎng)設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、音響、空調(diào)），擺放參會(huì)人員座簽（按職務(wù)順序）、會(huì)議材料、飲用水（或茶），設(shè)置簽到臺(tái)（放置簽到表、筆）。（5）檢查確認(rèn)：會(huì)議前1小時(shí)，再次檢查會(huì)場(chǎng)布置、設(shè)備運(yùn)行、材料準(zhǔn)備情況，確保無(wú)遺漏。2.會(huì)議實(shí)施（1）簽到：參會(huì)人員到達(dá)后，在簽到表上簽字（或掃描二維碼簽到），領(lǐng)取會(huì)議材料。（2）主持會(huì)議：協(xié)助會(huì)議主持人開(kāi)場(chǎng)（介紹參會(huì)人員、說(shuō)明會(huì)議主題），引導(dǎo)會(huì)議按議程進(jìn)行。（3）記錄會(huì)議內(nèi)容：用錄音筆（或電子記錄工具）記錄會(huì)議發(fā)言，重點(diǎn)記錄領(lǐng)導(dǎo)指示、決策事項(xiàng)、行動(dòng)方案及時(shí)間節(jié)點(diǎn)（如"××部門(mén)需在×月×日前完成××工作"）。（4）處理突發(fā)情況：如設(shè)備故障（立即聯(lián)系后勤部門(mén)維修）、參會(huì)人員遲到（調(diào)整議程順序）、爭(zhēng)議問(wèn)題（提醒主持人控制時(shí)間，引導(dǎo)達(dá)成共識(shí)）。3.會(huì)議收尾（1）整理會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)，整理會(huì)議紀(jì)要（包含會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程、決策事項(xiàng)、行動(dòng)方案、責(zé)任部門(mén)及時(shí)間節(jié)點(diǎn)），呈送領(lǐng)導(dǎo)審核。（2）分發(fā)會(huì)議紀(jì)要：審核通過(guò)后，將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送至參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)（OA系統(tǒng)、郵件），要求部門(mén)確認(rèn)收到。（3）落實(shí)會(huì)議決議：跟蹤會(huì)議決議執(zhí)行情況，每周向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)展（如"××部門(mén)已完成××工作，××部門(mén)正在推進(jìn)××工作"）。（4）歸檔會(huì)議材料：將會(huì)議紀(jì)要、簽到表、會(huì)議材料、錄音文件歸檔（按年度、會(huì)議類(lèi)型存儲(chǔ)）。（三）事務(wù)協(xié)調(diào)流程事務(wù)協(xié)調(diào)是文秘人員的核心能力之一，需協(xié)調(diào)學(xué)校內(nèi)部資源，推動(dòng)任務(wù)落實(shí)。1.任務(wù)承接（1）明確任務(wù)要求：接到領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)交辦的任務(wù)后，立即確認(rèn)任務(wù)內(nèi)容（如"協(xié)調(diào)××部門(mén)完成××活動(dòng)"）、時(shí)間節(jié)點(diǎn)（如"×月×日前完成"）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如"達(dá)到××效果"）。（2）記錄任務(wù)細(xì)節(jié)：用筆記本或電子工具記錄任務(wù)細(xì)節(jié)，避免遺漏（如"需要聯(lián)系××公司提供場(chǎng)地""需要××部門(mén)提供人員支持"）。2.資源調(diào)度（1）協(xié)調(diào)人力：聯(lián)系相關(guān)部門(mén)，確認(rèn)參與任務(wù)的人員（如"××部門(mén)派2名工作人員負(fù)責(zé)場(chǎng)地布置"）。（2）協(xié)調(diào)物力：申請(qǐng)所需物資（如場(chǎng)地、設(shè)備、材料），確保物資及時(shí)到位（如"向后勤部門(mén)申請(qǐng)××?xí)h室""向設(shè)備處借用投影儀"）。（3）協(xié)調(diào)財(cái)力：如需經(jīng)費(fèi)支持，填寫(xiě)《經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)單》，呈送領(lǐng)導(dǎo)審批（注明經(jīng)費(fèi)用途、金額）。3.進(jìn)度跟蹤（1）定期匯報(bào)：按任務(wù)時(shí)間節(jié)點(diǎn)，每周/每日向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)任務(wù)進(jìn)展（如"場(chǎng)地已確認(rèn)，人員已到位，材料正在準(zhǔn)備中"）。（2）解決問(wèn)題：遇到問(wèn)題（如"場(chǎng)地臨時(shí)被占用"），立即協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)（如"聯(lián)系后勤部門(mén)更換場(chǎng)地"），確保任務(wù)順利進(jìn)行。4.結(jié)果反饋（1）完成任務(wù)：按時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成任務(wù)后，收集任務(wù)成果（如活動(dòng)照片、報(bào)告）。（2）反饋結(jié)果：向領(lǐng)導(dǎo)提交《任務(wù)完成報(bào)告》，說(shuō)明任務(wù)完成情況（如"活動(dòng)順利舉行，參與人數(shù)達(dá)××人"）、存在的問(wèn)題（如"場(chǎng)地設(shè)備出現(xiàn)小故障，已及時(shí)解決"）及改進(jìn)建議（如"下次活動(dòng)提前檢查設(shè)備"）。（四）信息管理流程信息是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)，文秘人員需做好信息收集、整理、報(bào)送及存儲(chǔ)工作，確保信息"準(zhǔn)確、及時(shí)、全面"。1.信息收集（1）確定收集范圍：根據(jù)學(xué)校工作重點(diǎn)，收集相關(guān)信息（如政策文件、上級(jí)通知、部門(mén)工作動(dòng)態(tài)、師生意見(jiàn)）。（2）選擇收集方式：通過(guò)OA系統(tǒng)、郵箱、電話、調(diào)研（如"召開(kāi)師生座談會(huì)"）等方式收集信息。（3）確保信息準(zhǔn)確：對(duì)收集到的信息進(jìn)行核實(shí)（如"確認(rèn)上級(jí)通知的真實(shí)性"），避免虛假信息。2.信息整理（1）分類(lèi)匯總：將信息按"政策類(lèi)""通知類(lèi)""動(dòng)態(tài)類(lèi)""意見(jiàn)類(lèi)"分類(lèi)，匯總成《信息簡(jiǎn)報(bào)》（或表格）。（2）提煉重點(diǎn)：提取信息中的關(guān)鍵內(nèi)容（如"××政策的核心要點(diǎn)""××部門(mén)的工作進(jìn)展"），用簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言概括。3.信息報(bào)送（1）及時(shí)報(bào)送：收到信息后，立即整理成《信息報(bào)送單》，呈送領(lǐng)導(dǎo)審閱（緊急信息需在1小時(shí)內(nèi)報(bào)送）。（2）規(guī)范格式：信息報(bào)送單需包含"信息標(biāo)題""信息來(lái)源""信息內(nèi)容""報(bào)送時(shí)間"等要素，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了。4.信息存儲(chǔ)（1）分類(lèi)存儲(chǔ)：將信息按"政策類(lèi)""通知類(lèi)""動(dòng)態(tài)類(lèi)"分類(lèi)，存入學(xué)校信息數(shù)據(jù)庫(kù)（電子存儲(chǔ)）或檔案柜（紙質(zhì)存儲(chǔ)）。（2）安全管理：涉密信息（如領(lǐng)導(dǎo)講話、內(nèi)部文件）需加密存儲(chǔ)，嚴(yán)格遵守《保密法》規(guī)定（如"不得將涉密信息發(fā)送至私人郵箱"）。（五）應(yīng)急處理流程應(yīng)急事件（如突發(fā)疫情、校園安全事件）需快速響應(yīng)、協(xié)同處置，文秘人員需協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好應(yīng)急處理工作，確保校園穩(wěn)定。1.事件響應(yīng)（1）快速上報(bào)：接到應(yīng)急事件報(bào)告后，立即向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)（如"××樓發(fā)生火災(zāi)，已聯(lián)系消防部門(mén)"），說(shuō)明事件時(shí)間、地點(diǎn)、情況（如"暫無(wú)人員傷亡"）。（2）啟動(dòng)預(yù)案：根據(jù)學(xué)?！稇?yīng)急處置預(yù)案》，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)啟動(dòng)相應(yīng)預(yù)案（如"啟動(dòng)火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案"）。2.協(xié)同處置（1）聯(lián)系相關(guān)部門(mén)：協(xié)調(diào)消防、醫(yī)療、后勤等部門(mén)參與處置（如"聯(lián)系校醫(yī)院派救護(hù)車(chē)到現(xiàn)場(chǎng)"）。（2）傳遞信息：及時(shí)向師生發(fā)布事件進(jìn)展（如"××樓火災(zāi)已撲滅，請(qǐng)師生不要驚慌"），避免謠言傳播。3.后續(xù)跟進(jìn)（1）總結(jié)經(jīng)驗(yàn)：事件處理結(jié)束后，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)（如"本次火災(zāi)因電器老化引起，需加強(qiáng)校園電器檢查"）。（2）完善預(yù)案：根據(jù)事件處理情況，提出改進(jìn)建議（如"增加應(yīng)急演練頻率"），完善《應(yīng)急處置預(yù)案》。四、質(zhì)量控制與績(jī)效考核（一）標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)1.制定工作標(biāo)準(zhǔn)：結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定《公文處理標(biāo)準(zhǔn)》《會(huì)議管理標(biāo)準(zhǔn)》《事務(wù)協(xié)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)》等，明確每個(gè)流程的操作要求（如"公文擬辦需在收文后1個(gè)工作日內(nèi)完成""會(huì)議通知需提前3個(gè)工作日發(fā)送"）。2.規(guī)范工作模板：設(shè)計(jì)公文模板（如通知、請(qǐng)示、會(huì)議紀(jì)要）、會(huì)議材料模板（如議程、簽到表）、信息報(bào)送模板（如信息簡(jiǎn)報(bào)、任務(wù)完成報(bào)告），統(tǒng)一格式（字體、字號(hào)、行距）。（二）監(jiān)督檢查機(jī)制1.定期檢查：每月/季度對(duì)文秘工作進(jìn)行檢查（如"檢查公文歸檔情況""檢查會(huì)議紀(jì)要質(zhì)量"），形成《檢查報(bào)告》，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。2.隨機(jī)抽查：不定期抽查文秘工作（如"抽查收文登記情況""抽查會(huì)議籌備情況"），及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題（如"公文格式錯(cuò)誤""會(huì)議通知遺漏參會(huì)人員"），督促整改。3.滿意度調(diào)查：每學(xué)期向領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)負(fù)責(zé)人、師生員工發(fā)放《文秘工作滿意度調(diào)查表》，收集反饋意見(jiàn)（如"公文處理速度有待提高""會(huì)議籌備需更細(xì)致"），作為改進(jìn)工作的依據(jù)。（三）持續(xù)改進(jìn)措施1.反饋整改：針對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題（如"公文擬辦意見(jiàn)不明確"），立即整改（如"組織文秘人員學(xué)習(xí)《公文處理標(biāo)準(zhǔn)》"）。2.培訓(xùn)提升：定期組織文秘人員培訓(xùn)（如"公文寫(xiě)作培訓(xùn)""會(huì)議管理培訓(xùn)""應(yīng)急處理培訓(xùn)"），提升專(zhuān)業(yè)能力。3.優(yōu)化流程：根據(jù)反饋意見(jiàn)（如"會(huì)議籌備時(shí)間太緊"），優(yōu)化工作流程（如"將會(huì)議籌備時(shí)間提前至5個(gè)工作日"）。五、職業(yè)素養(yǎng)與能力要求（一）政治素養(yǎng)1.堅(jiān)定立場(chǎng)：擁護(hù)黨的領(lǐng)導(dǎo)，貫徹黨的教育方針，遵守國(guó)家法律法規(guī)。2.忠誠(chéng)可靠：嚴(yán)守學(xué)校秘密（如領(lǐng)導(dǎo)講話、內(nèi)部文件），不泄露敏感信息。（二）專(zhuān)業(yè)能力1.文字處理能力：熟練掌握公文寫(xiě)作（如通知、請(qǐng)示、會(huì)議紀(jì)要），語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確、規(guī)范。2.溝通協(xié)調(diào)能力：能與領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)、師生有效溝通，協(xié)調(diào)解決問(wèn)題（如"協(xié)調(diào)××部門(mén)完成××任務(wù)"）。3.辦公軟件使用能力：熟練使用Word（公文排版）、Excel（數(shù)據(jù)整理）、PPT（匯報(bào)材料）、OA系統(tǒng)（公文流轉(zhuǎn)）等辦公軟件。4.應(yīng)急處理能力：能快速響應(yīng)應(yīng)急事件（如"突發(fā)疫情"），協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好處置工作。（三）服務(wù)意識(shí)1.熱情周到：對(duì)待領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)、師生要熱情（如"主動(dòng)為師生解答問(wèn)題"），服務(wù)周到（如"為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備會(huì)議材料"）。2.高效務(wù)實(shí)：按時(shí)完成任務(wù)（如"在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成公文處理"），注重實(shí)效（如"會(huì)議籌備要突出重點(diǎn)"）。（四）保密意識(shí)1.遵守保密規(guī)定：嚴(yán)格遵守《保密法》及學(xué)?！侗Ｃ苤贫取罚粚⑸婷苄畔ⅲㄈ珙I(lǐng)導(dǎo)講話、內(nèi)部文件）發(fā)送至私人郵箱、微信等非保密渠道。2.妥善保管涉密材料：涉密材料（如機(jī)密文件）需存放在保密柜中，使用后及時(shí)歸還（如"用完涉密文件后放入保密柜"）。六、結(jié)語(yǔ)高校文秘崗位是學(xué)校行政體系的重要組成部分，其工作質(zhì)量直接影響學(xué)校的運(yùn)行效率和形象。本文制定的《高校文秘崗位工