源電子文件存檔電子文件接收單位接收人：附錄A（規(guī)范性附錄）一、表A1（一）“電子文檔說明”用于對該份電子文檔進(jìn)行必要的說明，說明的內(nèi)容主要有：該電子文檔制作、使用時的各種注意事項和必要的參數(shù)(如坐標(biāo)系、比例尺、投影方式、投影參數(shù)、字段名與字段名含義等)、加密電子文件的密鑰、數(shù)據(jù)庫或軟件的用戶名與密碼以及其它一些與電子文檔有關(guān)的必要說明等。（二）在“硬件環(huán)境”、“操作系統(tǒng)”和“開發(fā)工具及版本”欄目中，需要詳細(xì)填寫所用到的全部硬件系統(tǒng)、操作系統(tǒng)和字處理、制表、制圖、數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)開發(fā)以及多媒體制作等工具軟件的名稱和版本號。如果“開發(fā)工具及版本”與“文件格式及版本”相同，則可任選一處填寫其內(nèi)容，并在備注中說明；若不相同，則兩處均要填寫。二、表A2（一）對于附圖類電子文件，要求同時填寫源電子文件名和歸檔電子文件名，其它類別的電子文件名則只需填寫源電子文件名。（二）文件分冊號用于標(biāo)識電子文件所在的分冊，從“1”起連續(xù)取值。（三）每一個電子文件均要按照類別、冊序及在該冊中的順序依次填寫電子文件名和與其對應(yīng)的文件題名以及字節(jié)數(shù)等內(nèi)容。文件題名即為該電子文件所載內(nèi)容的題名，如正文就是報告題名，附圖就是其圖名，附表就是其表名，等等（示例見附錄A）。在編制文件題名時要遵循以下規(guī)則：1、應(yīng)使用規(guī)范化的語句精確地描述出文件的主題內(nèi)容，做到規(guī)范、完整、簡潔、明了；2、審批類電子文件以各審批文件的審批文號、審批形式作為文件題名；無審批文號的，以審批機(jī)構(gòu)簡稱和審批形式作為文件題名；3、附圖類存檔電子文件以“圖號-順序號、圖名（區(qū)調(diào)報告為圖幅名和圖幅號）、比例尺”作為文件題名，比例尺符號用半角字符“/”表示，小于或等于1比100的比例尺，用中文“百”、“千”、“萬”表示數(shù)字單位；附圖類源電子文件的文件題名可以省略不填。4、當(dāng)文件題名中含有上、下角標(biāo)時，一般情況下要盡量以文字代替，無法代替時以符號“^”表示上角標(biāo)；以符號“~”表示下角標(biāo)。角標(biāo)后有非角標(biāo)內(nèi)容時用符號“-”表示。如“Ⅲ2(E+B)П”表示為：“Ⅲ^2~(E+B)-П”。（四）對于附圖類的源電子文件以及數(shù)據(jù)庫和軟件，必須在備注欄中填寫瀏覽或運(yùn)行時所需的二次開發(fā)軟件、系統(tǒng)庫、字庫、外部鏈接文件等相關(guān)文件；對于數(shù)據(jù)庫，還要寫明庫系統(tǒng)的安裝文件名和庫記錄的總數(shù)，對于軟件，也要注明其執(zhí)行文件名；此外，對于附圖類的JPEG和CCITTtiffg4兩種格式的存檔電子文件，還要注明圖件的實際尺寸和形成存檔電子文件時所采用的分辨率。（五）當(dāng)數(shù)據(jù)庫和軟件類電子文件數(shù)量過多時，可用能代表他們實際意義的文件夾名來代替文件名的標(biāo)注，至于詳細(xì)的電子文件清單可另附紙，并與電子文件登記表一起匯交；此外，對于數(shù)據(jù)庫和軟件，還需要在備