人事檔案管理系統(tǒng)需求分析一、引言1.1背景隨著企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型加速，傳統(tǒng)人事檔案管理模式（紙質(zhì)檔案+Excel記錄）已難以滿足現(xiàn)代企業(yè)需求。紙質(zhì)檔案易丟失、查找困難、統(tǒng)計(jì)效率低，Excel管理則存在數(shù)據(jù)分散、版本混亂、權(quán)限控制薄弱等問題。尤其在《個(gè)人信息保護(hù)法》《勞動(dòng)合同法》等法規(guī)約束下，企業(yè)需更規(guī)范、安全、高效的人事檔案管理方式。人事檔案管理系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱“系統(tǒng)”）作為企業(yè)人力資源管理（HRM）的核心模塊，旨在通過數(shù)字化手段實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期管理，支撐企業(yè)人才決策與合規(guī)運(yùn)營(yíng)。1.2目的本需求分析旨在明確系統(tǒng)的功能邊界、非功能要求、數(shù)據(jù)規(guī)范、安全約束，為系統(tǒng)設(shè)計(jì)、開發(fā)與驗(yàn)收提供依據(jù)。具體目標(biāo)包括：解決傳統(tǒng)檔案管理的痛點(diǎn)（如查找慢、易丟失、統(tǒng)計(jì)難）；實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期（錄入、變動(dòng)、查詢、歸檔、銷毀）的數(shù)字化管理；滿足法規(guī)對(duì)個(gè)人信息保護(hù)、檔案保存期限的要求；支撐HR日常業(yè)務(wù)（如招聘入職、薪酬計(jì)算、績(jī)效考核）的高效協(xié)同。二、功能需求功能需求基于“檔案全生命周期管理”邏輯設(shè)計(jì)，覆蓋基礎(chǔ)檔案管理、檔案變動(dòng)管理、查詢統(tǒng)計(jì)、歸檔銷毀、權(quán)限管理、系統(tǒng)管理六大模塊，各模塊功能如下：2.1基礎(chǔ)檔案管理基礎(chǔ)檔案是系統(tǒng)的核心數(shù)據(jù)，需覆蓋員工從入職到離職的全維度信息，支持錄入、修改、刪除、導(dǎo)入/導(dǎo)出操作（導(dǎo)入支持Excel、CSV格式，導(dǎo)出支持Excel、PDF）。2.1.1員工基本信息管理字段要求：姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、身份證號(hào)（脫敏顯示，如“____***1234”）、聯(lián)系方式（手機(jī)號(hào)脫敏）、婚姻狀況、政治面貌、入職日期、部門、崗位、職級(jí)、用工類型（正式/實(shí)習(xí)/勞務(wù)派遣）、勞動(dòng)合同類型（固定期限/無固定期限/以完成一定工作任務(wù)為期限）。功能要求：支持HR專員手動(dòng)錄入或從招聘系統(tǒng)自動(dòng)同步（新員工入職時(shí)）；員工可自行修改非關(guān)鍵信息（如聯(lián)系方式、婚姻狀況），需HR審核后生效；支持批量導(dǎo)入歷史員工信息，導(dǎo)入前需校驗(yàn)數(shù)據(jù)完整性（如身份證號(hào)格式、入職日期合理性）。2.1.2學(xué)歷與職業(yè)資格管理字段要求：學(xué)歷類型（本科/碩士/博士等）、畢業(yè)院校、專業(yè)、畢業(yè)時(shí)間、學(xué)位、職業(yè)資格證書名稱（如“注冊(cè)會(huì)計(jì)師”）、證書編號(hào)（脫敏）、發(fā)證機(jī)構(gòu)、有效期。功能要求：支持上傳學(xué)歷證書、職業(yè)資格證書的掃描件（PDF/JPG格式，單文件大小不超過10MB）；自動(dòng)校驗(yàn)學(xué)歷真實(shí)性（對(duì)接學(xué)信網(wǎng)API，輸入學(xué)歷證書編號(hào)獲取驗(yàn)證結(jié)果）；職業(yè)資格證書到期前30天提醒HR（通過系統(tǒng)消息或郵件）。2.1.3工作經(jīng)歷管理字段要求：前單位名稱、崗位、入職日期、離職日期、離職原因、證明人聯(lián)系方式（脫敏）。功能要求：支持員工自行補(bǔ)充前工作經(jīng)歷，需HR審核（如要求上傳離職證明掃描件）；自動(dòng)計(jì)算員工總工作年限（基于前工作經(jīng)歷與當(dāng)前入職日期）。2.1.4獎(jiǎng)懲記錄管理字段要求：獎(jiǎng)懲類型（獎(jiǎng)勵(lì)/懲罰）、獎(jiǎng)懲名稱（如“年度優(yōu)秀員工”“遲到罰款”）、獎(jiǎng)懲日期、獎(jiǎng)懲事由、獎(jiǎng)懲依據(jù)（如“公司《員工手冊(cè)》第10條”）、審批人。功能要求：獎(jiǎng)勵(lì)記錄需關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)金或福利（如“年度優(yōu)秀員工”對(duì)應(yīng)1萬元獎(jiǎng)金，需同步至薪酬系統(tǒng)）；懲罰記錄需保留審批流程痕跡（如HR發(fā)起、部門經(jīng)理審批、總經(jīng)理終審）。2.1.5勞動(dòng)合同管理字段要求：合同編號(hào)、簽訂日期、生效日期、終止日期、試用期期限、合同內(nèi)容（附件上傳）、續(xù)簽記錄（續(xù)簽日期、續(xù)簽期限）。功能要求：合同到期前60天提醒HR（系統(tǒng)消息+郵件）；支持查看合同續(xù)簽歷史，自動(dòng)生成“勞動(dòng)合同續(xù)簽提醒報(bào)表”；合同終止后，自動(dòng)歸檔至“離職員工檔案”。2.2檔案變動(dòng)管理檔案變動(dòng)需記錄員工在企業(yè)內(nèi)的崗位調(diào)整、部門調(diào)動(dòng)、職級(jí)晉升、薪酬變動(dòng)、離職等情況，確保檔案的“動(dòng)態(tài)更新”與“可追溯性”。2.2.1崗位與部門變動(dòng)管理功能要求：支持HR發(fā)起崗位/部門變動(dòng)申請(qǐng)（輸入變動(dòng)原因、新崗位/部門、生效日期）；需經(jīng)過原部門經(jīng)理、新部門經(jīng)理、HR總監(jiān)審批；審批通過后，自動(dòng)更新員工基礎(chǔ)檔案中的“崗位”“部門”字段，并生成“崗位變動(dòng)記錄”（包含變動(dòng)前后信息、審批流程）。2.2.2職級(jí)與薪酬變動(dòng)管理功能要求：職級(jí)變動(dòng)需關(guān)聯(lián)薪酬調(diào)整（如“晉升為經(jīng)理”對(duì)應(yīng)薪酬從1萬元/月調(diào)整至1.5萬元/月）；支持批量調(diào)整（如部門整體晉升），需上傳調(diào)整依據(jù)（如“年度績(jī)效考核結(jié)果”）；自動(dòng)同步至薪酬系統(tǒng)，確保薪酬計(jì)算與檔案一致。2.2.3離職管理功能要求：?jiǎn)T工離職時(shí)，HR需發(fā)起“離職檔案處理流程”（包括交接確認(rèn)、社保公積金停繳、合同終止）；自動(dòng)將員工檔案標(biāo)記為“離職狀態(tài)”，并歸檔至“離職員工檔案庫(kù)”；離職檔案需保留至少2年（符合《勞動(dòng)合同法》規(guī)定），到期后提醒HR銷毀。2.3檔案查詢與統(tǒng)計(jì)查詢與統(tǒng)計(jì)是系統(tǒng)的核心價(jià)值之一，需支持多維度查詢、自定義統(tǒng)計(jì)、報(bào)表導(dǎo)出，滿足HR、部門經(jīng)理、管理層的不同需求。2.3.1多條件查詢支持的查詢條件：部門、崗位、入職日期、離職日期、獎(jiǎng)懲類型、學(xué)歷、職業(yè)資格、合同狀態(tài)（生效/到期/終止）。功能要求：支持模糊查詢（如輸入“張”可查詢所有姓張的員工）；支持組合查詢（如“部門=技術(shù)部”且“入職日期≥____”且“學(xué)歷=本科”）；查詢結(jié)果可分頁(yè)顯示（每頁(yè)10/20/50條），支持排序（如按入職日期升序/降序）。2.3.2自定義統(tǒng)計(jì)支持的統(tǒng)計(jì)維度：人員結(jié)構(gòu)（部門/崗位/學(xué)歷/年齡分布）；流動(dòng)情況（月度/季度/年度入職/離職人數(shù)、離職率）；獎(jiǎng)懲情況（月度/季度/年度獎(jiǎng)勵(lì)/懲罰次數(shù)、Top3獎(jiǎng)懲類型）；合同情況（到期合同數(shù)量、續(xù)簽率、未簽訂合同人數(shù)）。功能要求：支持用戶自定義統(tǒng)計(jì)指標(biāo)（如選擇“部門”“學(xué)歷”作為維度，統(tǒng)計(jì)“各部門本科及以上學(xué)歷占比”）；2.3.3報(bào)表導(dǎo)出支持導(dǎo)出的報(bào)表：?jiǎn)T工基本信息表；勞動(dòng)合同到期提醒表；月度離職人員表；年度獎(jiǎng)懲情況表。功能要求：報(bào)表導(dǎo)出格式為Excel（支持.xlsx/.xls）或PDF；導(dǎo)出的Excel報(bào)表需保留篩選、排序功能；報(bào)表表頭需包含“生成日期”“生成人”信息。2.4檔案歸檔與銷毀2.4.1檔案歸檔功能要求：支持將“離職員工檔案”“過期合同”等歸檔至“歷史檔案庫(kù)”；歸檔時(shí)需標(biāo)注歸檔原因（如“離職滿2年”“合同終止”）、歸檔日期、歸檔人；歷史檔案庫(kù)中的檔案不可修改，僅可查詢。2.4.2檔案銷毀功能要求：銷毀前需發(fā)起審批流程（HR發(fā)起、HR總監(jiān)審批、總經(jīng)理終審）；銷毀時(shí)需記錄銷毀原因（如“歸檔滿10年”“無保留價(jià)值”）、銷毀日期、銷毀人；銷毀后需生成“檔案銷毀記錄”（包含銷毀清單、審批流程），永久保存。2.5權(quán)限管理權(quán)限管理需遵循“最小權(quán)限原則”，確保不同角色只能訪問/操作其職責(zé)范圍內(nèi)的檔案信息。2.5.1角色定義角色職責(zé)描述系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)系統(tǒng)配置（如角色權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)備份）、用戶管理（新增/刪除用戶）、系統(tǒng)維護(hù)。HR專員負(fù)責(zé)檔案錄入、修改、審核（如員工自行修改的信息）、變動(dòng)流程發(fā)起、報(bào)表導(dǎo)出。部門經(jīng)理可查看本部門員工的檔案信息（包括基本信息、獎(jiǎng)懲記錄、合同情況），審批本部門員工的變動(dòng)申請(qǐng)（如崗位調(diào)整）。普通員工可查看自己的檔案信息（脫敏顯示身份證號(hào)、手機(jī)號(hào)），自行修改非關(guān)鍵信息（如聯(lián)系方式、婚姻狀況），查看自己的獎(jiǎng)懲記錄、合同情況。管理層可查看企業(yè)整體人員結(jié)構(gòu)、流動(dòng)情況、獎(jiǎng)懲情況等統(tǒng)計(jì)報(bào)表，不可查看具體員工的隱私信息（如身份證號(hào)、手機(jī)號(hào)）。2.5.2權(quán)限控制功能權(quán)限：不同角色可操作的功能不同（如普通員工無法修改他人檔案）；數(shù)據(jù)權(quán)限：不同角色可訪問的數(shù)據(jù)范圍不同（如部門經(jīng)理只能訪問本部門員工檔案）；字段權(quán)限：不同角色可查看的字段不同（如管理層無法查看員工的身份證號(hào)、手機(jī)號(hào)）。2.6系統(tǒng)管理2.6.1用戶管理功能要求：支持系統(tǒng)管理員新增/刪除用戶，設(shè)置用戶角色；支持用戶修改密碼（密碼要求：8-16位，包含數(shù)字、字母、特殊字符）；支持用戶鎖定（如連續(xù)5次輸入錯(cuò)誤密碼，鎖定賬號(hào)1小時(shí)）。2.6.2數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能要求：自動(dòng)備份：每天23:00自動(dòng)備份數(shù)據(jù)庫(kù)（全量備份），保留最近7天的備份數(shù)據(jù)；手動(dòng)備份：支持系統(tǒng)管理員手動(dòng)備份數(shù)據(jù)庫(kù)（按需）；數(shù)據(jù)恢復(fù)：支持從備份文件恢復(fù)數(shù)據(jù)（恢復(fù)前需提示“恢復(fù)將覆蓋當(dāng)前數(shù)據(jù)”）。2.6.3日志管理功能要求：記錄所有操作日志（包括操作人、操作時(shí)間、操作內(nèi)容、操作結(jié)果）；支持按操作人、操作時(shí)間、操作類型（如“修改檔案”“導(dǎo)出報(bào)表”）查詢?nèi)罩?；日志需永久保存，不可刪除。三、非功能需求3.1性能需求并發(fā)能力：支持100個(gè)并發(fā)用戶同時(shí)操作，核心功能（如查詢、修改檔案）響應(yīng)時(shí)間不超過2秒；數(shù)據(jù)存儲(chǔ)：支持存儲(chǔ)10萬條以上員工檔案數(shù)據(jù)（包括結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，如掃描件）；導(dǎo)出速度：導(dǎo)出1萬條數(shù)據(jù)的Excel報(bào)表時(shí)間不超過30秒。3.2可用性需求界面友好：采用B/S架構(gòu)（瀏覽器/服務(wù)器），界面設(shè)計(jì)符合HR日常操作習(xí)慣（如菜單層級(jí)不超過3層，常用功能有快捷入口）；操作簡(jiǎn)單：新用戶無需培訓(xùn)即可完成基本操作（如查詢檔案、修改個(gè)人信息）；故障恢復(fù)：系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)，恢復(fù)時(shí)間不超過1小時(shí)（如數(shù)據(jù)庫(kù)宕機(jī)，需在1小時(shí)內(nèi)恢復(fù)服務(wù)）。3.3可靠性需求數(shù)據(jù)完整性：系統(tǒng)需防止數(shù)據(jù)丟失（如通過自動(dòng)備份）、數(shù)據(jù)重復(fù)（如錄入員工信息時(shí)校驗(yàn)身份證號(hào)唯一性）；系統(tǒng)穩(wěn)定性：全年可用率不低于99.5%（即每年downtime不超過43.8小時(shí)）。3.4可擴(kuò)展性需求模塊擴(kuò)展：支持新增模塊（如社保公積金管理、績(jī)效考核管理），無需修改現(xiàn)有系統(tǒng)架構(gòu)；接口擴(kuò)展：支持對(duì)接新的第三方系統(tǒng)（如培訓(xùn)系統(tǒng)、考勤系統(tǒng)），接口設(shè)計(jì)遵循RESTful規(guī)范。四、數(shù)據(jù)需求4.1數(shù)據(jù)類型數(shù)據(jù)類型示例結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)員工基本信息（姓名、性別、入職日期）、合同信息（合同編號(hào)、生效日期）半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)學(xué)歷證書掃描件（PDF）、獎(jiǎng)懲文件（Word）非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)員工照片（JPG）、視頻面試記錄（MP4）4.2數(shù)據(jù)流程1.數(shù)據(jù)輸入：手動(dòng)輸入：HR專員錄入員工基本信息、獎(jiǎng)懲記錄等；自動(dòng)同步：從招聘系統(tǒng)同步新員工信息，從薪酬系統(tǒng)同步薪酬變動(dòng)信息；員工自行輸入：?jiǎn)T工修改個(gè)人聯(lián)系方式、婚姻狀況等。2.數(shù)據(jù)處理：校驗(yàn)：錄入數(shù)據(jù)時(shí)校驗(yàn)格式（如身份證號(hào)格式）、完整性（如必填字段是否為空）；更新：變動(dòng)流程審批通過后，自動(dòng)更新檔案數(shù)據(jù)；關(guān)聯(lián)：獎(jiǎng)懲記錄關(guān)聯(lián)薪酬系統(tǒng)，合同到期提醒關(guān)聯(lián)HR郵箱。3.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)：結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)：存儲(chǔ)在關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)（如MySQL、Oracle）中；非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)：存儲(chǔ)在文件服務(wù)器（如阿里云OSS、騰訊云COS）中，數(shù)據(jù)庫(kù)中保存文件路徑。4.數(shù)據(jù)輸出：查詢結(jié)果：通過瀏覽器顯示給用戶；報(bào)表：導(dǎo)出為Excel或PDF；提醒：通過系統(tǒng)消息、郵件發(fā)送給HR或員工。五、安全需求5.1身份認(rèn)證支持多因素認(rèn)證（MFA）：用戶登錄時(shí)需輸入用戶名+密碼+短信驗(yàn)證碼（或谷歌驗(yàn)證碼）；支持單點(diǎn)登錄（SSO）：對(duì)接企業(yè)統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)（如AD域），無需重復(fù)登錄。5.2權(quán)限控制遵循“最小權(quán)限原則”：如普通員工只能查看自己的檔案，HR專員只能修改員工檔案的非隱私字段（如崗位、部門）；支持動(dòng)態(tài)權(quán)限調(diào)整：如員工晉升為部門經(jīng)理后，自動(dòng)獲得本部門員工檔案的查看權(quán)限。5.3數(shù)據(jù)加密存儲(chǔ)加密：數(shù)據(jù)庫(kù)中的敏感字段（如身份證號(hào)、手機(jī)號(hào)）需加密存儲(chǔ)（如采用AES-256加密算法）；文件加密：非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)（如學(xué)歷證書掃描件）需加密存儲(chǔ)（如采用PDF密碼保護(hù)）。5.4審計(jì)跟蹤所有操作需留痕：如誰修改了員工的崗位信息、什么時(shí)候修改的、修改前后的內(nèi)容；支持審計(jì)報(bào)表：生成“操作審計(jì)報(bào)表”（包含操作人、操作時(shí)間、操作內(nèi)容、操作結(jié)果），供管理員查看。5.5合規(guī)性要求符合《個(gè)人信息保護(hù)法》：?jiǎn)T工有權(quán)查詢自己的個(gè)人信息處理情況，系統(tǒng)需支持“個(gè)人信息訪問請(qǐng)求”流程（員工發(fā)起請(qǐng)求，HR審核后提供）；符合《勞動(dòng)合同法》：勞動(dòng)合同檔案需保存至少2年，離職檔案需保存至少2年；符合《檔案法》：檔案銷毀需經(jīng)過審批，銷毀記錄需永久保存。六、接口需求6.1與招聘系統(tǒng)集成接口功能：同步新員工信息（如姓名、身份證號(hào)、入職日期、崗位）；觸發(fā)條件：新員工入職時(shí)，招聘系統(tǒng)向本系統(tǒng)發(fā)送同步請(qǐng)求；輸入?yún)?shù)：?jiǎn)T工ID（recruit_id）、姓名（name）、身份證號(hào)（id_card）、入職日期（entry_date）、崗位（position）；輸出參數(shù)：同步結(jié)果（success/fail）、錯(cuò)誤信息（如“身份證號(hào)已存在”）。6.2與薪酬系統(tǒng)集成接口功能：同步薪酬變動(dòng)信息（如員工崗位調(diào)整后的薪酬）；觸發(fā)條件：HR發(fā)起薪酬變動(dòng)流程并審批通過后，本系統(tǒng)向薪酬系統(tǒng)發(fā)送同步請(qǐng)求；輸入?yún)?shù)：?jiǎn)T工ID（employee_id）、新薪酬（salary）、生效日期（effective_date）；輸出參數(shù)：同步結(jié)果（success/fail）、錯(cuò)誤信息（如“員工ID不存在”）。6.3與OA系統(tǒng)集成接口功能：獲取員工請(qǐng)假/報(bào)銷記錄（關(guān)聯(lián)員工檔案中的“工作經(jīng)歷”“獎(jiǎng)懲記錄”）；觸發(fā)條件：?jiǎn)T工提交請(qǐng)假/報(bào)銷申請(qǐng)并審批通過后，OA系統(tǒng)向本系統(tǒng)發(fā)送同步請(qǐng)求；輸入?yún)?shù)：?jiǎn)T工ID（employee_id）、申請(qǐng)類型（leave/expense）、申請(qǐng)日期（apply_date）、審批結(jié)果（approved/rejected）；輸出參數(shù)：同步結(jié)果（success/fai