催款函與提貨通知標(biāo)準(zhǔn)格式在商務(wù)活動(dòng)中，催款函與提貨通知是兩類高頻使用的正式法律文書。催款函用于提醒或催促債務(wù)人履行付款義務(wù)，兼具通知性與警示性；提貨通知?jiǎng)t是出賣人通知買受人提取貨物的關(guān)鍵憑證，直接關(guān)聯(lián)貨物風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移與合同履行進(jìn)度。兩類文書的格式規(guī)范性、內(nèi)容準(zhǔn)確性，不僅影響商務(wù)溝通效率，更涉及后續(xù)法律糾紛中的證據(jù)效力。本文結(jié)合《中華人民共和國(guó)民法典》及商務(wù)實(shí)踐，梳理兩類文書的標(biāo)準(zhǔn)格式、核心要素與撰寫要點(diǎn)，為企業(yè)及商務(wù)人士提供可直接套用的模板與風(fēng)險(xiǎn)防控指南。一、催款函：規(guī)范表述與風(fēng)險(xiǎn)防控（一）定義與法律意義催款函是債權(quán)人向債務(wù)人發(fā)出的，要求其在合理期限內(nèi)支付欠款的書面通知。根據(jù)《民法典》第五百七十七條（違約責(zé)任）、第六百二十八條（買受人支付價(jià)款義務(wù)）及《最高人民法院關(guān)于審理買賣合同糾紛案件適用法律問(wèn)題的解釋》等規(guī)定，催款函具有以下法律效果：1.中斷訴訟時(shí)效：催款函可證明債權(quán)人向債務(wù)人主張了權(quán)利，訴訟時(shí)效從發(fā)函次日起重新計(jì)算（《民法典》第一百九十五條）；2.固定債權(quán)債務(wù)事實(shí)：函件中明確的欠款金額、期限等內(nèi)容，可作為后續(xù)訴訟的關(guān)鍵證據(jù)；3.警示違約后果：通過(guò)告知逾期利息、法律途徑等內(nèi)容，督促債務(wù)人履行義務(wù)。（二）標(biāo)準(zhǔn)格式與核心要素催款函的格式需遵循“標(biāo)題-抬頭-正文-結(jié)尾-附件”的邏輯結(jié)構(gòu)，核心要素需完整、準(zhǔn)確、無(wú)歧義。**1.標(biāo)題**標(biāo)題應(yīng)直接明確文書性質(zhì)，建議采用“催款函”或“關(guān)于[合同/項(xiàng)目名稱]的催款函”，字體用二號(hào)黑體，居中對(duì)齊。**2.抬頭**抬頭需填寫債務(wù)人的全稱（與合同一致），包括法定代表人/負(fù)責(zé)人姓名（如有）、地址、聯(lián)系方式（電話/郵箱），字體用四號(hào)宋體，左對(duì)齊。示例：>致：XX市XX貿(mào)易有限公司>法定代表人：張三>地址：XX市XX區(qū)XX路XX號(hào)XX大廈10層>電話：010-XXXXXXX**3.正文**正文是催款函的核心，需分段落清晰表述以下內(nèi)容：（1）欠款事實(shí)確認(rèn)：明確債權(quán)債務(wù)的基礎(chǔ)依據(jù)（如合同編號(hào)、簽訂日期、標(biāo)的內(nèi)容）、欠款形成原因（如貨款、服務(wù)費(fèi)）、欠款金額（大寫+小寫）、逾期時(shí)間（從應(yīng)付款日期至發(fā)函日）。示例：>根據(jù)雙方于2023年X月X日簽訂的《XX貨物買賣合同》（合同編號(hào)：XX-____），我司已按約向貴司交付全部貨物（貨物名稱：XX，數(shù)量：XX件，規(guī)格：XX），并于2023年X月X日開(kāi)具增值稅專用發(fā)票（發(fā)票編號(hào)：XX），金額為人民幣XX元（大寫：XX元整）。貴司應(yīng)于2023年X月X日前支付上述貨款，但截至2023年X月X日，貴司仍拖欠貨款人民幣XX元（大寫：XX元整）未付。（2）催款要求：明確要求債務(wù)人履行付款義務(wù)的期限（如“請(qǐng)于收到本函之日起3日內(nèi)”）、方式（如銀行轉(zhuǎn)賬、電子支付）、賬戶信息（開(kāi)戶行、賬號(hào)、戶名）。示例：>請(qǐng)貴司于收到本函之日起3日內(nèi)，將拖欠的貨款人民幣XX元（大寫：XX元整）支付至以下賬戶：>開(kāi)戶行：XX銀行XX支行>賬號(hào)：XX>戶名：XX市XX制造有限公司（3）法律后果告知：善意提醒債務(wù)人逾期未付的法律責(zé)任，如逾期利息（按合同約定或LPR計(jì)算）、訴訟費(fèi)、律師費(fèi)等實(shí)現(xiàn)債權(quán)的費(fèi)用，以及可能采取的法律措施（如起訴、申請(qǐng)財(cái)產(chǎn)保全）。示例：>若貴司未在上述期限內(nèi)支付貨款，我司將根據(jù)《民法典》第五百七十七條、第五百八十五條之規(guī)定，要求貴司承擔(dān)逾期利息（以未付金額為基數(shù)，按全國(guó)銀行間同業(yè)拆借中心公布的一年期貸款市場(chǎng)報(bào)價(jià)利率（LPR）的1.5倍計(jì)算，自2023年X月X日起至實(shí)際付清之日止），并有權(quán)通過(guò)法律途徑維護(hù)自身合法權(quán)益，由此產(chǎn)生的訴訟費(fèi)、律師費(fèi)、保全費(fèi)等均由貴司承擔(dān)。**4.結(jié)尾**結(jié)尾需表達(dá)溝通意愿（如“如有疑問(wèn)，請(qǐng)及時(shí)聯(lián)系”），并注明發(fā)函單位的全稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式（電話/郵箱），最后加蓋公章（必選，否則無(wú)法律效力）及發(fā)函日期（用阿拉伯?dāng)?shù)字，如2023年X月X日）。示例：>特此函告！>XX市XX制造有限公司（公章）>2023年X月X日**5.附件**附件需列出支持欠款事實(shí)的證據(jù)材料，如合同復(fù)印件、發(fā)票復(fù)印件、送貨單復(fù)印件、對(duì)賬單等，便于債務(wù)人核對(duì)。示例：>附件：1.《XX貨物買賣合同》（編號(hào)：XX-____）復(fù)印件>2.增值稅專用發(fā)票（編號(hào)：XX）復(fù)印件>3.送貨單（編號(hào)：XX）復(fù)印件（三）撰寫要點(diǎn)與注意事項(xiàng)1.語(yǔ)氣克制，避免激化矛盾：催款函需保持“禮貌但堅(jiān)定”的語(yǔ)氣，避免使用侮辱性或威脅性語(yǔ)言（如“再不付款就告你”），以免引發(fā)對(duì)方反感。2.信息準(zhǔn)確，避免歧義：欠款金額、合同編號(hào)、發(fā)票號(hào)碼等關(guān)鍵信息需與原始憑證一致，避免使用“大概”“左右”等模糊表述。3.保留送達(dá)憑證：催款函需通過(guò)EMS快遞（注明“催款函”）或公證郵件發(fā)送，保留快遞底單、郵件截圖等送達(dá)憑證，以備后續(xù)訴訟使用。4.跟進(jìn)反饋：發(fā)函后需及時(shí)跟進(jìn)債務(wù)人的反饋，若對(duì)方提出異議（如質(zhì)量問(wèn)題），需及時(shí)核實(shí)并協(xié)商解決，避免矛盾升級(jí)。二、提貨通知：風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移與義務(wù)履行（一）定義與法律意義提貨通知是出賣人通知買受人提取貨物的書面文件，根據(jù)《民法典》第六百零八條（買受人提貨義務(wù)）、第六百零九條（風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移）之規(guī)定，具有以下法律效果：1.確定提貨義務(wù)：買受人收到提貨通知后，應(yīng)在合理期限內(nèi)提取貨物，逾期不提貨的，出賣人可主張倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)等損失；2.風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移：若合同約定“買受人自提貨物”，則貨物風(fēng)險(xiǎn)自買受人收到提貨通知之日起轉(zhuǎn)移（除非出賣人故意隱瞞貨物瑕疵）；3.證據(jù)效力：提貨通知是證明出賣人已履行交貨義務(wù)的關(guān)鍵證據(jù)，若買受人逾期不提貨，出賣人可據(jù)此主張違約責(zé)任。（二）標(biāo)準(zhǔn)格式與核心要素提貨通知的格式需遵循“標(biāo)題-抬頭-正文-結(jié)尾-附件”的邏輯結(jié)構(gòu)，核心要素需明確提貨時(shí)間、地點(diǎn)、貨物信息等內(nèi)容。**1.標(biāo)題**標(biāo)題應(yīng)直接明確文書性質(zhì)，建議采用“提貨通知”或“關(guān)于[合同/項(xiàng)目名稱]的提貨通知”，字體用二號(hào)黑體，居中對(duì)齊。**2.抬頭**抬頭需填寫買受人的全稱（與合同一致），包括法定代表人/負(fù)責(zé)人姓名（如有）、地址、聯(lián)系方式（電話/郵箱），字體用四號(hào)宋體，左對(duì)齊。示例：>致：XX市XX商貿(mào)有限公司>法定代表人：李四>地址：XX市XX區(qū)XX路XX號(hào)XX商場(chǎng)5層>電話：010-XXXXXXX**3.正文**正文需分段落清晰表述以下內(nèi)容：（1）貨物信息確認(rèn)：明確貨物的名稱、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量（與合同一致），以及貨物的存放地點(diǎn)（如倉(cāng)庫(kù)地址）、運(yùn)輸方式（如自提、代辦運(yùn)輸）。示例：>根據(jù)雙方于2023年X月X日簽訂的《XX設(shè)備買賣合同》（合同編號(hào)：XX-____），我司已按約生產(chǎn)完成全部貨物（貨物名稱：XX設(shè)備，數(shù)量：XX臺(tái)，規(guī)格：XX，質(zhì)量符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/XXXX-2020），現(xiàn)貨物存放于我司倉(cāng)庫(kù)（地址：XX市XX區(qū)XX路XX號(hào)XX倉(cāng)庫(kù)），請(qǐng)貴司安排人員提取。（2）提貨要求：明確提貨的時(shí)間（如“請(qǐng)于2023年X月X日至2023年X月X日期間”）、地點(diǎn)（具體到倉(cāng)庫(kù)門牌號(hào)）、聯(lián)系人（姓名、電話）、所需材料（如身份證、提貨單）。示例：>請(qǐng)貴司于2023年X月X日至2023年X月X日期間（每日9:00-17:00），派專人攜帶身份證原件及提貨單（編號(hào)：XX）到以下地點(diǎn)提取貨物：>提貨地點(diǎn)：XX市XX區(qū)XX路XX號(hào)XX倉(cāng)庫(kù)（聯(lián)系人：王五，電話：010-XXXXXXX）（3）逾期后果告知：明確買受人逾期不提貨的法律責(zé)任，如倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)（按每日XX元計(jì)算）、貨物風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移（自逾期之日起由買受人承擔(dān)）、出賣人有權(quán)處分貨物（如轉(zhuǎn)賣）。示例：>若貴司逾期未提取貨物，我司將按每日人民幣XX元（大寫：XX元整）收取倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)，且貨物風(fēng)險(xiǎn)自2023年X月X日起由貴司承擔(dān)。逾期超過(guò)15日的，我司有權(quán)根據(jù)《民法典》第六百一十條之規(guī)定，將貨物轉(zhuǎn)賣，所得價(jià)款扣除倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)、違約金等費(fèi)用后，剩余部分退還貴司。**4.結(jié)尾**結(jié)尾需表達(dá)溝通意愿（如“如有疑問(wèn)，請(qǐng)及時(shí)聯(lián)系”），并注明發(fā)函單位的全稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式（電話/郵箱），最后加蓋公章（必選）及發(fā)函日期（用阿拉伯?dāng)?shù)字）。示例：>特此通知！>XX市XX設(shè)備有限公司（公章）>2023年X月X日**5.附件**附件需列出支持貨物已備妥的證據(jù)材料，如貨物驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、倉(cāng)庫(kù)入庫(kù)單、運(yùn)輸單據(jù)等，便于買受人核對(duì)。示例：>附件：1.《XX設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》（編號(hào)：XX-____）復(fù)印件>2.倉(cāng)庫(kù)入庫(kù)單（編號(hào)：XX）復(fù)印件>3.運(yùn)輸單據(jù)（編號(hào)：XX）復(fù)印件（三）撰寫要點(diǎn)與注意事項(xiàng)1.明確合理期限：提貨期限需根據(jù)貨物性質(zhì)、運(yùn)輸方式等因素確定（如鮮活貨物需在24小時(shí)內(nèi)提?。?，避免設(shè)置過(guò)短或過(guò)長(zhǎng)的期限。2.提示風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移：需明確告知買受人逾期不提貨的風(fēng)險(xiǎn)（如貨物損壞、滅失的責(zé)任由買受人承擔(dān)），避免后續(xù)爭(zhēng)議。3.保留通知憑證：提貨通知需通過(guò)EMS快遞（注明“提貨通知”）或公證郵件發(fā)送，保留快遞底單、郵件截圖等通知憑證，以備后續(xù)訴訟使用。4.核實(shí)收貨信息：發(fā)送提貨通知前需核實(shí)買受人的地址、聯(lián)系方式是否準(zhǔn)確（如與合同一致），避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致通知無(wú)效。三、兩類文書的通用模板與示例（一）催款函通用模板>催款函>致：[債務(wù)人全稱]>法定代表人：[姓名]>地址：[詳細(xì)地址]>電話：[電話號(hào)碼]>郵箱：[郵箱地址]>尊敬的[債務(wù)人稱呼]：>根據(jù)雙方于[合同簽訂日期]簽訂的《[合同名稱]》（合同編號(hào)：[合同編號(hào)]），我司已按約履行了[義務(wù)內(nèi)容，如“交付貨物”“提供服務(wù)”]義務(wù)，并于[發(fā)票開(kāi)具日期]開(kāi)具了增值稅專用發(fā)票（發(fā)票編號(hào)：[發(fā)票編號(hào)]），金額為人民幣[小寫金額]元（大寫：[大寫金額]元整）。根據(jù)合同第[條款編號(hào)]條約定，貴司應(yīng)于[應(yīng)付款日期]前支付上述款項(xiàng)，但截至[發(fā)函日期]，貴司仍拖欠貨款人民幣[小寫金額]元（大寫：[大寫金額]元整）未付。>為維護(hù)雙方良好的合作關(guān)系，避免影響貴司的信用記錄，特函請(qǐng)貴司于收到本函之日起[X]日內(nèi)，將拖欠的款項(xiàng)支付至以下賬戶：>開(kāi)戶行：[銀行名稱]>賬號(hào)：[銀行賬號(hào)]>戶名：[發(fā)函單位全稱]>若貴司未在上述期限內(nèi)支付款項(xiàng)，我司將根據(jù)《民法典》相關(guān)規(guī)定，要求貴司承擔(dān)逾期利息（以未付金額為基數(shù)，按全國(guó)銀行間同業(yè)拆借中心公布的一年期貸款市場(chǎng)報(bào)價(jià)利率（LPR）的[X]倍計(jì)算，自[應(yīng)付款日期]起至實(shí)際付清之日止），并有權(quán)通過(guò)法律途徑維護(hù)自身合法權(quán)益，由此產(chǎn)生的訴訟費(fèi)、律師費(fèi)、保全費(fèi)等均由貴司承擔(dān)。>如有疑問(wèn)，請(qǐng)聯(lián)系我司[部門名稱][聯(lián)系人姓名]，電話：[電話號(hào)碼]，郵箱：[郵箱地址]。>特此函告！>[發(fā)函單位全稱]（公章）>[發(fā)函日期]>附件：1.《[合同名稱]》（編號(hào)：[合同編號(hào)]）復(fù)印件>2.增值稅專用發(fā)票（編號(hào)：[發(fā)票編號(hào)]）復(fù)印件>3.[其他證據(jù)材料，如送貨單、對(duì)賬單]復(fù)印件（二）提貨通知通用模板>提貨通知>致：[買受人全稱]>法定代表人：[姓名]>地址：[詳細(xì)地址]>電話：[電話號(hào)碼]>郵箱：[郵箱地址]>尊敬的[買受人稱呼]：>根據(jù)雙方于[合同簽訂日期]簽訂的《[合同名稱]》（合同編號(hào)：[合同編號(hào)]），我司已按約完成了[貨物名稱]的生產(chǎn)/采購(gòu)義務(wù)，貨物已存放于[倉(cāng)庫(kù)地址]，并通過(guò)了[驗(yàn)收方式，如“第三方檢測(cè)”]驗(yàn)收（驗(yàn)收?qǐng)?bào)告編號(hào)：[驗(yàn)收?qǐng)?bào)告編號(hào)]）。>請(qǐng)貴司于[提貨開(kāi)始日期]至[提貨結(jié)束日期]期間（每日[開(kāi)始時(shí)間]-[結(jié)束時(shí)間]），派專人攜帶身份證原件及提貨單（編號(hào)：[提貨單編號(hào)]）到以下地點(diǎn)提取貨物：>提貨地點(diǎn)：[詳細(xì)地址]>聯(lián)系人：[姓名]>電話：[電話號(hào)碼]>若貴司逾期未提取貨物，我司將按每日人民幣[小寫金額]元（大寫：[大寫金額]元整）收取倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)，且貨物風(fēng)險(xiǎn)自[逾期日期]起由貴司承擔(dān)。逾期超過(guò)[X]日的，我司有權(quán)將貨物轉(zhuǎn)賣，所得價(jià)款扣除倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)、違約金等費(fèi)用后，剩余部分退還貴司。>如有疑問(wèn)，請(qǐng)聯(lián)系我司[部門名稱][聯(lián)系人姓名]，電話：[電話號(hào)碼]，郵箱：[郵箱地址]。>特此通知！>[發(fā)函單位全稱]（公章）>[發(fā)函日期]>附件：1.《[驗(yàn)收?qǐng)?bào)告名稱]》（編號(hào)：[驗(yàn)收?qǐng)?bào)告編號(hào)]）復(fù)印件>2.倉(cāng)庫(kù)入庫(kù)單（編號(hào)：[入庫(kù)單編號(hào)]）復(fù)印件>3.[其他證據(jù)材料，如運(yùn)輸單據(jù)]復(fù)印件四、總結(jié)與建議催款函與提貨通知是商務(wù)活動(dòng)中不可或缺的法律文書，其格式規(guī)范性、內(nèi)容準(zhǔn)確性直接影響雙