公共部門檔案管理工作規(guī)范1.總則1.1目的依據(jù)為規(guī)范公共部門檔案管理工作，保障檔案的真實性、完整性、安全性和可用性，充分發(fā)揮檔案在服務(wù)政務(wù)運行、民生保障、歷史研究等方面的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《檔案管理條例》及《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T____）、《電子檔案管理基本規(guī)范》（GB/T____）等相關(guān)法律法規(guī)和國家標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公共部門實際情況，制定本規(guī)范。1.2適用范圍本規(guī)范適用于各級黨政機關(guān)、事業(yè)單位、群團組織等公共部門（以下簡稱“單位”）的檔案管理工作，涵蓋文書檔案、電子檔案、專業(yè)檔案（會計、人事、科研、基建等）、聲像檔案、實物檔案等各類載體檔案的全生命周期管理。1.3基本原則真實性原則：檔案必須客觀反映單位公務(wù)活動的原始面貌，不得偽造、篡改或隱瞞文件材料的真實內(nèi)容。完整性原則：檔案必須齊全完整，涵蓋單位活動的全過程和各環(huán)節(jié)，不得遺漏、損毀或擅自刪減應(yīng)歸檔文件材料。安全性原則：檔案必須妥善保管，采取有效措施防范丟失、泄密、火災(zāi)、水害、蟲害等風(fēng)險，確保檔案實體與信息安全?？捎眯栽瓌t：檔案必須便于檢索和利用，滿足單位日常工作、決策參考及社會公眾依法查詢的需求。1.4責(zé)任主體單位負責(zé)人：是本單位檔案工作的第一責(zé)任人，對檔案工作負總責(zé)，負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理資源，保障檔案工作經(jīng)費和人員配備。檔案部門：是檔案管理的具體實施機構(gòu)，負責(zé)制定檔案管理制度、組織檔案收集整理、保管利用、鑒定銷毀等工作，指導(dǎo)各形成部門開展檔案工作。形成部門：負責(zé)本部門文件材料的形成、積累、整理和移交工作，確保文件材料的真實性、完整性，并配合檔案部門完成歸檔任務(wù)。2.檔案收集2.1收集范圍單位應(yīng)根據(jù)《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局第8號令）及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案收集范圍，包括但不限于：文書檔案：單位制發(fā)的公文、會議記錄、請示批復(fù)、合同協(xié)議等；電子檔案：通過辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的電子文件及其元數(shù)據(jù)；專業(yè)檔案：會計憑證、人事檔案、科研項目材料、基建工程檔案等；聲像檔案：照片、錄音、錄像等記錄單位活動的音像材料；實物檔案：獎牌、證書、印章、禮品等具有保存價值的實物。2.2收集流程1.形成積累：各形成部門應(yīng)指定專人負責(zé)文件材料的積累，及時收集本部門在公務(wù)活動中形成的各類文件材料，避免遺漏。2.整理預(yù)歸檔：形成部門按照歸檔范圍和保管期限表，對文件材料進行分類、排序、裝訂（紙質(zhì)）或格式轉(zhuǎn)換（電子），編制《檔案移交清單》。3.審核移交：形成部門負責(zé)人審核《檔案移交清單》及預(yù)歸檔材料，確認無誤后提交檔案部門；檔案部門對移交材料進行真實性、完整性、規(guī)范性檢查，審核通過后，雙方簽字確認，完成歸檔。2.3移交要求時間要求：文書檔案一般在次年上半年完成移交；電子檔案應(yīng)實時或定期（每月/季度）移交；專業(yè)檔案按照行業(yè)規(guī)定的時間移交（如會計檔案在年度終了后次年3月底前移交）。載體要求：紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂整齊、無破損；電子檔案應(yīng)轉(zhuǎn)換為PDF/A、XML等符合長期保存要求的格式，并同步移交元數(shù)據(jù)（如文件名稱、形成時間、作者、密級等）。2.4特殊類型檔案收集電子檔案：電子文件形成部門應(yīng)在文件生成時采集元數(shù)據(jù)，確保元數(shù)據(jù)與電子文件關(guān)聯(lián)；歸檔前需通過真實性（電子簽名/印章）、完整性（內(nèi)容無缺失）、可用性（格式可讀取）、安全性（無病毒）檢測。聲像檔案：照片應(yīng)標(biāo)注拍攝時間、地點、人物、事件等信息；錄音錄像應(yīng)注明主題、時間、地點、責(zé)任者等，同時移交電子版本。3.檔案整理3.1分類體系單位應(yīng)建立科學(xué)穩(wěn)定的檔案分類體系，可采用“年度-機構(gòu)-問題”或“年度-問題-機構(gòu)”分類法，分類邏輯應(yīng)符合單位職能和業(yè)務(wù)流程。分類體系一經(jīng)確定，不得隨意變更，如需調(diào)整，應(yīng)報檔案行政管理部門備案。3.2整理方法文書檔案：按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T____），以“件”為單位進行整理，步驟包括：裝訂（左側(cè)裝訂或膠裝）、分類（按年度、機構(gòu)、問題劃分）、排列（按時間或事由順序）、編號（編制歸檔文件編號）、編目（填寫歸檔文件目錄）、裝盒（放入標(biāo)準(zhǔn)檔案盒）。電子檔案：按照《電子檔案管理基本規(guī)范》（GB/T____），建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，關(guān)聯(lián)電子文件及其元數(shù)據(jù)，確保“一件一檔”。專業(yè)檔案：按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)整理（如會計檔案按《會計檔案管理辦法》整理為憑證、賬簿、報表等類別；人事檔案按《干部人事檔案工作條例》整理為十大類）。3.3編目與著錄著錄規(guī)則：按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T____），著錄項目包括檔案編號、文件名稱、形成時間、形成部門、作者、文號、密級、保管期限、載體類型、存放位置等，確保著錄信息準(zhǔn)確、完整。目錄編制：編制檔案目錄，包括《歸檔文件目錄》《電子檔案目錄》《專業(yè)檔案目錄》等，目錄應(yīng)采用紙質(zhì)和電子雙版本，電子目錄需納入檔案管理系統(tǒng)。3.4裝具規(guī)范檔案盒：采用符合《檔案盒》（DA/T____）標(biāo)準(zhǔn)的無酸紙或塑料檔案盒，規(guī)格為310mm×220mm×（20-50）mm，盒面標(biāo)注單位名稱、年度、機構(gòu)、保管期限等信息。密集架：采用符合《密集架》（GB/T____.____）標(biāo)準(zhǔn)的智能密集架，具備防火、防盜、防鼠、防潮等功能，每列密集架標(biāo)注檔案分類范圍。電子載體：電子檔案存儲載體（如光盤、硬盤）應(yīng)符合《電子文件存儲載體檔案管理規(guī)范》（DA/T____）標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)注載體編號、檔案類別、形成時間等信息。4.檔案保管4.1保管條件庫房要求：檔案庫房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（JGJ____）要求，獨立設(shè)置，遠離水源、火源、污染源；溫度保持在14-24℃，相對濕度保持在45%-60%；配備空調(diào)、除濕機、加濕器等設(shè)備，定期監(jiān)測溫濕度（每日記錄1次）。照明要求：庫房應(yīng)采用防紫外線燈具，避免陽光直射，照明強度不超過50lux（紙質(zhì)檔案）或30lux（聲像檔案）。清潔要求：庫房應(yīng)保持清潔，定期打掃（每周1次），防止灰塵積累；嚴(yán)禁存放易燃、易爆、易腐蝕物品。4.2安全防護防火：庫房安裝火災(zāi)自動報警系統(tǒng)和氣體滅火系統(tǒng)，配備滅火器（每50㎡放置1具），定期檢查消防設(shè)施（每月1次）。防盜：庫房安裝防盜報警系統(tǒng)和視頻監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)控覆蓋庫房入口、密集架區(qū)域，數(shù)據(jù)保存期限不少于3個月。防害：庫房密封處理，安裝防鼠網(wǎng)、防蟲藥（如樟腦丸），定期檢查鼠蟲情況（每月1次）；涉密檔案存放在保密庫房或保密柜中，落實“三鐵一器”（鐵門、鐵窗、鐵柜、報警器）要求。4.3檔案清點與統(tǒng)計清點：檔案部門每年對檔案進行1次全面清點，核對檔案數(shù)量與目錄是否一致，檢查檔案是否破損、褪色、霉變，填寫《檔案清點記錄表》。統(tǒng)計：建立檔案統(tǒng)計制度，統(tǒng)計檔案收集量、整理量、利用量、銷毀量等指標(biāo)，編制《檔案統(tǒng)計報表》，每年12月底前報單位負責(zé)人和檔案行政管理部門。4.4破損檔案修復(fù)修復(fù)原則：破損檔案修復(fù)應(yīng)遵循“最小干預(yù)”原則，采用符合檔案保護要求的材料和方法（如無酸紙修補、漿糊托裱、去酸處理）。修復(fù)流程：檔案部門發(fā)現(xiàn)破損檔案后，填寫《檔案修復(fù)申請表》，經(jīng)單位負責(zé)人批準(zhǔn)后，由專業(yè)人員進行修復(fù)；修復(fù)后注明修復(fù)時間、修復(fù)人員，并存檔《檔案修復(fù)記錄》。5.檔案利用5.1利用方式查閱：用戶到檔案部門現(xiàn)場查閱檔案，可查看紙質(zhì)檔案或電子檔案（通過檔案管理系統(tǒng)）。復(fù)制：根據(jù)用戶需求，復(fù)制檔案的紙質(zhì)或電子版本，復(fù)制件加蓋檔案部門公章（注明“復(fù)制件與原件一致”）。借閱：用戶因工作需要借閱檔案，辦理借閱手續(xù)后，將檔案帶離檔案部門，限期歸還。在線利用：電子檔案通過單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或政務(wù)服務(wù)平臺向社會公眾提供在線查詢（非涉密檔案）。5.2利用手續(xù)一般檔案：用戶填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱、編號等，經(jīng)部門負責(zé)人審核后，檔案部門辦理。涉密檔案：用戶填寫《涉密檔案利用申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人、檔案部門負責(zé)人、單位負責(zé)人審核后，辦理保密審批手續(xù)（如領(lǐng)取保密責(zé)任書），復(fù)制和借閱需由兩人以上同行。借閱檔案：用戶填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限（一般不超過15天），經(jīng)部門負責(zé)人、檔案部門負責(zé)人審核后，辦理借閱手續(xù)；逾期未還的，檔案部門應(yīng)催還，如需延長，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.3電子檔案利用日志記錄：電子檔案利用應(yīng)留下日志記錄，包括利用時間、利用人員、利用內(nèi)容、利用方式等，日志保存期限不少于5年。電子簽名：電子檔案復(fù)制件應(yīng)加蓋電子簽名或電子印章，確保復(fù)制件的真實性和法律效力。5.4利用反饋與評估滿意度調(diào)查：檔案部門每半年向用戶發(fā)放《檔案利用滿意度調(diào)查表》，收集用戶對利用服務(wù)的意見和建議（如檢索效率、服務(wù)態(tài)度、檔案質(zhì)量），滿意度應(yīng)達到90%以上。利用分析：每月分析檔案利用情況，總結(jié)利用規(guī)律（如哪些檔案利用頻率高、哪些部門利用需求大），為檔案收集、整理、保管工作提供參考。案例宣傳：每年編寫《檔案利用案例集》，宣傳檔案在決策參考、民生保障、歷史研究等方面的價值，提高單位員工的檔案意識。6.檔案鑒定與銷毀6.1鑒定組織與標(biāo)準(zhǔn)鑒定組織：單位成立檔案鑒定委員會，由單位負責(zé)人（主任）、檔案部門負責(zé)人（副主任）、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、檔案專業(yè)人員組成，負責(zé)檔案鑒定工作。鑒定標(biāo)準(zhǔn)：依據(jù)《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局第8號令）及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，劃分檔案保管期限：永久保管：反映單位主要職能活動和歷史面貌，具有長遠利用價值的檔案（如單位章程、年度工作總結(jié)、重要合同協(xié)議）；定期保管：反映單位一般職能活動，具有一定利用價值的檔案，期限為30年或10年（如普通公文、會議記錄、日常報表）。6.2鑒定流程1.提出申請：定期保管的檔案到期前6個月，檔案部門提出鑒定申請，填寫《檔案鑒定申請表》，經(jīng)單位負責(zé)人批準(zhǔn)后啟動鑒定工作。2.開展鑒定：檔案鑒定委員會對到期檔案進行逐件審查，評估檔案的內(nèi)容價值、利用情況、保存狀況等，確定是否繼續(xù)保存或銷毀。3.形成結(jié)論：鑒定結(jié)束后，形成《檔案鑒定報告》，注明鑒定對象、鑒定意見、鑒定人員簽字等，報單位負責(zé)人審批。6.3銷毀程序1.編制清單：經(jīng)審批同意銷毀的檔案，檔案部門編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因、銷毀時間等。2.實施銷毀：銷毀工作由兩人以上監(jiān)銷（檔案部門人員、紀(jì)檢部門人員），監(jiān)銷人員核對《檔案銷毀清單》與實際銷毀檔案是否一致，確認無誤后實施銷毀（紙質(zhì)檔案采用碎紙機銷毀，電子檔案徹底刪除或銷毀載體）。3.簽字確認：銷毀后，監(jiān)銷人員在《檔案銷毀清單》上簽字確認，注明“已銷毀”。6.4銷毀記錄《檔案鑒定報告》《檔案銷毀清單》應(yīng)存入檔案，永久保存；電子檔案銷毀記錄應(yīng)存入電子檔案管理系統(tǒng)，長期保存。7.電子檔案管理7.1電子檔案形成與歸檔形成要求：電子文件形成部門應(yīng)使用符合檔案管理要求的辦公自動化系統(tǒng)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)，確保電子文件的形成、修改、傳遞等環(huán)節(jié)可追溯（如保留修改日志）。元數(shù)據(jù)采集：電子文件形成時，采集元數(shù)據(jù)，包括文件屬性（文件名稱、形成時間、形成部門、作者、文號、密級）、系統(tǒng)屬性（操作系統(tǒng)、軟件名稱、版本號）、結(jié)構(gòu)屬性（文件格式、字節(jié)數(shù)、分辨率），確保元數(shù)據(jù)齊全、準(zhǔn)確。歸檔檢測：電子檔案歸檔前，需通過真實性（電子簽名/印章驗證）、完整性（內(nèi)容無缺失）、可用性（格式可讀?。?、安全性（無病毒）檢測，檢測通過后移交檔案部門。7.2電子檔案存儲與備份存儲設(shè)備：電子檔案存儲在專用的存儲設(shè)備中（如磁盤陣列、光盤庫），存儲設(shè)備應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)（如GB/T____《電子文件存儲與交換格式版式文檔》）。備份策略：建立“異地備份+離線備份”相結(jié)合的備份制度，異地備份存儲在單位異地機房或第三方存儲服務(wù)提供商（符合安全要求），離線備份采用光盤或硬盤，定期驗證備份數(shù)據(jù)（每季度1次）。載體更換：電子檔案存儲載體定期更換（光盤每5年更換1次，硬盤每3-5年更換1次），避免載體老化導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。7.3電子檔案長期保存格式維護：電子檔案格式選擇開放、標(biāo)準(zhǔn)的格式（如PDF/A-1b、XML、TIFF），避免使用proprietary格式（如DOCX、XLSX）；定期對電子檔案進行格式轉(zhuǎn)換（每5年1次），確保長期可讀性。元數(shù)據(jù)維護：定期檢查電子檔案元數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性，及時補充或修正缺失的元數(shù)據(jù)（如作者、形成時間），確保元數(shù)據(jù)與電子文件關(guān)聯(lián)。7.4電子檔案安全管理系統(tǒng)安全：電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備身份認證（如用戶名+密碼、指紋識別）、權(quán)限控制（如角色-based訪問控制）、加密（如數(shù)據(jù)傳輸加密、存儲加密）、防篡改（如數(shù)字簽名、哈希校驗）等安全功能。風(fēng)險防范：定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行安全檢測（每季度1次），防范黑客攻擊、病毒感染、數(shù)據(jù)泄露等風(fēng)險；制定《電子檔案安全應(yīng)急預(yù)案》，明確突發(fā)情況的處置流程（如數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)崩潰）。8.監(jiān)督與考核8.1監(jiān)督檢查外部監(jiān)督：檔案行政管理部門定期對單位檔案管理工作進行監(jiān)督檢查（每年1次），檢查內(nèi)容包括：檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案安全管理情況、檔案利用服務(wù)情況等，檢查結(jié)果納入單位績效考核。內(nèi)部監(jiān)督：單位紀(jì)檢部門加強對檔案管理工作的監(jiān)督，查處檔案管理中的違規(guī)行為（如偽造、篡改檔案、泄露檔案秘密、隨意銷毀檔案），情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究責(zé)任。8.2考核指標(biāo)單位應(yīng)將檔案管理工作納入部門績效考核，考核指標(biāo)包括：檔案收集率：應(yīng)達到100%（單位形成的所有應(yīng)歸檔文件材料均收集歸檔）；檔案整理合格率：應(yīng)達到95%以上（整理后的檔案符合分類、編目、裝具等規(guī)范要求）；檔案利用效率：應(yīng)達到90%以上（用戶的檔案利用需求在2個工作日內(nèi)滿足）；檔案安全率：應(yīng)達到100%（檔案無丟失、泄密、損壞等情況）。8.3獎懲措施獎勵：對檔案管理工作成績突出的部門和個人，單位給予表彰和獎勵（如評為“檔案管理先進部門”“檔案管理