采購(gòu)流程及物品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)手冊(cè)1.引言1.1目的本手冊(cè)旨在規(guī)范企業(yè)采購(gòu)流程，明確物品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)活動(dòng)合法、高效、合規(guī)，保障企業(yè)資產(chǎn)安全，提高資源利用效率，滿足企業(yè)運(yùn)營(yíng)需求。1.2適用范圍本手冊(cè)適用于企業(yè)所有物資（包括辦公設(shè)備、原材料、低值易耗品等）及服務(wù)（包括維修、咨詢、物流等）的采購(gòu)與驗(yàn)收活動(dòng)，涵蓋從需求發(fā)起至結(jié)算歸檔的全流程。1.3術(shù)語(yǔ)定義需求部門：提出采購(gòu)需求的業(yè)務(wù)部門（如行政部、生產(chǎn)部、研發(fā)部等）。采購(gòu)部：負(fù)責(zé)執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)的專職部門，承擔(dān)供應(yīng)商管理、合同簽訂、進(jìn)度跟進(jìn)等職責(zé)。驗(yàn)收小組：由需求部門、采購(gòu)部、倉(cāng)庫(kù)及相關(guān)技術(shù)人員組成的驗(yàn)收?qǐng)F(tuán)隊(duì)，負(fù)責(zé)物品/服務(wù)的質(zhì)量、數(shù)量核查。2.采購(gòu)流程2.1需求發(fā)起與審批2.1.1需求提出需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫(xiě)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（附件1），明確以下信息：需求部門及申請(qǐng)人；物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)（如需）；數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間；預(yù)算金額（需附預(yù)算依據(jù)，如歷史采購(gòu)價(jià)、市場(chǎng)詢價(jià)單）；用途說(shuō)明（如生產(chǎn)用、辦公用）。2.1.2內(nèi)部審批部門負(fù)責(zé)人審核：確認(rèn)需求的合理性、必要性，核對(duì)預(yù)算額度；采購(gòu)部審核：確認(rèn)需求是否符合企業(yè)采購(gòu)政策（如集中采購(gòu)范圍、供應(yīng)商庫(kù)規(guī)定），評(píng)估采購(gòu)可行性；財(cái)務(wù)部門審核：確認(rèn)預(yù)算是否到位，核對(duì)資金計(jì)劃。注：預(yù)算超過(guò)規(guī)定額度（如1萬(wàn)元）需提交總經(jīng)理審批。2.2供應(yīng)商選擇與評(píng)估2.2.1供應(yīng)商篩選優(yōu)先從企業(yè)《合格供應(yīng)商庫(kù)》中選擇；新增供應(yīng)商需提供以下資質(zhì)：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證（或三證合一）、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如生產(chǎn)許可證、ISO認(rèn)證）；采購(gòu)部對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，剔除資質(zhì)不符或信譽(yù)不良的供應(yīng)商。2.2.2供應(yīng)商評(píng)估成立評(píng)估小組（由采購(gòu)部、需求部門、質(zhì)量部門組成）；采用量化評(píng)分法（附件2《供應(yīng)商評(píng)估表》），評(píng)估指標(biāo)包括：產(chǎn)品質(zhì)量（占比40%）：過(guò)往供貨質(zhì)量、檢測(cè)報(bào)告；價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力（占比30%）：報(bào)價(jià)對(duì)比、折扣政策；交付能力（占比20%）：過(guò)往交貨準(zhǔn)時(shí)率、庫(kù)存能力；服務(wù)水平（占比10%）：售后響應(yīng)速度、投訴處理能力。評(píng)估得分≥80分的供應(yīng)商納入候選名單。2.2.3比價(jià)與談判對(duì)候選供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)（至少3家），填寫(xiě)《比價(jià)表》；針對(duì)價(jià)格、交付時(shí)間、付款方式等關(guān)鍵條款進(jìn)行談判，形成談判記錄。2.3合同簽訂與執(zhí)行2.3.1合同起草采購(gòu)部根據(jù)談判結(jié)果，使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板（附件3），明確以下條款：標(biāo)的：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)（如需）；交付時(shí)間、地點(diǎn)；付款方式：預(yù)付款比例、到貨款比例、質(zhì)保金比例（如10%，質(zhì)保期1年）；違約責(zé)任：延遲交付的違約金（如每日0.5‰）、質(zhì)量不符的賠償條款；爭(zhēng)議解決：仲裁或訴訟管轄地。2.3.2合同審批采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核：確認(rèn)合同條款與談判結(jié)果一致；法務(wù)部門審核：確認(rèn)合同合法性、條款完整性；總經(jīng)理審批：確認(rèn)合同金額、關(guān)鍵條款符合企業(yè)利益。2.3.3合同執(zhí)行采購(gòu)部向供應(yīng)商下達(dá)《采購(gòu)訂單》（附件4），明確合同編號(hào)、交付要求；供應(yīng)商確認(rèn)訂單后，采購(gòu)部跟蹤進(jìn)度，每周向需求部門反饋進(jìn)展；若需變更合同（如數(shù)量、交付時(shí)間），需填寫(xiě)《合同變更申請(qǐng)表》（附件5），經(jīng)原審批流程確認(rèn)后執(zhí)行。2.4到貨與驗(yàn)收詳見(jiàn)本手冊(cè)第3章“物品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)”。2.5結(jié)算與歸檔2.5.1結(jié)算流程供應(yīng)商提交發(fā)票、驗(yàn)收記錄表、送貨單；采購(gòu)部核對(duì)合同條款、驗(yàn)收結(jié)果，填寫(xiě)《結(jié)算申請(qǐng)表》（附件6）；財(cái)務(wù)部門審核：確認(rèn)發(fā)票真實(shí)性、金額準(zhǔn)確性，核對(duì)預(yù)算；總經(jīng)理審批后，財(cái)務(wù)部門支付款項(xiàng)（扣除質(zhì)保金）。2.5.2歸檔管理采購(gòu)部將以下資料歸檔保存（至少5年）：采購(gòu)需求申請(qǐng)表、審批記錄；供應(yīng)商評(píng)估表、比價(jià)表、談判記錄；合同及變更申請(qǐng)表；采購(gòu)訂單、送貨單、驗(yàn)收記錄表；結(jié)算申請(qǐng)表、發(fā)票復(fù)印件。3.物品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)3.1總則3.1.1驗(yàn)收原則雙人驗(yàn)收：需求部門與采購(gòu)部共同參與；當(dāng)場(chǎng)驗(yàn)收：到貨后24小時(shí)內(nèi)完成；憑證保留：驗(yàn)收記錄需簽字確認(rèn)，保留照片、檢測(cè)報(bào)告等證據(jù)；不合格品隔離：發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立即隔離，避免流入使用環(huán)節(jié)。3.1.2責(zé)任分工需求部門：負(fù)責(zé)核對(duì)物品/服務(wù)的規(guī)格、功能、技術(shù)參數(shù)；采購(gòu)部：負(fù)責(zé)核對(duì)供應(yīng)商信息、合同條款、交付時(shí)間；倉(cāng)庫(kù)：負(fù)責(zé)核對(duì)數(shù)量、包裝完整性；質(zhì)量部門（如需）：負(fù)責(zé)檢測(cè)原材料、設(shè)備的質(zhì)量指標(biāo)。3.2辦公設(shè)備類驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（如電腦、打印機(jī)、投影儀）3.2.1外觀驗(yàn)收檢查設(shè)備表面是否有劃痕、變形、破損；核對(duì)設(shè)備型號(hào)、序列號(hào)與合同一致；檢查包裝是否完好，有無(wú)受潮、擠壓痕跡。3.2.2數(shù)量驗(yàn)收清點(diǎn)設(shè)備數(shù)量、配件（如電源線、說(shuō)明書(shū)、保修卡）是否與訂單一致；核對(duì)裝箱單與實(shí)際物品是否相符。3.2.3性能驗(yàn)收測(cè)試設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)：開(kāi)機(jī)是否正常，有無(wú)異常噪音；驗(yàn)證功能完整性：如電腦的處理器、內(nèi)存、硬盤容量是否符合配置；打印機(jī)的打印速度、分辨率是否達(dá)標(biāo)；檢查軟件安裝情況：是否預(yù)裝正版操作系統(tǒng)，驅(qū)動(dòng)程序是否齊全。3.2.4資質(zhì)驗(yàn)收檢查設(shè)備的合格證、保修卡、說(shuō)明書(shū)是否齊全；核對(duì)生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期（如電腦保質(zhì)期3年）。3.3原材料類驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（如鋼材、塑料、化工原料）3.3.1數(shù)量驗(yàn)收過(guò)磅或清點(diǎn)數(shù)量：如鋼材按重量驗(yàn)收，塑料按包數(shù)驗(yàn)收；核對(duì)送貨單與訂單數(shù)量是否一致，允許誤差范圍（如±1%）。3.3.2質(zhì)量驗(yàn)收物理指標(biāo)：如鋼材的硬度、厚度，采用游標(biāo)卡尺、硬度計(jì)檢測(cè)；化學(xué)指標(biāo)：如化工原料的純度、PH值，需提供第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)的報(bào)告（如SGS）；外觀質(zhì)量：如塑料顆粒是否有雜質(zhì)、結(jié)塊，鋼材表面是否有銹蝕。3.3.3包裝驗(yàn)收檢查包裝是否符合運(yùn)輸要求（如防潮、防壓）；核對(duì)包裝標(biāo)識(shí)：如原料名稱、規(guī)格、生產(chǎn)批號(hào)、廠家名稱。3.4低值易耗品類驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（如文具、勞保用品、清潔用品）3.4.1數(shù)量驗(yàn)收清點(diǎn)數(shù)量：如文具按盒數(shù)驗(yàn)收，勞保用品按件數(shù)驗(yàn)收；核對(duì)送貨單與訂單數(shù)量是否一致，允許誤差范圍（如±2%）。3.4.2質(zhì)量驗(yàn)收外觀檢查：如文具是否有破損、污漬，勞保用品是否有開(kāi)線、撕裂；功能檢查：如筆的書(shū)寫(xiě)流暢性，清潔用品的去污能力；有效期檢查：如勞保手套的保質(zhì)期（一般2年），清潔用品的生產(chǎn)日期。3.4.3標(biāo)識(shí)驗(yàn)收檢查物品的名稱、規(guī)格、生產(chǎn)廠家是否與訂單一致；核對(duì)包裝上的警示標(biāo)識(shí)（如易燃品、腐蝕性物品）。3.5服務(wù)類驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（如維修服務(wù)、咨詢服務(wù)、物流服務(wù)）3.5.1服務(wù)內(nèi)容驗(yàn)收核對(duì)服務(wù)范圍：如維修服務(wù)是否涵蓋故障部件更換，咨詢服務(wù)是否提供報(bào)告；驗(yàn)證服務(wù)成果：如維修后的設(shè)備是否正常運(yùn)行，咨詢報(bào)告是否符合需求。3.5.2服務(wù)時(shí)間驗(yàn)收檢查服務(wù)是否在合同約定的時(shí)間內(nèi)完成（如維修服務(wù)需24小時(shí)響應(yīng)，48小時(shí)修復(fù)）；核對(duì)服務(wù)記錄（如維修日志、咨詢會(huì)議紀(jì)要）。3.5.3服務(wù)質(zhì)量驗(yàn)收量化指標(biāo)：如物流服務(wù)的準(zhǔn)時(shí)送達(dá)率（≥95%），維修服務(wù)的故障復(fù)發(fā)率（≤1%）；滿意度調(diào)查：需求部門填寫(xiě)《服務(wù)滿意度調(diào)查表》（附件7），評(píng)分≥8分視為合格。4.常見(jiàn)問(wèn)題處理流程4.1數(shù)量異常處理（如短缺、多送）當(dāng)場(chǎng)清點(diǎn)：驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，立即記錄并拍照；聯(lián)系供應(yīng)商：采購(gòu)部在24小時(shí)內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商確認(rèn)；協(xié)商解決：短缺部分要求供應(yīng)商補(bǔ)貨或退款；多送部分可選擇接收（補(bǔ)簽訂單）或退回（供應(yīng)商承擔(dān)運(yùn)費(fèi)）；更新記錄：驗(yàn)收記錄表注明異常情況，庫(kù)存系統(tǒng)調(diào)整數(shù)量。4.2質(zhì)量異常處理（如性能不達(dá)標(biāo)、原材料不合格）保留證據(jù)：封存不合格樣品，保留檢測(cè)報(bào)告；提交異議：采購(gòu)部在3個(gè)工作日內(nèi)以書(shū)面形式向供應(yīng)商提出異議；協(xié)商解決：要求供應(yīng)商退換貨（承擔(dān)運(yùn)費(fèi)）或賠償損失；追溯責(zé)任：若因供應(yīng)商原因?qū)е沦|(zhì)量問(wèn)題，納入供應(yīng)商考核（降低評(píng)分或剔除供應(yīng)商庫(kù)）。4.3交付延遲處理（如未按合同時(shí)間到貨）跟蹤進(jìn)度：采購(gòu)部每日跟進(jìn)供應(yīng)商交付進(jìn)度，提前預(yù)警延遲風(fēng)險(xiǎn)；書(shū)面通知：延遲發(fā)生后，向供應(yīng)商發(fā)送《延遲交付通知書(shū)》，要求說(shuō)明原因及整改措施；索賠：根據(jù)合同約定收取違約金（如每日0.5‰）；調(diào)整計(jì)劃：若影響生產(chǎn)或業(yè)務(wù)，需求部門需調(diào)整使用計(jì)劃，采購(gòu)部尋找替代供應(yīng)商。4.4合同變更處理（如數(shù)量、規(guī)格、交付時(shí)間變更）提出申請(qǐng)：需求部門或采購(gòu)部填寫(xiě)《合同變更申請(qǐng)表》，說(shuō)明變更原因及內(nèi)容；審批流程：經(jīng)原合同審批流程確認(rèn)（部門負(fù)責(zé)人、采購(gòu)部、財(cái)務(wù)、總經(jīng)理）；通知供應(yīng)商：變更審批后，采購(gòu)部向供應(yīng)商發(fā)送《合同變更通知書(shū)》，確認(rèn)變更內(nèi)容；更新記錄：修改合同文本、采購(gòu)訂單、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，歸檔變更資料。5.附件附件1：《采購(gòu)需