公司辦公文件格式與檔案管理規(guī)范一、總則（一）目的為規(guī)范公司辦公文件的格式標準化及檔案管理流程，確保文件信息的準確性、一致性和可追溯性，提高辦公效率與檔案利用價值，根據《企業(yè)檔案管理規(guī)定》《黨政機關公文格式》（GB/T____）等相關要求，結合公司實際情況，制定本規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司各部門及全體員工，涵蓋辦公文件的起草、審核、發(fā)布、歸檔及檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀等全流程管理。二、辦公文件格式規(guī)范（一）基本要求1.文件名命名規(guī)則文件名應清晰反映文件的核心信息，采用“部門-年份-文件類型-標題”的統一結構，避免歧義。示例：行政部-2023-通知-關于2024年春節(jié)放假安排的通知市場部-2023-報告-第三季度市場調研分析報告2.頁面設置頁邊距：上、下、左、右均為2.5厘米（A4紙）；行間距：正文采用1.5倍行間距，標題采用2倍行間距；頁碼：頁腳居中，格式為“第×頁/共×頁”（如“第3頁/共5頁”）；紙張：統一使用A4紙（特殊文件如合同可采用A3紙折疊）。3.字體與字號標題：一級標題用黑體二號字，二級標題用黑體三號字，三級標題用黑體四號字；正文：中文用宋體小四號字（或微軟雅黑小四號），英文用Arial小四號字；表格：表頭用黑體小四號字，內容用宋體小四號字，表格邊框為1磅實線。4.正文結構開頭：明確文件的目的、依據或背景；主體：分點闡述具體內容（用“一、”“（一）”“1.”“（1）”層級標注）；結尾：明確執(zhí)行要求（如“請各部門于×月×日前落實”）或聯系人信息（如“聯系人：張三，聯系電話：××××××”）。5.附件要求附件需在正文結尾標注“附件：×××（附件名稱）”，附件編號與正文一致（如“附件1：×××”“附件2：×××”）；附件格式應與正文保持一致，如需單獨裝訂，需在附件封面標注“×××文件附件”。（二）常用文件類型格式細則1.通知結構：標題（“關于×××的通知”）、主送機關（“各部門：”）、正文（事項內容、時間、要求）、發(fā)文機關（“××公司行政部”）、日期（“2023年×月×日”）；要求：語言簡潔明了，避免冗余，重點突出“誰、什么事、什么時候、怎么做”。2.報告結構：標題（“關于×××的報告”）、主送機關（“總經理：”）、正文（開頭說明目的，主體闡述情況/問題/建議，結尾提出請求）、發(fā)文機關（“××部門”）、日期；要求：數據真實準確，分析邏輯清晰，建議具體可行。3.合同結構：標題（“×××合同”）、當事人信息（雙方名稱、法定代表人、地址、聯系方式）、標的（合同內容）、數量/質量、價款/支付方式、履行期限/地點、違約責任、爭議解決方式、簽字蓋章（雙方公章/法定代表人簽字）、日期；要求：條款完整無遺漏，表述嚴謹無歧義，字體統一為宋體四號字，條款編號采用“第1條、第1.1款”格式。4.會議紀要結構：標題（“××會議紀要”）、會議基本信息（時間、地點、主持人、參會人員、議題）、正文（會議決議/意見，分點標注“一、關于×××問題，決議：×××”）、發(fā)文機關（“××公司行政部”）、日期；要求：記錄真實準確，突出決策內容，明確責任人和時間節(jié)點（如“由市場部負責，于×月×日前完成××工作”）。三、檔案管理規(guī)范（一）歸檔范圍1.公司資質類：公司章程、營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證等；2.決策類：股東會決議、董事會決議、總經理辦公會決議等；3.合同類：各類業(yè)務合同、協議、補充條款等；4.財務類：財務報表、審計報告、納稅憑證等；5.行政類：通知、報告、會議紀要、規(guī)章制度、人事檔案等；6.其他類：重要郵件、對外宣傳資料、法律文書等。（二）歸檔流程1.收集文件形成后，由各部門文員負責收集，確保文件完整（包括正文、附件、審批記錄）；收集時限：一般文件應在形成后30個工作日內完成收集；重大文件（如合同、股東會決議）應在生效后10個工作日內收集。2.整理分類：按照“年度-部門-文件類型”的邏輯分類，示例：“2023-行政部-通知”“2023-市場部-合同”；編號：采用“年度-部門代碼-文件類型代碼-順序號”格式，部門代碼（如行政部為“XZ”、市場部為“SC”）、文件類型代碼（如通知為“TZ”、合同為“HT”），示例：“2023-XZ-TZ-001”（2023年行政部第1份通知）；裝訂：使用檔案裝訂機裝訂，避免使用生銹訂書釘；裝訂順序為：封面→文件處理單→正文→附件→審批記錄。3.入庫檔案入庫前，需填寫《檔案歸檔登記表》（包括檔案名稱、編號、部門、歸檔日期、歸檔人）；檔案柜應標注“年度-部門-文件類型”（如“2023-行政部-通知”），檔案盒內放置《檔案目錄》（列出盒內檔案的名稱、編號、日期）。（三）檔案保管1.保管條件檔案柜應放置在干燥、通風、避光的房間，遠離水源、火源、電源；溫度保持在14-24℃，濕度保持在45-60%（可使用除濕機、加濕器調節(jié)）；檔案柜應加鎖，鑰匙由檔案管理員專人保管。2.保管期限永久保管：公司章程、股東會決議、重大合同（標的額超過××萬元）、營業(yè)執(zhí)照等；長期保管（10-30年）：財務報表、審計報告、會議紀要、人事檔案等；短期保管（1-10年）：普通通知、日常報告、臨時文件等。3.定期檢查檔案管理員應每年年底對檔案進行全面檢查，重點檢查檔案是否損壞、丟失、受潮；對損壞的檔案應及時修復（如更換裝訂線、修補破損頁面）；對丟失的檔案應立即查找，并向上級匯報。（四）檔案利用1.借閱流程借閱人填寫《檔案借閱申請表》（注明檔案名稱、編號、用途、期限）；部門負責人審批；檔案管理員登記（記錄借閱人、借閱日期、檔案信息）；借出檔案（檔案管理員需檢查檔案是否完好）。2.利用要求借閱人不得涂改、損毀、丟失檔案，不得轉借他人；如需復制檔案，需經檔案管理員同意，復制件需標注“復制件”字樣，并登記復制記錄；借閱期限一般不超過7個工作日，如需延長，需重新辦理審批手續(xù)。3.歸還流程借閱人應按時歸還檔案；檔案管理員檢查檔案是否完好（如發(fā)現損壞、丟失，應立即向上級匯報，并要求借閱人賠償）；登記歸還日期（在《檔案借閱申請表》上標注“已歸還”）。（五）檔案銷毀超過保管期限的檔案，由檔案管理員提出銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》（注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因）；行政部負責人、總經理審批；銷毀時需由兩人以上監(jiān)銷（如檔案管理員、行政部文員），監(jiān)銷人需在《檔案銷毀申請表》上簽字；銷毀記錄應存檔（包括《檔案銷毀申請表》、監(jiān)銷記錄、銷毀照片）。四、責任與監(jiān)督（一）部門責任各部門負責人對本部門文件的收集、整理、歸檔工作負責；行政部負責檔案管理的統籌、指導、監(jiān)督工作。（二）檔案管理員責任負責檔案的保管、利用、檢查、銷毀工作；負責編制《檔案目錄》《檔案借閱登記冊》等臺賬；負責培訓各部門文員的檔案管理知識。（三）監(jiān)督機制行政部應每季度對各部門的檔案管理工作進行檢查，重點檢查文件收集是否及時、檔案整理是否規(guī)范、借閱流程是否符合要求；對違反本規(guī)范的行為，應視情節(jié)輕重給予處罰：輕度違規(guī)（如文件名命名不規(guī)范、收集不及時）：給予口頭警告，責令整改；中度違規(guī)（如涂改檔案、轉借檔案）：給予書面警告，扣減當月績效；重度違規(guī)（如丟失檔案、銷毀未審批檔案）：給予記過處分，