學校學生檔案管理制度與目錄清單為規(guī)范學生檔案管理，維護檔案真實性、完整性和安全性，保障學生合法權益，根據《中華人民共和國檔案法》《普通高等學校學生管理規(guī)定》（教育部令第41號）等法律法規(guī)，結合學校實際，制定本制度。（一）總則1.目的：建立科學、規(guī)范的學生檔案管理體系，全面記錄學生成長歷程，為教育教學、學生發(fā)展、學校管理提供真實依據。2.適用范圍：本校全日制在校生（含?？?、本科、研究生）的檔案管理。3.基本原則：真實性：檔案材料必須客觀反映學生實際情況，不得偽造、篡改。完整性：全面收集學生在校期間的各類材料，確保檔案內容完整。規(guī)范性：檔案整理、歸檔、保管、利用符合國家及學校相關標準。保密性：嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案信息。（二）管理職責1.校長室：負責統籌學生檔案管理工作，審批檔案管理重大事項。2.教務處：負責收集、整理學生入學、學習、畢業(yè)等環(huán)節(jié)的檔案材料（如錄取通知書、成績單、畢業(yè)證存根等），牽頭協調各教學單位檔案工作。3.學生處：負責收集學生思想品德、綜合素質、獎懲、社會實踐等檔案材料（如德育考核表、獎懲決定書、社會實踐記錄等），指導班主任開展檔案收集工作。4.班主任：負責本班學生日常檔案材料的收集、初審（如作業(yè)樣本、社團活動記錄、志愿者服務記錄等），定期向學生處、教務處移交材料。5.檔案管理部門：負責學生檔案的最終歸檔、保管、利用及銷毀工作，制定檔案管理操作規(guī)范，監(jiān)督各部門執(zhí)行情況。（三）檔案收集1.收集范圍：涵蓋學生從入學到畢業(yè)（或離校）的全周期材料，具體包括入學檔案、在校學習檔案、思想品德與綜合素質檔案、獎懲檔案、畢業(yè)與就業(yè)檔案及其他相關材料（詳見本文第二部分“學生檔案目錄清單”）。2.收集要求：及時性：各類材料需在事件發(fā)生后1個月內完成收集（如新生報到后1個月內收集入學檔案，學期結束后2周內收集本學期成績單）。完整性：材料需齊全、無遺漏（如獎懲檔案需包含獎勵證書原件及審批表，處分檔案需包含處分決定書、學生檢討及整改記錄）。真實性：材料需有經辦人簽字或單位蓋章（如社會實踐記錄需有實踐單位蓋章，獎懲決定書需有學生處蓋章）。3.收集流程：各責任部門（教務處、學生處、班主任等）按職責分工收集材料；材料初審（檢查真實性、完整性）；向檔案管理部門移交（填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認）。（四）整理歸檔1.分類體系：采用“年級-班級-學生個人”三級分類法，確保檔案條理清晰、查找便捷。2.整理規(guī)范：裝訂：使用統一規(guī)格的檔案袋（或檔案盒），檔案袋封面注明學生姓名、學號、年級、班級、檔案類別（如“2023級-漢語言文學1班-張三-入學檔案”）。目錄：每袋檔案內附《檔案材料目錄》（詳見本文第二部分“學生檔案目錄清單”），注明材料名稱、收集時間、經辦人、保管期限。排序：按材料形成時間順序排列（如入學檔案按錄取通知書、新生登記表、體檢表、身份證復印件順序排列）。3.歸檔時間：入學檔案：新生報到后1個月內完成歸檔；在校學習檔案：每學期結束后2周內完成歸檔；畢業(yè)檔案：畢業(yè)前1個月內完成歸檔（包含畢業(yè)審核材料、就業(yè)材料等）。（五）保管利用1.保管條件：檔案室需符合防火、防潮、防蟲、防盜要求，配備溫濕度調控設備（溫度保持14-24℃，濕度保持45%-60%）；檔案柜需使用鐵皮柜，定期檢查檔案保存狀況（每季度一次），防止檔案損壞。2.保管期限：永久保管：畢業(yè)檔案（畢業(yè)證存根、學位證存根、就業(yè)推薦表）、獎懲檔案（校級及以上獎勵證書、重大處分決定書）；長期保管（10-30年）：在校學習檔案（成績單、畢業(yè)論文）、思想品德與綜合素質檔案（德育考核表、社會實踐記錄）；短期保管（1-10年）：臨時材料（如休學復學證明、轉校證明）。3.利用規(guī)定：查閱權限：學生本人：可查閱自己的檔案（需持身份證，經檔案管理部門審批）；學校內部人員：因工作需要查閱（如教師評教、輔導員了解學生情況），需經部門負責人審批；校外單位：需持單位介紹信、經辦人身份證，經校長審批。借閱流程：填寫《檔案查閱/借閱申請表》，注明查閱目的、材料名稱、借閱時間，經審批后辦理借閱手續(xù)（借閱期限不超過7天）。利用要求：不得涂改、損毀、抽取檔案材料；不得復制未公開的檔案信息（如學生隱私信息）；如需復制，需經檔案管理部門同意并注明“復制件”字樣。（六）移交銷毀1.檔案移交：轉校：學生轉校時，檔案管理部門需將其檔案密封，移交至轉入學校（填寫《檔案移交函》，雙方簽字確認）；畢業(yè)：畢業(yè)生檔案需移交至就業(yè)單位（或人才市場），移交前需由學生處審核檔案完整性，檔案管理部門辦理密封手續(xù)。2.檔案銷毀：銷毀范圍：超過保管期限且無保存價值的檔案（如短期保管的臨時材料）；銷毀程序：1.檔案管理部門提出銷毀申請，編制《檔案銷毀清單》（注明檔案名稱、數量、銷毀原因）；2.經校長室審批；3.由檔案管理部門、紀檢部門共同監(jiān)銷（銷毀時需全程記錄，監(jiān)銷人簽字確認）；4.《檔案銷毀清單》歸檔保存（永久保管）。（七）責任追究1.未履行收集職責：如教務處未及時收集新生錄取通知書，班主任未收集學生社會實踐記錄，責令限期整改，情節(jié)嚴重的給予部門負責人或經辦人通報批評。2.偽造、篡改檔案：如偽造學生成績單、篡改獎懲記錄，給予責任人記過處分，情節(jié)嚴重的解除勞動合同（或開除學籍），涉嫌違法的移送司法機關。3.泄露檔案信息：如泄露學生身份證號、家庭住址等隱私信息，給予責任人警告處分，造成嚴重后果的承擔法律責任。4.檔案損壞、丟失：如因保管不當導致檔案損壞、丟失，責令責任人賠償損失，情節(jié)嚴重的給予降級或撤職處分。（八）附則1.本制度自發(fā)布之日起施行，原有學生檔案管理制度同時廢止。2.本制度由檔案管理部門負責解釋，如有修訂需經校長室審批。二、學生檔案目錄清單以下為學生檔案具體材料目錄，涵蓋入學至畢業(yè)全周期，明確了材料名稱、收集責任部門、收集時間、保管期限，便于各部門執(zhí)行。（一）入學檔案材料名稱收集責任部門收集時間保管期限備注錄取通知書教務處新生報到后1個月內長期原件新生登記表教務處新生報到后1個月內長期需學生本人簽字體檢表校醫(yī)院新生報到后1個月內長期需校醫(yī)院蓋章身份證復印件教務處新生報到后1個月內長期正反面戶籍證明教務處新生報到后1個月內長期非本地戶籍學生提供（二）在校學習檔案材料名稱收集責任部門收集時間保管期限備注學期成績單教務處每學期結束后2周內長期需任課教師簽字作業(yè)樣本班主任每學期結束后2周內短期（5年）選取1-2份代表性作業(yè)實驗報告任課教師實驗結束后1周內短期（5年）需指導教師簽字畢業(yè)論文（設計）教務處畢業(yè)前1個月內長期原件（含答辯記錄）（三）思想品德與綜合素質檔案材料名稱收集責任部門收集時間保管期限備注德育考核表學生處每學期結束后2周內長期需班主任、學生處簽字社會實踐記錄班主任實踐結束后1個月內長期需實踐單位蓋章志愿者服務記錄學生處服務結束后1個月內長期需志愿者組織蓋章社團活動記錄團委活動結束后1個月內短期（5年）需社團負責人簽字（四）獎懲檔案材料名稱收集責任部門收集時間保管期限備注獎勵證書學生處獲獎后1個月內永久原件（校級及以上）獎勵審批表學生處獲獎后1個月內永久需學生處蓋章處分決定書學生處處分后1個月內永久需校長室蓋章學生檢討班主任處分后1個月內永久需學生本人簽字（五）畢業(yè)與就業(yè)檔案材料名稱收集責任部門收集時間保管期限備注畢業(yè)證存根教務處畢業(yè)前1個月內永久原件學位證存根教務處畢業(yè)前1個月內永久原件（本科及以上）就業(yè)推薦表學生處畢業(yè)前1個月內永久需學生處蓋章勞動合同復印件學生處就業(yè)后1個月內長期需單位蓋章（六）其他檔案材料名稱收集責任部門收集時間保管期限備注體檢更新表校醫(yī)院每年9月短期（5年）需校醫(yī)院蓋章轉校證明教務處轉校后