檔案數(shù)字化加工方

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（三）數(shù)字化加工部分.......................錯誤味定義書簽。

6.1.需求分析與,總結......................錯誤!未定義書簽。

6.2.參考的國家標準及技術規(guī)范............錯誤!未定義書簽。

6.3.數(shù)字化加工實施細則..................錯誤!未定義書簽。

6.9.1.本I頁的掃描力口工流程...............錯誤!未定義書簽。

6.9.2.生產流程有以下幾個主要的步驟組成：錯誤!未定義書簽。

6.9.3.檔案整理.........................錯誤!未定義書簽。

6.9.4.著錄標弓|.........................錯誤!未定義書簽。

6.9.5.紙彳牛掃描.........................錯誤!未定義書簽。

6.9.6.圖像處理.........................錯誤!未定義書簽。

6.9.7.質量檢驗.........................錯誤!未定義書簽。

6.9.8.檔案還原裝訂.....................錯誤!未定義書簽。

6.9.9.數(shù)據(jù)存儲與備份...................錯誤!未定義書簽。

6.9.10檔案電子數(shù)據(jù)與XXXXXX煙草檔案系統(tǒng)的無縫掛

接錯誤!未定義書簽。

6.4.項目所采用的OCR處理技術介紹......錯誤!未定義書簽。

6.10.1.OCR（光學字符識別）技術

錯誤!未定義書簽。

6.10.2.所采用的OCR及雙層PDF生產流程

錯誤!未定義書簽。

6.10.3.生產流程邏輯示意圖

錯誤!未定義書簽。

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6.5.XXXXXX檔案數(shù)字化服務特點........錯誤!未定義書簽。

6.11.1.自動化程度

錯誤!未定義書簽。

6.112標準化程度高

錯誤!未定義書簽。

6.11.3嚴格的質量控制

錯誤!未定義書簽。

6.11.4.文檔安全性高

錯誤!未定義書簽。

6.115標準的格式

錯誤!未定義書簽。

6.116方便存儲與管理

錯誤!未定義書簽。

（三）數(shù)字化加工部分

6.1.需求分析與總結

此次項目是將中國煙草總公司XXXXXX省公司及所屬11個

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市煙草公司的約183萬頁紙質橙案進行數(shù)字化加工并將成品數(shù)據(jù)

掛接到檔案管理系統(tǒng)中，紙質檔案的折分整理、掃描與圖像處

理、數(shù)據(jù)的掛接與光盤備份都將嚴格按照國家檔案局相關標準及

XXXXXX省檔案局相關規(guī)定，結合XXXXXX煙草檔案現(xiàn)狀定制

加工技術規(guī)范與生產加工流程。

O據(jù)上述現(xiàn)狀,具體人員安排，項目實施周期,采用標準及實施

細則如下。

6.2.參考的國家標準及技術規(guī)范

《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》（DA/T31—）

《連續(xù)色調靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮及編碼》（GB/T17235.1-

1998）

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-）

《中央檔案館接收檔案的標準》

?XXXXXX省檔案接收和收集管理相關規(guī)定

《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-）

《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）

《無酸檔案卷皮卷盒用紙及紙板》（DA/T24.）

《檔案修裱技術規(guī)范》（DA"25-）

?xxxxxxxxxxxx檔案數(shù)字化技術規(guī)范》

?xxxxxx煙草檔案數(shù)字化技術規(guī)范》

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6.3.數(shù)字化加工實施細則

691.本項的掃描加工流程

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6.92生產流程有以下幾個主要的步驟組成：

紙質檔案的整理

從檔案室進行檔案提卷,并記錄提卷的內容,接著拆卷,并進行

去污、平整化，并依據(jù)檔案紙張的大小和厚薄分類。檔案的整理

工作主要是為了以后檔案的掃描做準備。

6.9.2.1.掃描及圖像處理

根據(jù)不同檔案紙張的大小和厚薄，選擇不同的掃描儀，較為規(guī)

整的選擇快速掃描儀,較薄、較厚和不規(guī)整的用平板掃描儀,這樣

既能達到保護檔案（高速掃描儀會發(fā)生卷紙,損壞檔案）的目的也

能提高檔案數(shù)字化加工的速度。

查重查漏

在掃描的過程中，難免會發(fā)生重復掃描和漏掃的現(xiàn)象，人工的

再次校對能夠發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化過程中出現(xiàn)的情況，并即使糾正。

數(shù)據(jù)項錄入

依據(jù)檔案著錄規(guī)范或者依據(jù)客戶檔案的實際著錄項，錄入標

題、責任者、歸檔時間、檔號等各種信息。

6.9.2.2.質量檢測

對掃描圖像和著錄的標引數(shù)據(jù)進行檢驗，圖像主要是檢驗其掃

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描和凈化處理質量，數(shù)據(jù)項的質量檢測主要是檢測其錄入正確率。

6.9.2.3.檔案還原

完成檔案數(shù)字化后,要把原先的檔案原件還原成原樣。

6.93檔案整理

6.9.3.1.檔案交接

檔案按年度、案卷提檔，提檔時數(shù)字化實施方的提卷人員對

每卷的所有頁面進行統(tǒng)一的編號，全卷所有文件頁號編寫完成后,

再依據(jù)XXXXXX煙草的要求抽出不需要掃描的文件頁，然后再次

按序編寫需要掃描的文件頁號，頁號編寫完成后，按實際文件頁數(shù)

填寫詳細的紙質檔案交按清單,并由雙方主管人員簽字。

6.9.3.2.檔案拆分

檔案拆分前要對檔案進行統(tǒng)一的編號，編制總頁號后，要從中

選中需要掃描的頁面。再一次編制所需掃描的頁號，兩個頁號需用

鉛筆的顏色或位置區(qū)分，以確保檔案還原時能夠清楚區(qū)別和核時頁

數(shù)。

6.9.3.3.目錄數(shù)據(jù)準備

按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）等的要求，規(guī)范檔案中的目錄

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內容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有

錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責任者、起止頁號和員數(shù)

等,應進行修改。

6.9.3.4.拆除裝訂

在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝

訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。

6.9.3.5.區(qū)分掃描件和非掃描件

按要求把同一案卷中的掃描件和非3描件區(qū)分開。普發(fā)性文

件區(qū)分的原則是：無關和重份的文件要剔除，有正式件的文件能夠

不掃描原稿。

6.9.3.6.頁面修整

破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復,折

皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理（壓平或熨平等）后

再進行掃描。

6.9.3.7.檔案整理登記

制作并填寫紙質檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細記錄

檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。

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694.著錄標弓|

6.9.4.1.標引著錄

標引著錄為了方便查閱與管理，打印制作檔案目錄及檔案封面,

對文字錄入的準確性要求較高，但要錄的文本域并不是完全統(tǒng)一的

在某一頁面上，一些文本域要在多個文件中選擇，因此錄入時需要

相關學部專家進行指導,確保文本域錄入的準確率。

對所需錄入的文本進行標引、或對不同類別的檔案錄入特征

制作相應的《文字錄入工作說明書》，供錄入員和校對人員參考。

6.9.4.2.錄入方式

由于文本類型不一，有印刷體、手寫體、有表格內的也有表

格外的文本信息，因此采用手工錄入和OCR（光學字符識別）軟件

相結合的方式錄入，即手寫體或不清晰的印刷體采用手工錄入，較

規(guī)整的印刷體采用OCR技術的錄入方式，

6.9.4.3.校對方式

校對以軟件校對和打印輸出對比校對相結合的方式，即對手工

錄入和OCR自動錄入的文本打印輸出進行對比校正確一校、二

校、抽查校對，確保索引信息達到出版質量萬分之一以下。

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6.95紙件掃描

原件的掃描與存儲格式完全按照國家檔案管理的統(tǒng)一標準和

XXXXXX煙草的相關要求掃描。掃描人員按照《掃描與處理工作

說明書》的要求，填寫移交清單（此移交清單是檔案拆分人員和掃

描人員共同填寫）并簽字領取并進行紙件掃描。掃描圖像使用先進

的圖像掃描處理軟件（快圖像系統(tǒng)），掃描人員可根據(jù)原稿質量,對

系統(tǒng)進行定義，如自動傾斜校正、自動去污、自動分文件等批處

理功能。在由系統(tǒng)自動處理功能的同時,掃描人員根據(jù)原件的實際

情況做相應的調整，如超大頁面的處埋、紙張顏色深淺及薄厚的

處理、掃描時可根據(jù)不同原件的情況，調整圖像的分辨率、閥

值、明亮度以及掃描方式和掃描速度，確保在掃描圖像質量清晰

的情況下，使原件完好無損。

圖像的分辨率正常情況下為300dpi，如遇字間距和行行距過

密、原件本身是復印件等字跡不清楚的情況，可適當增加掃描的

分辨率但要保正圖像清晰的同時，又不影響遠程查詢和游覽的速

度。

6.9.5.1.掃描方式

根據(jù)檔案幅面的大小（A4、A3、A0等）選擇相應規(guī)格的掃描

儀或專業(yè)掃描儀（如工程圖紙可采用。號圖紙掃描儀）進行掃描。大

幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉

換設備等進行掃描，也能夠采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處

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So

紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應采用平板掃

描方式;紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。

6.9.5.2.掃描色彩模式

掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。一般采用黑

白二值。

頁面為黑白兩色，而且字跡清晰、不帶插圖的檔案.可夾用

黑白二值模式進行掃描。頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有

插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，能夠采用灰度模式掃

描。頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插

圖的檔案,可視需要采用彩色模式進行掃描。

6.9.5.3.掃描分辨率

掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、

完整、不影響圖像的利用效果為準。采用黑白二值、灰度、彩

色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般均選擇大于或等于

200dpi。特殊情況下,如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當

提高分辨率。需要進行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選

擇大于或等于300dpio

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6.9.5.4.掃描登記

認真填寫紙質檔案數(shù)字化轉換過程交接登記表單，登記掃描

的頁數(shù)，核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案整理時填寫的文件頁

數(shù)是否一致,不一致時應注明具體原因和處理方法。

696.圖像處理

XXXXXXXXXXXX檔案數(shù)字化工廠采用自動化處理和人工

處理相結合的方式,確保圖像質量的完美。經過校對系統(tǒng)對圖像進

行校對，確保圖像順序正確、去斑點、校驗。，在校對時發(fā)現(xiàn)不合

格圖像及時返回前一工序進行改正。

6.9.6.1.污漬、黑邊、偏斜處理

數(shù)字化加工系統(tǒng)會根據(jù)原件質量的好壞對污漬的情況進行自

動輕度、中度、高度去污，對紙質變質或掃描時的黑邊完全自動

清除、自動進行偏斜校正處理。系統(tǒng)支持局部去污、并能對不能

夠自動處理的頁面進行單頁多次修正。圖像處理人員在發(fā)現(xiàn)掃描

不合格的文件，進行登記后交掃描人員處理，雙方簽字確認后的表

單留存?zhèn)洳?。使因掃描造成的不合格圖像機時返回上一生產流

程。

6.9.6.2,全文字面的掃描密度

圖像處理人員在進行處理前，掃描人員會根據(jù)不同原件的情況,

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提高圖像掃描的分辨率、閥值、明亮度以及掃描方式，如遇字間

距和行行距過密、原件本身是復印件等字跡不清楚的情況，對手

寫過密的要對圖像進行細致的修正，確保各書寫工具寫出的不同顏

色、深淺的文字及圖像信息清晰可辯。

6.9.6.3.粘帖頁與表格

對粘帖頁面的處理先用XXXXXX數(shù)字化加工軟件系統(tǒng)進行

自動處理，在掃描的時消除粘帖重疊的曲線，不能自動處理的放大

后人工處理。對字跡與表格線顏色深淺不一在掃描時進行細微調

整后，圖像處理時再進行局部調整。以確保數(shù)字檔案的可閱讀性。

6.9.6.4.一般性文本流程圖

提高圖像掃描的分辨率，調整閥值、明亮度以及掃描方式,采

用局部處理技術對圖像進仃修正。以確保數(shù)字檔案游覽時辨認流

程圖的流程線。

6.9.6.5.插圖頁面處理

檔案中有插圖的要在掃描時對提高分辨率及相應調整，圖文混

排的頁面不做拆分,在保持原始頁面信息的同時使圖像清晰可辯。

6.9.6.6.照片頁的處理

根據(jù)黑白或彩色圖像對頁面進行調整，對特殊照片的處理，必

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要時采用專業(yè)的圖像處理軟件進行處理,確保照片的清晰度。

6.9.6.7.存儲格式與頁面空間

分辨率:200dpi

圖像格式:TIFF、JPG

儲存空間：B5或A4,20-30KB/頁

697,質量檢驗

對掃描處理完成后的圖像頁進行檢驗，對檔案拆分、掃描、

修正、去污、文本流程圖的處理、插圖、照片的處理以及文本

和圖像頁的匹配進行檢驗等質量進行全面檢驗。

對文本域錄入與文本錄入域的標引、文件的頁號及頁數(shù)進行

對比,對掃描前的圖像頁的標引與掃描后的圖像頁的編號與頁數(shù)進

行對比,發(fā)現(xiàn)不合格的登記清單并退回上一流程重新處理。

698?檔案還原裝訂

檔案整理工作嚴格按照中央檔案館進館標準規(guī)定的相關標準

和XXXXXX煙草的實際情況進行有序的整理，

XXXXXXXXXXXX檔案數(shù)字化中心安排專人負責案卷合并與整

理。

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6.9.8.1.原件合并

把掃描時挑出的頁面插入到原來的頁面位置中去，將掃描時展

開的超大頁面還原到掃描前的原樣，把數(shù)字化中挑出的不要的多余

頁面提出。

6.9.8.2.全卷整理

將每卷文件按形成的時間、順序、文件類別進行整理。

6.9.8.3,編寫頁號

按重新整理頁面上按順序統(tǒng)一的編寫頁號。

6.9.8.4.案卷目錄和卷內目錄

按順序將一個項目文件的合并到一卷中，并按中央檔案館迸館

標準和XXXXXX煙草特有字段組成案卷目錄和卷內目錄。

6.9.8.5.打印案卷封面和卷內目錄

對案卷目錄和卷內目錄與卷內文件迸行匹配后打印案卷目錄

和卷內目錄以備裝訂使用。

6.9.8.6.裝訂

嚴格按照中央檔案館進館標準和XXXXXX煙草的要求將每

卷檔案的封面、卷內目錄、卷內文件、左下角對齊打成三孔一

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線裝訂還原檔案。

6.9.8.7.案卷分盒

按年度、案卷、類別、機構等有規(guī)則地按順序裝入定制的

檔案盒。

6.9.8.8.打印裝箱單

按年度、箱號、盒號、卷號、總頁數(shù)打印裝箱清單?；虬?/p>

檔案檔案館的要求制作打印裝箱單。

6.9.8.9.按順序裝箱

按箱子編號、年度、箱內盒數(shù)、案卷數(shù)與總頁數(shù)裝箱，參照

國家檔案館的要求結合XXXXXX煙草的實際情況按序裝箱。

6.9.8.10.編制目錄（年度目錄）

制作出XXXXXX煙草檔案裝箱目錄，合并各箱清單，統(tǒng)一編

制頁碼,形成裝箱目錄,并按通用格式存儲裝箱目錄的電子文件,以

便檢索與查找,或按檔案館進館要求編制，

699,數(shù)據(jù)存儲與備份

在生產過程中，XXXXXX掃描加工中心是一個基于網絡化流

程化生產管理系統(tǒng),我們在掃描的同時就同時產生兩份備原始圖像

數(shù)據(jù)的備份數(shù)據(jù)。

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在經過生產系統(tǒng)質量驗收合格的電子文件后，我們將把掃描的

成品數(shù)據(jù)與XXXXXX煙草的檔案管理系統(tǒng)掛接，將按規(guī)則生產原

始圖像光盤及具備單盤檢索的數(shù)據(jù)光盤。

6.9.10.檔案電子數(shù)據(jù)與XXXXXX煙草檔案系統(tǒng)的無縫掛接

文本域錄入和掃描處理檢驗后的圖像成品，按年度進行文字圖

像與系統(tǒng)的掛接,不需手工掛接即可實現(xiàn)文本與圖像頁與系統(tǒng)的掛

接。掛接到XXXXXX煙草檔案管理系統(tǒng)中后，進行再次的成品驗

收,對各種使用習慣逐頁進行檢驗,驗收合格后移交到由XXXXXX

煙草專家組成的驗收〃'組驗收。

6.9.10.1.確保完美無縫掛接

因為XXXXXX煙草檔案管理系統(tǒng)是采用XXXXXX軟件的檔

案管理軟件系統(tǒng)，XXXXXX檔案掃描加工系統(tǒng)和XXXXXX檔案

管理系統(tǒng)能夠實現(xiàn)自動批量掛接，無需人工干預即可實施目錄數(shù)據(jù)

與原文電子數(shù)據(jù)的無縫掛接。

6.4.項目所采用的OCR處理技術介紹

6.10.1.OCR（光學字符識別）技術

OCR是英文0PticalCharacterRecognition的縮寫，中文意思就

是經過光學技術對文字進行識別。OCR概念的產生是在I929年,

德國的科學家Tausheck首先提出了OCR的概念，而且申請了專

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利。幾年后，美國科學家Handel也提出了利用技術對文字進行識

別的想法。但這種夢想直到計算機的誕生才變成了現(xiàn)實?，F(xiàn)在這

一技術已經由計算機來實現(xiàn)，OCR的意志就演變成為利用光學技

術對文字和字符進行掃描識另U,轉化成計算機內碼。

6.10.2.所采用的OCR及雙層PDF生產流程

識別模塊

6.10.2.1.■■、■?>?■■■，?》?—w-

?1J'????"■■

，<.?????*■???)￡??

??*<,?r.Ae?

具有超強的識別核心.能夠??，**?<??????—

It.二

識別簡、繁體漢字2萬多，識別的語

言包括中文簡、繁體、英文、日

文、韓文，自動版面分析能力大大增強.最大限度減少手工操作

量。

6.10.2.2,縱向校對模塊

能夠將成百上千張圖像一起校對

將識別成同一個字的圖像集中在

一個窗口內,先標記錯誤,再自動與橫

校進行合并,后統(tǒng)一改正,校對工作量減少80%,錯誤率可控制在萬

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分之一。

6.10.2.2.1.版面恢復模塊

經過版面恢復編輯器，能夠將原始

圖像的所有信息恢復過來。比如：字

體、顏色、花邊等。

6.10.2.3.雙層PDF生成模塊

可直接在程序中進行后臺

PDF處理，無需在Acrobat中生成，方

便而快捷。能夠選擇生成多種PDF

格式:雙層PDF文檔包括圖文混排的PDF、圖在文上的PDF、圖

在文下的PDF等。

6.10.2.4.自動處理模塊

資料內容僅供參