企業(yè)法務(wù)檔案管理制度第一章總則1.1制定目的為規(guī)范企業(yè)法務(wù)檔案管理，保障法務(wù)檔案的真實(shí)性、完整性、安全性和可利用性，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，提高法律事務(wù)處理效率，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》《電子簽名法》等法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。1.2基本原則法務(wù)檔案管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、分類歸檔、全程管控”的原則，實(shí)現(xiàn)“紙質(zhì)檔案與電子檔案同步管理、實(shí)體安全與信息安全并重”的目標(biāo)。第二章適用范圍與管理職責(zé)2.1適用范圍本制度適用于企業(yè)及所屬子公司（以下統(tǒng)稱“企業(yè)”）各類法務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、銷毀等活動(dòng)。法務(wù)檔案是指企業(yè)在法律事務(wù)處理過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、電子數(shù)據(jù)等各種形式的記錄，包括但不限于：（1）合同及履約檔案（含合同文本、審批流程、變更協(xié)議、驗(yàn)收記錄、付款憑證等）；（2）訴訟/仲裁檔案（含起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、庭審筆錄、判決書/調(diào)解書、執(zhí)行文書等）；（3）法律合規(guī)檔案（含法律意見書、合規(guī)審查報(bào)告、regulatoryfilings、政策解讀文件等）；（4）知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案（含商標(biāo)注冊(cè)證、專利證書、著作權(quán)登記證、許可合同、維權(quán)記錄等）；（5）其他法律檔案（含律師函、法律咨詢記錄、法律培訓(xùn)材料、外部法律機(jī)構(gòu)溝通文件等）。2.2管理職責(zé)2.2.1法務(wù)部（歸口管理部門）（1）負(fù)責(zé)制定、修訂本制度及相關(guān)操作指引；（2）指導(dǎo)、監(jiān)督各業(yè)務(wù)部門法務(wù)檔案的收集、整理工作；（3）負(fù)責(zé)法務(wù)檔案的最終審核、歸檔及保管；（4）負(fù)責(zé)法務(wù)檔案的檢索、利用及統(tǒng)計(jì)分析；（5）組織法務(wù)檔案的鑒定與銷毀工作。2.2.2業(yè)務(wù)部門（1）負(fù)責(zé)本部門涉及法律事務(wù)的文件材料的收集、整理及初步審核；（2）按照規(guī)定時(shí)限向法務(wù)部移交完整的法務(wù)檔案；（3）配合法務(wù)部完成檔案的補(bǔ)充、核對(duì)及利用工作。2.2.3檔案管理員（法務(wù)部指定專人）（1）負(fù)責(zé)法務(wù)檔案的日常保管（含紙質(zhì)檔案的存放、電子檔案的存儲(chǔ)與備份）；（2）負(fù)責(zé)檔案借閱、復(fù)制的登記與管理；（3）定期檢查檔案的保存狀況，及時(shí)處理損壞、丟失等問題；（4）協(xié)助完成檔案的統(tǒng)計(jì)、鑒定與銷毀工作。2.2.4企業(yè)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批法務(wù)檔案的銷毀申請(qǐng)及重大檔案利用事項(xiàng)（如外部單位借閱涉密檔案）。第三章法務(wù)檔案分類3.1一級(jí)分類（按業(yè)務(wù)類型）分類代碼分類名稱涵蓋內(nèi)容HT合同及履約檔案采購/銷售/服務(wù)合同、框架協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議、履約記錄（驗(yàn)收單、對(duì)賬單、付款憑證）等SS訴訟/仲裁檔案民事訴訟、商事仲裁、行政訴訟、勞動(dòng)仲裁等案件的全部涉案材料HG法律合規(guī)檔案法律意見書、合規(guī)審查報(bào)告、政策合規(guī)性評(píng)估、regulatory申報(bào)文件ZSCQ知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案商標(biāo)、專利、著作權(quán)、商業(yè)秘密等的注冊(cè)/登記文件、許可合同、維權(quán)記錄QT其他法律檔案律師函、法律咨詢記錄、法律培訓(xùn)材料、外部律師溝通函件3.2二級(jí)分類（按細(xì)分類型）各一級(jí)分類下可根據(jù)業(yè)務(wù)需要設(shè)置二級(jí)分類，例如：合同及履約檔案（HT）可分為：HT-CG（采購合同）、HT-XS（銷售合同）、HT-FW（服務(wù)合同）；訴訟/仲裁檔案（SS）可分為：SS-MS（民事訴訟）、SS-ZC（仲裁）、SS-XZ（行政訴訟）。3.3編號(hào)規(guī)則法務(wù)檔案采用“年度-一級(jí)分類代碼-二級(jí)分類代碼-流水號(hào)”的編號(hào)方式，例如：2024年采購合同第1號(hào)：2024-HT-CG-001；2024年民事訴訟第3號(hào)：2024-SS-MS-003。第四章歸檔流程4.1收集環(huán)節(jié)4.1.1收集范圍（1）合同及履約檔案：自合同談判起，收集包括談判記錄、draft合同、審批表、正式合同正本（含附件）、變更協(xié)議、履約過程中的驗(yàn)收單、對(duì)賬單、付款憑證等；（2）訴訟/仲裁檔案：自案件啟動(dòng)起，收集包括起訴狀/仲裁申請(qǐng)書、證據(jù)清單及材料、答辯狀、代理詞、庭審筆錄、判決書/調(diào)解書、執(zhí)行通知書、結(jié)案報(bào)告等；（3）法律合規(guī)檔案：自項(xiàng)目啟動(dòng)起，收集包括需求申請(qǐng)表、調(diào)研材料、法律意見書草稿及終稿、合規(guī)審查記錄、審批文件等；（4）知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案：自申請(qǐng)/注冊(cè)起，收集包括申請(qǐng)文件、受理通知書、注冊(cè)證、年費(fèi)繳納憑證、許可合同、侵權(quán)投訴材料等。4.1.2收集責(zé)任（1）業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)收集本部門產(chǎn)生的法律文件，確保文件的真實(shí)性、完整性（如合同需雙方簽字蓋章，證據(jù)材料需原件或與原件核對(duì)一致的復(fù)印件）；（2）法務(wù)部：負(fù)責(zé)收集外部法律機(jī)構(gòu)（如律師事務(wù)所、公證處）提供的文件（如律師函、公證書）及企業(yè)內(nèi)部法律事務(wù)文件（如法律培訓(xùn)材料）。4.2整理環(huán)節(jié)4.2.1紙質(zhì)檔案整理（1）裝訂：采用左側(cè)裝訂，使用檔案專用裝訂材料（如棉線、檔案夾），避免使用訂書釘、回形針等易生銹物品；（2）排序：按文件形成時(shí)間順序或邏輯順序排列（如合同檔案按“談判記錄→draft合同→審批表→正式合同→變更協(xié)議→履約記錄”排序）；（3）編號(hào)：在文件右上角標(biāo)注檔案編號(hào)（如2024-HT-CG-____，其中“01”為頁號(hào)）；（4）編制目錄：每卷檔案編制《檔案目錄》，內(nèi)容包括文件名稱、形成日期、頁號(hào)、備注（如“原件”“復(fù)印件”）。4.2.2電子檔案整理（1）格式要求：電子文件采用PDF（不可編輯版）或企業(yè)指定的電子檔案格式（如DOCX需轉(zhuǎn)換為PDF），確保內(nèi)容不可篡改；（2）元數(shù)據(jù)采集：記錄電子文件的形成時(shí)間、形成部門、責(zé)任人、文件格式、存儲(chǔ)路徑等元數(shù)據(jù)；（3）關(guān)聯(lián)歸檔：電子檔案需與對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案編號(hào)關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)“一鍵檢索、雙向關(guān)聯(lián)”。4.3審核環(huán)節(jié)（1）業(yè)務(wù)部門審核：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門移交的檔案進(jìn)行初步審核，確認(rèn)文件的完整性和相關(guān)性；（2）法務(wù)部審核：法務(wù)部負(fù)責(zé)人對(duì)移交的檔案進(jìn)行最終審核，重點(diǎn)檢查：檔案分類是否準(zhǔn)確；文件是否齊全（如合同是否有雙方簽字蓋章，訴訟檔案是否有判決書原件）；電子檔案與紙質(zhì)檔案是否一致。4.4歸檔環(huán)節(jié)（1）歸檔時(shí)限：合同及履約檔案：合同簽訂后10個(gè)工作日內(nèi)，由業(yè)務(wù)部門向法務(wù)部移交；履約過程中形成的文件（如驗(yàn)收單、付款憑證），需在文件形成后5個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)充移交；訴訟/仲裁檔案：案件結(jié)案（判決書生效或執(zhí)行完畢）后30個(gè)工作日內(nèi)，由法務(wù)部完成歸檔；法律合規(guī)檔案：項(xiàng)目結(jié)束后15個(gè)工作日內(nèi)，由業(yè)務(wù)部門向法務(wù)部移交；知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案：權(quán)利取得（如商標(biāo)注冊(cè)證頒發(fā)）后10個(gè)工作日內(nèi)，由法務(wù)部完成歸檔。（2）歸檔手續(xù)：業(yè)務(wù)部門向法務(wù)部移交檔案時(shí)，需填寫《法務(wù)檔案移交清單》（附件1），雙方簽字確認(rèn)；法務(wù)部收到檔案后，由檔案管理員在2個(gè)工作日內(nèi)完成登記（錄入檔案管理系統(tǒng)），并將紙質(zhì)檔案存入指定檔案柜，電子檔案上傳至企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)。第五章檔案保管5.1保管場所（1）紙質(zhì)檔案：存放于法務(wù)部專用檔案柜，檔案柜需具備防火、防潮、防盜、防蛀、防光等功能（如放置干燥劑、安裝監(jiān)控設(shè)備）；（2）電子檔案：存儲(chǔ)于企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)（需具備權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密、備份功能），定期（每月）進(jìn)行異地備份（如存儲(chǔ)至企業(yè)云服務(wù)器或離線存儲(chǔ)設(shè)備）。5.2保管期限法務(wù)檔案的保管期限分為“永久”“長期”“短期”三類，具體如下：檔案類型保管期限依據(jù)訴訟/仲裁檔案永久《檔案法》規(guī)定，涉及重大權(quán)益的案件檔案需永久保存知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案權(quán)利有效期滿后5年《商標(biāo)法》《專利法》規(guī)定，權(quán)利有效期滿后仍需保留維權(quán)記錄合同及履約檔案合同履行完畢后10年《民法典》規(guī)定，合同訴訟時(shí)效為3年，保留10年可覆蓋潛在糾紛風(fēng)險(xiǎn)法律合規(guī)檔案項(xiàng)目結(jié)束后5年一般合規(guī)項(xiàng)目的追溯期為3-5年其他法律檔案3年如法律咨詢記錄、法律培訓(xùn)材料等，無長期保存價(jià)值5.3保管要求（1）檔案管理員需定期（每季度）檢查紙質(zhì)檔案的保存狀況，發(fā)現(xiàn)損壞、霉變等問題及時(shí)修復(fù)；（2）電子檔案管理系統(tǒng)需設(shè)置訪問權(quán)限（如法務(wù)部負(fù)責(zé)人可查看全部檔案，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人僅可查看本部門相關(guān)檔案），防止未授權(quán)訪問；（3）嚴(yán)禁將檔案帶離企業(yè)（經(jīng)批準(zhǔn)的借閱除外），嚴(yán)禁在檔案上涂改、批注或添加無關(guān)內(nèi)容。第六章檔案利用6.1利用范圍（1）內(nèi)部利用：企業(yè)員工因工作需要查閱、復(fù)制法務(wù)檔案（如業(yè)務(wù)部門查閱合同條款、財(cái)務(wù)部門查閱付款憑證）；（2）外部利用：外部單位（如法院、律師事務(wù)所、監(jiān)管機(jī)構(gòu)）因辦案或?qū)徲?jì)需要查閱、復(fù)制法務(wù)檔案（需提供正式函件）。6.2利用流程6.2.1內(nèi)部借閱（1）申請(qǐng)人填寫《法務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》（附件2），注明借閱檔案名稱、編號(hào)、用途、借閱期限；（2）申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人審核（確認(rèn)用途合理）；（3）法務(wù)部負(fù)責(zé)人審批（確認(rèn)檔案未涉及涉密內(nèi)容）；（4）檔案管理員登記借閱信息（檔案編號(hào)、申請(qǐng)人、借閱日期、歸還日期），并將檔案交予申請(qǐng)人；（5）申請(qǐng)人需在借閱期限內(nèi)歸還檔案（一般不超過15天，特殊情況可延長至30天），歸還時(shí)檔案管理員需檢查檔案是否完好。6.2.2外部借閱（1）外部單位向企業(yè)發(fā)出正式函件（如法院的《調(diào)查令》、律師事務(wù)所的《查閱申請(qǐng)》），說明查閱目的、范圍；（2）法務(wù)部負(fù)責(zé)人審核函件的真實(shí)性、合法性；（3）企業(yè)負(fù)責(zé)人審批（涉及重大涉密檔案需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)）；（4）檔案管理員登記外部單位信息（名稱、聯(lián)系人、身份證號(hào)），并陪同查閱（如需復(fù)制，需注明“復(fù)制件與原件一致”并加蓋企業(yè)公章）。6.3利用限制（1）涉密檔案（如涉及商業(yè)秘密、國家秘密的合同、法律意見書）需經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱；（2）復(fù)制檔案需注明“復(fù)制用途”，嚴(yán)禁用于非法目的；（3）嚴(yán)禁泄露檔案中的敏感信息（如客戶隱私、企業(yè)戰(zhàn)略），違者承擔(dān)法律責(zé)任。第七章檔案銷毀7.1銷毀條件（1）超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案（如保管期限為3年的法律咨詢記錄，超過期限后無后續(xù)糾紛）；（2）經(jīng)鑒定確認(rèn)無需繼續(xù)保存的檔案（如重復(fù)歸檔的合同復(fù)印件、已失效的法律意見書）。7.2銷毀流程（1）提出申請(qǐng)：法務(wù)部每年年底對(duì)檔案進(jìn)行清理，填寫《法務(wù)檔案銷毀申請(qǐng)表》（附件3），注明銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷毀原因；（2）鑒定審核：成立檔案鑒定小組（由法務(wù)部、檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成），對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行鑒定，出具《檔案鑒定報(bào)告》；（3）審批：《檔案銷毀申請(qǐng)表》及《檔案鑒定報(bào)告》報(bào)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；（4）銷毀實(shí)施：由法務(wù)部組織銷毀（可采用碎紙機(jī)銷毀紙質(zhì)檔案、格式化電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備等方式），并由2名以上監(jiān)銷人全程監(jiān)督；（5）記錄：銷毀完成后，監(jiān)銷人在《檔案銷毀記錄表》（附件4）上簽字，注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷人姓名，法務(wù)部留存記錄備查。7.3銷毀限制（1）未超過保管期限的檔案嚴(yán)禁銷毀；（2）涉及未結(jié)訴訟/仲裁案件的檔案嚴(yán)禁銷毀；（3）銷毀電子檔案時(shí)，需確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)（如使用專業(yè)數(shù)據(jù)銷毀軟件）。第八章責(zé)任追究8.1責(zé)任類型（1）未履行收集、移交職責(zé)：業(yè)務(wù)部門未及時(shí)收集、移交法務(wù)檔案，導(dǎo)致檔案丟失或不完整的；（2）未履行保管職責(zé)：檔案管理員未按規(guī)定保管檔案，導(dǎo)致檔案損壞、丟失或泄露的；（3）未履行審核職責(zé)：法務(wù)部負(fù)責(zé)人未按規(guī)定審核檔案，導(dǎo)致分類錯(cuò)誤或歸檔材料不完整的；（4）違規(guī)利用或銷毀：員工違規(guī)查閱、復(fù)制、銷毀檔案，或泄露檔案信息的。8.2責(zé)任追究（1）情節(jié)較輕的，給予口頭警告或書面警告；（2）情節(jié)較重的，給予降薪、降職處分；（3）情節(jié)嚴(yán)重的（如泄露商業(yè)秘密導(dǎo)致企業(yè)重大損失），解除勞動(dòng)合同并要求賠償損失；（4）構(gòu)成犯罪的，移