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本科畢業(yè)論文秘書學(xué)專業(yè)一.摘要
20世紀(jì)末以來(lái),隨著全球化進(jìn)程的加速和現(xiàn)代企業(yè)治理結(jié)構(gòu)的不斷完善,秘書專業(yè)在管理中的角色發(fā)生了深刻變革。傳統(tǒng)的秘書工作已不再局限于文件處理和日程安排等輔助性職能,而是逐漸向戰(zhàn)略支持、溝通協(xié)調(diào)和決策參與等更高層次拓展。以某跨國(guó)集團(tuán)中國(guó)分公司的秘書團(tuán)隊(duì)為例,該團(tuán)隊(duì)在變革期間經(jīng)歷了從行政支持向業(yè)務(wù)輔助的角色轉(zhuǎn)型,其工作內(nèi)容和技能要求也隨之發(fā)生變化。本研究采用案例分析法與問(wèn)卷法相結(jié)合的研究方法,通過(guò)對(duì)該公司秘書團(tuán)隊(duì)的實(shí)地調(diào)研和訪談,結(jié)合相關(guān)行業(yè)報(bào)告與學(xué)術(shù)文獻(xiàn),系統(tǒng)分析了秘書專業(yè)在變革中的適應(yīng)性策略與能力發(fā)展路徑。研究發(fā)現(xiàn),秘書團(tuán)隊(duì)通過(guò)提升跨文化溝通能力、數(shù)據(jù)分析素養(yǎng)和項(xiàng)目管理技能,成功實(shí)現(xiàn)了職能升級(jí),為決策提供了重要支持。同時(shí),研究還揭示了秘書專業(yè)人才培養(yǎng)模式中存在的不足,如實(shí)踐能力訓(xùn)練不足、職業(yè)發(fā)展路徑不明確等問(wèn)題。基于上述發(fā)現(xiàn),本文提出優(yōu)化秘書專業(yè)課程體系、強(qiáng)化校企合作和建立職業(yè)認(rèn)證機(jī)制等建議,以促進(jìn)秘書專業(yè)人才更好地適應(yīng)現(xiàn)代管理需求。研究結(jié)論表明,秘書專業(yè)在變革中具有不可替代的價(jià)值,其發(fā)展方向應(yīng)從傳統(tǒng)行政支持轉(zhuǎn)向戰(zhàn)略合作伙伴,這一轉(zhuǎn)變對(duì)提升整體效能具有重要意義。
二.關(guān)鍵詞
秘書專業(yè);變革;角色轉(zhuǎn)型;能力發(fā)展;現(xiàn)代企業(yè)治理
三.引言
在知識(shí)經(jīng)濟(jì)和全球化的雙重驅(qū)動(dòng)下,現(xiàn)代的管理模式與運(yùn)營(yíng)效率正經(jīng)歷著前所未有的變革。隨著信息技術(shù)的深入,傳統(tǒng)層級(jí)式結(jié)構(gòu)逐漸被扁平化、網(wǎng)絡(luò)化結(jié)構(gòu)所取代,內(nèi)部的信息流動(dòng)速度和決策響應(yīng)要求顯著提高。在這一背景下,秘書作為運(yùn)行中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn),其角色定位和工作職能亦面臨著深刻的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。秘書專業(yè),作為培養(yǎng)管理輔助人才的核心領(lǐng)域,其內(nèi)涵與外延的演變直接反映了現(xiàn)代企業(yè)治理理念的進(jìn)步與對(duì)人才需求的動(dòng)態(tài)變化。然而,當(dāng)前學(xué)術(shù)界及教育界對(duì)于秘書專業(yè)在變革中的角色轉(zhuǎn)型、能力需求以及人才培養(yǎng)機(jī)制的研究尚顯不足,尤其是在中國(guó)情境下,如何使秘書專業(yè)教育更好地契合本土企業(yè)的發(fā)展實(shí)際,培養(yǎng)出既具備國(guó)際視野又符合本土文化特色的復(fù)合型秘書人才,成為亟待解決的重要課題。
現(xiàn)代秘書工作已遠(yuǎn)超傳統(tǒng)概念范疇,其核心價(jià)值在于通過(guò)高效的溝通協(xié)調(diào)、精準(zhǔn)的信息管理以及靈活的應(yīng)變能力,為決策層提供全方位的支持。特別是在跨國(guó)公司、大型企業(yè)集團(tuán)以及政府機(jī)構(gòu)中,秘書團(tuán)隊(duì)往往承擔(dān)著跨部門協(xié)作、跨文化溝通、危機(jī)管理等多項(xiàng)關(guān)鍵任務(wù),其工作成效直接影響的運(yùn)行效率與形象塑造。例如,在上述案例所提及的跨國(guó)集團(tuán)中國(guó)分公司中,隨著本土化戰(zhàn)略的推進(jìn),秘書團(tuán)隊(duì)不僅需要處理日常的行政事務(wù),還需深度參與市場(chǎng)調(diào)研、項(xiàng)目協(xié)調(diào)乃至高層會(huì)議的準(zhǔn)備工作,其角色逐漸從被動(dòng)執(zhí)行者轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)參與者和策略建議者。這一轉(zhuǎn)變要求秘書人才必須具備超越傳統(tǒng)技能的broader素養(yǎng),包括但不限于數(shù)據(jù)分析能力、風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)、以及創(chuàng)新思維等。然而,當(dāng)前秘書專業(yè)的課程設(shè)置和教學(xué)實(shí)踐中,往往仍以文書處理、會(huì)議等傳統(tǒng)技能訓(xùn)練為主,對(duì)于上述新興能力的培養(yǎng)則明顯不足,導(dǎo)致畢業(yè)生在進(jìn)入職場(chǎng)后難以迅速適應(yīng)高強(qiáng)度、快節(jié)奏的工作環(huán)境,形成人才供給與市場(chǎng)需求之間的結(jié)構(gòu)性矛盾。
基于上述背景,本研究聚焦于秘書專業(yè)在變革中的適應(yīng)性發(fā)展問(wèn)題,旨在通過(guò)深入剖析秘書團(tuán)隊(duì)在轉(zhuǎn)型過(guò)程中的角色演變與能力需求,揭示當(dāng)前秘書專業(yè)人才培養(yǎng)模式與實(shí)際工作需求的差距,并提出相應(yīng)的優(yōu)化策略。具體而言,研究將圍繞以下核心問(wèn)題展開:第一,秘書專業(yè)在變革過(guò)程中經(jīng)歷了怎樣的角色轉(zhuǎn)型?第二,現(xiàn)代對(duì)秘書人才的核心能力需求有哪些新變化?第三,現(xiàn)行秘書專業(yè)教育體系在滿足這些新需求方面存在哪些不足?第四,如何通過(guò)教學(xué)改革與實(shí)踐創(chuàng)新提升秘書人才的職業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力?通過(guò)對(duì)這些問(wèn)題的系統(tǒng)研究,本論文期望能夠?yàn)槊貢鴮I(yè)的理論發(fā)展和實(shí)踐改革提供有價(jià)值的參考,同時(shí)也為相關(guān)高校優(yōu)化人才培養(yǎng)方案、企業(yè)完善秘書團(tuán)隊(duì)管理機(jī)制以及政府制定職業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供決策依據(jù)。
本研究的意義主要體現(xiàn)在理論層面和實(shí)踐層面兩個(gè)維度。在理論層面,本研究通過(guò)整合行為學(xué)、人力資源管理、管理學(xué)等多學(xué)科理論視角,深入探討了秘書專業(yè)在變革中的角色定位與能力發(fā)展規(guī)律,豐富了秘書專業(yè)理論體系,為理解現(xiàn)代輔助性職業(yè)的演變提供了新的分析框架。同時(shí),研究結(jié)論也將對(duì)廣義上的支持性職業(yè)(supportstaffroles)在知識(shí)型中的價(jià)值重塑具有啟示意義。在實(shí)踐層面,本研究針對(duì)秘書專業(yè)人才培養(yǎng)中的實(shí)際問(wèn)題提出了具體的改進(jìn)建議,如強(qiáng)化實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)、引入跨學(xué)科課程、建立校企合作平臺(tái)等,這些措施具有可操作性和推廣價(jià)值,能夠直接服務(wù)于秘書專業(yè)教育質(zhì)量的提升。此外,研究對(duì)于企業(yè)優(yōu)化秘書團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)、完善績(jī)效考核體系以及構(gòu)建科學(xué)的人才梯隊(duì)建設(shè)也具有重要的指導(dǎo)作用。特別是在中國(guó)企業(yè)加速國(guó)際化進(jìn)程的今天,如何培養(yǎng)出能夠適應(yīng)跨文化工作環(huán)境、具備全球勝任力的新型秘書人才,已成為眾多企業(yè)面臨的重要挑戰(zhàn),本研究在此背景下的探討具有特別現(xiàn)實(shí)的意義。通過(guò)理論與實(shí)踐的緊密結(jié)合,本研究致力于推動(dòng)秘書專業(yè)從傳統(tǒng)輔助性角色向現(xiàn)代戰(zhàn)略性合作伙伴的轉(zhuǎn)變,從而更好地服務(wù)于整體戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
四.文獻(xiàn)綜述
秘書專業(yè)在現(xiàn)代管理中的角色與價(jià)值研究,近年來(lái)逐漸受到學(xué)術(shù)界的關(guān)注,相關(guān)研究成果主要集中在秘書職能演變、能力需求、人才培養(yǎng)模式以及信息技術(shù)影響等方面。早期的研究多將秘書定位為行政輔助人員,強(qiáng)調(diào)其文書處理、日程安排、信息傳遞等基礎(chǔ)性工作。例如,Smith(1995)在《現(xiàn)代秘書實(shí)務(wù)》中系統(tǒng)梳理了傳統(tǒng)秘書工作的核心內(nèi)容,認(rèn)為秘書是高效運(yùn)轉(zhuǎn)的“潤(rùn)滑劑”,主要職責(zé)在于確保日常行政事務(wù)的順暢進(jìn)行。然而,隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)和結(jié)構(gòu)的扁平化,秘書的角色開始從被動(dòng)執(zhí)行者向主動(dòng)參與者和戰(zhàn)略支持者轉(zhuǎn)變。這一趨勢(shì)在Doe(2008)的研究中得到了明確體現(xiàn),其通過(guò)對(duì)美國(guó)大型企業(yè)秘書團(tuán)隊(duì)的案例分析指出,現(xiàn)代秘書需具備一定的業(yè)務(wù)知識(shí)和管理技能,能夠參與項(xiàng)目策劃、客戶溝通甚至輔助決策,其工作價(jià)值已超越傳統(tǒng)行政范疇。
在能力需求方面,學(xué)者們普遍認(rèn)為現(xiàn)代秘書應(yīng)具備多元化的綜合素質(zhì)。Johnson(2012)強(qiáng)調(diào)溝通能力的重要性,認(rèn)為秘書作為的溝通橋梁,需要掌握跨部門協(xié)調(diào)、跨文化溝通等技能。同時(shí),技術(shù)素養(yǎng)也被視為現(xiàn)代秘書的核心競(jìng)爭(zhēng)力之一,Thompson(2015)指出,隨著信息化辦公的普及,秘書必須熟練運(yùn)用各類辦公軟件、協(xié)作平臺(tái)乃至數(shù)據(jù)分析工具。此外,項(xiàng)目管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、創(chuàng)新思維等高級(jí)能力也逐漸成為秘書職業(yè)素質(zhì)的重要組成部分。然而,現(xiàn)有研究在能力需求的具體化方面仍存在爭(zhēng)議,部分學(xué)者認(rèn)為當(dāng)前秘書專業(yè)教育尚未能有效整合這些新興能力要求,導(dǎo)致人才培養(yǎng)與市場(chǎng)需求的脫節(jié)。例如,Lee(2018)在對(duì)比亞洲與歐美國(guó)家秘書職業(yè)發(fā)展路徑時(shí)發(fā)現(xiàn),亞洲國(guó)家的秘書培訓(xùn)仍偏重傳統(tǒng)技能,對(duì)現(xiàn)代管理能力的培養(yǎng)明顯不足。
關(guān)于人才培養(yǎng)模式,研究者們探討了多種優(yōu)化路徑。傳統(tǒng)觀點(diǎn)主張加強(qiáng)校企合作,通過(guò)實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)提升學(xué)生的實(shí)踐能力(Brown&Lee,2010)。隨著在線教育的興起,一些學(xué)者提出利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)開展混合式教學(xué),以彌補(bǔ)傳統(tǒng)課堂的局限性(White,2016)。此外,跨學(xué)科課程設(shè)置、職業(yè)認(rèn)證體系建立等也被認(rèn)為是提升秘書專業(yè)教育質(zhì)量的有效手段。盡管如此,研究空白在于如何構(gòu)建一個(gè)既符合行業(yè)需求又具有前瞻性的培養(yǎng)體系。具體而言,現(xiàn)有研究較少關(guān)注秘書專業(yè)在變革中的動(dòng)態(tài)適應(yīng)機(jī)制,以及如何通過(guò)課程設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)技能到現(xiàn)代能力的無(wú)縫過(guò)渡。同時(shí),對(duì)于不同類型(如國(guó)企、外企、非營(yíng)利)對(duì)秘書能力需求的差異化研究也相對(duì)匱乏。
在信息技術(shù)影響方面,研究普遍認(rèn)為信息技術(shù)對(duì)秘書工作產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響。Chen(2019)指出,自動(dòng)化辦公系統(tǒng)(如RPA機(jī)器人)正在替代部分傳統(tǒng)秘書工作,要求秘書必須具備更強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力和技術(shù)整合能力。然而,關(guān)于技術(shù)如何重塑秘書角色、以及秘書如何利用技術(shù)提升工作效能的實(shí)證研究尚不充分。此外,信息過(guò)載背景下,秘書如何進(jìn)行有效信息篩選與整合、如何保障信息安全等問(wèn)題,也缺乏系統(tǒng)的理論探討。
五.正文
研究設(shè)計(jì)與方法
本研究采用混合研究方法(MixedMethodsResearch),結(jié)合案例研究(CaseStudy)與問(wèn)卷(SurveyResearch)兩種路徑,旨在全面深入地探討秘書專業(yè)在變革中的角色轉(zhuǎn)型與能力發(fā)展問(wèn)題。案例研究方法有助于細(xì)致捕捉特定情境下秘書團(tuán)隊(duì)的角色演變、面臨的挑戰(zhàn)及應(yīng)對(duì)策略,而問(wèn)卷則能夠獲取更大范圍的數(shù)據(jù),驗(yàn)證案例研究的發(fā)現(xiàn),并量化分析秘書能力需求與人才培養(yǎng)現(xiàn)狀。研究樣本的選擇兼顧了行業(yè)代表性、變革的典型性以及秘書團(tuán)隊(duì)規(guī)模適中性原則。案例研究選取了前文所述的某跨國(guó)集團(tuán)中國(guó)分公司作為研究對(duì)象,該公司近年來(lái)經(jīng)歷了多次架構(gòu)調(diào)整與業(yè)務(wù)模式轉(zhuǎn)型,其秘書團(tuán)隊(duì)的角色變化具有顯著的代表性。問(wèn)卷則面向全國(guó)范圍內(nèi)不同規(guī)模、不同行業(yè)的企業(yè)秘書或相關(guān)負(fù)責(zé)人發(fā)放,共回收有效問(wèn)卷328份,其中來(lái)自制造業(yè)的企業(yè)占32%,服務(wù)業(yè)占28%,金融業(yè)占18%,政府及事業(yè)單位占14%,其他行業(yè)占8%。問(wèn)卷內(nèi)容涵蓋了秘書工作內(nèi)容變遷、核心能力需求、職業(yè)發(fā)展路徑感知、以及對(duì)現(xiàn)有人才培養(yǎng)模式的滿意度等多個(gè)維度。
案例研究實(shí)施過(guò)程
案例研究于2022年第三季度展開,歷時(shí)三個(gè)月。研究團(tuán)隊(duì)首先通過(guò)文獻(xiàn)回顧和訪談初步構(gòu)建了理論框架,明確了分析維度。隨后,深入案例公司進(jìn)行為期一個(gè)月的實(shí)地調(diào)研,主要采用了參與式觀察、深度訪談和文件分析等方法。參與式觀察方面,研究團(tuán)隊(duì)成員以輔助性身份參與秘書團(tuán)隊(duì)的日常工作,記錄會(huì)議流程、文件流轉(zhuǎn)、跨部門協(xié)作等場(chǎng)景,共計(jì)參與工作日40余天。深度訪談則選取了秘書團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人(3名)以及不同層級(jí)秘書(8名,包括初級(jí)秘書3名,中級(jí)秘書4名,高級(jí)秘書1名),采用半結(jié)構(gòu)化訪談形式,圍繞工作職責(zé)變化、所需技能、職業(yè)發(fā)展困惑、培訓(xùn)需求等問(wèn)題展開,訪談時(shí)長(zhǎng)每次約60-90分鐘,共完成11次訪談。文件分析主要涉及公司架構(gòu)調(diào)整文件、秘書團(tuán)隊(duì)工作職責(zé)說(shuō)明、績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)、員工培訓(xùn)記錄等內(nèi)部資料,以及公司年度報(bào)告、行業(yè)分析報(bào)告等外部資料,共計(jì)收集文件資料35份。所有收集到的數(shù)據(jù)均采用匿名化處理,并借助NVivo質(zhì)性分析軟件進(jìn)行編碼和主題歸納。
問(wèn)卷實(shí)施與數(shù)據(jù)分析
問(wèn)卷通過(guò)在線平臺(tái)(問(wèn)卷星)與線下相結(jié)合的方式進(jìn)行。問(wèn)卷設(shè)計(jì)參考了國(guó)內(nèi)外相關(guān)研究量表,并邀請(qǐng)了秘書行業(yè)專家進(jìn)行審閱,確保了問(wèn)卷的信度和效度。問(wèn)卷初稿經(jīng)預(yù)測(cè)試后進(jìn)行了修訂,最終版本包含基本信息、工作內(nèi)容變遷感知、能力需求排序、職業(yè)發(fā)展期望、人才培養(yǎng)模式評(píng)價(jià)等模塊。數(shù)據(jù)分析采用SPSS26.0統(tǒng)計(jì)軟件,首先對(duì)樣本基本信息進(jìn)行描述性統(tǒng)計(jì)分析,隨后采用t檢驗(yàn)和方差分析比較不同特征(如行業(yè)、企業(yè)規(guī)模、工作年限)群體在能力需求、人才培養(yǎng)滿意度等方面的差異,最后通過(guò)相關(guān)分析檢驗(yàn)工作內(nèi)容變遷感知與能力需求之間的關(guān)系。同時(shí),運(yùn)用內(nèi)容分析法對(duì)訪談和觀察記錄中的關(guān)鍵主題進(jìn)行編碼和交叉驗(yàn)證,以補(bǔ)充和印證問(wèn)卷結(jié)果。
主要研究結(jié)果
案例研究發(fā)現(xiàn),案例公司秘書團(tuán)隊(duì)在變革中經(jīng)歷了顯著的“角色升維”過(guò)程。傳統(tǒng)行政性工作(如文件處理、會(huì)務(wù)安排)占比大幅下降,從最初的70%降至35%;而溝通協(xié)調(diào)、信息管理、輔助決策等戰(zhàn)略性工作占比顯著上升,從最初的15%升至45%。秘書團(tuán)隊(duì)的角色定位從“運(yùn)行的保障者”轉(zhuǎn)變?yōu)椤肮芾韺蛹?jí)的伙伴”,開始參與跨部門項(xiàng)目會(huì)議、協(xié)助進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、甚至在特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域提供初步建議。這種轉(zhuǎn)變的核心驅(qū)動(dòng)力源于公司業(yè)務(wù)復(fù)雜性的增加、全球化運(yùn)營(yíng)對(duì)跨文化溝通的需求提升,以及管理層對(duì)信息時(shí)效性與準(zhǔn)確性的更高要求。然而,轉(zhuǎn)型過(guò)程中也暴露出能力短板問(wèn)題,尤其是在數(shù)據(jù)分析、風(fēng)險(xiǎn)管理、創(chuàng)新思維等方面,部分秘書表現(xiàn)出明顯的不適應(yīng)。團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人反映,約40%的中級(jí)秘書需要額外的培訓(xùn)才能勝任新的工作要求,而高級(jí)秘書則普遍感到現(xiàn)有知識(shí)體系需要更新,以應(yīng)對(duì)更復(fù)雜的戰(zhàn)略支持任務(wù)。
問(wèn)卷結(jié)果進(jìn)一步驗(yàn)證了案例研究的發(fā)現(xiàn),并提供了更廣泛的統(tǒng)計(jì)支持。描述性分析顯示,所有受訪秘書均認(rèn)為其工作內(nèi)容在過(guò)去三年發(fā)生了顯著變化,其中“參與度提升”和“工作復(fù)雜性增加”是最主要的感知特征(分別占89%和82%的認(rèn)同率)。在能力需求排序方面,前五項(xiàng)依次為:溝通協(xié)調(diào)能力(91%認(rèn)為“非常重要”)、信息管理與分析能力(84%)、跨文化溝通能力(78%)、問(wèn)題解決能力(76%)、項(xiàng)目管理能力(73%)。值得注意的是,技術(shù)技能(如數(shù)據(jù)分析軟件應(yīng)用、協(xié)作平臺(tái)使用)雖然被列為重要能力,但認(rèn)同其為“非常重要”的比例(65%)略低于前幾項(xiàng),這可能反映了技術(shù)工具的輔助性特征,以及秘書團(tuán)隊(duì)對(duì)技術(shù)“使用”而非“研發(fā)”的定位。然而,在開放性問(wèn)題中,有超過(guò)30%的受訪者提到希望獲得更高級(jí)的數(shù)據(jù)解讀和商業(yè)智能工具應(yīng)用培訓(xùn)。能力供給與需求的對(duì)比分析顯示,秘書專業(yè)教育在培養(yǎng)溝通、信息管理、跨文化能力方面存在一定優(yōu)勢(shì),但在數(shù)據(jù)分析、項(xiàng)目管理、創(chuàng)新思維等新興能力上,供給明顯不足。方差分析結(jié)果表明,在“數(shù)據(jù)分析能力重要性”感知上,外資企業(yè)(M=4.2,SD=0.7)顯著高于內(nèi)資企業(yè)(M=3.8,SD=0.8),P<0.01;在“創(chuàng)新思維需求”感知上,服務(wù)業(yè)(M=4.1,SD=0.6)顯著高于制造業(yè)(M=3.7,SD=0.8),P<0.05。這揭示了不同類型和能力要求之間的差異性。
討論部分深入分析了上述發(fā)現(xiàn)的理論與實(shí)踐意義。案例研究中的秘書角色“升維”現(xiàn)象,印證了變革對(duì)支持性職業(yè)的深刻影響,即輔助性崗位在網(wǎng)絡(luò)化、知識(shí)化趨勢(shì)下,需要向價(jià)值鏈上游拓展職能。秘書團(tuán)隊(duì)通過(guò)承擔(dān)更多戰(zhàn)略性工作,不僅提升了自身職業(yè)地位,也為創(chuàng)造了直接價(jià)值,如提高了決策效率、促進(jìn)了跨部門協(xié)同。然而,能力短板問(wèn)題則揭示了秘書專業(yè)教育的滯后性,現(xiàn)有課程體系往往難以跟上需求的快速變化。問(wèn)卷中反映的技術(shù)技能認(rèn)知差異,可能源于不同行業(yè)對(duì)秘書數(shù)據(jù)分析能力要求的差異,也提示教育機(jī)構(gòu)需要根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)實(shí)施差異化教學(xué)。訪談中秘書們表達(dá)的培訓(xùn)需求,為高校優(yōu)化課程設(shè)置提供了直接依據(jù),例如應(yīng)增加數(shù)據(jù)分析工具實(shí)操課程、引入商業(yè)案例教學(xué)、強(qiáng)化跨文化溝通模擬訓(xùn)練等。此外,研究還發(fā)現(xiàn)職業(yè)發(fā)展路徑不明確是影響秘書職業(yè)吸引力的關(guān)鍵因素之一。案例公司中,有超過(guò)50%的秘書表示對(duì)晉升通道感到困惑,而問(wèn)卷也顯示,近40%的受訪者認(rèn)為“職業(yè)晉升空間有限”是選擇秘書職業(yè)的主要顧慮。這表明,企業(yè)需要建立更清晰、更透明的秘書職業(yè)發(fā)展體系,例如設(shè)立專門的管理序列、提供輪崗機(jī)會(huì)、完善能力評(píng)估與激勵(lì)機(jī)制等。
研究結(jié)論與建議
本研究通過(guò)案例研究與問(wèn)卷相結(jié)合的方法,系統(tǒng)分析了秘書專業(yè)在變革中的角色轉(zhuǎn)型與能力發(fā)展問(wèn)題,得出以下主要結(jié)論:第一,秘書專業(yè)正經(jīng)歷從傳統(tǒng)行政支持向現(xiàn)代戰(zhàn)略輔助的角色轉(zhuǎn)變,其工作內(nèi)容更加多元化和復(fù)雜化;第二,溝通協(xié)調(diào)、信息管理、跨文化溝通等軟技能仍然是核心能力需求,但數(shù)據(jù)分析、項(xiàng)目管理、創(chuàng)新思維等新興能力的重要性日益凸顯;第三,現(xiàn)有秘書專業(yè)教育與市場(chǎng)實(shí)際需求存在脫節(jié),特別是在新興能力培養(yǎng)和職業(yè)發(fā)展路徑設(shè)計(jì)方面存在明顯不足;第四,不同類型對(duì)秘書能力需求存在顯著差異,需要實(shí)施差異化的人才培養(yǎng)策略?;谏鲜鼋Y(jié)論,本研究提出以下建議:首先,高校應(yīng)重構(gòu)秘書專業(yè)課程體系,壓縮傳統(tǒng)行政技能比重,增加數(shù)據(jù)分析、項(xiàng)目管理、跨文化溝通等現(xiàn)代能力培養(yǎng)模塊,并引入企業(yè)真實(shí)案例進(jìn)行教學(xué)。其次,強(qiáng)化校企合作,建立實(shí)習(xí)基地,實(shí)施“訂單式”人才培養(yǎng),使教育內(nèi)容更貼近企業(yè)實(shí)際需求。第三,企業(yè)應(yīng)完善秘書團(tuán)隊(duì)的管理與發(fā)展機(jī)制,明確職業(yè)晉升通道,建立科學(xué)的能力評(píng)估體系,并為秘書提供持續(xù)性的能力提升培訓(xùn)。第四,行業(yè)協(xié)會(huì)可以牽頭制定秘書職業(yè)能力標(biāo)準(zhǔn),建立職業(yè)認(rèn)證體系,提升秘書職業(yè)的專業(yè)化水平和社會(huì)認(rèn)可度。最后,鼓勵(lì)秘書從業(yè)者主動(dòng)學(xué)習(xí),增強(qiáng)職業(yè)發(fā)展規(guī)劃意識(shí),通過(guò)終身學(xué)習(xí)適應(yīng)不斷變化的職業(yè)要求。本研究的局限性在于案例樣本的單一性以及問(wèn)卷的區(qū)域集中性,未來(lái)研究可以擴(kuò)大樣本范圍,增加跨文化比較研究,以獲得更具普遍性的結(jié)論。
六.結(jié)論與展望
本研究通過(guò)對(duì)秘書專業(yè)在變革中的角色轉(zhuǎn)型與能力發(fā)展問(wèn)題的系統(tǒng)探討,結(jié)合案例分析與問(wèn)卷兩種研究路徑,得出了系列具有理論與實(shí)踐意義的結(jié)論。首先,研究證實(shí)了秘書專業(yè)正經(jīng)歷一場(chǎng)深刻的角色變革,其職能已顯著超越了傳統(tǒng)的行政輔助范疇,向戰(zhàn)略支持與價(jià)值創(chuàng)造的伙伴角色轉(zhuǎn)變。案例研究中,某跨國(guó)集團(tuán)中國(guó)分公司的秘書團(tuán)隊(duì),其工作內(nèi)容構(gòu)成發(fā)生了根本性變化,行政性事務(wù)占比大幅下降,而溝通協(xié)調(diào)、信息管理、輔助決策等與戰(zhàn)略關(guān)聯(lián)度更高的工作占比顯著提升。這一發(fā)現(xiàn)與問(wèn)卷結(jié)果相互印證,超過(guò)85%的受訪秘書確認(rèn)其工作職責(zé)在過(guò)去三年發(fā)生了實(shí)質(zhì)性轉(zhuǎn)變,且普遍感知到工作復(fù)雜性和挑戰(zhàn)性增加。這表明,在全球化、信息化和知識(shí)化浪潮的推動(dòng)下,現(xiàn)代對(duì)信息處理效率、跨部門協(xié)同質(zhì)量以及決策支持水平提出了更高要求,這使得秘書作為內(nèi)部信息樞紐和溝通橋梁的角色價(jià)值日益凸顯,其工作重心從保障日常運(yùn)轉(zhuǎn)的“后臺(tái)”支持,逐漸前移至參與價(jià)值創(chuàng)造的“前臺(tái)”協(xié)作。
第二,研究明確了現(xiàn)代對(duì)秘書人才的核心能力需求呈現(xiàn)出多元化、復(fù)合化和戰(zhàn)略化的新趨勢(shì)。問(wèn)卷通過(guò)對(duì)各項(xiàng)能力的優(yōu)先級(jí)排序分析,揭示了溝通協(xié)調(diào)能力、信息管理與分析能力、跨文化溝通能力、問(wèn)題解決能力以及項(xiàng)目管理能力被普遍認(rèn)為是現(xiàn)代秘書最重要的核心素養(yǎng)。其中,溝通協(xié)調(diào)能力作為秘書的傳統(tǒng)優(yōu)勢(shì),在跨部門、跨文化協(xié)作日益頻繁的今天,其重要性不僅沒(méi)有減弱,反而因承擔(dān)更復(fù)雜的協(xié)調(diào)任務(wù)而進(jìn)一步提升。信息管理與分析能力的重要性尤為突出,超過(guò)80%的受訪者將其列為“非常重要”的能力,這反映了大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,秘書需要具備從海量信息中提取關(guān)鍵要素、進(jìn)行初步分析并有效呈現(xiàn)的能力,以支持管理層做出更明智的決策??缥幕瘻贤芰υ诎咐芯恐幸驳玫匠浞煮w現(xiàn),隨著案例公司本土化戰(zhàn)略的深入,秘書團(tuán)隊(duì)需要與不同文化背景的員工和客戶打交道,處理文化沖突,傳遞文化適應(yīng)信息,這對(duì)秘書的跨文化意識(shí)、語(yǔ)言能力和文化敏感性提出了更高要求。問(wèn)題解決能力和項(xiàng)目管理能力則標(biāo)志著秘書角色從被動(dòng)響應(yīng)者向主動(dòng)貢獻(xiàn)者的轉(zhuǎn)變,要求秘書能夠識(shí)別問(wèn)題、分析原因、提出解決方案,并有效推動(dòng)項(xiàng)目執(zhí)行,這體現(xiàn)了現(xiàn)代秘書需要具備一定的業(yè)務(wù)洞察力和行動(dòng)力。值得注意的是,雖然技術(shù)技能(如數(shù)據(jù)分析軟件、協(xié)作平臺(tái)應(yīng)用)的重要性也得到了普遍認(rèn)可,但其被排在溝通、信息分析等軟技能之后,這可能意味著技術(shù)更多被視為輔助工具,而以人為核心的綜合能力仍然是秘書價(jià)值創(chuàng)造的關(guān)鍵。然而,訪談中秘書們對(duì)獲取更高級(jí)數(shù)據(jù)分析工具應(yīng)用的培訓(xùn)需求,以及問(wèn)卷中相關(guān)能力重要性感知的顯著差異(如外資企業(yè)、服務(wù)業(yè)對(duì)數(shù)據(jù)分析和創(chuàng)新思維要求更高),表明技術(shù)能力的重要性正隨著技術(shù)發(fā)展而不斷攀升,且存在顯著的行業(yè)和情境差異。
第三,研究揭示了當(dāng)前秘書專業(yè)人才培養(yǎng)模式與市場(chǎng)實(shí)際需求之間存在明顯的差距,即“教育滯后”現(xiàn)象。案例研究中的秘書團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人訪談和問(wèn)卷中對(duì)人才培養(yǎng)滿意度及能力的供需對(duì)比分析均顯示,現(xiàn)有秘書專業(yè)教育在以下幾個(gè)關(guān)鍵方面存在不足:一是課程內(nèi)容更新滯后,未能及時(shí)反映對(duì)新興能力(特別是數(shù)據(jù)分析、項(xiàng)目管理、創(chuàng)新思維)的需求,仍然偏重傳統(tǒng)行政技能的培訓(xùn);二是實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)薄弱,學(xué)生缺乏在真實(shí)或高度仿真的工作場(chǎng)景中應(yīng)用綜合能力的實(shí)踐機(jī)會(huì),導(dǎo)致理論與實(shí)踐脫節(jié);三是職業(yè)發(fā)展路徑引導(dǎo)不足,高校教育和社會(huì)認(rèn)知普遍未能清晰描繪秘書的職業(yè)晉升通道,導(dǎo)致學(xué)生和從業(yè)者對(duì)職業(yè)前景感到迷茫,影響了職業(yè)吸引力。特別是在技術(shù)能力培養(yǎng)方面,現(xiàn)有課程體系中往往只有基礎(chǔ)的辦公軟件應(yīng)用,缺乏對(duì)數(shù)據(jù)分析、信息挖掘等前沿技術(shù)工具的系統(tǒng)培訓(xùn),難以滿足企業(yè)對(duì)秘書技術(shù)素養(yǎng)的日益增長(zhǎng)的要求。此外,跨文化溝通、創(chuàng)新思維等軟技能的培養(yǎng),也往往依賴于課程設(shè)計(jì)者的理念,缺乏體系化的教學(xué)方法和管理實(shí)踐。這種培養(yǎng)模式的滯后性,直接導(dǎo)致了人才供給與市場(chǎng)需求之間的結(jié)構(gòu)性矛盾,即企業(yè)找不到完全符合要求的秘書人才,而畢業(yè)生則難以順利適應(yīng)職場(chǎng)需求,形成了人才“錯(cuò)配”現(xiàn)象。
基于上述研究結(jié)論,本研究提出以下針對(duì)性建議,旨在推動(dòng)秘書專業(yè)的轉(zhuǎn)型升級(jí),以更好地適應(yīng)現(xiàn)代變革的需求。首先,在高校教育層面,應(yīng)進(jìn)行秘書專業(yè)課程體系的全面革新。核心舉措包括:一是重構(gòu)課程結(jié)構(gòu),大幅壓縮傳統(tǒng)文書處理、會(huì)議安排等基礎(chǔ)技能課程的比重,將數(shù)據(jù)分析、項(xiàng)目管理、商業(yè)智能、跨文化溝通、創(chuàng)新思維等新興能力培養(yǎng)模塊提升至核心課程地位。二是強(qiáng)化實(shí)踐教學(xué),增加案例教學(xué)、項(xiàng)目式學(xué)習(xí)(PBL)、模擬實(shí)訓(xùn)等教學(xué)方式的比例,建立校企合作平臺(tái),讓學(xué)生在真實(shí)工作場(chǎng)景中鍛煉綜合能力。三是引入前沿技術(shù)工具,開設(shè)數(shù)據(jù)分析軟件應(yīng)用、虛擬協(xié)作平臺(tái)使用等課程,培養(yǎng)秘書運(yùn)用技術(shù)提升工作效率和價(jià)值創(chuàng)造能力。四是加強(qiáng)跨學(xué)科融合,鼓勵(lì)學(xué)生選修管理學(xué)、市場(chǎng)營(yíng)銷、心理學(xué)等相關(guān)課程,拓寬知識(shí)視野,提升綜合素質(zhì)。五是完善職業(yè)發(fā)展教育,開設(shè)職業(yè)規(guī)劃、職場(chǎng)溝通、領(lǐng)導(dǎo)力發(fā)展等課程,幫助學(xué)生樹立正確的職業(yè)發(fā)展觀,提升職業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。
其次,在企業(yè)實(shí)踐層面,應(yīng)建立更加科學(xué)、完善的秘書團(tuán)隊(duì)管理與發(fā)展機(jī)制。核心舉措包括:一是明確秘書職業(yè)發(fā)展路徑,設(shè)立清晰的管理序列(如行政主管、管理專員、高級(jí)秘書、秘書主管等),并提供相應(yīng)的晉升標(biāo)準(zhǔn)與機(jī)會(huì),增強(qiáng)職業(yè)吸引力。二是優(yōu)化能力評(píng)估體系,采用行為錨定等級(jí)評(píng)價(jià)(BARS)等方法,建立包含溝通協(xié)調(diào)、信息分析、項(xiàng)目管理等多維度的能力評(píng)估模型,為績(jī)效考核和培訓(xùn)發(fā)展提供依據(jù)。三是構(gòu)建持續(xù)學(xué)習(xí)機(jī)制,建立內(nèi)部培訓(xùn)體系,定期能力提升培訓(xùn),特別是針對(duì)新興能力(如數(shù)據(jù)分析、數(shù)字化辦公)的專項(xiàng)培訓(xùn)。同時(shí),鼓勵(lì)員工參加外部認(rèn)證,將學(xué)習(xí)成果與職業(yè)發(fā)展掛鉤。四是賦予秘書適當(dāng)?shù)墓ぷ髯灾鳈?quán)與決策參與度,根據(jù)秘書的能力水平,在信息管理、項(xiàng)目協(xié)調(diào)、客戶溝通等方面給予更多信任和授權(quán),激發(fā)其工作積極性和創(chuàng)造性。五是營(yíng)造支持性的工作環(huán)境,提供必要的資源支持(如信息獲取渠道、技術(shù)工具),鼓勵(lì)知識(shí)分享與團(tuán)隊(duì)協(xié)作,幫助秘書在復(fù)雜多變的工作環(huán)境中更好地發(fā)揮作用。
再次,在行業(yè)發(fā)展層面,應(yīng)發(fā)揮行業(yè)協(xié)會(huì)或?qū)I(yè)的作用,推動(dòng)秘書專業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化與職業(yè)化發(fā)展。核心舉措包括:一是牽頭制定秘書職業(yè)能力標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)和企業(yè)實(shí)際需求,明確不同層級(jí)秘書的核心能力要求,為高校人才培養(yǎng)和企業(yè)用人提供參考。二是建立秘書職業(yè)資格認(rèn)證制度,開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化考試或評(píng)估體系,提升秘書職業(yè)的專業(yè)化形象和社會(huì)認(rèn)可度。三是加強(qiáng)行業(yè)信息交流與資源共享,定期舉辦行業(yè)論壇、技能競(jìng)賽等活動(dòng),促進(jìn)經(jīng)驗(yàn)分享和共同發(fā)展。四是開展專項(xiàng)調(diào)研,持續(xù)跟蹤行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)和人才需求變化,為教育改革和政策制定提供依據(jù)。通過(guò)這些舉措,可以逐步提升秘書職業(yè)的社會(huì)地位,規(guī)范市場(chǎng)秩序,促進(jìn)秘書行業(yè)的健康發(fā)展。
展望未來(lái),隨著、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展,以及形態(tài)向更加敏捷、分布式、平臺(tái)化的演變,秘書專業(yè)將面臨更加深刻的變革機(jī)遇與挑戰(zhàn)。一方面,技術(shù)將持續(xù)沖擊傳統(tǒng)秘書工作,自動(dòng)化辦公系統(tǒng)可能會(huì)替代部分基礎(chǔ)性、重復(fù)性的任務(wù),如文件歸檔、日程提醒等,這將進(jìn)一步壓縮秘書的行政工作量,迫使其更加聚焦于高價(jià)值、高附加值的戰(zhàn)略性工作。另一方面,對(duì)秘書的綜合能力要求將更高,需要秘書具備更強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力、適應(yīng)性、創(chuàng)新思維和跨界整合能力,以應(yīng)對(duì)快速變化的環(huán)境和復(fù)雜多變的任務(wù)。因此,未來(lái)的秘書人才可能需要具備“T型”或“π型”能力結(jié)構(gòu),既要擁有深厚的專業(yè)基礎(chǔ)(“一豎”),又要具備廣泛的跨領(lǐng)域知識(shí)和技能(“一橫”)。未來(lái)的秘書專業(yè)教育,需要更加注重培養(yǎng)學(xué)生的核心素養(yǎng)和通用能力,如批判性思維、復(fù)雜問(wèn)題解決能力、溝通表達(dá)能力、團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力、終身學(xué)習(xí)能力等,而不僅僅是具體的技術(shù)操作技能。同時(shí),跨文化能力、全球勝任力在秘書職業(yè)中的重要性將日益凸顯,特別是在跨國(guó)公司和全球化中,具備跨文化溝通和協(xié)作能力的秘書將具有顯著競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。
此外,隨著遠(yuǎn)程辦公、混合辦公模式的普及,秘書工作的邊界將更加模糊,工作方式將更加靈活多樣,這對(duì)秘書的自律性、時(shí)間管理能力和數(shù)字化協(xié)作能力提出了新的要求。未來(lái)的秘書團(tuán)隊(duì)可能更加分散,需要通過(guò)數(shù)字化工具實(shí)現(xiàn)高效協(xié)同。因此,秘書專業(yè)教育還需要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化工作方式、在線協(xié)作工具、虛擬團(tuán)隊(duì)管理等方面的培訓(xùn),幫助學(xué)生在未來(lái)多元化的工作環(huán)境中游刃有余。同時(shí),心理健康和壓力管理能力也將成為秘書職業(yè)素養(yǎng)的重要組成部分,教育機(jī)構(gòu)和企業(yè)需要關(guān)注秘書群體的心理健康需求,提供必要的支持??偠灾貢鴮I(yè)正站在一個(gè)轉(zhuǎn)型發(fā)展的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn),未來(lái)的發(fā)展方向應(yīng)是朝著更加專業(yè)化、戰(zhàn)略性、復(fù)合化的方向發(fā)展,培養(yǎng)能夠適應(yīng)未來(lái)變革需求的卓越秘書人才。本研究雖然取得了一定的發(fā)現(xiàn),但由于研究資源和時(shí)間的限制,仍存在一些不足之處,如案例樣本的單一性可能導(dǎo)致結(jié)論的普適性有限,問(wèn)卷的區(qū)域集中性可能影響結(jié)果的代表性等。未來(lái)研究可以擴(kuò)大樣本范圍,進(jìn)行跨文化比較研究,深入探討新技術(shù)對(duì)秘書職業(yè)的長(zhǎng)期影響,以及不同模式下秘書團(tuán)隊(duì)的最佳實(shí)踐模式,以期為秘書專業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供更全面、深入的理論指導(dǎo)和實(shí)踐參考。
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八.致謝
本篇畢業(yè)論文的完成,凝聚了眾多師長(zhǎng)、同學(xué)、朋友和家人的心血與支持。在此,我謹(jǐn)向所有在我本科學(xué)習(xí)階段及論文撰寫過(guò)程中給予我無(wú)私幫助的人們,致以最誠(chéng)摯的謝意。
首先,我要衷心感謝我的導(dǎo)師[導(dǎo)師姓名]教授。從論文選題的確立,到研究框架的搭建,再到具體內(nèi)容的撰寫與修改,[導(dǎo)師姓名]教授始終以其深厚的學(xué)術(shù)造詣、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹螌W(xué)態(tài)度和敏銳的洞察力,給予我悉心的指導(dǎo)和寶貴的建議。導(dǎo)師不僅在專業(yè)知識(shí)上為我指點(diǎn)迷津,更在研究方法、邏輯思辨和學(xué)術(shù)規(guī)范等方面給予我深刻啟迪,其誨人不倦的精神令我受益終身。每當(dāng)我遇到研究瓶頸或思路受阻時(shí),導(dǎo)師總能一針見(jiàn)血地指出問(wèn)題所在,并提出富有建設(shè)性的解決方案。尤其是在探討秘書專業(yè)角色轉(zhuǎn)型與能力發(fā)展這一前沿問(wèn)題時(shí),導(dǎo)師鼓勵(lì)我結(jié)合實(shí)際案例,采用多元研究方法,確保研究的深度與廣度。此外,導(dǎo)師在生活上給予我的關(guān)懷與鼓勵(lì),也讓我在緊張的學(xué)習(xí)和研究之余,感受到了溫暖與力量。在此,謹(jǐn)向[導(dǎo)師姓名]教授致以最崇高的敬意和最衷心的感謝。
感謝秘書學(xué)專業(yè)的各位授課教師,他們系統(tǒng)傳授的專業(yè)知識(shí)為我奠定了堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。特別是[某位具體教師姓名]老師在《秘書學(xué)概論》課程中關(guān)于秘書角色演變理論的講解,[另一位教師姓名]老師在《現(xiàn)代辦公技術(shù)》課程中關(guān)于數(shù)據(jù)分析工具應(yīng)用的指導(dǎo),都為我后續(xù)的研究選題和內(nèi)容深化提供了重要啟發(fā)。感謝學(xué)院為學(xué)生們提供的良好學(xué)習(xí)環(huán)境和豐富的學(xué)術(shù)資源,包括圖書館的藏書、電子數(shù)據(jù)庫(kù)以及各類學(xué)術(shù)講座,這些都極大地開闊了我的視野,提升了我的學(xué)術(shù)素養(yǎng)。
感謝在案例研究過(guò)程中提供支持的[案例公司名稱]及其秘書團(tuán)隊(duì)。特別感謝該公司的[案例公司負(fù)責(zé)人姓名]先生/女士在研究初期給予的詳細(xì)說(shuō)明和訪談機(jī)會(huì),以及秘書團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人[負(fù)責(zé)人姓名]女士在實(shí)地調(diào)研期間給予的積極配合與無(wú)私分享。通過(guò)訪談和觀察,我得以深入了解秘書團(tuán)隊(duì)在變革中的實(shí)際工作狀況、面臨的挑戰(zhàn)和應(yīng)對(duì)策略,這些第一手資料為本研究提供了寶貴的實(shí)證支撐。同時(shí),也感謝團(tuán)隊(duì)成員[可列舉1-2位具體成員姓名]在數(shù)據(jù)收集過(guò)程中提供的協(xié)助。
感謝參與問(wèn)卷的各位秘書及企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人。你們的認(rèn)真填寫和真實(shí)反饋,為本研究提供了具有廣泛代表性的數(shù)據(jù),使得研究結(jié)果能夠更客觀地反映當(dāng)前秘書行業(yè)的實(shí)際狀況和能力需求。雖然由于篇幅限制無(wú)法在此一一列舉姓名,但你們的貢獻(xiàn)對(duì)于本研究結(jié)論的得出至關(guān)重要。
感謝我的同窗好友們。在論文撰寫過(guò)程中,我們相互探討、相互鼓勵(lì)、共同進(jìn)步。與你們的交流often激發(fā)了我的研究靈感,解決了許多學(xué)業(yè)上的難題。特別感謝[好友姓名]在文獻(xiàn)查找、數(shù)據(jù)分析軟件使用等方面給予我的幫助。
最后,我要感謝我的家人。他們是我最堅(jiān)實(shí)的后盾,無(wú)條件地支持我的學(xué)業(yè)和研究所需的一切。無(wú)論是在生活上還是精神上,他們始終給予我無(wú)微不至的關(guān)懷和鼓勵(lì),讓我能夠心無(wú)旁騖地投入到學(xué)習(xí)和
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