電競公司公文處理管理辦法

一、總則（一）目的為加強本電競公司公文處理工作的規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文處理的效率和質(zhì)量，確保公司信息傳遞準確、及時、暢通，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于電競公司全體員工。涉及與客戶相關(guān)的公文往來，參照本辦法執(zhí)行。（三）基本原則1.實事求是：公文內(nèi)容應基于實際情況，準確反映問題和工作進展。2.準確規(guī)范：公文格式、語言表達要符合規(guī)范要求，避免歧義。3.精簡高效：精簡公文數(shù)量，提高辦文效率，注重實際效果。4.安全保密：嚴格遵守保密制度，確保公文信息安全。（四）企業(yè)文化與經(jīng)營理念體現(xiàn)公文處理應貫穿公司“創(chuàng)新、協(xié)作、卓越”的企業(yè)文化。在與外部客戶溝通的公文中，突出公司“以玩家體驗為核心，打造頂級電競娛樂”的經(jīng)營理念，展現(xiàn)公司的專業(yè)形象和服務精神。（五）扁平化管理體現(xiàn)減少公文流轉(zhuǎn)的層級，簡化流程。鼓勵員工直接與相關(guān)部門或領導溝通，提高信息傳遞的速度和準確性，打破傳統(tǒng)層級限制，充分發(fā)揮扁平化管理優(yōu)勢。二、公文種類（一）決議適用于經(jīng)會議討論通過的重大決策事項。如公司戰(zhàn)略規(guī)劃、重大投資決策等相關(guān)公文。（二）決定適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。例如對優(yōu)秀員工的表彰決定、對違規(guī)行為的處罰決定等。（三）命令（令）適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。在電競公司，可用于重大項目啟動、重要人事任命等方面。（四）公報適用于公布重要決定或者重大事項。如公司年度財務報告、重大賽事成績等對外公布的公文。（五）公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。如公司新業(yè)務上線、大型電競活動舉辦等面向公眾的信息發(fā)布。（六）通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。例如公司內(nèi)部的場地使用規(guī)定、活動通知等。（七）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。員工對公司發(fā)展、業(yè)務改進等方面提出的建議性公文。（八）通知適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。如會議通知、工作任務分配通知等。（九）通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。例如對員工優(yōu)秀事跡的通報表揚、對工作失誤的通報批評。（十）報告適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復上級機關(guān)的詢問。員工定期向上級匯報工作進展、問題反饋等公文。（十一）請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。員工在工作中遇到問題，需要上級給予指導或批準的公文。（十二）批復適用于答復下級機關(guān)請示事項。上級對下級請示的回應公文。（十三）議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。在公司內(nèi)部，可用于重大議題提交公司管理層或決策層審議。（十四）函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。如與合作單位的溝通公文、向外部機構(gòu)咨詢事項等。（十五）紀要適用于記載會議主要情況和議定事項。公司各類會議的紀要文件。三、公文格式（一）版頭1.份號：公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標注份號，一般用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。2.密級和保密期限：涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。3.緊急程度：根據(jù)緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。4.發(fā)文機關(guān)標志：由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關(guān)標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，也可以單獨用主辦機關(guān)名稱。發(fā)文機關(guān)標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。5.發(fā)文字號：由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。發(fā)文字號編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。6.簽發(fā)人：上行文應當標注簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。（二）主體1.標題：一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。2.主送機關(guān)：編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關(guān)名稱后標全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關(guān)名稱移至版記。3.正文：公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。4.附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。5.發(fā)文機關(guān)署名、成文日期和印章：-加蓋印章的公文：成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機關(guān)行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。-不加蓋印章的公文：單一機關(guān)行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機關(guān)署名，在發(fā)文機關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關(guān)署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發(fā)文機關(guān)署名右空字數(shù)。聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關(guān)署名，其余發(fā)文機關(guān)署名依次向下編排。-加蓋簽發(fā)人簽名章的公文：單一機關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時，在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標注簽發(fā)人職務，以簽名章為準上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關(guān)簽發(fā)人職務、簽名章，其余機關(guān)簽發(fā)人職務、簽名章依次向下編排，與主辦機關(guān)簽發(fā)人職務、簽名章上下對齊；每行只編排一個機關(guān)的簽發(fā)人職務、簽名章；簽發(fā)人職務應當標注全稱。簽名章一般用紅色。6.附注：如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。7.附件：附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。（三）版記1.抄送機關(guān)：如有抄送機關(guān)，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關(guān)名稱后標句號。如需把主送機關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關(guān)。既有主送機關(guān)又有抄送機關(guān)時，應當將主送機關(guān)置于抄送機關(guān)之上一行，之間不加分隔線。2.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素，應當將其與印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期用一條細分隔線隔開。（四）頁碼一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。四、公文擬制（一）起草1.明確要求：公文起草應明確發(fā)文目的、主題、對象和要求。起草人員要深入了解相關(guān)工作情況，確保公文內(nèi)容具有針對性和可操作性。2.內(nèi)容要求：公文內(nèi)容應觀點明確、條理清晰、語言簡潔、邏輯嚴密。涉及數(shù)據(jù)、事實等要準確無誤。體現(xiàn)公司“創(chuàng)新、協(xié)作、卓越”的企業(yè)文化，突出經(jīng)營理念。3.流程規(guī)范：起草公文一般由承辦部門負責。重要公文可成立專門起草小組。起草過程中應廣泛征求相關(guān)部門和人員的意見，充分溝通協(xié)調(diào)。（二）審核1.初審：公文起草完成后，由承辦部門負責人進行初審。重點審核公文內(nèi)容是否符合公司政策、法律法規(guī)，格式是否規(guī)范，語言是否準確等。2.復審：初審通過后，提交至行政部門進行復審。行政部門從公文的整體框架、行文邏輯、格式規(guī)范等方面進行審核，提出修改意見。3.終審：復審通過的公文，根據(jù)公文重要程度，提交至公司領導進行終審。領導從戰(zhàn)略高度、決策層面等對公文進行把關(guān)，確保公文符合公司整體利益和發(fā)展方向。（三）簽發(fā)1.一般公文：一般公文由部門負責人或主管領導簽發(fā)。簽發(fā)人應認真審閱公文內(nèi)容，簽署意見并注明簽發(fā)日期。2.重要公文：重要公文需經(jīng)公司主要領導簽發(fā)。涉及多個部門的重要事項的公文，應經(jīng)相關(guān)部門會簽后，再由主要領導簽發(fā)。五、公文辦理（一）收文辦理1.簽收：公司指定專人負責公文簽收工作。對收到的公文進行清點、核對，確保公文數(shù)量、內(nèi)容準確無誤。簽收人需在送文回執(zhí)上簽字或蓋章。2.登記：對簽收的公文進行詳細登記，包括公文的來源、文號、標題、日期、密級等信息。登記信息應錄入公司公文管理系統(tǒng)，便于查詢和管理。3.初審：收文人員對公文進行初審，審核公文的文種、格式、主送機關(guān)等是否符合要求。對不符合要求的公文，及時與發(fā)文單位聯(lián)系溝通。4.承辦：根據(jù)公文內(nèi)容和職責分工，將公文轉(zhuǎn)交給相關(guān)部門或人員承辦。承辦部門或人員應及時辦理，不得延誤。對有明確辦理時限要求的公文，嚴格按照要求辦理。5.傳閱：需要多個部門或人員知曉的公文，組織傳閱。傳閱過程中要做好記錄，確保公文傳閱的及時性和完整性。6.催辦：對承辦部門或人員的公文辦理情況進行催辦。對辦理進度緩慢的，及時提醒督促，確保公文按時辦理完畢。7.答復：承辦部門或人員辦理完公文后，應及時向發(fā)文單位或相關(guān)人員進行答復。答復內(nèi)容應準確、清晰，符合公文要求。（二）發(fā)文辦理1.復核：已經(jīng)發(fā)文機關(guān)負責人簽批的公文，印發(fā)前由發(fā)文機關(guān)辦公廳（室）進行復核。重點復核審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等是否符合規(guī)定。2.登記：對復核后的公文進行發(fā)文登記，確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)等。3.印制：按照規(guī)定的格式和要求，對公文進行印制。確保公文印制清晰、規(guī)范，符合存檔和傳遞要求。4.核發(fā)：公文印制完成后，對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后分發(fā)。（三）涉密公文管理1.保密制度：建立嚴格的涉密公文保密制度，明確涉密公文的范圍、密級劃分、保密期限等。2.專人管理：涉密公文由專人負責管理，管理人員應經(jīng)過嚴格的保密培訓，簽訂保密協(xié)議。3.傳遞與存儲：涉密公文的傳遞應通過安全的渠道，存儲應使用專門的保密設備，確保信息安全。4.解密與銷毀：按照規(guī)定的程序?qū)ι婷芄倪M行解密和銷毀。解密后的公文按照普通公文管理，銷毀涉密公文應進行登記，確保信息不泄露。六、公文歸檔（一）歸檔范圍凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的公文材料，均應歸檔。包括上級來文、公司發(fā)文、內(nèi)部請示報告、會議紀要等。（二）歸檔要求1.整理分類：對歸檔公文進行整理分類，可按照公文的年份、文種、部門等進行分類。分類應科學合理，便于查找和利用。2.裝訂編目：對紙質(zhì)公文進行裝訂，確保公文的完整性。同時編制歸檔目錄，包括公文的文號、標題、日期、保管期限等信息。3.電子歸檔：對電子公文進行備份存儲，建立電子檔案庫。電子檔案應與紙質(zhì)檔案相對應，確保數(shù)據(jù)的一致性和可檢索性。（三）保管期限根據(jù)公文的重要程度和查考價值，確定公文的保管期限。一般分為短期（1-3年）、中期（3-5年）、長期（5年以上）。重要的、具有歷史價值的公文應長期保存。（四）檔案利用建立檔案查閱制度，明確查閱的范圍、流程和審批手續(xù)。員工因工作需要查閱檔案，應填寫查閱申請，經(jīng)相關(guān)領導批準后進行查閱。嚴禁擅自復制、傳播檔案內(nèi)容。七