采購申請審批單填寫規(guī)范及流程示例模板一、模板適用場景與業(yè)務(wù)價值本模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織內(nèi)部采購活動的申請與審批管理，具體場景包括但不限于：日常辦公物資采購、生產(chǎn)原材料采購、固定資產(chǎn)采購（如設(shè)備、工具）、服務(wù)類采購（如咨詢、維修）、項目專項采購等。通過規(guī)范采購申請審批流程，可實現(xiàn)以下業(yè)務(wù)價值：明確采購需求與審批責任，避免盲目采購；保證采購活動符合預算管理要求，控制成本支出；標準化審批流程，提高采購效率，縮短業(yè)務(wù)周期；完善采購痕跡管理，滿足內(nèi)部審計與合規(guī)要求。二、采購申請審批全流程操作指南（一）第一步：申請人發(fā)起申請——明確需求，規(guī)范填寫操作主體：采購需求部門申請人（如行政專員李明、生產(chǎn)部張華）操作內(nèi)容：確認采購必要性：根據(jù)部門工作計劃或?qū)嶋H需求，確認采購物品/服務(wù)的用途、數(shù)量及緊急程度，避免重復采購或閑置浪費。填寫采購申請審批單：依據(jù)本模板“采購申請審批單”表格要求，逐項填寫完整信息（詳見第三部分模板），重點包括：采購基本信息：申請部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期、采購類型（如“日常辦公”“生產(chǎn)原料”“固定資產(chǎn)”）；采購明細：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、單位、數(shù)量、預估單價、預算金額（需與部門預算匹配）；需求說明：簡述采購用途、緊急程度（如“緊急：3日內(nèi)需到貨”“常規(guī)：15天內(nèi)可完成采購”）；附件：如技術(shù)參數(shù)書、比價報價單（3家及以上供應(yīng)商報價）、歷史采購記錄等（根據(jù)企業(yè)要求提供）。內(nèi)部初審：申請人核對信息無誤后，提交至部門負責人進行初步審核。（二）第二步：部門負責人審核——把關(guān)需求，確認合規(guī)操作主體：申請部門負責人（如行政部經(jīng)理王芳、生產(chǎn)部總監(jiān)趙剛）操作內(nèi)容：審核需求真實性：確認采購需求與部門工作計劃的匹配性，是否存在非必要采購或超量采購情況。審核預算合理性：核對預算金額是否在部門年度/月度預算額度內(nèi)，超預算采購需注明“超預算說明”并附額外預算審批文件。審核附件完整性：檢查技術(shù)參數(shù)、報價單等附件是否齊全、清晰，保證采購標的明確、價格合理。審批意見：審核通過后，在“部門負責人審批”欄簽字確認；若不通過，注明駁回原因（如“需求描述不清晰”“預算不足”）并退回申請人修改。（三）第三步：財務(wù)部門復核——預算管控，資金合規(guī)操作主體：財務(wù)部門專員（如財務(wù)部陳靜、成本會計劉洋）操作內(nèi)容：預算額度核查：在財務(wù)系統(tǒng)中查詢該部門剩余可用預算，確認本次采購預算是否充足；若超預算，需核實是否有調(diào)整預算的審批手續(xù)。價格合理性評估：對比歷史采購價格或市場價格（參考附件報價單），判斷預估單價是否合理，價格異常時要求申請人補充說明。資金支付方式確認：根據(jù)采購金額與企業(yè)財務(wù)制度，確認支付方式（如“對公轉(zhuǎn)賬”“現(xiàn)金支付”“公務(wù)卡”）是否符合規(guī)定。復核意見：預算與價格均合規(guī)時，在“財務(wù)復核”欄簽字確認；若存在問題，注明“超預算”“價格異?！钡纫庖姴⒎答佒敛块T負責人。（四）第四步：分管領(lǐng)導/管理層審批——權(quán)限把控，最終決策操作主體：分管副總（如行政副總孫麗、運營副總周強）或總經(jīng)理（根據(jù)采購金額審批權(quán)限劃分）操作內(nèi)容：審批權(quán)限匹配：根據(jù)企業(yè)《采購管理制度》，按采購金額分級審批（例如：金額≤5000元：部門負責人+財務(wù)復核即可；5000元＜金額≤20000元：需分管副總審批；金額＞20000元：需總經(jīng)理審批）。戰(zhàn)略與合規(guī)性審核：對于大額或關(guān)鍵采購（如生產(chǎn)設(shè)備、核心服務(wù)），需結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略目標，審核采購事項對業(yè)務(wù)發(fā)展的必要性，并是否符合國家法律法規(guī)（如招投標要求）。審批意見：同意采購則在“分管領(lǐng)導/總經(jīng)理審批”欄簽字；不同意則注明原因并終止流程。（五）第五步：采購部門執(zhí)行——下單采購，跟進履約操作主體：采購部門（如采購部吳斌、采購專員鄭薇）操作內(nèi)容：接收審批單：確認采購申請審批單完整審批通過后，接收并登記采購臺賬。供應(yīng)商選擇：根據(jù)采購類型選擇供應(yīng)商：標準化物品（如辦公文具）：從合格供應(yīng)商名錄中選擇；非標準化物品或大額采購：組織比價、議價或招投標，保證“質(zhì)優(yōu)價廉”。下單與跟進：下達采購訂單，明確交貨時間、質(zhì)量標準、付款條件，并跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進度，保證按時到貨。到貨驗收：聯(lián)合需求部門、財務(wù)部門對到貨物品進行驗收（數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格），填寫《到貨驗收單》，三方簽字確認。（六）第六步：財務(wù)結(jié)算與資料歸檔——閉環(huán)管理，可追溯操作主體：財務(wù)部門、采購部門、檔案管理部門操作內(nèi)容：發(fā)票審核與付款：供應(yīng)商開具合規(guī)發(fā)票，財務(wù)部門核對發(fā)票信息與采購訂單、驗收單一致后，安排付款。資料歸檔：采購部門將采購申請審批單、采購訂單、驗收單、發(fā)票等資料整理成冊，按“年+月+采購類型”編號，移交檔案管理部門保存，保存期限不少于5年（根據(jù)企業(yè)檔案管理規(guī)定）。三、采購申請審批單模板（含填寫示例）采購申請審批單基本信息申請部門行政部申請人*李明聯(lián)系方式1385678（示例，實際填寫企業(yè)內(nèi)部短號或辦公電話）申請日期2023年10月8日采購類型□日常辦公□生產(chǎn)原料□固定資產(chǎn)□服務(wù)類□其他：辦公用品采購編號（可選）CG-20231008-001采購明細序號物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)單位數(shù)量預估單價（元）預算金額（元）供應(yīng)商（可選）用途說明1A4復印紙80g白色雙面打印環(huán)保型箱1025.00250.00文品超市日常辦公打印使用2無線鼠標羅技M1712.4G無線黑色個589.00445.00羅技授權(quán)經(jīng)銷商新員工入職配置3辦公椅人體工學款可升降帶扶手黑色把2450.00900.00家具城替換損壞辦公椅合計預算金額（大寫）壹仟伍佰玖拾元整（小寫）￥1,595.00需求說明1.本次采購為常規(guī)需求，非緊急，預計15天內(nèi)到貨；2.無線鼠標需兼容公司辦公系統(tǒng)（Windows10）；3.辦公椅需提供3年質(zhì)保。附件清單□技術(shù)參數(shù)書□比價報價單（3家）□歷史采購記錄□其他：文品超市報價單、家具城報價單審批流程部門負責人意見：需求合理，預算在部門月度預算內(nèi)，同意采購。簽字：*王芳日期：2023年10月8日財務(wù)復核意見：預算金額￥1,595.00在行政部剩余預算內(nèi)，單價符合市場均價，同意支付。簽字：*陳靜日期：2023年10月9日分管領(lǐng)導審批意見：同意采購，按流程執(zhí)行。簽字：*孫麗日期：2023年10月10日總經(jīng)理審批意見（如需）：__________________________簽字：____________日期：______________備注|采購完成后，請申請人配合驗收并反饋至行政部。||填寫說明帶“*”項為必填項，不得遺漏；規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)需詳細明確，避免模糊描述（如“鼠標”需注明品牌、型號、連接方式等）；預算金額需精確到元，大小寫一致；附件需清晰、完整，保證審批人可全面知曉采購事項。四、填寫與審批關(guān)鍵注意事項（一）申請人注意事項信息真實準確：物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算等信息需與實際需求一致，嚴禁虛報、瞞報；提前溝通預算：發(fā)起申請前需確認部門剩余預算，避免因預算不足導致審批延誤；緊急采購處理：如遇緊急情況（如生產(chǎn)設(shè)備突發(fā)故障需立即維修），需在“需求說明”中標注“緊急”，并同步電話通知審批人，事后補簽紙質(zhì)流程；避免拆分采購：不得將單筆大額采購拆分為多筆小額采購以規(guī)避審批權(quán)限，一經(jīng)發(fā)覺將按公司規(guī)定處理。（二）審批人注意事項及時審批反饋：收到審批申請后，需在1-2個工作日內(nèi)完成審核（緊急采購除外），不得無故拖延；明確審批意見：審核不通過時，需具體說明原因（如“規(guī)格參數(shù)不明確”“預算超支20%”），便于申請人修改；嚴守審批權(quán)限：不得越權(quán)審批或代簽，超權(quán)限審批需提交上一級