采購管理合同審查批復(fù)專用工具模板使用指南一、工具概述與應(yīng)用價值在企業(yè)的采購管理活動中，合同是明確供需雙方權(quán)利義務(wù)、控制采購風(fēng)險的核心法律文件。為保證合同條款的合規(guī)性、經(jīng)濟性和可執(zhí)行性，避免因合同漏洞導(dǎo)致的經(jīng)濟損失與法律糾紛，設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)化的“采購合同審查批復(fù)專用表格”。本工具通過規(guī)范審查流程、明確審查要點、記錄審查意見，實現(xiàn)采購合同從提交到最終批復(fù)的全流程管控，適用于各類企業(yè)（含生產(chǎn)制造、服務(wù)、商貿(mào)等）的貨物采購、服務(wù)外包、工程承包等場景的合同審查管理，能有效提升審查效率、降低溝通成本，為采購業(yè)務(wù)的順利開展提供制度保障。二、操作流程與步驟詳解（一）合同發(fā)起與材料準(zhǔn)備責(zé)任部門：采購部門操作內(nèi)容：采購專員根據(jù)采購需求（如采購申請單、招標(biāo)結(jié)果等），與供應(yīng)商協(xié)商擬定合同文本，保證合同內(nèi)容完整，包含但不限于以下核心要素：合同雙方主體信息（名稱、法定代表人、地址、聯(lián)系方式等）；采購標(biāo)的物（名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等）；合同價款（含單價、總價、計價貨幣、稅費承擔(dān)等）；履行期限（交貨/服務(wù)時間、地點、方式等）；付款方式（預(yù)付款、進度款、尾款的比例及支付條件）；違約責(zé)任（違約金計算、賠償范圍、合同解除條件等）；爭議解決方式（仲裁/訴訟管轄機構(gòu)）；其他特殊約定（如保密條款、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等）。整理配套材料，與合同文本一并提交，包括：供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）、相關(guān)資質(zhì)證明（如生產(chǎn)許可證、3C認(rèn)證等，根據(jù)采購標(biāo)的性質(zhì)確定）；招標(biāo)文件、中標(biāo)通知書（若適用）；采購需求審批單（需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)）；技術(shù)參數(shù)確認(rèn)文件（如圖紙、技術(shù)協(xié)議等）。輸出成果：完整的合同文本（加蓋騎縫章）及配套材料清單。注意事項：合同文本需采用公司制定的標(biāo)準(zhǔn)化模板（特殊情況下可使用供應(yīng)商模板，但需保證核心條款合規(guī)）；供應(yīng)商資質(zhì)需在有效期內(nèi)，且與合同主體信息一致。（二）采購部門初審責(zé)任部門：采購部門操作內(nèi)容：采購部門負(fù)責(zé)人指定專人（如采購經(jīng)理）對合同及配套材料進行初審，重點審查以下內(nèi)容：需求匹配性：合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等是否與采購申請單一致，是否滿足業(yè)務(wù)部門需求；供應(yīng)商合規(guī)性：供應(yīng)商資質(zhì)是否齊全、有效，是否存在被列入經(jīng)營異常名錄或嚴(yán)重違法失信企業(yè)名單的情況（可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”簡要查詢）；條款完整性：合同是否包含必備條款，是否存在重大遺漏（如未約定違約責(zé)任、爭議解決方式等）；商務(wù)條款合理性：價格是否在預(yù)算范圍內(nèi)，付款方式是否符合公司財務(wù)制度，交貨周期是否滿足項目進度要求。審查意見填寫：在《采購合同審查批復(fù)表》的“采購部門初審”欄中，明確填寫“通過”“不通過”或“修改后重審”，并具體說明修改意見（如“需補充供應(yīng)商安全生產(chǎn)許可證”“付款方式調(diào)整為‘驗收合格后支付60%’”）。若“不通過”或“修改后重審”，需注明原因并退回采購專員。輸出成果：簽署初審意見的《采購合同審查批復(fù)表》。注意事項：初審需在收到合同后2個工作日內(nèi)完成，避免影響整體審批進度；對于復(fù)雜項目（如大型設(shè)備采購），可組織業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門共同參與初審。（三）法務(wù)部門專項審查責(zé)任部門：法務(wù)部門操作內(nèi)容：法務(wù)專員（或外部法律顧問）對合同條款進行法律風(fēng)險審查，重點關(guān)注：主體資格：合同雙方是否具備完全民事行為能力，供應(yīng)商的簽約權(quán)限是否合法（如需授權(quán)委托書，需檢查委托人簽字、授權(quán)范圍及有效期）；法律合規(guī)性：合同內(nèi)容是否符合《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》《產(chǎn)品質(zhì)量法》等法律法規(guī)，是否存在無效或可撤銷條款（如“霸王條款”）；權(quán)利義務(wù)對等性：雙方權(quán)利義務(wù)是否明確、對等，是否存在明顯加重采購方責(zé)任、減輕供應(yīng)商責(zé)任的情形；違約責(zé)任：違約責(zé)任是否明確、可量化，是否與違約行為相匹配（如逾期交貨的違約金比例是否合理）；爭議解決：爭議解決方式（仲裁/訴訟）是否明確，管轄機構(gòu)是否為公司便利（如優(yōu)先選擇公司所在地法院）；知識產(chǎn)權(quán)：若采購標(biāo)的涉及專利、軟件等知識產(chǎn)權(quán)，需明確歸屬及侵權(quán)責(zé)任承擔(dān)；保密條款：保密范圍、期限及違約責(zé)任是否清晰，是否符合公司商業(yè)秘密保護要求。審查意見填寫：在《采購合同審查批復(fù)表》的“法務(wù)部門審查”欄中，填寫法律審查意見，若存在法律風(fēng)險，需逐條列明修改建議（如“第5.2條‘供應(yīng)商逾期交貨每日按合同總額的0.1%支付違約金’調(diào)整為‘每日按0.05%支付，累計不超過合同總額的5%’”）；若合同存在重大法律瑕疵（如主體不適格、違反法律強制性規(guī)定），需明確標(biāo)注“不通過”，并說明法律依據(jù)。輸出成果：簽署法務(wù)審查意見的《采購合同審查批復(fù)表》。注意事項：法務(wù)審查需在收到初審?fù)ㄟ^的合同后3個工作日內(nèi)完成；對于金額較大（如超過500萬元）或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，可組織法律專家論證。（四）財務(wù)部門合規(guī)審核責(zé)任部門：財務(wù)部門操作內(nèi)容：財務(wù)專員（或財務(wù)經(jīng)理）從資金、稅務(wù)、預(yù)算角度審核合同，重點審查：預(yù)算匹配性：合同總價是否在采購預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算部分是否履行了預(yù)算調(diào)整審批流程；價格合理性：價格構(gòu)成是否清晰（如是否包含運費、保險費、稅費等），是否與市場價格水平相符（可參考歷史采購數(shù)據(jù)、第三方詢價結(jié)果）；付款方式：付款節(jié)點與合同履行進度是否匹配，預(yù)付款比例是否符合公司規(guī)定（原則上不超過30%），是否存在資金風(fēng)險（如“貨到付款”未約定驗收標(biāo)準(zhǔn)）；稅務(wù)合規(guī)性：合同中是否明確稅率、發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）及開具時間，是否符合稅法規(guī)定；財務(wù)影響：合同履行對公司現(xiàn)金流、資產(chǎn)負(fù)債率的影響是否在可控范圍內(nèi)。審核意見填寫：在《采購合同審查批復(fù)表》的“財務(wù)部門審核”欄中，填寫審核意見，重點關(guān)注資金風(fēng)險與預(yù)算控制，例如“付款方式調(diào)整為‘預(yù)付20%，到貨驗收合格后支付50%，質(zhì)保期滿后支付30%’”“需明確供應(yīng)商開具‘增值稅專用發(fā)票’及開票時間”。若存在重大財務(wù)風(fēng)險（如超預(yù)算且未審批、付款方式導(dǎo)致資金鏈緊張），需標(biāo)注“不通過”并說明理由。輸出成果：簽署財務(wù)審核意見的《采購合同審查批復(fù)表》。注意事項：財務(wù)審核需在收到法務(wù)審查通過的合同后2個工作日內(nèi)完成；對于涉及跨境采購的合同，需增加外匯管理合規(guī)性審查。（五）領(lǐng)導(dǎo)層級審批責(zé)任部門：公司管理層操作內(nèi)容：根據(jù)合同金額、重要性及審批權(quán)限劃分，由不同層級領(lǐng)導(dǎo)進行最終審批：部門負(fù)責(zé)人審批：金額較小（如10萬元以下）的常規(guī)采購合同，由采購部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人聯(lián)合審批后即可生效；分管副總審批：金額中等（如10萬-100萬元）的合同，需經(jīng)分管采購、法務(wù)、財務(wù)的副總審批；總經(jīng)理/董事長審批：金額重大（如100萬元以上）或涉及公司戰(zhàn)略、核心業(yè)務(wù)的合同，需提交總經(jīng)理辦公會或董事會審議，由總經(jīng)理或董事長最終審批。審批意見填寫：審批人在《采購合同審查批復(fù)表》的“最終審批”欄中簽署“同意”“不同意”或“修改后同意”意見，并簽字確認(rèn)。若“不同意”，需簡要說明原因（如“超出審批權(quán)限”“與公司戰(zhàn)略不符”）；若“修改后同意”，需明確修改內(nèi)容并要求相關(guān)部門完成修改后重新提交。輸出成果：簽署最終審批意見的《采購合同審查批復(fù)表》。注意事項：審批權(quán)限需根據(jù)公司《采購管理辦法》嚴(yán)格執(zhí)行，嚴(yán)禁越級審批；對于緊急采購項目，可啟動“綠色審批通道”，但需在審批后補充說明緊急原因。（六）審查結(jié)果反饋與歸檔責(zé)任部門：采購部門操作內(nèi)容：結(jié)果反饋：采購專員根據(jù)最終審批意見，及時向供應(yīng)商反饋：若“同意”，與供應(yīng)商協(xié)商簽訂正式合同，并同步告知合同編號、生效時間；若“修改后同意”，將審批意見反饋至供應(yīng)商，要求其修改合同文本（修改處需加蓋公章），重新提交審查；若“不同意”，向供應(yīng)商說明原因，終止合同洽談（若需重新招標(biāo)，按采購流程執(zhí)行）。合同歸檔：正式簽訂的合同文本（原件）及《采購合同審查批復(fù)表》（原件）由采購部門統(tǒng)一收集，整理歸檔，歸檔材料包括：采購合同審查批復(fù)表（含各部門審查意見及審批簽字）；正式合同文本（雙方簽字蓋章頁）；供應(yīng)商資質(zhì)證明文件；招標(biāo)文件、中標(biāo)通知書（若適用）；采購需求審批單、技術(shù)協(xié)議等配套材料。歸檔要求：合同歸檔需在簽訂后5個工作日內(nèi)完成，按“合同編號”分類存放，電子版掃描件至公司檔案管理系統(tǒng)，保存期限不少于合同履行期屆滿后5年。注意事項：歸檔材料需完整、清晰，保證可追溯性；借閱合同需履行審批手續(xù)，由采購部門負(fù)責(zé)人簽字同意。三、采購合同審查批復(fù)表模板（一）表格說明本表格為采購合同審查全流程記錄工具，包含合同基本信息、各部門審查意見、修改記錄、最終審批等模塊，保證審查過程透明、責(zé)任可追溯。表格一式兩份，采購部門、檔案管理部門各留存一份。（二）模板表格采購合同審查批復(fù)表合同基本信息合同編號采購-2023-X合同名稱辦公設(shè)備采購合同采購部門行政部供應(yīng)商全稱科技有限公司統(tǒng)一社會信用代碼91110108合同金額（大寫）人民幣叁拾萬元整合同金額（小寫）￥300,000.00合同類型□貨物□服務(wù)□工程履行期限2023年X月X日至2023年X月X日付款方式□預(yù)付款□分期□貨到付款□質(zhì)保金主要標(biāo)的物臺式電腦50臺、打印機10臺提交日期2023年X月X日審查流程記錄審查環(huán)節(jié)審查部門/人職務(wù)審查日期采購部門初審*經(jīng)理采購部經(jīng)理2023–法務(wù)部門審查*律師法務(wù)專員2023–財務(wù)部門審核*會計財務(wù)經(jīng)理2023–分管副總審批*總分管副總2023–修改情況說明（若無需修改，可填“無”；若修改，需列明修改內(nèi)容及雙方確認(rèn)情況）供應(yīng)商已按法務(wù)、財務(wù)意見修改合同，第4.1條質(zhì)保期調(diào)整為2年，付款方式按財務(wù)審核意見確認(rèn)。最終審批意見□同意□修改后同意□不同意審批人：*總審批日期：2023–備注（其他需說明的事項，如合同履行跟蹤要求、特殊風(fēng)險提示等）四、使用注意事項與常見問題（一）關(guān)鍵審查要點提示主體資格審查：供應(yīng)商需提供加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件，保證與合同主體一致；對于授權(quán)代理人簽訂的合同，需核查授權(quán)委托書（載明代理事項、權(quán)限、期限及委托人簽字）。金額與預(yù)算控制：合同金額不得超過采購預(yù)算，超預(yù)算需附《預(yù)算調(diào)整審批單》；價格構(gòu)成需明確（如是否含稅、運費、安裝費等）。違約責(zé)任量化：避免使用“承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”等模糊表述，違約金需約定具體計算方式（如“逾期交貨按日萬分之五支付違約金”），且不超過實際損失的30%。爭議解決唯一性：合同中不得同時約定仲裁和訴訟，優(yōu)先選擇公司所在地法院或仲裁機構(gòu)。（二）常見問題及解決方法問題：各部門審查意見不一致，導(dǎo)致審批延遲。解決方法：由采購部門牽頭組織協(xié)調(diào)會議，法務(wù)、財務(wù)及業(yè)務(wù)部門共同參與，對分歧條款進行協(xié)商，必要時提交分管副總裁決。問題：供應(yīng)商拒絕按審查意見修改合同。解決方法：若修改內(nèi)容涉及法律風(fēng)險或公司核心利益（如付款方式、違約責(zé)任），應(yīng)堅持原則，終止合同洽談并重新招標(biāo)；若為非核心條款（如質(zhì)保期延長），可協(xié)商折中方案。問題：合同文本存在筆誤或表述歧義。解決方法：采購專員需仔細核對合同文本，保證關(guān)鍵信息（如金額、日期、標(biāo)的物名稱）準(zhǔn)確無誤；表述歧義時，由法務(wù)部門出具書面解釋說明。問題：審查完成后合同未及時簽訂。解決方法：采購專員需跟蹤合同簽訂進度，若因供應(yīng)商原因延遲，應(yīng)發(fā)函催告；若因內(nèi)部原因（如審批流程卡頓），需向管理層反饋，優(yōu)化審批流程。（三）風(fēng)險防控建議建立供應(yīng)商黑名單制度：對存在違約、提供虛假