企業(yè)合同審批與管理規(guī)范模板一、規(guī)范制定背景與適用范圍（一）規(guī)范制定背景在企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)中，合同作為明確雙方權(quán)利義務(wù)、保障交易安全的核心法律文件，其管理水平直接影響企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防控能力與經(jīng)營(yíng)效率。當(dāng)前，部分企業(yè)存在合同審批流程不規(guī)范、條款審核不嚴(yán)謹(jǐn)、履約跟蹤不到位等問題，可能導(dǎo)致法律糾紛、經(jīng)濟(jì)損失或商業(yè)信譽(yù)受損。例如某企業(yè)因未對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行審核，簽訂了無效合同，最終導(dǎo)致貨款損失；某部門未經(jīng)法務(wù)審核，在合同中約定了不明確的違約責(zé)任，產(chǎn)生爭(zhēng)議后維權(quán)困難。為解決上述問題，統(tǒng)一合同審批標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范全流程管理、降低法律與經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本規(guī)范。通過明確職責(zé)分工、細(xì)化操作步驟、標(biāo)準(zhǔn)化模板工具，保證合同簽訂與履行“有章可循、有據(jù)可查”，為企業(yè)健康發(fā)展提供制度保障。（二）適用范圍本規(guī)范適用于科技有限公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）所有部門及分支機(jī)構(gòu)，涵蓋公司對(duì)外簽訂的各類合同，包括但不限于：采購(gòu)類合同：原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)外包等；銷售類合同：產(chǎn)品銷售、技術(shù)服務(wù)、定制開發(fā)等；合作類合同：戰(zhàn)略合作、代理經(jīng)銷、聯(lián)合研發(fā)等；勞動(dòng)類合同：勞動(dòng)合同、勞務(wù)派遣協(xié)議、保密協(xié)議等；其他類合同：租賃合同、借款合同、贈(zèng)與合同等。排除范圍：小額零星采購(gòu)（單筆金額≤5000元，且無需后續(xù)履約的）、框架協(xié)議下的具體訂單（需在框架協(xié)議約定的范圍內(nèi)執(zhí)行）以及法律法規(guī)規(guī)定無需審批的簡(jiǎn)易合同。二、合同審批全流程操作指引合同審批與管理分為“發(fā)起起草—部門初審—法務(wù)審核—財(cái)務(wù)審核—管理層審批—用印簽署—?dú)w檔管理”七個(gè)核心環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)需明確責(zé)任人、操作內(nèi)容及時(shí)限要求，保證流程高效、風(fēng)險(xiǎn)可控。（一）合同發(fā)起與起草階段發(fā)起條件業(yè)務(wù)需求明確：已確定合作對(duì)方、交易標(biāo)的及核心條款（如數(shù)量、價(jià)格、履行期限）；對(duì)方主體資格審查完成：通過“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”或第三方征信平臺(tái)核實(shí)對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)資質(zhì)（如行業(yè)許可證、認(rèn)證證書等），保證對(duì)方具備簽約主體資格；相關(guān)附件準(zhǔn)備齊全：包括技術(shù)參數(shù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、對(duì)方報(bào)價(jià)單、溝通記錄等支撐性材料。起草責(zé)任人由業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（某業(yè)務(wù)經(jīng)辦人）負(fù)責(zé)起草，部門負(fù)責(zé)人（某業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人）對(duì)業(yè)務(wù)條款的合理性負(fù)總責(zé)。起草內(nèi)容要求使用公司標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（詳見第三章“標(biāo)準(zhǔn)化合同模板”），非標(biāo)模板需提前向法務(wù)部申請(qǐng)備案；合同核心條款需完整：包括但不限于合同主體（全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、聯(lián)系人）、標(biāo)的（名稱、規(guī)格、型號(hào)）、數(shù)量與質(zhì)量（執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法）、價(jià)款與支付方式（金額、幣種、賬戶、支付條件）、履行期限（起止日期、地點(diǎn)、方式）、違約責(zé)任（違約金計(jì)算方式、賠償范圍）、爭(zhēng)議解決方式（管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)）、保密條款（如涉及商業(yè)秘密）；語言表述需嚴(yán)謹(jǐn)：避免使用“大概”“左右”“盡快”等模糊詞匯，金額需同時(shí)標(biāo)注大寫和小寫，日期明確到“年/月/日”。提交材料清單合同草案（需為最終版，無涂改痕跡）；對(duì)方主體資格證明復(fù)印件（加蓋公章）；業(yè)務(wù)需求說明（明確合作背景、目的及必要性）；相關(guān)附件（如技術(shù)協(xié)議、圖紙、報(bào)價(jià)單等）。（二）部門初審階段審核責(zé)任人業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（某業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人）為初審責(zé)任人，可指定專人協(xié)助審核業(yè)務(wù)條款。審核重點(diǎn)業(yè)務(wù)合理性：交易標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格是否符合部門年度預(yù)算及業(yè)務(wù)規(guī)劃；價(jià)格是否與市場(chǎng)行情一致（需附近期比價(jià)記錄或詢價(jià)單）；完整性：合同草案是否包含所有核心條款，附件是否齊全且與合同內(nèi)容一致；溝通記錄：是否與對(duì)方就關(guān)鍵條款（如價(jià)格、履行期限）達(dá)成一致，是否有書面溝通記錄（如郵件、會(huì)議紀(jì)要）。審核時(shí)限自收到合同草案及相關(guān)材料起2個(gè)工作日內(nèi)完成審核。審核結(jié)果處理通過：在《合同審批流程表》（詳見第三章模板）中簽署“同意”意見，連同材料提交法務(wù)部；不通過：簽署“修改意見”并退回經(jīng)辦人，說明修改原因（如“價(jià)格超出預(yù)算10%，需補(bǔ)充成本分析報(bào)告”）；補(bǔ)充材料：材料不全的，要求經(jīng)辦人在1個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊，逾期未補(bǔ)齊的視為不通過。（三）法務(wù)審核階段審核責(zé)任人法務(wù)專員（某法務(wù)專員）為審核責(zé)任人，對(duì)合同合法性與合規(guī)性負(fù)責(zé)。審核重點(diǎn)合法性：條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在“霸王條款”“無效條款”（如“一方放棄全部權(quán)利”的約定）；完整性：是否遺漏核心法律條款（如違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬）；風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：識(shí)別潛在法律風(fēng)險(xiǎn)，如“預(yù)付款比例過高”“質(zhì)保期過短”“管轄法院約定不明”等；表述規(guī)范性：法律術(shù)語是否準(zhǔn)確（如“定金”與“訂金”的區(qū)別），避免歧義。審核時(shí)限自收到材料起3個(gè)工作日內(nèi)完成審核；復(fù)雜合同（如涉及跨境、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、重大資產(chǎn)處置）可延長(zhǎng)至5個(gè)工作日，但需提前告知業(yè)務(wù)部門。審核結(jié)果處理通過：出具《合同審核意見表》（詳見第三章模板），標(biāo)注“審核通過”，并返回業(yè)務(wù)部門；修改后通過：列出具體修改意見（如“第5條‘爭(zhēng)議解決方式’需明確為‘甲方所在地人民法院’”），經(jīng)辦人修改后重新提交法務(wù)部審核；不通過：標(biāo)注“審核不通過”，說明重大法律風(fēng)險(xiǎn)（如“合同標(biāo)的為限制經(jīng)營(yíng)物品，對(duì)方無相應(yīng)資質(zhì)”），并終止審批流程。（四）財(cái)務(wù)審核階段審核責(zé)任人財(cái)務(wù)部經(jīng)理（某財(cái)務(wù)經(jīng)理）為審核責(zé)任人，對(duì)資金安全與財(cái)務(wù)合規(guī)負(fù)責(zé)。審核重點(diǎn)價(jià)款與支付條款：金額是否符合財(cái)務(wù)預(yù)算，支付方式（如預(yù)付款、分期付款、尾款）是否合理，是否與公司《資金管理制度》一致；稅務(wù)處理：發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、稅率、開票時(shí)間是否符合稅法規(guī)定，是否存在“三流不一致”（發(fā)票流、合同流、資金流）風(fēng)險(xiǎn)；財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：大額預(yù)付款（超過合同金額30%）需附《大額預(yù)付款審批單》，對(duì)方是否提供履約擔(dān)保（如銀行保函、保證金）。審核時(shí)限自收到材料起2個(gè)工作日內(nèi)完成審核。審核結(jié)果處理通過：在《合同審批流程表》中簽署“同意”意見，提交管理層審批；不通過：簽署“修改意見”（如“預(yù)付款比例調(diào)整為20%，需補(bǔ)充履約擔(dān)?！保?，退回業(yè)務(wù)部門調(diào)整。（五）管理層審批階段審批權(quán)限劃分根據(jù)合同金額與重要性，實(shí)行分級(jí)審批：10萬元以下（含）：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批；10萬-50萬元（含）：分管副總（某分管副總）審批；50萬-100萬元（含）：總經(jīng)理（某總經(jīng)理）審批；100萬元以上：總經(jīng)理辦公會(huì)集體審議。審批重點(diǎn)業(yè)務(wù)必要性：是否符合公司戰(zhàn)略規(guī)劃，是否具有經(jīng)濟(jì)效益（如預(yù)計(jì)利潤(rùn)率、市場(chǎng)份額提升）；風(fēng)險(xiǎn)可控性：法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)是否已通過審核環(huán)節(jié)有效控制；資源匹配度：公司是否具備履行合同所需的資金、人員、技術(shù)等資源。審批時(shí)限分級(jí)審批：1個(gè)工作日內(nèi)完成；總經(jīng)理辦公會(huì)：3個(gè)工作日內(nèi)完成（需提前3天提交會(huì)議材料）。審批結(jié)果處理通過：在《合同審批流程表》中簽署“同意”意見，進(jìn)入用印環(huán)節(jié)；不通過：簽署“不同意”意見，說明原因（如“不符合公司年度戰(zhàn)略方向”），審批流程終止。（六）用印與簽署階段用印責(zé)任人行政部印章管理員（某印章管理員）為用印責(zé)任人，對(duì)用印規(guī)范性負(fù)責(zé)。用印條件審批流程完整：《合同審批流程表》各環(huán)節(jié)均已簽署“同意”意見；材料齊全：《合同用印申請(qǐng)表》（詳見第三章模板）、合同正本、對(duì)方主體資格證明等；文本一致：合同文本與審批版本一致，無修改或涂改（如有修改，需在修改處加蓋騎縫章）。用印流程經(jīng)辦人提交《合同用印申請(qǐng)表》及相關(guān)材料；印章管理員核對(duì)審批材料，確認(rèn)無誤后用印；登記用印信息（包括合同編號(hào)、用印日期、用印份數(shù)、領(lǐng)取人、簽收人等），留存《合同用印登記表》（詳見第三章模板）。簽署規(guī)范自然人簽署：需由本人簽字并按手?。ê炞中枨逦杀?，按手印位置在姓名下方）；法人簽署：需蓋對(duì)方單位公章或合同專用章（公章需清晰，加蓋在法定代表人/授權(quán)代表人簽字處）；多頁(yè)合同：需在所有頁(yè)面加蓋騎縫章（保證合同內(nèi)容完整，無被抽換風(fēng)險(xiǎn)）；禁止行為：禁止在空白合同、未審批合同、修改未確認(rèn)合同上用印；禁止攜帶印章外出（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并由2名以上人員陪同）。（七）歸檔與管理階段歸檔責(zé)任人行政部檔案管理員（某檔案管理員）為歸檔責(zé)任人，對(duì)合同檔案完整性負(fù)責(zé)。歸檔時(shí)間合同簽署后5個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。歸檔材料合同正本（一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份，公司留存原件）；審批流程材料：《合同審批流程表》《合同審核意見表》《合同用印申請(qǐng)表》等；附件：對(duì)方主體資格證明、技術(shù)協(xié)議、報(bào)價(jià)單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等；電子檔案：合同掃描件（PDF格式，含簽字蓋章頁(yè)）、審批材料掃描件，至公司OA系統(tǒng)“合同管理模塊”。歸檔編號(hào)規(guī)則采用“年份（4位）+部門代碼（2位）+合同類型代碼（2位）+序號(hào)（3位）”格式，例如：2024-YW-CG-001（2024年業(yè)務(wù)部采購(gòu)合同第001號(hào)）；2024-XS-FW-002（2024年銷售部服務(wù)合同第002號(hào)）。檔案查詢與借閱內(nèi)部查詢：?jiǎn)T工通過OA系統(tǒng)提交《合同查詢申請(qǐng)》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可查閱電子檔案；外部借閱：非公司人員需持單位介紹信及身份證件，經(jīng)法務(wù)部和分管副總批準(zhǔn)后，在檔案管理員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督下查閱紙質(zhì)檔案，禁止帶出檔案室。三、標(biāo)準(zhǔn)化合同模板與填寫說明（一）合同基本信息表用途：用于記錄合同核心信息，是合同審批、歸檔、查詢的基礎(chǔ)依據(jù)。字段名稱填寫說明示例合同編號(hào)按歸檔編號(hào)規(guī)則填寫，由行政部檔案管理員統(tǒng)一編制2024-YW-CG-001合同名稱格式為“甲方簡(jiǎn)稱+乙方簡(jiǎn)稱+合同類型+核心內(nèi)容”，例如“科技-商貿(mào)-采購(gòu)合同-辦公設(shè)備”科技-商貿(mào)-采購(gòu)合同-辦公設(shè)備甲方信息填寫公司全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、聯(lián)系人、電話（固定電話）科技有限公司，統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：91110108，地址：北京市區(qū)路號(hào)，聯(lián)系人：，電話：010-乙方信息填寫對(duì)方全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、聯(lián)系人、電話（需與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致）商貿(mào)有限公司，統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：91110108，地址：上海市區(qū)路號(hào)，聯(lián)系人：，電話：021-簽約地點(diǎn)填寫合同簽署的城市北京市簽約日期填寫合同簽署的年/月/日2024年5月20日合同金額（大寫）中文大寫，例如“人民幣伍萬元整”人民幣伍萬元整合同金額（小寫）阿拉伯?dāng)?shù)字，標(biāo)注幣種，例如“￥50,000.00”￥50,000.00履行期限明確起止日期，例如“2024年6月1日至2024年12月31日”2024年6月1日至2024年12月31日合同類型選擇“采購(gòu)/銷售/服務(wù)/合作/勞動(dòng)/其他”采購(gòu)所屬項(xiàng)目如合同關(guān)聯(lián)具體項(xiàng)目，填寫項(xiàng)目名稱及編號(hào)辦公設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目（項(xiàng)目編號(hào)：BGCG-2024-001）（二）合同審批流程表用途：跟蹤合同審批進(jìn)度，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任人及完成時(shí)限，保證流程可追溯。流程環(huán)節(jié)責(zé)任人操作內(nèi)容完成時(shí)限附件要求審核/審批意見發(fā)起起草業(yè)務(wù)經(jīng)辦人起草合同草案，收集相關(guān)附件，提交部門初審無合同草案、對(duì)方資質(zhì)、業(yè)務(wù)需求說明無部門初審業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核業(yè)務(wù)條款合理性、完整性，簽署意見收到材料后2個(gè)工作日內(nèi)無同意/修改意見（需說明原因）法務(wù)審核法務(wù)專員審核合同合法性、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，出具《合同審核意見表》收到材料后3個(gè)工作日內(nèi)無審核通過/修改后通過/不通過（附理由）財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核價(jià)款、支付條款、稅務(wù)處理，簽署意見收到材料后2個(gè)工作日內(nèi)無同意/修改意見（需說明原因）管理層審批分管副總/總經(jīng)理審批業(yè)務(wù)必要性、風(fēng)險(xiǎn)可控性，簽署意見收到材料后1-3個(gè)工作日內(nèi)無同意/不同意（需說明原因）用印申請(qǐng)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提交《合同用印申請(qǐng)表》及合同正本，申請(qǐng)用印審批通過后1個(gè)工作日內(nèi)審批流程表、合同正本、對(duì)方資質(zhì)無歸檔確認(rèn)檔案管理員收集合同正本及審批材料，歸檔并電子檔案簽署后5個(gè)工作日內(nèi)無歸檔編號(hào)、歸檔日期（三）合同變更申請(qǐng)表用途：規(guī)范合同變更流程，保證變更內(nèi)容合法、合理，避免因變更引發(fā)糾紛。字段名稱填寫說明示例原合同編號(hào)填寫需變更的合同編號(hào)2024-YW-CG-001變更原因詳細(xì)說明變更原因（如市場(chǎng)需求變化、不可抗力、雙方協(xié)商一致等）因客戶要求增加設(shè)備功能，導(dǎo)致合同金額及履行期限變更變更內(nèi)容分條列出變更條款，包括“原條款”和“變更后條款”原條款：“合同金額為人民幣伍萬元整”；變更后條款：“合同金額為人民幣陸萬元整”變更后金額（大寫）如涉及金額變更，填寫變更后的中文大寫人民幣陸萬元整變更后金額（小寫）如涉及金額變更，填寫變更后的阿拉伯?dāng)?shù)字及幣種￥60,000.00對(duì)方意見需對(duì)方單位蓋章或簽字確認(rèn)，表示同意變更（對(duì)方蓋章）同意變更業(yè)務(wù)部門意見業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽署意見同意變更，請(qǐng)后續(xù)部門審核法務(wù)審核意見法務(wù)專員審核變更條款的合法性變更后條款合法，無法律風(fēng)險(xiǎn)財(cái)務(wù)審核意見財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核變更后的資金安排金額調(diào)整后符合預(yù)算，同意變更管理層審批意見分管副總/總經(jīng)理審批變更的必要性同意變更，按新條款執(zhí)行（四）合同履約跟蹤表用途：監(jiān)控合同履行進(jìn)度，及時(shí)發(fā)覺并解決履約異常問題，保證合同順利執(zhí)行。字段名稱填寫說明示例合同編號(hào)填寫對(duì)應(yīng)的合同編號(hào)2024-YW-CG-001合同名稱填寫對(duì)應(yīng)的合同名稱科技-商貿(mào)-采購(gòu)合同-辦公設(shè)備履約階段按合同約定節(jié)點(diǎn)填寫，如“預(yù)付款支付”“貨物交付”“驗(yàn)收”“質(zhì)保期”貨物交付計(jì)劃日期合同約定的履約節(jié)點(diǎn)日期2024年6月30日實(shí)際日期實(shí)際履行該節(jié)點(diǎn)的日期2024年7月2日履約情況描述說明履約是否正常，如異常需說明原因（如延遲、質(zhì)量問題、爭(zhēng)議等）因物流運(yùn)輸延遲，實(shí)際交付日期比計(jì)劃延遲2天責(zé)任人負(fù)責(zé)跟蹤該履約階段的業(yè)務(wù)經(jīng)辦人附件附履約支撐材料（如物流簽收單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等）物流簽收單（編號(hào)：YS20240702001）處理意見針對(duì)履約異常情況的處理措施（如協(xié)商延期、索賠、終止合同等）已與對(duì)方協(xié)商，同意延期交付，不追究違約責(zé)任四、管理風(fēng)險(xiǎn)與注意事項(xiàng)（一）法律風(fēng)險(xiǎn)防范主體資格審查：簽約前必須核實(shí)對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)資質(zhì)（如食品經(jīng)營(yíng)許可證、建筑施工資質(zhì)等），保證對(duì)方具備履約能力；對(duì)方為自然人的，需核實(shí)身份證件及民事行為能力。條款風(fēng)險(xiǎn)控制：避免約定“無條件放棄權(quán)利”“爭(zhēng)議提交對(duì)方所在地法院”等不公平條款；違約金需合理（一般不超過實(shí)際損失的30%），過低則無法起到約束作用，過高可能被法院調(diào)整；“定金”需明確約定定金金額（不超過主合同標(biāo)的額的20%），并書面約定“定金罰則”（違約方需雙倍返還定金）。禁止性行為：嚴(yán)禁簽訂“陰陽(yáng)合同”（對(duì)內(nèi)對(duì)外使用不同版本）、為規(guī)避法律簽訂虛假合同（如名為買賣實(shí)為借貸），嚴(yán)禁承諾合同外利益（如回扣、賄賂）。（二）流程執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)審批時(shí)限管理：各環(huán)節(jié)責(zé)任人需嚴(yán)格遵守時(shí)限要求，逾期未處理需向上一級(jí)負(fù)責(zé)人報(bào)備說明原因（如“外出培訓(xùn)，順延1個(gè)工作日”），避免因流程停滯影響業(yè)務(wù)進(jìn)度。版本控制：合同文本需與審批版本一致，禁止“先簽批后修改”或“私下修改”；修改合同后需重新啟動(dòng)審批流程，保證所有審核人知曉變更內(nèi)容。材料真實(shí)性：提交審批的材料需真實(shí)、完整，禁止偽造、篡改對(duì)方資質(zhì)文件（如偽造營(yíng)業(yè)執(zhí)照），否則將追究經(jīng)辦人法律責(zé)任。（三）信息安全與保密信息保密：合同內(nèi)容涉及公司商業(yè)秘密（如核心技術(shù)參數(shù)、客戶名單、采購(gòu)價(jià)格）的，需在合同中明確約定保密條款（如“乙方不得向第三方披露合同內(nèi)容，保密期限為合同終止后3年”），并限制對(duì)方信息使用范圍。