婚慶公司新人合同履行辦法

一、總則本辦法適用于本婚慶公司與客戶（新人）簽訂合同后的履行相關(guān)事宜，旨在確保合同雙方的權(quán)益得到保障，規(guī)范合同履行流程，提升服務(wù)質(zhì)量，以實現(xiàn)公司“用愛編織每一場浪漫婚禮，為新人打造終身難忘美好瞬間”的企業(yè)文化理念，同時達成良好的社會效益與經(jīng)濟效益。公司秉持扁平化管理理念，各部門及員工在合同履行過程中需緊密協(xié)作，減少溝通層級，提高工作效率，為新人提供優(yōu)質(zhì)、高效、貼心的服務(wù)。二、人員職責（一）業(yè)務(wù)對接人員1.在合同簽訂后，業(yè)務(wù)對接人員需第一時間將合同詳細信息準確傳達給策劃團隊、執(zhí)行團隊等相關(guān)部門。確保各部門清楚了解新人的需求、預(yù)算、婚禮日期、場地等關(guān)鍵信息。2.負責與新人保持定期溝通，及時解答新人在合同履行過程中的疑問，反饋服務(wù)進展情況，收集新人的意見和建議，并傳達給相關(guān)執(zhí)行部門。3.作為公司與新人溝通的重要橋梁，需積極維護公司形象，以專業(yè)、熱情、耐心的態(tài)度服務(wù)新人，提升新人對公司的滿意度和信任度。（二）策劃團隊1.根據(jù)合同約定及新人需求，在規(guī)定時間內(nèi)制定詳細的婚禮策劃方案。方案內(nèi)容應(yīng)涵蓋婚禮主題、流程設(shè)計、場地布置、節(jié)目安排等方面，并確保方案符合新人預(yù)算和喜好。2.與新人進行方案溝通和確認，根據(jù)新人意見對方案進行優(yōu)化調(diào)整，直至新人滿意。在策劃過程中，充分發(fā)揮創(chuàng)意，融入新人的愛情故事和個性化元素，體現(xiàn)公司“打造獨特浪漫婚禮”的經(jīng)營理念。3.與執(zhí)行團隊緊密協(xié)作，將策劃方案中的各項細節(jié)準確傳達給執(zhí)行人員，確保方案能夠順利實施。（三）執(zhí)行團隊1.依據(jù)策劃方案和合同要求，負責婚禮現(xiàn)場的各項布置和設(shè)備安裝調(diào)試工作。包括舞臺搭建、燈光音響布置、花藝裝飾等，確?，F(xiàn)場布置符合設(shè)計要求，且質(zhì)量達標、安全可靠。2.在婚禮當天，按照既定流程組織和協(xié)調(diào)各項活動的順利進行。確保婚禮儀式、宴會環(huán)節(jié)等有序開展，及時處理現(xiàn)場突發(fā)狀況，保障婚禮的順利進行。3.負責與供應(yīng)商的對接和協(xié)調(diào)工作，確保各類物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)到位。對供應(yīng)商提供的服務(wù)和產(chǎn)品質(zhì)量進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)問題及時溝通解決。（四）后勤保障人員1.負責婚禮現(xiàn)場的物資管理和后勤保障工作。包括物資的采購、存儲、分發(fā)和回收，確保物資充足且不浪費。2.關(guān)注婚禮現(xiàn)場人員的需求，提供必要的飲食、休息等后勤支持，體現(xiàn)公司對新人及工作人員的人文關(guān)懷。3.做好現(xiàn)場的清潔和衛(wèi)生工作，維護婚禮現(xiàn)場的整潔環(huán)境。三、事務(wù)執(zhí)行流程（一）合同簽訂后1.業(yè)務(wù)對接人員應(yīng)在合同簽訂當日填寫《合同執(zhí)行任務(wù)單》，明確各部門的任務(wù)和時間節(jié)點，并提交給相關(guān)部門負責人。2.策劃團隊在收到任務(wù)單后的三個工作日內(nèi)，與新人進行首次溝通，了解新人的詳細需求和想法，同時開展市場調(diào)研，收集相關(guān)素材，為策劃方案做準備。（二）策劃方案制定與確認1.策劃團隊在與新人首次溝通后的七個工作日內(nèi)，完成婚禮策劃初稿，并提交給業(yè)務(wù)對接人員。業(yè)務(wù)對接人員審核后，將策劃初稿發(fā)送給新人確認。2.新人如有修改意見，業(yè)務(wù)對接人員應(yīng)及時反饋給策劃團隊。策劃團隊根據(jù)新人意見在三個工作日內(nèi)完成方案修改，并再次提交確認。直至新人最終確定策劃方案。（三）婚禮籌備階段1.執(zhí)行團隊在策劃方案確定后的五個工作日內(nèi)，制定詳細的執(zhí)行計劃，包括物資采購清單、人員安排、場地布置時間表等，并提交給業(yè)務(wù)對接人員審核。2.后勤保障人員根據(jù)執(zhí)行計劃和物資采購清單，開展物資采購和準備工作。在婚禮前一周，完成所有物資的采購和存儲，并對物資進行檢查和清點，確保物資數(shù)量和質(zhì)量符合要求。3.在婚禮前三天，執(zhí)行團隊組織所有工作人員進行現(xiàn)場彩排，熟悉婚禮流程和各自的工作職責，確?；槎Y當天各項工作能夠順利進行。（四）婚禮當天1.所有工作人員按照既定時間表和職責分工，提前到達婚禮現(xiàn)場，完成最后的準備工作。執(zhí)行團隊負責人負責現(xiàn)場的整體調(diào)度和協(xié)調(diào)，確保各項工作有序開展。2.業(yè)務(wù)對接人員全程陪同新人，及時解決新人在婚禮過程中遇到的問題，為新人提供貼心服務(wù)。3.后勤保障人員在婚禮過程中，隨時關(guān)注現(xiàn)場需求，及時提供物資補充和后勤支持。（五）婚禮結(jié)束后1.執(zhí)行團隊負責組織工作人員進行現(xiàn)場清理和物資回收工作。在婚禮結(jié)束后的兩個工作日內(nèi)，完成現(xiàn)場清理和物資清點，并將物資妥善存放。2.業(yè)務(wù)對接人員在婚禮結(jié)束后的一周內(nèi)，對新人進行回訪，收集新人對婚禮服務(wù)的評價和意見，填寫《客戶滿意度調(diào)查問卷》。將新人的反饋意見整理后提交給公司管理層，作為改進服務(wù)的重要依據(jù)。四、財務(wù)管理（一）預(yù)算編制1.策劃團隊在制定策劃方案時，應(yīng)同時編制詳細的婚禮預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括場地租賃、設(shè)備租賃、物資采購、人員費用、餐飲費用等各項開支，并明確各項費用的預(yù)算金額和占比。2.預(yù)算編制完成后，提交給業(yè)務(wù)對接人員審核，業(yè)務(wù)對接人員審核通過后，報公司財務(wù)部門審批。財務(wù)部門根據(jù)公司的財務(wù)政策和成本控制要求，對預(yù)算進行最終審核和調(diào)整，確保預(yù)算合理、可控。（二）費用支付1.根據(jù)合同約定，新人需按照一定的付款方式和時間節(jié)點支付服務(wù)費用。業(yè)務(wù)對接人員應(yīng)及時提醒新人按時支付款項，并跟進款項到賬情況。2.在婚禮籌備過程中，公司根據(jù)實際業(yè)務(wù)需要，按照審批后的預(yù)算向供應(yīng)商支付相關(guān)費用。財務(wù)部門在支付款項時，嚴格審核支付申請和相關(guān)憑證，確保費用支出合理、合規(guī)。（三）成本控制1.各部門在合同履行過程中，應(yīng)嚴格控制成本，確保各項費用支出不超過預(yù)算。如因特殊情況需要增加預(yù)算，需提前提交書面申請，說明原因和金額，經(jīng)公司管理層審批后方可執(zhí)行。2.財務(wù)部門定期對婚禮項目的成本進行核算和分析，及時發(fā)現(xiàn)成本控制中存在的問題，并提出改進措施和建議。通過成本控制，提高公司的經(jīng)濟效益。（四）財務(wù)結(jié)算1.婚禮結(jié)束后，財務(wù)部門根據(jù)實際發(fā)生的費用和新人支付的款項進行財務(wù)結(jié)算。編制詳細的財務(wù)結(jié)算報告，包括收入明細、成本明細、利潤情況等，并提交給公司管理層。2.對每個婚禮項目的財務(wù)結(jié)算情況進行歸檔保存，以便日后查詢和審計。五、物資管理（一）物資采購1.執(zhí)行團隊根據(jù)策劃方案和執(zhí)行計劃，制定物資采購清單。采購清單應(yīng)詳細列出所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等信息。2.后勤保障人員負責物資采購工作，通過招標、詢價、比價等方式，選擇合適的供應(yīng)商進行采購。在采購過程中，嚴格把控物資質(zhì)量，確保采購的物資符合婚禮需求和質(zhì)量標準。3.采購的物資到達公司后，后勤保障人員應(yīng)及時組織驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等方面。如發(fā)現(xiàn)物資存在問題，及時與供應(yīng)商溝通解決。（二）物資存儲1.公司設(shè)立專門的物資存儲倉庫，對采購的物資進行分類存放。建立物資存儲臺賬，詳細記錄物資的入庫、出庫、庫存等信息，確保物資管理的準確性和可追溯性。2.后勤保障人員定期對物資進行盤點，核實物資的實際庫存與臺賬記錄是否一致。如發(fā)現(xiàn)差異，及時查找原因并進行調(diào)整。3.做好物資倉庫的安全管理工作，確保倉庫通風、防潮、防火、防盜等設(shè)施完好，保障物資的安全存儲。（三）物資使用與回收1.在婚禮籌備和執(zhí)行過程中，各部門根據(jù)實際需要，按照規(guī)定的流程從倉庫領(lǐng)取物資。領(lǐng)取物資時，填寫物資領(lǐng)用單，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門和用途等信息。2.婚禮結(jié)束后，執(zhí)行團隊負責組織物資回收工作。對可重復(fù)使用的物資進行清理、整理和修復(fù)，及時歸還倉庫。對損壞或無法回收的物資，按照公司規(guī)定進行報廢處理。3.后勤保障人員對回收的物資進行驗收和登記，更新物資存儲臺賬，確保物資的合理使用和循環(huán)利用。六、信息管理（一）客戶信息管理1.業(yè)務(wù)對接人員在與新人溝通和簽訂合同過程中，收集新人的基本信息、聯(lián)系方式、婚禮需求等重要信息，并錄入公司客戶信息管理系統(tǒng)。2.對客戶信息進行嚴格保密，未經(jīng)新人書面同意，不得向任何第三方泄露客戶信息。公司內(nèi)部員工因工作需要查閱客戶信息時，需按照規(guī)定的審批流程進行申請和操作。3.定期對客戶信息進行更新和維護，確保客戶信息的準確性和完整性。通過客戶信息管理系統(tǒng)，分析客戶需求和市場趨勢，為公司的業(yè)務(wù)拓展和服務(wù)優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支持。（二）內(nèi)部信息溝通1.建立公司內(nèi)部信息溝通平臺，各部門及時在平臺上發(fā)布與合同履行相關(guān)的信息，如策劃方案、執(zhí)行計劃、物資采購進度、人員安排等。確保各部門之間信息共享、溝通順暢。2.定期召開合同履行協(xié)調(diào)會議，由業(yè)務(wù)對接人員主持，各部門負責人參加。會議主要通報合同履行過程中的進展情況、存在的問題及解決方案，協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系，確保合同履行工作順利推進。3.加強對內(nèi)部信息的安全管理，設(shè)置不同的信息訪問權(quán)限，防止信息泄露和濫用。對信息系統(tǒng)進行定期維護和更新，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。（三）市場信息收集1.策劃團隊和業(yè)務(wù)對接人員關(guān)注婚慶行業(yè)的市場動態(tài)和競爭對手信息，收集最新的婚禮創(chuàng)意、流行趨勢、價格水平等市場信息。2.定期對市場信息進行分析和整理，形成市場調(diào)研報告，提交給公司管理層。為公司的經(jīng)營決策、服務(wù)創(chuàng)新和市場競爭提供參考依據(jù)，以保持公司在婚慶市場的競爭力。七、安全管理（一）場地安全1.在婚禮場地選擇和布置過程中，執(zhí)行團隊應(yīng)充分考慮場地的安全性。對場地的建筑結(jié)構(gòu)、消防設(shè)施、電氣設(shè)備等進行檢查，確保場地符合安全標準。2.在場地布置過程中，嚴格遵守相關(guān)安全規(guī)定，如舞臺搭建要牢固穩(wěn)定，燈光音響設(shè)備的安裝要符合電氣安全要求，避免因布置不當引發(fā)安全事故。3.在婚禮當天，安排專人負責場地的安全巡查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。對場地內(nèi)的人員進行安全引導，確保人員的人身安全。（二）設(shè)備安全1.后勤保障人員對采購和租賃的設(shè)備進行嚴格的質(zhì)量檢查和驗收，確保設(shè)備性能良好、安全可靠。對設(shè)備的操作人員進行培訓，使其熟悉設(shè)備的操作規(guī)程和安全注意事項。2.在設(shè)備使用過程中，操作人員嚴格按照操作規(guī)程進行操作，定期對設(shè)備進行維護和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或安全隱患，及時停機維修，嚴禁設(shè)備帶病運行。3.對設(shè)備的存放和運輸過程進行安全管理，采取必要的防護措施，防止設(shè)備損壞或丟失。（三）食品安全1.如果婚禮涉及餐飲服務(wù)，后勤保障人員應(yīng)選擇具備資質(zhì)和良好信譽的餐飲供應(yīng)商。對餐飲供應(yīng)商提供的食品原材料進行嚴格的檢驗和把關(guān)，確保食品原材料的安全衛(wèi)生。2.要求餐飲供應(yīng)商嚴格遵守食品加工、儲存和配送的衛(wèi)生標準，加強對食品加工過程的監(jiān)督，防止食品污染和變質(zhì)。在婚禮現(xiàn)場，安排專人對餐飲服務(wù)進行監(jiān)督，確保食品安全。（四）人員安全1.加強對公司員工的安全教育培訓，提高員工的安全意識和應(yīng)急處理能力。在婚禮籌備和執(zhí)行過程中，為員工配備必要的安全防護用品，確保員工的人身安全。2.制定完善的應(yīng)急預(yù)案，針對可能出現(xiàn)的安全事故，如火災(zāi)、地震、突發(fā)疾病等，明確應(yīng)急處理流程和責任分工。定期組織員工進行應(yīng)急演練，確保在發(fā)生安全事故時能夠迅速、有效地進行應(yīng)對，減少事故損失。八、企業(yè)文化建設(shè)（一）團隊協(xié)作與溝通1.在合同履行過程中，強調(diào)團隊協(xié)作精神，鼓勵各部門之間相互支持、相互配合。通過定期的團隊建設(shè)活動和溝通機制，增強團隊凝聚力和協(xié)作能力。2.倡導開放、坦誠的溝通文化，員工之間應(yīng)及時、準確地傳達信息，避免因溝通不暢導致工作失誤。鼓勵員工提出意見和建議，共同解決合同履行過程中遇到的問題。（二）客戶至上理念1.全體員工要始終秉持“客戶至上”的服務(wù)理念，將新人的滿意度作為衡量工作質(zhì)量的重要標準。在與新人溝通和服務(wù)過程中，要以熱情、耐心、專業(yè)的態(tài)度對待新人，為新人提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)體驗。2.定期開展客戶服務(wù)培訓，提升員工的服務(wù)意識和服務(wù)技能。對在客戶服務(wù)工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工進行表彰和獎勵，激勵全體員工不斷提高服務(wù)水平。（三）創(chuàng)新與學習1.鼓勵員工在婚禮策劃和服務(wù)過程中積極創(chuàng)新，不斷引入新的創(chuàng)意和元素，滿足新人日益多樣化的需求。對有創(chuàng)新成果的員工給予一定的獎勵