事業(yè)單位項(xiàng)目檔案管理工作創(chuàng)新之初探(內(nèi)蒙古自治區(qū)地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測(cè)院,內(nèi)蒙古呼和浩特010010)摘要：文章闡述了事業(yè)單位項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新的重要性,并從思想觀念上的創(chuàng)新、檔案工作管理模式的創(chuàng)新、服務(wù)機(jī)制和手段上的創(chuàng)新三個(gè)方面進(jìn)行了探討。關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;項(xiàng)目檔案管理;創(chuàng)新中圖分類號(hào):G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1007—6921(2021)21—0137—02地質(zhì)環(huán)境保護(hù)是國(guó)民經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的基礎(chǔ)性、公益性工作,承擔(dān)著區(qū)域地下水監(jiān)測(cè)、地質(zhì)災(zāi)害防治、地質(zhì)遺跡保護(hù)、礦山環(huán)境恢復(fù)治理、礦泉水及地?zé)豳Y源監(jiān)督管理、地下水資源勘查評(píng)價(jià)等服務(wù)社會(huì)的職能。作為與知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)與時(shí)俱進(jìn)的地質(zhì)環(huán)境保護(hù)單位的檔案部門,在保持傳統(tǒng)的工作方式優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上,應(yīng)該拓展管理與服務(wù)的領(lǐng)域與方式,通過項(xiàng)目檔案管理的先進(jìn)性、創(chuàng)新性工作,為地質(zhì)環(huán)境保護(hù)在國(guó)土資源的科學(xué)規(guī)劃、管理、保護(hù)和合理利用方面服務(wù)。1項(xiàng)目檔案管理是單位管理體系不可或缺的一環(huán)項(xiàng)目檔案管理,就是始終把檔案管理體現(xiàn)在與項(xiàng)目相關(guān)的各項(xiàng)管理制度之中,并在項(xiàng)目實(shí)施的各個(gè)階段,介入檔案管理環(huán)節(jié),使檔案的收集、整理、鑒定、歸檔與項(xiàng)目同步執(zhí)行,在最大限度地節(jié)約人力、物力等資源的同時(shí),充分發(fā)揮管理在生產(chǎn)實(shí)踐中的效能。1.1體現(xiàn)在合同管理中的項(xiàng)目檔案管理1.1.1在合同評(píng)審前,檔案工作人員利用現(xiàn)有的資料或通過其他渠道來獲得經(jīng)濟(jì)技術(shù)信息資料,如擬簽訂項(xiàng)目的《常規(guī)及特殊技術(shù)要求》、《設(shè)計(jì)方案技術(shù)要求》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程規(guī)范;擬合作方與本單位已合作項(xiàng)目的《招標(biāo)書》、合同、跟蹤管理記錄;擬合作方與其他單位合作情況等。這些經(jīng)濟(jì)技術(shù)信息資料為合同評(píng)審前的準(zhǔn)備工作與領(lǐng)導(dǎo)的決策充當(dāng)了助手作用。所謂"知己知彼,百戰(zhàn)不殆",正是這個(gè)道理。1.1.2合同評(píng)審過程中,及時(shí)整理并建檔保管《合同評(píng)審表》、《合同更改記錄》、《顧客檔案》、《合同評(píng)審會(huì)議記錄》。對(duì)于《合同更改記錄》,要收集齊全部文件更改的有相關(guān)人員簽字的草稿；對(duì)于《顧客檔案》,應(yīng)關(guān)注所記錄的顧客名稱、地址(包括廠址、網(wǎng)址)、聯(lián)系方式(包括電話、傳真、電子郵箱)、法人代表、聯(lián)系人(包括其性別、年齡、學(xué)歷、職務(wù)、嗜好等個(gè)人特征)以及對(duì)成果或服務(wù)滿意度的要求填寫是否齊全、正確。1.2體現(xiàn)在設(shè)計(jì)過程控制中的項(xiàng)目檔案管理在從設(shè)計(jì)策劃開始至設(shè)計(jì)更改后定稿的設(shè)計(jì)過程控制中,檔案人員應(yīng)根據(jù)設(shè)計(jì)過程的特點(diǎn),分別從內(nèi)部接口和外部接口兩種不同的接口關(guān)系來進(jìn)行檔案管理,并提供服務(wù)。至于對(duì)參與設(shè)計(jì)過程的外部組織間的關(guān)系即外部接口關(guān)系的檔案管理與服務(wù),則著重于組織間相互傳遞所形成的文件及必要的會(huì)議文件的收集、整理、鑒定、著錄與保管,在歸檔時(shí),將這些文件與設(shè)計(jì)過程形成的其他文件資料組合在一起,既便于檢索,又全面完整;既符合項(xiàng)目工作的自然流程,又能反映事由的全貌,符合"遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系"的文件整理規(guī)則。1.3體現(xiàn)在項(xiàng)目管理控制程序中的項(xiàng)目檔案管理項(xiàng)目管理控制是對(duì)地質(zhì)環(huán)境保護(hù)單位承擔(dān)的各類水文地質(zhì)、工程地質(zhì)、環(huán)境地質(zhì)等地質(zhì)勘查成果的形成、確認(rèn)、交付過程的控制。在項(xiàng)目實(shí)施過程中,項(xiàng)目檔案管理應(yīng)著重強(qiáng)化項(xiàng)目跟蹤指導(dǎo)和內(nèi)部驗(yàn)收移交工作,從檔案資料方面促進(jìn)項(xiàng)目質(zhì)量,在為工程竣工驗(yàn)收提供高質(zhì)量的檔案資料的同時(shí),也為后續(xù)利用奠定基礎(chǔ)。由于地質(zhì)環(huán)境保護(hù)項(xiàng)目必須有野外作業(yè)階段,而像縣、市地質(zhì)災(zāi)害區(qū)劃調(diào)查項(xiàng)目的調(diào)查則涉及區(qū)域內(nèi)不同縣市的多個(gè)野外踏勘點(diǎn),可謂點(diǎn)多面廣,這樣,檔案管理人員親自參與生產(chǎn)全過程來收集資料是不現(xiàn)實(shí)的。在項(xiàng)目管理控制中的項(xiàng)目檔案管理,就必須首先從制度建設(shè)上領(lǐng)先一步,再借助現(xiàn)代化的辦公設(shè)備與規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的管理,才能保證地質(zhì)項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。1.3.1將先進(jìn)的地質(zhì)項(xiàng)目檔案管理的管理理念與具體的管理方式嵌入地質(zhì)環(huán)境保護(hù)單位的管理制度體系中,要從先進(jìn)性的高度實(shí)踐胡錦濤總書記對(duì)檔案工作的指示:"檔案是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)"。在行政制度體系中,《會(huì)議制度》、《依法行政暫行辦法》、《計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)使用管理規(guī)定》、《財(cái)務(wù)管理暫行辦法》、《工作人員考核實(shí)施辦法》、《保密制度》、《地質(zhì)資料管理辦法》等規(guī)章制度,均應(yīng)規(guī)定檔案室與相關(guān)行政部門的組織結(jié)構(gòu)關(guān)系,明確規(guī)定檔案工作人員在單位行政工作環(huán)節(jié)中的地位與職能。同樣,在《安全生產(chǎn)管理辦法》、《資質(zhì)及合同管理辦法》、《地質(zhì)項(xiàng)目管理辦法》、《地質(zhì)項(xiàng)目質(zhì)量管理辦法》、《突發(fā)事件應(yīng)急措施》等規(guī)章制度中,也應(yīng)規(guī)定檔案室與相關(guān)業(yè)務(wù)部門的組織結(jié)構(gòu)關(guān)系,明確規(guī)定檔案工作人員在成果的實(shí)現(xiàn)過程中的地位與職能。1.3.2為保證地質(zhì)項(xiàng)目檔案的質(zhì)量,控制和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性、實(shí)時(shí)性和系統(tǒng)性,檔案管理人員須在規(guī)范化管理體系的支持下,指導(dǎo)一線作業(yè)人員運(yùn)用拍照、錄音錄像及傳真、掃描、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)葦?shù)碼技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與手段,及時(shí)填制、造冊(cè)中間成果及其校審記錄,將《野外原始資料自檢、互檢記錄》、《原始資料抽檢記錄》、《勘查過程檢查表》、《勘查過程驗(yàn)收表》、《勘查成果校核記錄》、《勘查成果審核記錄》、《勘查成果不合格品的評(píng)價(jià)、處置記錄》、《野外竣工驗(yàn)收意見書》、《勘查成果質(zhì)量等級(jí)評(píng)定記錄》等文件與項(xiàng)目工程音像資料同步傳輸至檔案部門。根據(jù)設(shè)計(jì)的時(shí)間安排,檔案工作人員適時(shí)按照接收到的資料編目,實(shí)地或在項(xiàng)目組歸隊(duì)后,與實(shí)物資料、紙質(zhì)文件核對(duì)。2推廣項(xiàng)目檔案管理,促進(jìn)地質(zhì)環(huán)境保護(hù)單位的檔案管理工作在創(chuàng)新中求發(fā)展項(xiàng)目檔案管理,是規(guī)范化管理體系的管理思想在檔案管理中的體現(xiàn),與傳統(tǒng)的檔案管理相比,具明顯優(yōu)勢(shì)。2.1檔案的接收由"被動(dòng)型"向"主動(dòng)型"轉(zhuǎn)化以往的檔案工作者以參加科研產(chǎn)品鑒定、重要設(shè)備開箱及重要工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收來收集項(xiàng)目資料,檔案的接收滯后于生產(chǎn)過程,而且對(duì)于接收到的資料只起“馬后炮"的整理作用。而以直接介入服務(wù)與管理過程的職能、身份來指導(dǎo)、監(jiān)督并歸集檔案資料,則使檔案的接收過程變成主動(dòng)的、動(dòng)態(tài)的、再現(xiàn)“歷史"真實(shí)的“寫真"式工作過程,其完整性、可靠性、系統(tǒng)性、可利用性自然遠(yuǎn)勝于傳統(tǒng)工作方式下對(duì)檔案的接收。在檔案的搜集上,由只重系統(tǒng)內(nèi)部所屬檔案的收集,向既重內(nèi)部收集又重系統(tǒng)外部檔案搜集轉(zhuǎn)變。2.2檔案的種類由只重文書檔案向既重文書檔案又重科技檔案、聲像檔案轉(zhuǎn)變?cè)陧?xiàng)目檔案管理過程中,對(duì)項(xiàng)目作業(yè)過程形成的各類檔案資料,均要求及時(shí)收集、記錄、整理、造冊(cè)。比如地質(zhì)遺跡保護(hù)項(xiàng)目,會(huì)采集保護(hù)區(qū)化石并制作標(biāo)本。對(duì)這些珍貴化石標(biāo)本及其唯一性標(biāo)識(shí)與文字說明,就需要在安全、完整地保管實(shí)物化石箱的基礎(chǔ)上進(jìn)行拍照、錄制聲像資料、刻錄光盤,并備份。在項(xiàng)目檔案歸集時(shí),實(shí)物資料與其對(duì)應(yīng)的圖片、聲像資料同時(shí)鑒定,保存。從檔案載體的角度看,則由只重收集"紅頭"文件向既重政府部門下發(fā)文件資料,又重收集有保存價(jià)值的文字、原始數(shù)據(jù)、合同、協(xié)議書、圖紙、錄音、錄像帶、實(shí)物等為載體的各種檔案材料轉(zhuǎn)變。2.3檔案服務(wù)由“封閉型"向“超前型"與“滲透型"轉(zhuǎn)化"借助檔案,我們能夠更好地了解過去,把握現(xiàn)在,預(yù)見未來",這是胡錦濤總書記對(duì)檔案工作的詮釋。項(xiàng)目檔案管理的可操作性、實(shí)用性、先進(jìn)性以及所生成檔案資料的可永續(xù)利用性,在生產(chǎn)實(shí)踐、科研、教學(xué)、法律及社會(huì)服務(wù)等方面的作業(yè)日益凸顯。前國(guó)際檔案理事會(huì)主席瓦洛先生指出:"檔案事業(yè)正處于一個(gè)完全被重新塑造和重新接受的時(shí)代"。正是為了順應(yīng)時(shí)代的