某局文書(shū)檔案管理制度一、總則為了加強(qiáng)本局文書(shū)檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。本制度所指的文書(shū)檔案是本局在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。文書(shū)檔案管理工作應(yīng)遵循集中統(tǒng)一管理的原則，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的開(kāi)發(fā)利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)本局設(shè)立綜合檔案室，負(fù)責(zé)全局文書(shū)檔案的集中統(tǒng)一管理工作。綜合檔案室配備專(zhuān)職檔案管理人員，具體負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。檔案管理人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)、職業(yè)道德和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。綜合檔案室的主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局文書(shū)檔案管理的規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)本局各部門(mén)形成的文書(shū)檔案的收集、整理、歸檔工作，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作。3.對(duì)歸檔的文書(shū)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.負(fù)責(zé)檔案的保管工作，建立健全檔案保管制度，采取有效的防護(hù)措施，確保檔案的安全。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。6.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，及時(shí)準(zhǔn)確地反映檔案的數(shù)量、種類(lèi)、利用等情況。7.積極開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，編制各種檢索工具和參考資料，為全局各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。三、檔案收集檔案收集工作是檔案管理的基礎(chǔ)，各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)文書(shū)檔案的收集工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求將檔案移交綜合檔案室。本局文書(shū)檔案的收集范圍包括：1.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本局工作有關(guān)的文件、指示、決定、命令、條例、規(guī)定等。2.本局制定的各種規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。3.本局召開(kāi)的各種會(huì)議形成的文件材料，包括會(huì)議通知、會(huì)議議程、會(huì)議記錄、會(huì)議文件、會(huì)議決議等。4.本局開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的文件材料，如業(yè)務(wù)報(bào)表、合同、協(xié)議、業(yè)務(wù)信函、調(diào)研材料等。5.本局的人事檔案材料，包括干部任免、人員調(diào)動(dòng)、工資調(diào)整、職稱(chēng)評(píng)定等文件材料。6.本局的財(cái)務(wù)檔案材料，包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等。7.本局的聲像檔案材料，包括照片、錄音、錄像等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的文件材料，應(yīng)在辦理完畢后及時(shí)進(jìn)行收集整理。一般情況下，應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的文件材料移交綜合檔案室。對(duì)于一些重要的、時(shí)效性較強(qiáng)的文件材料，應(yīng)隨時(shí)形成隨時(shí)移交。移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案移交清冊(cè)》，詳細(xì)注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、年代、保管期限等內(nèi)容，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。四、檔案整理檔案整理工作是將收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等處理，使其系統(tǒng)化、條理化的過(guò)程。檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。綜合檔案室應(yīng)按照《歸檔文件整理規(guī)則》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)移交的檔案進(jìn)行整理。具體整理方法如下：1.分類(lèi)：根據(jù)檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為不同的類(lèi)別。一般可分為文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案等類(lèi)別。2.編號(hào)：對(duì)分類(lèi)后的檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，可采用年度-保管期限-件號(hào)的編號(hào)方法。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。檔案目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、年代、保管期限、存放位置等信息，便于檢索和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，使其牢固、整齊。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始面貌，不得損壞檔案內(nèi)容。對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照電子檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。五、檔案保管檔案保管是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，綜合檔案室應(yīng)采取有效的保管措施，確保檔案的安全和完整。綜合檔案室應(yīng)具備適宜的檔案保管條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、密集架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等。檔案庫(kù)房應(yīng)保持整潔、通風(fēng)、干燥，溫度應(yīng)控制在14℃-24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%-60%之間。檔案應(yīng)按照分類(lèi)、編號(hào)的順序存放，排列整齊，便于查找和管理。對(duì)于珍貴檔案和重要檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如單獨(dú)存放、加密保管等。綜合檔案室應(yīng)建立健全檔案保管制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)于破損、霉變、蟲(chóng)蛀的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)檔案的安全管理，嚴(yán)格遵守檔案保密制度，防止檔案的丟失、被盜、泄密等情況發(fā)生。非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。六、檔案鑒定檔案鑒定是確定檔案保存價(jià)值的重要工作，綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指反映本局主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本局和國(guó)家建設(shè)及歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指保管期限為16-50年的檔案；短期保管的檔案是指保管期限為15年以下的檔案。檔案鑒定工作應(yīng)成立專(zhuān)門(mén)的鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成。鑒定小組應(yīng)按照檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行全面、客觀的評(píng)估。對(duì)于經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、年代、保管期限等內(nèi)容，并由鑒定小組負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。銷(xiāo)毀檔案應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，防止檔案信息泄露。七、檔案統(tǒng)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)是檔案管理的重要組成部分，綜合檔案室應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的數(shù)量、種類(lèi)、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)做到準(zhǔn)確、及時(shí)、全面，為檔案管理決策提供科學(xué)依據(jù)。檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求填寫(xiě)，并及時(shí)報(bào)送上級(jí)檔案管理部門(mén)。同時(shí)，應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)記錄和分析。八、檔案利用檔案利用是檔案管理的最終目的，綜合檔案室應(yīng)積極開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為全局各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。本局各部門(mén)和工作人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理查閱手續(xù)。查閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案查閱的相關(guān)規(guī)定，不得損壞、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。對(duì)于外單位查閱本局檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自抄錄、復(fù)制檔案內(nèi)容。綜合檔案室應(yīng)根據(jù)檔案利用的需求，編制各種檢索工具和參考資料，如檔案目錄、專(zhuān)題索引、大事記等，提高檔案利用的效率。同時(shí)，應(yīng)積極開(kāi)展檔案編研工作，對(duì)檔案信息進(jìn)行深加工，為領(lǐng)導(dǎo)決策和業(yè)務(wù)工作提供參考。九、檔案信息化建設(shè)隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化建設(shè)已成為檔案管理的必然趨勢(shì)。本局應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。綜合檔案室應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，將其轉(zhuǎn)換為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)電子檔案的安全管理，采取加密、備份、防病毒等措施，確保電子檔案的安全和完整。檔案管理人員應(yīng)不斷提高自身的信息技術(shù)水平，熟練掌握電子檔案管理系統(tǒng)的操作和使用，為檔案信息化建設(shè)提供技術(shù)支持。十、監(jiān)督與考核本局應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的監(jiān)督和考核，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序開(kāi)展。辦公室應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等方面。對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出