婚慶公司新人合同補(bǔ)充記錄辦法

一、總則本辦法適用于婚慶公司全體員工在與客戶簽訂新人合同后，對(duì)合同進(jìn)行補(bǔ)充記錄的相關(guān)事宜。旨在確保新人合同信息的完整性、準(zhǔn)確性，更好地保障客戶權(quán)益，提升公司服務(wù)質(zhì)量，同時(shí)遵循公司“以愛(ài)之名，打造夢(mèng)幻婚禮，傳遞幸福真諦”的企業(yè)文化和“用心服務(wù)每一對(duì)新人，為其創(chuàng)造獨(dú)一無(wú)二的浪漫回憶”的經(jīng)營(yíng)理念。二、人員職責(zé)1.銷售團(tuán)隊(duì)：負(fù)責(zé)初步收集新人需求，在合同簽訂后，若有客戶提出補(bǔ)充需求或信息變更，需及時(shí)記錄并傳遞給相關(guān)部門。銷售團(tuán)隊(duì)成員要秉持積極溝通的態(tài)度，確?？蛻粜枨蟮玫綔?zhǔn)確傳達(dá)。2.策劃團(tuán)隊(duì)：根據(jù)銷售團(tuán)隊(duì)傳遞的補(bǔ)充信息，對(duì)婚禮策劃方案進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，并記錄調(diào)整過(guò)程和結(jié)果。策劃團(tuán)隊(duì)需發(fā)揮專業(yè)創(chuàng)意，將新人的個(gè)性化需求融入策劃中，同時(shí)保證方案的可行性和經(jīng)濟(jì)性。3.執(zhí)行團(tuán)隊(duì)：在婚禮籌備和執(zhí)行階段，如發(fā)現(xiàn)合同信息需要補(bǔ)充或修正，要及時(shí)反饋給相關(guān)負(fù)責(zé)人，并做好現(xiàn)場(chǎng)情況的記錄。執(zhí)行團(tuán)隊(duì)要注重細(xì)節(jié)，確?；槎Y按照合同及補(bǔ)充記錄的要求順利進(jìn)行。4.客服團(tuán)隊(duì)：負(fù)責(zé)跟進(jìn)整個(gè)補(bǔ)充記錄流程，與新人保持良好溝通，及時(shí)反饋處理進(jìn)度和結(jié)果，收集新人滿意度信息。客服團(tuán)隊(duì)要以熱情、耐心的態(tài)度服務(wù)新人，維護(hù)公司的良好形象。三、補(bǔ)充記錄事項(xiàng)1.婚禮主題與風(fēng)格：新人若在合同簽訂后對(duì)婚禮主題和風(fēng)格有新的想法，如從傳統(tǒng)中式改為歐式浪漫風(fēng)格，需詳細(xì)記錄新主題的要求、元素以及對(duì)整體策劃的影響。2.婚禮流程與環(huán)節(jié)：增加或減少某些環(huán)節(jié)，如加入新人的才藝表演、改變迎親流程等，要記錄新增環(huán)節(jié)的具體內(nèi)容、時(shí)間安排以及涉及的人員和道具。3.服務(wù)項(xiàng)目與內(nèi)容：新人要求增加服務(wù)項(xiàng)目，如增加婚禮跟拍的機(jī)位、延長(zhǎng)化妝服務(wù)時(shí)間等，需記錄新增服務(wù)的具體內(nèi)容、價(jià)格以及服務(wù)提供的時(shí)間和地點(diǎn)。4.人員安排：新人指定特定的主持人、攝影師、化妝師等，或?qū)ΜF(xiàn)有人員安排提出調(diào)整要求，要記錄變更后的人員信息、工作內(nèi)容以及與原安排的差異。5.場(chǎng)地布置：對(duì)婚禮場(chǎng)地布置提出新的要求，如更換場(chǎng)地背景顏色、增加特定的裝飾元素等，需記錄新的布置方案、所需物料以及對(duì)場(chǎng)地布置預(yù)算的影響。四、財(cái)務(wù)處理1.費(fèi)用調(diào)整：因合同補(bǔ)充記錄導(dǎo)致服務(wù)項(xiàng)目增加或減少，需明確費(fèi)用的調(diào)整方式。增加服務(wù)項(xiàng)目的，按照公司定價(jià)標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算新增費(fèi)用；減少服務(wù)項(xiàng)目的，根據(jù)實(shí)際情況退還相應(yīng)費(fèi)用。費(fèi)用調(diào)整需經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)部門審核，并與新人簽訂相關(guān)費(fèi)用補(bǔ)充協(xié)議。2.支付方式與時(shí)間：記錄新人對(duì)費(fèi)用支付方式和時(shí)間的變更要求。如新人要求從一次性支付改為分期付款，需明確每期付款的金額、時(shí)間節(jié)點(diǎn)以及逾期付款的處理方式。3.預(yù)算管理：財(cái)務(wù)部門要根據(jù)合同補(bǔ)充記錄，對(duì)婚禮項(xiàng)目的預(yù)算進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，確保各項(xiàng)費(fèi)用支出在可控范圍內(nèi)，同時(shí)保證公司的經(jīng)濟(jì)效益。五、物資管理1.物料采購(gòu)：根據(jù)合同補(bǔ)充記錄中對(duì)場(chǎng)地布置、道具等物資的新要求，采購(gòu)部門要及時(shí)進(jìn)行采購(gòu)。在采購(gòu)過(guò)程中，要嚴(yán)格把控物資質(zhì)量，選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商，確保物資按時(shí)到位。2.庫(kù)存管理：對(duì)于因合同補(bǔ)充記錄產(chǎn)生的新增物資，要做好庫(kù)存登記和管理。物資入庫(kù)時(shí)，要檢查數(shù)量、質(zhì)量是否符合要求；物資使用后，要及時(shí)更新庫(kù)存記錄。3.物資調(diào)配：若婚禮現(xiàn)場(chǎng)需要對(duì)物資進(jìn)行調(diào)配，如將某一區(qū)域的裝飾道具調(diào)整到另一區(qū)域，執(zhí)行團(tuán)隊(duì)要做好記錄，確保物資調(diào)配合理，不影響整體效果。六、信息管理1.記錄存儲(chǔ)：所有合同補(bǔ)充記錄信息要進(jìn)行電子化存儲(chǔ)，建立專門的數(shù)據(jù)庫(kù)。記錄內(nèi)容應(yīng)包括補(bǔ)充記錄的時(shí)間、人員、具體事項(xiàng)、處理結(jié)果等詳細(xì)信息，方便查詢和統(tǒng)計(jì)。2.信息共享：各部門之間要實(shí)現(xiàn)信息共享，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)獲取最新的合同補(bǔ)充記錄信息。通過(guò)公司內(nèi)部的信息管理系統(tǒng)，銷售、策劃、執(zhí)行、客服等部門可以實(shí)時(shí)查看和更新信息。3.信息保密：嚴(yán)格保護(hù)新人的個(gè)人信息和合同補(bǔ)充記錄信息，防止信息泄露。員工在工作中接觸到的客戶信息，必須嚴(yán)格保密，如有違反保密規(guī)定的行為，將按照公司相關(guān)制度進(jìn)行嚴(yán)肅處理。七、安全保障1.場(chǎng)地安全：在對(duì)婚禮場(chǎng)地布置進(jìn)行調(diào)整時(shí)，要確保場(chǎng)地的安全性。如新增的裝飾結(jié)構(gòu)是否穩(wěn)固，電氣設(shè)備的使用是否符合安全規(guī)范等，執(zhí)行團(tuán)隊(duì)要進(jìn)行嚴(yán)格檢查，消除安全隱患。2.人員安全：對(duì)于參與婚禮服務(wù)的所有人員，包括公司員工和外部供應(yīng)商，要進(jìn)行安全培訓(xùn)。在婚禮現(xiàn)場(chǎng)，要提供必要的安全防護(hù)措施，確保人員在工作過(guò)程中的人身安全。3.應(yīng)急處理：制定針對(duì)合同補(bǔ)充記錄可能引發(fā)的各種突發(fā)情況的應(yīng)急預(yù)案，如因新增服務(wù)項(xiàng)目導(dǎo)致時(shí)間緊張、人員調(diào)配困難等情況。各部門要明確在應(yīng)急情況下的職責(zé)和處理流程，確保能夠及時(shí)、有效地應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況。八、企業(yè)文化與社會(huì)效益1.企業(yè)文化融入：在處理合同補(bǔ)充記錄的過(guò)程中，要始終貫徹公司的企業(yè)文化。員工要以“傳遞幸福真諦”為宗旨，用心對(duì)待每一個(gè)補(bǔ)充需求，將公司的文化理念體現(xiàn)在服務(wù)的每一個(gè)細(xì)節(jié)中。2.社會(huì)效益考量：公司要注重社會(huì)效益，在滿足新人需求的同時(shí)，倡導(dǎo)文明、健康的婚禮風(fēng)尚。對(duì)于合同補(bǔ)充記錄中涉及的一些不合理或不符合社會(huì)道德規(guī)范的要求，要與新人進(jìn)行溝通引導(dǎo)，樹(shù)立良好的社會(huì)形象。九、績(jī)效考核1.考核指標(biāo)設(shè)定：針對(duì)各部門在合同補(bǔ)充記錄處理過(guò)程中的工作表現(xiàn)，設(shè)定相應(yīng)的績(jī)效考核指標(biāo)。如銷售團(tuán)隊(duì)的客戶需求傳達(dá)準(zhǔn)確率、策劃團(tuán)隊(duì)的方案調(diào)整及時(shí)性和滿意度、執(zhí)行團(tuán)隊(duì)的現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行效果等。2.考核周期與方式：績(jī)效考核周期為每月一次，采用自評(píng)、上級(jí)評(píng)價(jià)和客戶評(píng)價(jià)相結(jié)合的方式。各部門員工先進(jìn)行自評(píng)，然后由上級(jí)主管進(jìn)行評(píng)價(jià)，同時(shí)收集新人對(duì)服務(wù)的滿意度評(píng)價(jià)，綜合得出考核結(jié)果。3.激勵(lì)與懲罰措施：根據(jù)績(jī)效考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)金、晉升機(jī)會(huì)等；對(duì)表現(xiàn)不佳的員工進(jìn)行輔導(dǎo)和督促改進(jìn)，如績(jī)效面談、培訓(xùn)等。連續(xù)多次績(jī)效考核不達(dá)標(biāo)且無(wú)明顯改進(jìn)的員工，將按照公司人力資源管理規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)處理。十、人力資源管理1.培訓(xùn)與發(fā)展：為確保員工能夠更好地處理合同補(bǔ)充記錄相關(guān)工作，定期組織培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括溝通技巧、專業(yè)知識(shí)、應(yīng)急處理等方面。同時(shí)，為員工提供職業(yè)發(fā)展規(guī)劃指導(dǎo)，鼓勵(lì)員工不斷提升自身能力。2.人員調(diào)配：根據(jù)合同補(bǔ)充記錄對(duì)各部門工作的影響，合理調(diào)配人力資源。如在婚禮籌備高峰期，可從其他部門臨時(shí)抽調(diào)人員支持執(zhí)行團(tuán)隊(duì)，確保各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。3.員工關(guān)懷：關(guān)注員工在處理合同補(bǔ)充記錄工作中的壓力和需求，提供必要的人文關(guān)懷。如合理安排工作時(shí)間，組織團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)，緩解員工工作壓力，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力。十一、附