中建oa管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范中國建筑集團(tuán)有限公司（以下簡稱“中建集團(tuán)”）辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)的使用與管理，提高工作效率，促進(jìn)信息共享與協(xié)同辦公，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合中建集團(tuán)實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于中建集團(tuán)總部及所屬各二級(jí)單位、三級(jí)單位等各級(jí)機(jī)構(gòu)及其員工在使用OA系統(tǒng)過程中的相關(guān)管理活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：OA系統(tǒng)的使用與管理必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范要求，確保信息安全與合規(guī)。2.高效性原則：以提高工作效率、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程為目標(biāo)，充分發(fā)揮OA系統(tǒng)的協(xié)同辦公優(yōu)勢，減少不必要的溝通成本和重復(fù)勞動(dòng)。3.規(guī)范性原則：明確OA系統(tǒng)各功能模塊的使用規(guī)范和操作流程，確保系統(tǒng)使用的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。4.安全性原則：采取有效措施保障OA系統(tǒng)的信息安全，防止信息泄露、篡改和丟失，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。二、職責(zé)分工（一）集團(tuán)總部信息化管理部門1.負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的整體規(guī)劃、建設(shè)、升級(jí)和維護(hù)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和功能完善。2.制定OA系統(tǒng)的相關(guān)管理制度和操作規(guī)范，并監(jiān)督執(zhí)行。3.對(duì)各級(jí)機(jī)構(gòu)OA系統(tǒng)的使用情況進(jìn)行指導(dǎo)、培訓(xùn)和考核，提供技術(shù)支持與服務(wù)。（二）各級(jí)機(jī)構(gòu)信息化管理部門1.負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)OA系統(tǒng)的日常管理和維護(hù)，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。2.組織本機(jī)構(gòu)員工參加OA系統(tǒng)的培訓(xùn)，提高員工的系統(tǒng)操作技能和應(yīng)用水平。3.協(xié)助集團(tuán)總部信息化管理部門開展OA系統(tǒng)的推廣應(yīng)用工作，收集和反饋本機(jī)構(gòu)員工對(duì)系統(tǒng)的意見和建議。（三）各部門負(fù)責(zé)人1.負(fù)責(zé)組織本部門員工正確使用OA系統(tǒng)，確保各項(xiàng)工作流程在系統(tǒng)中規(guī)范運(yùn)行。2.督促本部門員工及時(shí)處理OA系統(tǒng)中的待辦事項(xiàng)，提高工作效率和執(zhí)行力。3.對(duì)本部門OA系統(tǒng)的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（四）普通員工1.按照OA系統(tǒng)的操作規(guī)范和工作流程，正確使用系統(tǒng)完成各項(xiàng)工作任務(wù)，及時(shí)處理待辦事項(xiàng)。2.積極參與OA系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身的系統(tǒng)應(yīng)用能力和工作效率。3.愛護(hù)OA系統(tǒng)，保守系統(tǒng)中的各類信息秘密，不得擅自泄露、篡改或刪除系統(tǒng)數(shù)據(jù)。三、系統(tǒng)使用規(guī)范（一）賬號(hào)管理1.賬號(hào)申請(qǐng)：新員工入職后，由所在機(jī)構(gòu)的信息化管理部門負(fù)責(zé)為其申請(qǐng)OA系統(tǒng)賬號(hào)。賬號(hào)信息應(yīng)包括用戶名、密碼等，并確保賬號(hào)的唯一性和準(zhǔn)確性。2.賬號(hào)權(quán)限：根據(jù)員工的工作職責(zé)和崗位需求，由所在部門負(fù)責(zé)人提出賬號(hào)權(quán)限申請(qǐng)，經(jīng)機(jī)構(gòu)信息化管理部門審核后，為員工分配相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限。權(quán)限設(shè)置應(yīng)遵循最小化原則，嚴(yán)格控制員工對(duì)系統(tǒng)功能的訪問范圍。3.賬號(hào)安全：員工應(yīng)妥善保管自己的OA系統(tǒng)賬號(hào)和密碼，不得將賬號(hào)轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)被盜用或存在安全隱患，應(yīng)及時(shí)向所在機(jī)構(gòu)的信息化管理部門報(bào)告，并配合進(jìn)行處理。4.賬號(hào)停用與注銷：員工離職或崗位變動(dòng)不再需要使用OA系統(tǒng)時(shí)，所在機(jī)構(gòu)的信息化管理部門應(yīng)及時(shí)停用其賬號(hào)，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行注銷處理。（二）流程使用1.流程發(fā)起：員工在使用OA系統(tǒng)發(fā)起流程時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確選擇流程類型，填寫完整、準(zhǔn)確的流程信息，包括流程主題、正文、附件等。流程發(fā)起后，應(yīng)及時(shí)提交給相關(guān)審批人進(jìn)行審批。2.流程審批：審批人在收到待辦流程后，應(yīng)認(rèn)真審核流程內(nèi)容，按照規(guī)定的審批權(quán)限和流程進(jìn)行審批操作。如對(duì)流程內(nèi)容有疑問或異議，應(yīng)及時(shí)與發(fā)起人溝通核實(shí)。審批通過后，應(yīng)及時(shí)點(diǎn)擊“同意”等審批按鈕；如不同意，應(yīng)詳細(xì)說明理由并駁回流程。3.流程跟蹤：發(fā)起人可以通過OA系統(tǒng)實(shí)時(shí)跟蹤流程的審批進(jìn)度，了解流程在各個(gè)環(huán)節(jié)的處理情況。如發(fā)現(xiàn)流程出現(xiàn)異?；蜷L時(shí)間未處理，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)審批人或信息化管理部門聯(lián)系，催促處理。4.流程歸檔：流程結(jié)束后，系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)流程進(jìn)行歸檔保存。員工如需查閱已歸檔的流程信息，可以通過系統(tǒng)的查詢功能進(jìn)行檢索查看。（三）信息發(fā)布1.信息分類：OA系統(tǒng)中的信息發(fā)布應(yīng)按照信息的性質(zhì)和用途進(jìn)行分類管理，如通知公告、工作動(dòng)態(tài)、規(guī)章制度等。不同類型的信息應(yīng)發(fā)布在相應(yīng)的欄目下，以便員工快速查找和瀏覽。2.信息發(fā)布要求：信息發(fā)布應(yīng)確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，語言規(guī)范、簡潔明了。發(fā)布前應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保信息符合相關(guān)規(guī)定和要求。重要信息發(fā)布前應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意。3.信息維護(hù)與更新：信息發(fā)布后，發(fā)布部門應(yīng)及時(shí)關(guān)注信息的反饋情況，對(duì)信息進(jìn)行維護(hù)和更新。如發(fā)現(xiàn)信息存在錯(cuò)誤或過時(shí)內(nèi)容，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改或刪除，并重新發(fā)布正確的信息。（四）文件管理1.文件上傳：員工在OA系統(tǒng)中上傳文件時(shí)，應(yīng)選擇合適的文件分類和存儲(chǔ)位置，確保文件存放有序。上傳的文件應(yīng)命名規(guī)范，便于識(shí)別和查找。同時(shí)，應(yīng)確保上傳文件的完整性和可讀性。2.文件下載：員工如需下載OA系統(tǒng)中的文件，應(yīng)按照系統(tǒng)提示進(jìn)行操作。下載后的文件應(yīng)妥善保存，不得隨意更改文件內(nèi)容或傳播給無關(guān)人員。3.文件共享：對(duì)于需要共享的文件，員工可以通過設(shè)置文件共享權(quán)限，將文件共享給指定的人員或部門。共享文件時(shí)應(yīng)明確共享范圍和使用權(quán)限，確保文件的安全共享。4.文件版本管理：對(duì)于重要文件，應(yīng)進(jìn)行版本管理。在文件修改后，應(yīng)及時(shí)上傳新的版本，并注明版本號(hào)和修改日期。同時(shí)，應(yīng)保留歷史版本，以便追溯文件的修改歷程。四、系統(tǒng)安全管理（一）安全制度建設(shè)1.集團(tuán)總部信息化管理部門應(yīng)制定完善的OA系統(tǒng)安全管理制度，明確系統(tǒng)安全管理的目標(biāo)、原則、措施和責(zé)任。2.各級(jí)機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)集團(tuán)總部的安全管理制度，結(jié)合本機(jī)構(gòu)實(shí)際情況，制定相應(yīng)的安全管理細(xì)則，并組織員工學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行。（二）安全技術(shù)措施1.采用先進(jìn)的安全技術(shù)手段，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等，對(duì)OA系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。2.定期對(duì)OA系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)系統(tǒng)存在的安全隱患。3.建立數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制，定期對(duì)OA系統(tǒng)中的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上。同時(shí)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。（三）用戶安全意識(shí)教育1.開展OA系統(tǒng)安全培訓(xùn)和宣傳活動(dòng)，提高員工的安全意識(shí)和防范能力。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)、系統(tǒng)操作規(guī)范、信息保密意識(shí)等。2.教育員工遵守OA系統(tǒng)的安全規(guī)定，不隨意點(diǎn)擊來歷不明的鏈接和下載附件，避免泄露個(gè)人賬號(hào)和密碼等信息。3.加強(qiáng)對(duì)員工的日常安全監(jiān)督和管理，對(duì)違反安全規(guī)定的行為進(jìn)行及時(shí)糾正和處理。（四）應(yīng)急處理機(jī)制1.制定OA系統(tǒng)安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急響應(yīng)流程和處置措施等。2.定期組織應(yīng)急演練，檢驗(yàn)和提高應(yīng)急處理能力。在發(fā)生安全事件時(shí)，能夠迅速啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效的措施進(jìn)行處理，最大限度地減少損失和影響。3.及時(shí)向上級(jí)主管部門和相關(guān)部門報(bào)告安全事件的情況，并配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理。同時(shí)，做好事件的記錄和總結(jié)工作，分析原因，采取措施防止類似事件再次發(fā)生。五、系統(tǒng)培訓(xùn)與支持（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.集團(tuán)總部信息化管理部門應(yīng)根據(jù)OA系統(tǒng)的功能更新和員工的實(shí)際需求，制定年度OA系統(tǒng)培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)明確培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)對(duì)象等。2.各級(jí)機(jī)構(gòu)信息化管理部門應(yīng)根據(jù)集團(tuán)總部的培訓(xùn)計(jì)劃，結(jié)合本機(jī)構(gòu)實(shí)際情況，制定本機(jī)構(gòu)的培訓(xùn)實(shí)施計(jì)劃，并組織員工參加培訓(xùn)。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.OA系統(tǒng)基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)，包括系統(tǒng)概述、功能模塊介紹、操作界面講解等，使員工對(duì)系統(tǒng)有初步的了解和認(rèn)識(shí)。2.系統(tǒng)操作技能培訓(xùn)，如流程發(fā)起與審批、信息發(fā)布與查詢、文件管理等功能的具體操作方法和技巧，提高員工的系統(tǒng)應(yīng)用能力。3.系統(tǒng)應(yīng)用案例培訓(xùn)，通過實(shí)際案例分析，讓員工了解如何利用OA系統(tǒng)解決實(shí)際工作中的問題，提高工作效率和管理水平。4.安全保密知識(shí)培訓(xùn)，加強(qiáng)員工對(duì)OA系統(tǒng)安全保密工作的認(rèn)識(shí)，掌握信息安全防范措施和信息保密要求。（三）培訓(xùn)方式1.集中培訓(xùn)：針對(duì)OA系統(tǒng)的重要功能和通用操作方法，組織員工進(jìn)行集中培訓(xùn)。集中培訓(xùn)可以邀請(qǐng)系統(tǒng)開發(fā)人員或?qū)I(yè)講師進(jìn)行授課，通過現(xiàn)場演示、互動(dòng)交流等方式，使員工直觀地掌握培訓(xùn)內(nèi)容。2.在線培訓(xùn)：利用OA系統(tǒng)平臺(tái)提供的在線培訓(xùn)功能，發(fā)布培訓(xùn)課程和學(xué)習(xí)資料，員工可以根據(jù)自己的時(shí)間和需求進(jìn)行自主學(xué)習(xí)。在線培訓(xùn)可以設(shè)置測試環(huán)節(jié)，檢驗(yàn)員工的學(xué)習(xí)效果。3.一對(duì)一輔導(dǎo)：對(duì)于部分操作困難或有特殊需求的員工，由信息化管理部門安排專人進(jìn)行一對(duì)一輔導(dǎo)，幫助員工解決實(shí)際問題，提高系統(tǒng)操作水平。（四）技術(shù)支持1.集團(tuán)總部信息化管理部門應(yīng)建立OA系統(tǒng)技術(shù)支持熱線和在線客服渠道，及時(shí)解答員工在使用系統(tǒng)過程中遇到的問題。2.各級(jí)機(jī)構(gòu)信息化管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)OA系統(tǒng)的日常技術(shù)支持工作，及時(shí)處理員工反饋的系統(tǒng)故障和問題。對(duì)于無法解決的問題，應(yīng)及時(shí)上報(bào)集團(tuán)總部信息化管理部門，并配合進(jìn)行處理。3.定期收集員工對(duì)系統(tǒng)的意見和建議，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，不斷提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性和易用性。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.集團(tuán)總部信息化管理部門定期對(duì)各級(jí)機(jī)構(gòu)OA系統(tǒng)的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括賬號(hào)管理、流程使用、信息發(fā)布、文件管理等方面。2.各級(jí)機(jī)構(gòu)信息化管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本機(jī)構(gòu)OA系統(tǒng)使用情況的日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，并將檢查情況定期上報(bào)集團(tuán)總部信息化管理部門。3.對(duì)于違反OA系統(tǒng)使用規(guī)范和安全管理制度的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行制止和糾正，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立OA系統(tǒng)使用考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各級(jí)機(jī)構(gòu)和員工的OA系統(tǒng)使用情況進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)指標(biāo)應(yīng)包括系統(tǒng)操作熟練程度、流程處理效率、信息發(fā)布質(zhì)量、文件管理規(guī)范等方面。2.考核評(píng)價(jià)結(jié)果作為員工績效評(píng)定、崗位晉升、評(píng)