內(nèi)部文件存檔與管理制度手冊(cè)第一章總則1.1制度目的為規(guī)范公司內(nèi)部文件的形成、收集、整理、歸檔、保管、借閱及銷(xiāo)毀等全流程管理，保證文件的完整性、安全性、可追溯性，提高文件利用效率，防范信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及公司內(nèi)部管理要求，特制定本制度。1.2基本原則集中統(tǒng)一管理：公司內(nèi)部文件由行政部統(tǒng)籌管理，各部門(mén)配合執(zhí)行，保證檔案資源集中、規(guī)范。全程可控：文件從形成到銷(xiāo)毀各環(huán)節(jié)需留痕記錄，實(shí)現(xiàn)責(zé)任可追溯。分類(lèi)科學(xué)：按照文件類(lèi)型、部門(mén)、密級(jí)等維度分類(lèi)管理，便于檢索與利用。安全保密：針對(duì)涉密文件采取專(zhuān)項(xiàng)保管措施，嚴(yán)防信息泄露、損毀或丟失。第二章制度適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)、全體員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成或具有保存價(jià)值的各類(lèi)內(nèi)部文件，包括但不限于：管理類(lèi)文件：公司章程、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告等；業(yè)務(wù)類(lèi)文件：合同協(xié)議、項(xiàng)目方案、招投標(biāo)文件、客戶(hù)資料、銷(xiāo)售數(shù)據(jù)等；人事類(lèi)文件：?jiǎn)T工勞動(dòng)合同、入職離職材料、績(jī)效考核記錄、培訓(xùn)檔案等；財(cái)務(wù)類(lèi)文件：財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)憑證等；其他具有保存價(jià)值的文件：如榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證明、重要往來(lái)函件等。第三章職責(zé)分工3.1行政部負(fù)責(zé)制定和完善文件存檔管理制度，監(jiān)督各部門(mén)執(zhí)行；設(shè)立檔案管理員崗位，統(tǒng)籌文件歸檔、保管、借閱、銷(xiāo)毀等日常工作；組織檔案管理培訓(xùn)，提升全員檔案管理意識(shí)。3.2各部門(mén)負(fù)責(zé)人本部門(mén)文件存檔管理的第一責(zé)任人，保證本部門(mén)文件及時(shí)、完整歸檔；審核本部門(mén)重要文件的歸檔范圍與密級(jí)，監(jiān)督文件形成過(guò)程的規(guī)范性；配合行政部開(kāi)展檔案檢查與整改工作。3.3全體員工按照文件管理規(guī)范，及時(shí)整理本人經(jīng)手或形成的文件，保證內(nèi)容真實(shí)、格式規(guī)范；按流程提交文件歸檔，配合檔案管理員完成分類(lèi)、編碼、移交等工作；嚴(yán)格遵守文件借閱與保密規(guī)定，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、外傳或銷(xiāo)毀文件。3.4檔案管理員（某某）負(fù)責(zé)接收各部門(mén)移交的文件，進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、登記、編目、上架保管；維護(hù)檔案管理系統(tǒng)，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案同步、一致；辦理文件借閱、歸還手續(xù)，定期檢查檔案保管狀況，對(duì)破損、變質(zhì)檔案及時(shí)修復(fù)或處置；按規(guī)定流程組織到期檔案的鑒定與銷(xiāo)毀工作。第四章文件分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)與編碼規(guī)則4.1文件分類(lèi)根據(jù)文件性質(zhì)與來(lái)源，分為一級(jí)分類(lèi)、二級(jí)分類(lèi)、三級(jí)分類(lèi)，具體一級(jí)分類(lèi)二級(jí)分類(lèi)三級(jí)分類(lèi)（示例）管理類(lèi)制度文件行政制度、財(cái)務(wù)制度、人事制度會(huì)議文件董事會(huì)會(huì)議、總經(jīng)理辦公會(huì)議業(yè)務(wù)類(lèi)合同文件銷(xiāo)售合同、采購(gòu)合同、服務(wù)合同項(xiàng)目文件立項(xiàng)文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、項(xiàng)目總結(jié)人事類(lèi)員工檔案入職材料、合同變更、離職證明財(cái)務(wù)類(lèi)財(cái)務(wù)報(bào)告月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)、審計(jì)報(bào)告其他類(lèi)證照資質(zhì)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、專(zhuān)利證書(shū)4.2文件編碼規(guī)則文件采用“一級(jí)分類(lèi)代碼+二級(jí)分類(lèi)代碼+年份+流水號(hào)”的編碼方式，示例：管理類(lèi)制度文件：GL-ZD-2024-001（GL=管理類(lèi)，ZD=制度文件，2024=年份，001=流水號(hào)）業(yè)務(wù)類(lèi)銷(xiāo)售合同：YW-XS-2024-012（YW=業(yè)務(wù)類(lèi)，XS=銷(xiāo)售合同，2024=年份，012=流水號(hào)）第五章文件存檔操作流程5.1文件形成與審核文件形成：?jiǎn)T工根據(jù)工作需求起草文件，內(nèi)容需真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，格式符合公司《公文寫(xiě)作規(guī)范》要求（如字體、字號(hào)、頁(yè)邊距等）。部門(mén)審核：文件完成后，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字確認(rèn)，保證文件內(nèi)容與業(yè)務(wù)一致、符合制度規(guī)定。5.2文件整理與歸檔整理要求：紙質(zhì)文件需去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品，采用線(xiàn)裝或膠裝方式裝訂，保證不易散頁(yè)；電子文件需命名規(guī)范（如“合同-項(xiàng)目-20240501-供應(yīng)商名稱(chēng)”），存儲(chǔ)至公司指定服務(wù)器或檔案管理系統(tǒng)，避免使用本地電腦臨時(shí)存儲(chǔ)。歸檔范圍：文件定稿版本、審批附件、相關(guān)支撐材料（如會(huì)議簽到表、合同評(píng)審表）均需一并歸檔。5.3文件移交與登記移交時(shí)間：年度常規(guī)文件：次年1月15日前完成上一年度文件歸檔；專(zhuān)項(xiàng)文件（如項(xiàng)目文件、合同文件）：在事項(xiàng)結(jié)束后10個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。移交流程：部門(mén)整理待歸檔文件，填寫(xiě)《文件歸檔移交清單》（見(jiàn)表5-1），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；攜帶紙質(zhì)文件及電子版檔案至行政部，與檔案管理員共同核對(duì)文件數(shù)量、完整性；雙方確認(rèn)無(wú)誤后，在《文件歸檔移交清單》簽字，各自留存一份備查。5.4文件上架與保管上架管理：檔案管理員根據(jù)文件編碼順序，將紙質(zhì)檔案裝入檔案盒，標(biāo)注檔案盒名稱(chēng)（如“管理類(lèi)-制度文件-2024年”），存放至指定檔案柜；電子檔案通過(guò)檔案管理系統(tǒng)錄入關(guān)鍵字（如部門(mén)、日期、主題），實(shí)現(xiàn)線(xiàn)上檢索。保管要求：檔案庫(kù)房需保持干燥、通風(fēng)（溫度14-24℃，濕度45-60%），配備防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮設(shè)備；涉密文件存放于專(zhuān)用保密柜，鑰匙由檔案管理員專(zhuān)人保管，實(shí)行“雙人雙鎖”管理。第六章文件借閱與使用管理6.1借閱范圍與權(quán)限普通文件：公司員工因工作需要可借閱本部門(mén)或跨部門(mén)普通文件，需填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)表》（見(jiàn)表5-2），經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，檔案管理員辦理借閱手續(xù)。涉密文件：僅限相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定人員借閱，需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人*經(jīng)理審批，借閱時(shí)需在檔案管理員監(jiān)督下現(xiàn)場(chǎng)查閱，嚴(yán)禁帶出檔案室。6.2借閱流程借閱人填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)表》，注明文件名稱(chēng)、編碼、借閱用途、歸還時(shí)間；按審批權(quán)限提交部門(mén)負(fù)責(zé)人或行政部負(fù)責(zé)人審批；審批通過(guò)后，檔案管理員核對(duì)文件信息，辦理借閱登記（紙質(zhì)文件需登記借閱人、借閱日期、歸還日期；電子文件需通過(guò)系統(tǒng)記錄借閱日志）；借閱人歸還文件時(shí)，檔案管理員檢查文件完整性，確認(rèn)無(wú)誤后注銷(xiāo)借閱記錄。6.3借閱注意事項(xiàng)借閱期限：普通文件不超過(guò)5個(gè)工作日，涉密文件不超過(guò)3個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)需重新申請(qǐng)；借閱人需愛(ài)護(hù)文件，不得涂改、勾畫(huà)、抽取、撤換文件頁(yè)，不得擅自復(fù)制、拍照（涉密文件嚴(yán)禁復(fù)制）；文件借閱僅限工作需要，嚴(yán)禁外傳、用于非工作場(chǎng)景或個(gè)人目的。第七章文件保管期限與銷(xiāo)毀管理7.1保管期限劃分根據(jù)文件價(jià)值與法律法規(guī)要求，保管期限分為三類(lèi)：永久：公司章程、股東會(huì)決議、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、重要合同、資質(zhì)證書(shū)等；長(zhǎng)期（10-30年）：管理制度、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目文件、員工檔案、審計(jì)報(bào)告等；短期（3-10年）：日常工作計(jì)劃、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)憑證、內(nèi)部通知等。7.2到期檔案鑒定與銷(xiāo)毀鑒定流程：檔案管理員于每年12月對(duì)到期檔案進(jìn)行梳理，填寫(xiě)《到期檔案銷(xiāo)毀審批表》（見(jiàn)表5-3），注明檔案名稱(chēng)、編碼、保管期限、數(shù)量；由行政部牽頭，組織審計(jì)部、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成鑒定小組，對(duì)檔案是否具有繼續(xù)保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估；鑒定小組出具鑒定意見(jiàn)，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，報(bào)總經(jīng)理審批后予以銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀執(zhí)行：檔案管理員會(huì)同行政部負(fù)責(zé)人*經(jīng)理、審計(jì)人員共同監(jiān)銷(xiāo)，采用粉碎或焚燒方式銷(xiāo)毀紙質(zhì)文件，電子文件進(jìn)行徹底刪除（不可恢復(fù)）；銷(xiāo)毀過(guò)程需記錄《檔案銷(xiāo)毀清單》，由監(jiān)銷(xiāo)人簽字確認(rèn)，存檔備查。第八章監(jiān)督與責(zé)任追究8.1日常監(jiān)督檢查行政部每半年組織一次檔案管理專(zhuān)項(xiàng)檢查，重點(diǎn)檢查以下內(nèi)容：各部門(mén)文件歸檔及時(shí)性、完整性；檔案保管條件（庫(kù)房環(huán)境、設(shè)備運(yùn)行）；文件借閱登記與歸還情況；涉密文件管理合規(guī)性。檢查結(jié)果納入部門(mén)年度績(jī)效考核。8.2違規(guī)責(zé)任追究對(duì)違反本制度的行為，按以下規(guī)定處理：未按時(shí)歸檔：部門(mén)負(fù)責(zé)人扣減當(dāng)月績(jī)效10%，情節(jié)嚴(yán)重的給予通報(bào)批評(píng)；擅自銷(xiāo)毀文件：對(duì)責(zé)任人給予警告處分，造成公司損失的，追究賠償責(zé)任；泄露涉密信息：視情節(jié)輕重給予記過(guò)、降職直至解除勞動(dòng)合同，涉嫌違法的移送司法機(jī)關(guān)；損毀、丟失文件：責(zé)任人需承擔(dān)修復(fù)或賠償責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的給予紀(jì)律處分。第九章附則9.1制度解釋權(quán)本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋?zhuān)缬行抻喰杞?jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過(guò)后發(fā)布。9.2生效日期本制度自2024年X月X日起施行，原有相關(guān)規(guī)定同時(shí)廢止。9.3附件附件1：《文件歸檔移交清單》（見(jiàn)表5-1）附件2：《文件借閱申請(qǐng)表》（見(jiàn)表5-2）附件3：《到期檔案銷(xiāo)毀審批表》（見(jiàn)表5-3）附件列表表5-1文件歸檔移交清單序號(hào)文件名稱(chēng)文件編碼歸檔部門(mén)歸檔日期份數(shù)備注移交人接收人12024年度工作計(jì)劃GL-JH-2024-001市場(chǎng)部2025-01-101紙質(zhì)+電子*某某2項(xiàng)目合同YW-HT-2024-005項(xiàng)目部2025-01-122紙質(zhì)+電子*某某………備注：本單一式兩份，移交部門(mén)與行政部各留存一份。表5-2文件借閱申請(qǐng)表借閱人部門(mén)聯(lián)系方式技術(shù)部138借閱文件信息文件名稱(chēng)文件編碼借閱用途產(chǎn)品研發(fā)方案YW-FY-2024-003項(xiàng)目評(píng)審參考審批意見(jiàn)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字：趙六日期：2025-03-13行政部負(fù)責(zé)人簽字：*經(jīng)理日期：2025-03-13借閱記錄借閱日期歸還日期經(jīng)辦人2025-03-13*某某2025-03-202025-03-20*某某表5-3到期檔案銷(xiāo)毀審批表檔案名稱(chēng)文件編碼保管期限形成年度數(shù)量銷(xiāo)毀理由2023年費(fèi)用