設(shè)備物資合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司設(shè)備物資合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、子公司在設(shè)備物資采購、租賃、維修、處置等活動中所簽訂的各類合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上協(xié)商一致，達(dá)成合同條款。3.公平公正原則：合同內(nèi)容應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權(quán)益。4.誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同義務(wù)。二、合同管理職責(zé)（一）合同管理部門公司設(shè)立合同管理部門，負(fù)責(zé)公司設(shè)備物資合同的統(tǒng)一管理工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善合同管理制度、流程和模板。2.參與重大合同的談判、起草、審核和簽訂。3.對合同履行情況進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督和檢查。4.建立合同臺賬，負(fù)責(zé)合同檔案的整理、歸檔和保管。5.協(xié)調(diào)處理合同糾紛，參與合同訴訟和仲裁活動。（二）業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門設(shè)備物資合同的具體承辦工作。其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提出合同簽訂申請。2.負(fù)責(zé)合同的談判、起草和初審。3.組織合同的履行，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。4.向合同管理部門報(bào)送合同履行情況等相關(guān)信息。（三）法務(wù)部門法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同進(jìn)行法律審核，提供法律意見和建議，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。其主要職責(zé)包括：1.審查合同條款的合法性、合規(guī)性和完整性。2.對重大合同出具法律意見書。3.參與合同糾紛的處理，提供法律支持。（四）財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同涉及的資金收付進(jìn)行審核和監(jiān)督，確保資金安全。其主要職責(zé)包括：1.審核合同付款條款的合理性和合規(guī)性。2.辦理合同款項(xiàng)的收付手續(xù)。3.對合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析和監(jiān)督。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《設(shè)備物資合同簽訂申請表》，詳細(xì)說明合同的基本情況、簽訂背景、主要條款等內(nèi)容，并提交相關(guān)資料。2.合同管理部門對申請表及相關(guān)資料進(jìn)行初審，審核通過后轉(zhuǎn)法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。3.法務(wù)部門對合同進(jìn)行法律審核，提出法律意見和建議。如合同存在法律風(fēng)險(xiǎn)或條款不規(guī)范等問題，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)法務(wù)意見進(jìn)行修改完善。4.業(yè)務(wù)部門將修改后的合同提交合同管理部門復(fù)審，復(fù)審?fù)ㄟ^后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。5.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，業(yè)務(wù)部門與合同對方當(dāng)事人進(jìn)行談判，達(dá)成一致意見后簽訂合同。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本提交合同管理部門備案。（二）合同文本要求1.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，表達(dá)準(zhǔn)確、清晰，避免歧義。2.合同應(yīng)具備以下主要條款：當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所。標(biāo)的。數(shù)量。質(zhì)量。價款或者報(bào)酬。履行期限、地點(diǎn)和方式。違約責(zé)任。解決爭議的方法。3.合同中應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的可操作性。（三）合同印章管理1.公司設(shè)立合同專用章，由合同管理部門負(fù)責(zé)保管和使用。2.合同簽訂時，合同管理部門應(yīng)審核合同是否經(jīng)過審批，審批通過后方可加蓋合同專用章。3.合同專用章應(yīng)專人專柜保管，嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍和程序使用，不得隨意轉(zhuǎn)借、挪用。四、合同履行管理（一）合同履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的具體履行工作，應(yīng)指定專人對合同履行情況進(jìn)行跟蹤，及時掌握合同履行進(jìn)度。2.合同履行過程中，如出現(xiàn)問題或風(fēng)險(xiǎn)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向合同管理部門報(bào)告，并采取有效措施進(jìn)行解決。（二）合同變更管理1.合同履行過程中，如需變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《設(shè)備物資合同變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容等，并提交相關(guān)資料。2.合同變更申請表經(jīng)合同管理部門初審、法務(wù)部門法律審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，業(yè)務(wù)部門方可與合同對方當(dāng)事人協(xié)商簽訂合同變更協(xié)議。3.合同變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將變更協(xié)議副本提交合同管理部門備案。（三）合同終止管理1.合同履行完畢或提前終止時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《設(shè)備物資合同終止申請表》，詳細(xì)說明合同終止的原因、時間等，并提交相關(guān)資料。2.合同終止申請表經(jīng)合同管理部門初審、法務(wù)部門法律審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，業(yè)務(wù)部門方可辦理合同終止手續(xù)。3.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時清理合同履行過程中的相關(guān)資料，并將資料移交合同管理部門歸檔。五、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別與評估1.合同管理部門應(yīng)定期對公司設(shè)備物資合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別與評估，分析合同履行過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素。2.風(fēng)險(xiǎn)識別與評估應(yīng)涵蓋合同簽訂、履行、變更、終止等各個環(huán)節(jié)，包括法律風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、市場風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)等。3.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識別與評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.對于法律風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)合同的法律審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，必要時咨詢專業(yè)律師意見。2.對于信用風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)在簽訂合同前對合同對方當(dāng)事人的信用狀況進(jìn)行調(diào)查和評估，要求對方提供擔(dān)保或采取其他信用風(fēng)險(xiǎn)防范措施。3.對于市場風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)市場調(diào)研和分析，及時掌握市場動態(tài)，合理確定合同價格和條款。4.對于操作風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)完善合同管理制度和流程，加強(qiáng)對合同簽訂、履行等環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理，確保合同操作規(guī)范。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同正本、副本及相關(guān)附件、補(bǔ)充協(xié)議等資料移交合同管理部門。2.合同履行過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，如往來函件、會議紀(jì)要、驗(yàn)收報(bào)告等，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時整理并移交合同管理部門。（二）檔案整理與歸檔1.合同管理部門對收集到的合同資料進(jìn)行整理、分類和編號，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。2.按照檔案管理的要求，將合同資料裝訂成冊，建立合同檔案目錄，進(jìn)行歸檔保管。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《設(shè)備物資合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到合同管理部門查閱。2.因特殊情況需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《設(shè)備物資合同檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、合同管理部門負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[具體期限]，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或丟失。七、合同糾紛處理（一）糾紛協(xié)商合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方當(dāng)事人進(jìn)行溝通協(xié)商，了解對方的意見和訴求，尋求解決方案。（二）糾紛調(diào)解如協(xié)商不成，業(yè)務(wù)部門可根據(jù)合同約定或雙方協(xié)商一致，申請第三方進(jìn)行調(diào)解。調(diào)解應(yīng)遵循自愿、合法、公正的原則，達(dá)成的調(diào)解協(xié)議具有法律效力。（三）糾紛仲裁或訴訟如調(diào)解不成，業(yè)務(wù)部門可根據(jù)合同約定的仲裁條款或向有管轄