財務(wù)資料使用管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司財務(wù)資料的使用管理，規(guī)范財務(wù)資料的使用行為，確保財務(wù)資料的安全、完整和有效利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)以及所有涉及使用公司財務(wù)資料的人員。（三）定義1.財務(wù)資料：指公司在財務(wù)管理活動中形成的各類憑證、賬簿、報表、審計報告、財務(wù)分析資料、預(yù)算資料、稅務(wù)資料以及其他與財務(wù)相關(guān)的文件和數(shù)據(jù)等。2.使用：包括查閱、借閱、復(fù)制、摘錄、引用財務(wù)資料等行為。（四）基本原則1.合法性原則：財務(wù)資料的使用必須符合國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求。2.安全性原則：確保財務(wù)資料的安全，防止財務(wù)資料的泄露、篡改和丟失。3.必要性原則：財務(wù)資料的使用應(yīng)基于工作需要，嚴格控制使用范圍和使用方式。4.責(zé)任追究原則：對違反財務(wù)資料使用管理規(guī)定的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、財務(wù)資料的分類與保管（一）分類1.會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證等。2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、輔助賬簿等。3.財務(wù)報表類：月度、季度、年度財務(wù)報表，以及各類專項財務(wù)報表。4.審計報告類：內(nèi)部審計報告、外部審計報告等。5.財務(wù)分析資料類：財務(wù)指標(biāo)分析、財務(wù)狀況說明書等。6.預(yù)算資料類：年度預(yù)算、季度預(yù)算、項目預(yù)算等。7.稅務(wù)資料類：納稅申報表、稅務(wù)審計報告、稅收優(yōu)惠申請資料等。8.其他財務(wù)資料類：財務(wù)制度、財務(wù)檔案清單、財務(wù)工作交接記錄等。（二）保管1.保管部門：公司財務(wù)部門負責(zé)財務(wù)資料的統(tǒng)一保管。2.保管期限：會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等主要財務(wù)資料的保管期限按照國家法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，會計憑證保管期限為30年，會計賬簿保管期限為30年，財務(wù)報表保管期限為10年等。其他財務(wù)資料的保管期限根據(jù)其重要性和實際需要確定，但不得少于5年。3.保管方式：財務(wù)資料應(yīng)按照類別、年度、月份等進行分類整理，采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，確保存放環(huán)境干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲。電子檔案應(yīng)進行備份，并存儲在安全的存儲設(shè)備中，定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。三、財務(wù)資料的使用權(quán)限（一）公司內(nèi)部人員1.財務(wù)人員：財務(wù)人員因工作需要查閱、使用財務(wù)資料的，可在其職責(zé)范圍內(nèi)自行查閱和使用。2.其他部門人員：其他部門人員因工作需要查閱財務(wù)資料的，應(yīng)填寫《財務(wù)資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報財務(wù)部門負責(zé)人審批。財務(wù)部門負責(zé)人根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，如認為確有必要，予以批準(zhǔn)，并指定專人負責(zé)提供查閱服務(wù)。3.公司管理層：公司管理層因工作需要查閱財務(wù)資料的，可直接向財務(wù)部門提出查閱要求，財務(wù)部門應(yīng)及時提供相關(guān)資料。（二）外部單位人員1.審計機構(gòu)：公司聘請的外部審計機構(gòu)在進行審計工作時，有權(quán)查閱公司相關(guān)財務(wù)資料。審計機構(gòu)應(yīng)提前與公司財務(wù)部門溝通，確定查閱時間、查閱范圍等，并按照審計工作的要求進行查閱。查閱過程中，公司財務(wù)部門應(yīng)安排專人陪同，確保查閱工作的順利進行。2.稅務(wù)機關(guān)：稅務(wù)機關(guān)依法對公司進行稅務(wù)檢查時，有權(quán)查閱公司財務(wù)資料。公司應(yīng)積極配合稅務(wù)機關(guān)的工作，按照要求提供相關(guān)財務(wù)資料。稅務(wù)機關(guān)查閱財務(wù)資料時，應(yīng)出示合法有效的證件，并填寫《財務(wù)資料查閱清單》。3.其他外部單位：其他外部單位因工作需要查閱公司財務(wù)資料的，應(yīng)出具正式的介紹信或公函，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，由財務(wù)部門按照規(guī)定提供查閱服務(wù)。四、財務(wù)資料的使用流程（一）查閱流程1.申請：使用人員填寫《財務(wù)資料查閱申請表》，詳細說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并提交所在部門負責(zé)人簽字。2.審批：申請表提交至財務(wù)部門負責(zé)人，財務(wù)部門負責(zé)人根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，判斷是否符合查閱條件。如審核通過，在申請表上簽字批準(zhǔn)；如不符合條件，應(yīng)說明理由并退回申請表。3.查閱：經(jīng)審批通過后，使用人員持申請表到財務(wù)部門指定地點進行查閱。財務(wù)部門應(yīng)安排專人負責(zé)提供查閱服務(wù)，并對查閱過程進行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間和范圍內(nèi)進行查閱，不得擅自將財務(wù)資料帶出指定地點或進行其他違規(guī)操作。4.歸還：查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將財務(wù)資料歸還財務(wù)部門，并在《財務(wù)資料查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱流程1.申請：使用人員填寫《財務(wù)資料借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預(yù)計歸還時間等，并提交所在部門負責(zé)人簽字。2.審批：申請表提交至財務(wù)部門負責(zé)人，財務(wù)部門負責(zé)人對借閱申請進行嚴格審核，評估借閱風(fēng)險。如認為確有必要借閱，在申請表上簽字批準(zhǔn)，并報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實際情況進行審批，如批準(zhǔn)借閱，應(yīng)在申請表上簽字。3.借閱：經(jīng)審批通過后，使用人員持申請表到財務(wù)部門辦理借閱手續(xù)。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審批意見，將借閱的財務(wù)資料交付使用人員，并要求使用人員在《財務(wù)資料借閱登記表》上簽字確認。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的財務(wù)資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。4.歸還：借閱人員應(yīng)在預(yù)計歸還時間內(nèi)將財務(wù)資料歸還財務(wù)部門。如因特殊原因需要延期歸還，應(yīng)提前向財務(wù)部門提出書面申請，說明延期原因和預(yù)計歸還時間，經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后方可延期。歸還時，財務(wù)部門應(yīng)對歸還的財務(wù)資料進行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)要求借閱人員照價賠償。（三）復(fù)制流程1.申請：使用人員填寫《財務(wù)資料復(fù)制申請表》，說明復(fù)制目的、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)等，并提交所在部門負責(zé)人簽字。2.審批：申請表提交至財務(wù)部門負責(zé)人，財務(wù)部門負責(zé)人根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，判斷是否符合復(fù)制條件。如審核通過，在申請表上簽字批準(zhǔn)；如不符合條件，應(yīng)說明理由并退回申請表。3.復(fù)制：經(jīng)審批通過后，使用人員持申請表到財務(wù)部門指定地點進行復(fù)制。財務(wù)部門應(yīng)安排專人負責(zé)復(fù)制工作，并對復(fù)制過程進行監(jiān)督。復(fù)制完成后，應(yīng)對復(fù)制件與原件進行核對，確保內(nèi)容一致。4.登記：財務(wù)部門應(yīng)對復(fù)制情況進行登記，記錄復(fù)制時間、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)、使用人員等信息，并要求使用人員在《財務(wù)資料復(fù)制登記表》上簽字確認。（四）摘錄與引用流程1.申請：使用人員填寫《財務(wù)資料摘錄與引用申請表》，注明摘錄與引用目的、摘錄與引用內(nèi)容、使用范圍等，并提交所在部門負責(zé)人簽字。2.審批：申請表提交至財務(wù)部門負責(zé)人，財務(wù)部門負責(zé)人根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，判斷是否符合摘錄與引用條件。如審核通過，在申請表上簽字批準(zhǔn)；如不符合條件，應(yīng)說明理由并退回申請表。3.摘錄與引用：經(jīng)審批通過后，使用人員可在規(guī)定的范圍內(nèi)對財務(wù)資料進行摘錄與引用。摘錄與引用時，應(yīng)注明資料來源，確保內(nèi)容真實、準(zhǔn)確。4.審核：使用人員摘錄與引用的內(nèi)容涉及對外發(fā)布或提供給其他單位的，應(yīng)將摘錄與引用內(nèi)容提交財務(wù)部門進行審核。財務(wù)部門應(yīng)重點審核內(nèi)容的準(zhǔn)確性、合規(guī)性以及是否存在泄露公司商業(yè)機密的風(fēng)險。審核通過后，方可對外發(fā)布或提供給其他單位。五、財務(wù)資料的安全保密（一）安全措施1.物理安全：財務(wù)資料保管場所應(yīng)安裝必要的安全防護設(shè)施，如防盜門、防盜窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保財務(wù)資料的物理安全。2.網(wǎng)絡(luò)安全：對于電子財務(wù)資料，應(yīng)采取必要的網(wǎng)絡(luò)安全措施，如設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件、定期進行數(shù)據(jù)備份等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.人員安全：加強對財務(wù)資料保管人員和使用人員的安全意識教育，提高其安全防范能力。要求相關(guān)人員妥善保管個人賬號和密碼，不得隨意透露給他人。（二）保密要求1.保密責(zé)任：所有涉及財務(wù)資料的人員都應(yīng)承擔(dān)保密責(zé)任，簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。2.保密范圍：財務(wù)資料的保密范圍包括財務(wù)數(shù)據(jù)、財務(wù)信息、財務(wù)制度、財務(wù)決策等所有與公司財務(wù)相關(guān)的內(nèi)容。3.保密措施：在財務(wù)資料的使用過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如限制查閱人員范圍、對查閱過程進行監(jiān)督、對復(fù)制件進行嚴格管理等，防止財務(wù)資料的泄露。4.違規(guī)處理：對于違反財務(wù)資料安全保密規(guī)定的行為，公司將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任，情節(jié)嚴重的，將追究法律責(zé)任。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司審計部門負責(zé)對財務(wù)資料的使用管理情況進行定期監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.財務(wù)資料的保管情況：檢查財務(wù)資料的分類整理是否規(guī)范、保管環(huán)境是否安全、保管期限是否符合規(guī)定等。2.財務(wù)資料的使用情況：檢查財務(wù)資料的使用申請、審批、查閱、借閱、復(fù)制、摘錄與引用等流程是否規(guī)范，使用人員是否按照規(guī)定使用財務(wù)資料。3.財務(wù)資料的安全保密情況：檢查財務(wù)資料的安全保密措施是否落實到位，是否存在財務(wù)資料泄露的風(fēng)險。（三）檢查方式1.定期檢查：審計部門每年至少進行一次全面的財務(wù)資料使用管理情況檢查。2.不定期抽查：審計部門根據(jù)工作需要，不定期對財務(wù)資料的