財(cái)務(wù)檔案歸檔管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案的科學(xué)管理，規(guī)范財(cái)務(wù)檔案的歸檔工作，保證財(cái)務(wù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的財(cái)務(wù)檔案管理工作。（三）定義本辦法所稱財(cái)務(wù)檔案，是指公司在各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，以及與財(cái)務(wù)工作相關(guān)的其他文件、資料、圖表等。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。公司財(cái)務(wù)檔案管理工作在公司領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由各級(jí)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施，并接受公司檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.完整準(zhǔn)確、安全保密原則。財(cái)務(wù)檔案應(yīng)全面、準(zhǔn)確地反映公司財(cái)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.方便利用原則。財(cái)務(wù)檔案的整理、保管和利用應(yīng)便于公司內(nèi)部各部門及外部有關(guān)單位查閱和使用。二、財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單、工資表、成本計(jì)算單、出入庫單等。2.記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的記賬憑證，包括收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬：按照會(huì)計(jì)科目設(shè)置的總分類賬，全面記錄公司的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。2.明細(xì)賬：按照明細(xì)科目設(shè)置的分類賬，詳細(xì)記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的明細(xì)情況。3.日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，序時(shí)記錄現(xiàn)金和銀行存款的收支情況。4.輔助賬簿：如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺(tái)賬、往來賬款明細(xì)賬等。（三）財(cái)務(wù)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)報(bào)告：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表及附注等。2.季度財(cái)務(wù)報(bào)告：在月度財(cái)務(wù)報(bào)告的基礎(chǔ)上，增加財(cái)務(wù)情況說明書等。3.年度財(cái)務(wù)報(bào)告：包括年度資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表及附注、財(cái)務(wù)情況說明書等。（四）其他財(cái)務(wù)資料1.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算資料：包括年度財(cái)務(wù)預(yù)算、季度財(cái)務(wù)預(yù)算調(diào)整、年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告等。2.財(cái)務(wù)分析報(bào)告：對(duì)公司財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量進(jìn)行分析的報(bào)告。3.稅務(wù)資料：包括納稅申報(bào)表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅收優(yōu)惠申請(qǐng)資料等。4.財(cái)務(wù)合同：如借款合同、擔(dān)保合同、采購合同、銷售合同等涉及財(cái)務(wù)條款的合同。5.財(cái)務(wù)審批文件：如費(fèi)用報(bào)銷審批單、資金支付審批單、預(yù)算調(diào)整審批單等。6.財(cái)務(wù)印章使用記錄：包括印章啟用、變更、注銷記錄及使用登記表等。7.財(cái)務(wù)電算化資料：包括會(huì)計(jì)電算化軟件的備份數(shù)據(jù)、操作記錄、系統(tǒng)維護(hù)記錄等。8.其他與財(cái)務(wù)工作相關(guān)的文件、資料、圖表等。三、財(cái)務(wù)檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他財(cái)務(wù)資料四大類進(jìn)行分類。每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如會(huì)計(jì)憑證分為原始憑證和記賬憑證；會(huì)計(jì)賬簿分為總賬、明細(xì)賬、日記賬和輔助賬簿等。（二）編號(hào)規(guī)則1.會(huì)計(jì)憑證：按照月份和憑證順序號(hào)進(jìn)行編號(hào)，如“20XX年X月第X號(hào)”。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等賬簿應(yīng)按照科目編號(hào)順序進(jìn)行編號(hào)，輔助賬簿可根據(jù)實(shí)際情況自行編號(hào)。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：月度財(cái)務(wù)報(bào)告編號(hào)為“月度財(cái)務(wù)報(bào)告20XX年X月”，季度財(cái)務(wù)報(bào)告編號(hào)為“季度財(cái)務(wù)報(bào)告20XX年X季度”，年度財(cái)務(wù)報(bào)告編號(hào)為“年度財(cái)務(wù)報(bào)告20XX年”。4.其他財(cái)務(wù)資料：根據(jù)資料的性質(zhì)和時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)，如“財(cái)務(wù)預(yù)算20XX年”、“稅務(wù)資料20XX年X月”等。（三）裝訂要求1.會(huì)計(jì)憑證：應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，每?jī)?cè)厚度一般不超過3厘米。裝訂時(shí)應(yīng)加具封面、封底，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容，并由裝訂人員在封面上簽章。2.會(huì)計(jì)賬簿：年度終了，應(yīng)將全年的賬簿打印裝訂成冊(cè)，加具封面、封底，注明單位名稱、年度、賬簿名稱等內(nèi)容，并由裝訂人員在封面上簽章。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按月、季裝訂成冊(cè)，年度財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊(cè)，并加具封面、封底，注明單位名稱、年度、報(bào)告種類等內(nèi)容，由裝訂人員在封面上簽章。4.其他財(cái)務(wù)資料：根據(jù)資料的性質(zhì)和數(shù)量，可分別裝訂成冊(cè)或按類別整理成冊(cè)，并加具封面，注明單位名稱、資料名稱、年度等內(nèi)容，由整理人員在封面上簽章。（四）編目要求1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號(hào)、文件編號(hào)、文件題名、日期、頁號(hào)、備注等內(nèi)容。2.卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁之前，以便查閱。3.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)編制案卷目錄，案卷目錄應(yīng)包括案卷號(hào)、案卷題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等內(nèi)容。4.案卷目錄應(yīng)排列在檔案柜內(nèi)，以便查找和管理。四、財(cái)務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證：保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管。4.其他財(cái)務(wù)資料：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算資料保管期限為10年，財(cái)務(wù)分析報(bào)告保管期限為5年，稅務(wù)資料保管期限為10年，財(cái)務(wù)合同保管期限為合同履行完畢后10年，財(cái)務(wù)審批文件保管期限為10年，財(cái)務(wù)印章使用記錄永久保管，財(cái)務(wù)電算化資料保管期限為30年。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的財(cái)務(wù)檔案室，用于存放財(cái)務(wù)檔案。財(cái)務(wù)檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.財(cái)務(wù)檔案室應(yīng)配備必要的檔案柜、貨架等存儲(chǔ)設(shè)備，并按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存放。3.對(duì)于電子財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在專門的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管要求1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備一定的檔案管理知識(shí)和技能，熟悉財(cái)務(wù)檔案的整理、保管和利用方法。2.財(cái)務(wù)檔案保管人員應(yīng)建立財(cái)務(wù)檔案保管清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的種類、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息，并定期進(jìn)行核對(duì)，確保賬實(shí)相符。3.財(cái)務(wù)檔案保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管制度，不得擅自出借、銷毀、涂改財(cái)務(wù)檔案。如需查閱、借閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)。4.財(cái)務(wù)檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和清理，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)于超過保管期限的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。五、財(cái)務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，方可查閱。2.公司外部單位查閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)有公司財(cái)務(wù)人員在場(chǎng)陪同。（二）借閱手續(xù)1.公司內(nèi)部人員借閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。2.公司外部單位借閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，方可借閱。借閱時(shí)，應(yīng)與公司簽訂《財(cái)務(wù)檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并按照協(xié)議規(guī)定的期限歸還檔案。（三）查閱與借閱要求1.查閱和借閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，查閱人員和借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱和借閱制度，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行。2.查閱和借閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，查閱人員和借閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出公司或擅自轉(zhuǎn)借他人。3.查閱和借閱財(cái)務(wù)檔案后，查閱人員和借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告財(cái)務(wù)部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、財(cái)務(wù)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.財(cái)務(wù)檔案保管期滿，且確無保存價(jià)值的，可以按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.財(cái)務(wù)檔案保管期限未滿，但由于特殊原因需要提前銷毀的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。（二）銷毀程序1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行清理，編制《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的種類、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息。2.《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部門會(huì)同檔案管理部門共同組織銷毀。3.銷毀財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)指定