設備行業(yè)采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司設備采購管理，規(guī)范采購流程，確保采購活動合法合規(guī)、高效有序，保證所采購設備符合公司生產經(jīng)營需求，提高采購資金使用效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內所有設備采購活動，包括但不限于生產設備、辦公設備、檢測設備等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保采購過程合法合規(guī)。2.效益原則：在滿足公司需求的前提下，追求采購成本最低化，提高采購資金使用效益。3.質量原則：嚴格把控采購設備的質量，確保所采購設備能夠滿足公司生產經(jīng)營的實際需要，性能穩(wěn)定可靠。4.公開公正公平原則：采購過程應公開透明，遵循公正、公平的原則，確保所有潛在供應商都有平等參與競爭的機會。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司設立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。采購決策委員會負責審議重大采購項目，對采購策略、供應商選擇、采購預算等重大事項進行決策。（二）采購執(zhí)行部門公司設立采購部門，負責具體的采購業(yè)務操作。采購部門的主要職責包括：1.制定采購計劃和采購預算，經(jīng)審批后組織實施。2.收集市場信息，尋找、篩選、評估供應商，建立供應商檔案。3.組織采購談判，簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。4.協(xié)調解決采購過程中的問題，處理供應商的投訴和糾紛。5.負責采購文件的整理、歸檔和保管。（三）需求部門各需求部門負責提出設備采購需求，提供技術規(guī)格、質量要求等詳細信息，并參與采購過程中的技術評審、驗收等工作。（四）財務部門財務部門負責審核采購預算，監(jiān)督采購資金的支付，參與采購合同的審核，確保采購資金的合理使用和安全。（五）質量部門質量部門負責對采購設備進行質量檢驗和驗收，確保所采購設備符合質量標準和技術要求。三、采購流程（一）需求提出1.各需求部門根據(jù)公司生產經(jīng)營計劃、設備更新需求等，填寫《設備采購申請表》，詳細說明采購設備的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術要求、預計采購時間等內容，并提交部門負責人審核。2.部門負責人對采購需求的必要性、合理性進行審核，簽署意見后報分管領導審批。（二）采購計劃制定1.采購部門根據(jù)審批后的《設備采購申請表》，結合公司庫存情況、采購周期等因素，制定采購計劃。采購計劃應明確采購設備的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時間、預算金額等內容。2.采購計劃經(jīng)采購部門負責人審核后，報采購決策委員會審議。采購決策委員會根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃、資金狀況等因素，對采購計劃進行審議，確定是否批準實施。（三）供應商選擇與管理1.供應商尋找采購部門通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)展會、供應商推薦、采購平臺等。收集潛在供應商的基本信息，包括公司名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等。2.供應商篩選與評估采購部門根據(jù)采購設備的要求和特點，對潛在供應商進行篩選，確定入圍供應商名單。對入圍供應商進行實地考察和評估，評估內容包括供應商的生產經(jīng)營狀況、質量管理體系、技術研發(fā)能力、售后服務水平等。采購部門組織相關部門對供應商進行綜合評估，評估結果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于評估結果為優(yōu)秀和良好的供應商，納入公司合格供應商名錄；對于評估結果為合格的供應商，給予警告并要求限期整改；對于評估結果為不合格的供應商，取消其入圍資格。3.供應商檔案建立采購部門為每個合格供應商建立檔案，檔案內容包括供應商基本信息、評估報告、合作記錄、產品質量檢驗報告、售后服務記錄等。定期對供應商檔案進行更新和維護，確保檔案信息的準確性和完整性。4.供應商動態(tài)管理采購部門定期對供應商進行績效評估，評估指標包括交貨期、產品質量、價格水平、售后服務等。根據(jù)績效評估結果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵和更多的合作機會；對于表現(xiàn)不佳的供應商，采取警告、減少訂單量、暫停合作等措施，直至取消其合格供應商資格。（四）采購談判與合同簽訂1.采購談判采購部門根據(jù)采購計劃，選擇合適的供應商進行采購談判。采購談判應至少有兩名以上采購人員參加，并做好談判記錄。采購談判的內容包括設備價格、交貨期、質量標準、售后服務、付款方式等。采購人員應在談判前充分了解市場行情和供應商情況，制定合理的談判策略，爭取最有利的采購條件。在采購談判過程中，采購人員應保持公正、公平、公開的原則，不得接受供應商的賄賂或其他不正當利益。2.合同簽訂采購談判達成一致后，采購部門起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括設備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、售后服務、付款方式、違約責任等內容。采購合同經(jīng)采購部門負責人審核后，報法律部門進行合法性審查。法律部門應對采購合同的條款進行審查，確保合同內容符合法律法規(guī)的要求，避免法律風險。采購合同經(jīng)法律部門審查通過后，由公司法定代表人或其授權代表簽字蓋章，并加蓋公司合同專用章。采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務部門、質量部門等相關部門。（五）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購訂單下達采購部門根據(jù)采購合同，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購設備的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨期、交貨地點等內容，并要求供應商簽字確認。采購訂單下達后，采購部門應及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。2.交貨驗收供應商交貨前，應提前通知采購部門。采購部門組織需求部門、質量部門等相關人員進行到貨驗收。驗收內容包括設備的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質量、技術性能等。質量部門應按照相關標準和技術要求對采購設備進行質量檢驗，出具質量檢驗報告。如發(fā)現(xiàn)采購設備存在質量問題或數(shù)量短缺等情況，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施，直至問題解決。3.付款管理財務部門根據(jù)采購合同和驗收報告，審核采購付款申請。采購付款申請應包括采購合同編號、設備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、已付款金額、本次申請付款金額等內容。財務部門審核無誤后，按照采購合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續(xù)。付款方式一般包括支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票等。采購部門應及時跟蹤采購付款情況，確保供應商按時收到貨款，維護公司良好的商業(yè)信譽。（六）采購結算與檔案管理1.采購結算采購業(yè)務完成后，采購部門應及時與供應商進行采購結算。采購結算內容包括采購設備的數(shù)量、價格、質量扣款、運費、保險費等。采購部門編制采購結算單，經(jīng)供應商簽字確認后，報財務部門進行審核。財務部門審核無誤后，辦理采購結算手續(xù)。2.檔案管理采購部門負責采購文件的整理、歸檔和保管。采購文件包括設備采購申請表、采購計劃、供應商評估報告、采購合同、采購訂單、驗收報告、質量檢驗報告、付款申請等。采購文件應按照檔案管理的要求進行分類、編號、裝訂，并妥善保管。采購文件的保管期限應符合國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定的要求。四、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，風險識別應涵蓋采購計劃、供應商選擇、采購談判、合同簽訂、采購執(zhí)行、采購結算等各個環(huán)節(jié)。2.風險評估應根據(jù)風險發(fā)生的可能性和影響程度，對風險進行等級劃分，確定風險的優(yōu)先級。（二）風險應對措施1.市場風險密切關注市場動態(tài)，及時了解設備價格波動、供應情況變化等信息，合理制定采購計劃和采購預算，避免因市場價格波動導致采購成本增加。與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系，通過簽訂框架協(xié)議、年度合同等方式，鎖定采購價格和供應數(shù)量，降低市場風險。2.供應商風險加強對供應商的管理和評估，定期對供應商進行實地考察和績效評估，確保供應商具備良好的生產經(jīng)營狀況、質量管理體系、技術研發(fā)能力和售后服務水平。建立供應商備用機制，對于關鍵設備或重要物資，選擇兩家以上合格供應商作為備用供應商，以應對供應商出現(xiàn)突發(fā)情況導致供應中斷的風險。3.合同風險加強采購合同管理，嚴格按照法律法規(guī)和公司相關規(guī)定簽訂采購合同，確保合同條款明確、具體、合法有效，避免合同糾紛。在采購合同簽訂前，組織法律部門對合同條款進行審查，防范法律風險。同時，加強對采購合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，確保合同雙方嚴格履行合同義務。4.質量風險加強對采購設備質量的控制，在采購合同中明確質量標準和驗收方法，要求供應商提供質量保證文件和產品質量檢驗報告。組織質量部門對采購設備進行到貨驗收和質量檢驗，確保所采購設備符合質量要求。對于質量不合格的設備，及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商采取整改措施或退換貨處理。5.付款風險加強采購付款管理，嚴格按照采購合同約定的付款方式和時間辦理付款手續(xù)，避免因付款延遲或不當付款導致公司面臨法律風險和經(jīng)濟損失。在付款前，對采購業(yè)務進行全面審核，確保采購設備已驗收合格、發(fā)票真實有效、合同履行情況良好等。五、監(jiān)督與考核（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購資金使用是否合理等。2.采購決策委員會對重大采購項目進行跟蹤監(jiān)督，確保采購項目按照決策意見實施，達到預期目標。（二）供應商監(jiān)督1.采購部門定期對供應商的供貨質量、交貨期、售后服務等進行評價和監(jiān)督，對于表現(xiàn)不佳的供應商，及時采取措施進行整改或淘汰。2.鼓勵供應商對公司采購活動進行監(jiān)督，對于供應商提出的合理意見和建議，及時予以采納和改進。（三）考核機制1.建立采購部門和采購人員考核制度，考核指標包括采購任務完成情況、采購成本控