藥材采購現(xiàn)場管理辦法一、總則（一）目的為加強公司藥材采購現(xiàn)場管理，規(guī)范采購行為，確保采購的藥材質量合格、價格合理、供應及時，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有藥材采購現(xiàn)場的管理活動，包括藥材采購的各個環(huán)節(jié)，如供應商選擇、采購合同簽訂、采購訂單下達、到貨驗收等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保采購活動合法合規(guī)。2.質量優(yōu)先原則：把藥材質量放在首位，選擇優(yōu)質的供應商，采購符合質量要求的藥材。3.公平公正原則：在采購過程中，公平對待所有供應商，確保采購活動的公正性。4.成本效益原則：在保證藥材質量的前提下，合理控制采購成本，提高采購效益。二、供應商管理（一）供應商選擇1.建立供應商準入標準供應商應具備合法的經(jīng)營資質，提供有效的營業(yè)執(zhí)照、藥品生產(chǎn)許可證、藥品經(jīng)營許可證等相關證件。具有良好的商業(yè)信譽，無不良記錄，在行業(yè)內有較高的口碑。具備穩(wěn)定的生產(chǎn)或供應能力，能夠滿足公司的采購需求。具有完善的質量管理體系，能夠保證所供應藥材的質量穩(wěn)定可靠。提供的藥材價格合理，具有市場競爭力。2.供應商篩選與評估采購部門定期收集供應商信息，建立供應商檔案。對潛在供應商進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質量管理水平、供應能力等。組織相關部門對供應商進行綜合評估，評估內容包括資質信譽、產(chǎn)品質量、價格水平、供應能力、售后服務等。根據(jù)評估結果，選擇合格的供應商納入公司供應商名錄。（二）供應商考核1.建立考核指標體系質量指標：包括藥材的純度、含水量、有效成分含量等。交貨期指標：考核供應商是否按時交貨。價格指標：對比市場價格，評估供應商的價格合理性。服務指標：如售后服務響應速度、解決問題的能力等。2.定期考核采購部門定期對供應商進行考核，考核周期為[考核周期時長]。收集相關數(shù)據(jù)，對供應商的各項指標進行評分。根據(jù)考核結果，對供應商進行分類管理。（三）供應商淘汰1.淘汰標準連續(xù)[淘汰期限]次考核不合格的供應商。提供的藥材出現(xiàn)嚴重質量問題，給公司造成重大損失的。違反法律法規(guī)或公司規(guī)定，存在嚴重違規(guī)行為的。2.淘汰程序采購部門提出淘汰供應商的建議。組織相關部門進行審核。經(jīng)公司領導批準后，將供應商從公司供應商名錄中刪除，并通知相關部門停止與該供應商的合作。三、采購計劃管理（一）需求預測1.收集信息生產(chǎn)部門定期提供生產(chǎn)計劃和藥材需求預測。銷售部門反饋市場銷售情況和客戶需求信息。庫存管理部門提供藥材庫存現(xiàn)狀。2.需求分析采購部門對收集到的信息進行分析，結合歷史采購數(shù)據(jù)，預測未來一段時間內的藥材需求?？紤]市場變化、季節(jié)因素、政策法規(guī)等因素，對需求預測進行調整。（二）采購計劃制定1.根據(jù)需求預測結果，制定采購計劃明確采購藥材的品種、規(guī)格、數(shù)量、質量要求等。確定采購時間，合理安排采購進度，確保藥材按時到貨。2.采購計劃審批采購計劃報采購部門負責人審核。經(jīng)公司領導批準后實施。（三）采購計劃調整1.因市場變化、生產(chǎn)計劃調整等原因，需要對采購計劃進行調整時相關部門及時提出調整申請。采購部門對調整申請進行評估，分析調整的必要性和可行性。經(jīng)審批后，對采購計劃進行相應調整。四、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購合同應明確雙方的權利和義務藥材的品種、規(guī)格、數(shù)量、質量標準、價格、交貨期、交貨地點等。付款方式、結算期限。質量驗收標準和方法。違約責任。2.合同審核采購部門起草采購合同，提交法務部門審核。法務部門對合同的合法性、合規(guī)性進行審查，提出修改意見。采購部門根據(jù)審核意見修改合同，經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。（二）合同執(zhí)行1.采購部門按照合同約定，及時下達采購訂單明確訂單的執(zhí)行要求，如交貨時間、交貨方式、包裝要求等。跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調，確保合同順利履行。2.供應商按照合同約定組織生產(chǎn)和供應按時、按質、按量交貨。提供相關的質量證明文件和發(fā)貨憑證。（三）合同變更與解除1.在合同履行過程中，如需要變更合同條款雙方協(xié)商一致后，簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議作為原合同的補充文件，具有同等法律效力。2.如出現(xiàn)法定或約定的解除合同情形一方提出解除合同申請。經(jīng)雙方協(xié)商一致或通過法律途徑解除合同。辦理相關的結算和清理手續(xù)。五、采購訂單管理（一）訂單下達1.采購部門根據(jù)采購計劃和合同，及時下達采購訂單訂單內容應準確、清晰，包括藥材名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點等。將采購訂單發(fā)送給供應商，并要求供應商確認。2.訂單跟蹤建立訂單跟蹤臺賬，記錄訂單的執(zhí)行進度。定期與供應商溝通，了解訂單生產(chǎn)情況、發(fā)貨情況等。及時協(xié)調解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。（二）訂單變更1.如因特殊原因需要變更采購訂單采購部門提出變更申請，說明變更的原因和內容。經(jīng)相關部門審批后，及時通知供應商進行變更。供應商確認變更后，按照新的訂單要求執(zhí)行。（三）訂單關閉1.采購訂單執(zhí)行完畢后采購部門對訂單執(zhí)行情況進行核對，包括到貨數(shù)量、質量驗收情況、付款情況等。如無問題，辦理訂單關閉手續(xù)。將訂單相關資料整理歸檔。六、到貨驗收管理（一）驗收準備1.制定驗收方案根據(jù)藥材的特點和質量標準，制定詳細的驗收方案。明確驗收人員的職責分工。2.準備驗收工具和場地配備必要的驗收工具，如檢驗儀器、量具等。安排合適的驗收場地，確保驗收工作的順利進行。（二）驗收實施1.核對到貨信息與供應商提供的發(fā)貨憑證核對藥材的品種、規(guī)格、數(shù)量、到貨時間等。檢查藥材的外包裝是否完好，有無破損、污染等情況。2.質量驗收按照驗收標準對藥材的質量進行檢驗?？刹捎贸闃訖z驗或全檢的方式，確保驗收結果的準確性。對驗收合格的藥材出具驗收報告。（三）驗收結果處理1.驗收合格的藥材辦理入庫手續(xù)，按照規(guī)定進行儲存保管。2.驗收不合格的藥材采購部門及時與供應商溝通，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施。對不合格藥材進行標識、隔離，防止誤用。分析不合格原因，采取相應的改進措施，避免類似問題再次發(fā)生。七、采購文件管理（一）文件分類1.采購文件包括采購計劃、采購合同、采購訂單、驗收報告、供應商檔案等采購計劃：記錄公司對藥材的需求預測和采購安排。采購合同：明確雙方權利義務的法律文件。采購訂單：下達給供應商的具體采購指令。驗收報告：記錄藥材到貨驗收情況的文件。供應商檔案：包含供應商基本信息、考核記錄等資料。（二）文件歸檔1.采購部門指定專人負責采購文件的收集、整理和歸檔按照文件類別和時間順序進行分類歸檔。確保文件的完整性和準確性。2.建立電子檔案將采購文件進行電子掃描，建立電子檔案，便于查詢和管理。（三）文件查閱1.公司內部人員因工作需要查閱采購文件時填寫查閱申請表，注明查閱目的和內容。經(jīng)相關部門負責人批準后，在指定地點查閱。2.查閱人員應遵守保密規(guī)定，不得擅自復制、傳播采購文件八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對采購現(xiàn)場管理情況進行審計檢查采購流程是否合規(guī)，有無違規(guī)操作。審查采購合同的簽訂、執(zhí)行情況。評估采購成本的控制效果。2.采購部門定期進行自查對采購工作