花卉招標(biāo)采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司花卉招標(biāo)采購行為，加強(qiáng)花卉采購管理，確保采購的花卉質(zhì)量符合要求，提高采購效率，降低采購成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門因工作需要進(jìn)行的花卉招標(biāo)采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保招標(biāo)采購活動合法合規(guī)。2.公平公正原則：遵循公平、公正的市場競爭機(jī)制，為所有潛在供應(yīng)商提供平等的參與機(jī)會。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、品種優(yōu)良的花卉供應(yīng)商，確保采購的花卉能夠滿足公司實(shí)際需求。4.效益原則：在保證花卉質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和流程，降低采購成本，提高采購效益。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定花卉采購計(jì)劃，明確采購需求、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等信息。2.組織實(shí)施花卉招標(biāo)采購活動，包括發(fā)布招標(biāo)公告、編制招標(biāo)文件、組織開標(biāo)評標(biāo)等。3.與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況，確?；ɑ馨磿r(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。4.負(fù)責(zé)建立和維護(hù)花卉供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)和管理。（二）需求部門1.根據(jù)工作實(shí)際需要，提出花卉采購申請，詳細(xì)說明采購花卉的用途、品種、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與花卉采購的評標(biāo)工作，提供專業(yè)意見和建議。3.協(xié)助采購部門驗(yàn)收采購的花卉，確保符合需求部門的要求。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核花卉采購預(yù)算，確保采購資金的合理安排。2.參與采購合同的審核，監(jiān)督采購款項(xiàng)的支付，確保資金支付的合規(guī)性。（四）審計(jì)部門1.對花卉招標(biāo)采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保采購過程合法合規(guī)、公平公正。2.檢查采購合同的執(zhí)行情況，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。三、招標(biāo)采購流程（一）采購申請需求部門根據(jù)工作需要，填寫花卉采購申請表，詳細(xì)注明采購花卉的品種、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息，并提交給采購部門。采購申請表應(yīng)經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（二）采購計(jì)劃制定采購部門收到采購申請表后，結(jié)合公司實(shí)際情況和庫存狀況，制定花卉采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購花卉的具體品種、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時(shí)間等內(nèi)容，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）招標(biāo)公告發(fā)布采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃，編制花卉采購招標(biāo)文件，并在公司內(nèi)部網(wǎng)站、相關(guān)行業(yè)網(wǎng)站等媒體上發(fā)布招標(biāo)公告。招標(biāo)公告應(yīng)明確招標(biāo)項(xiàng)目的名稱、內(nèi)容、要求、報(bào)名時(shí)間、開標(biāo)時(shí)間及地點(diǎn)等信息，邀請潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。（四）供應(yīng)商報(bào)名及資格審查1.潛在供應(yīng)商在規(guī)定的報(bào)名時(shí)間內(nèi)，向采購部門提交報(bào)名資料，包括營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人授權(quán)書、花卉產(chǎn)品介紹、業(yè)績證明等。2.采購部門對報(bào)名供應(yīng)商的資格進(jìn)行審查，核實(shí)其提供的資料真實(shí)性和有效性。對于符合資格要求的供應(yīng)商，采購部門將其列入潛在供應(yīng)商名單，并通知其領(lǐng)取招標(biāo)文件。（五）招標(biāo)文件編制與發(fā)放1.采購部門根據(jù)采購需求和項(xiàng)目特點(diǎn)，編制花卉采購招標(biāo)文件。招標(biāo)文件應(yīng)包括招標(biāo)公告、投標(biāo)須知、技術(shù)規(guī)格要求、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容。2.采購部門將編制好的招標(biāo)文件發(fā)放給已通過資格審查的潛在供應(yīng)商，并要求其在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行投標(biāo)。（六）投標(biāo)文件接收與開標(biāo)1.潛在供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的投標(biāo)截止時(shí)間前，將密封好的投標(biāo)文件送達(dá)采購部門指定的地點(diǎn)。采購部門對收到的投標(biāo)文件進(jìn)行登記和簽收。2.在規(guī)定的開標(biāo)時(shí)間和地點(diǎn)，采購部門組織開標(biāo)會議。開標(biāo)會議由采購部門主持，邀請需求部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員參加。開標(biāo)過程應(yīng)公開進(jìn)行，當(dāng)眾拆封投標(biāo)文件，宣讀投標(biāo)人名稱、投標(biāo)報(bào)價(jià)、交貨期、質(zhì)量承諾等主要內(nèi)容，并記錄在案。（七）評標(biāo)1.采購部門組建評標(biāo)委員會，評標(biāo)委員會由采購部門代表、需求部門代表、技術(shù)專家等組成，人數(shù)為五人以上單數(shù)。評標(biāo)委員會成員應(yīng)具備相關(guān)專業(yè)知識和經(jīng)驗(yàn)，熟悉花卉采購業(yè)務(wù)，且與供應(yīng)商無利害關(guān)系。2.評標(biāo)委員會按照招標(biāo)文件規(guī)定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法，對投標(biāo)文件進(jìn)行評審。評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)、信譽(yù)等方面的內(nèi)容，確保評標(biāo)結(jié)果客觀公正。3.評標(biāo)委員會根據(jù)評審結(jié)果，推薦中標(biāo)候選人，并編寫評標(biāo)報(bào)告。評標(biāo)報(bào)告應(yīng)包括評標(biāo)過程、評標(biāo)結(jié)果、中標(biāo)候選人名單及推薦理由等內(nèi)容。（八）中標(biāo)通知采購部門根據(jù)評標(biāo)委員會的推薦意見，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書。同時(shí)，將中標(biāo)結(jié)果通知所有未中標(biāo)的供應(yīng)商。（九）合同簽訂1.采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商按照招標(biāo)文件和投標(biāo)文件的內(nèi)容，簽訂花卉采購合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括花卉品種、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本送財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等備案。（十）合同執(zhí)行與驗(yàn)收1.中標(biāo)供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)和質(zhì)量要求，按時(shí)供應(yīng)花卉。采購部門負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.花卉到貨后，采購部門組織需求部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括花卉的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等方面。驗(yàn)收合格后，采購部門填寫驗(yàn)收報(bào)告，并辦理付款手續(xù)。如驗(yàn)收不合格，采購部門應(yīng)及時(shí)通知中標(biāo)供應(yīng)商進(jìn)行整改或退換貨，直至驗(yàn)收合格為止。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.采購部門建立花卉供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商的準(zhǔn)入條件。準(zhǔn)入條件應(yīng)包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等基本資質(zhì)要求，以及花卉種植基地規(guī)模、種植技術(shù)水平、產(chǎn)品質(zhì)量保證能力、售后服務(wù)能力等方面的要求。2.潛在供應(yīng)商向采購部門提交準(zhǔn)入申請，并提供相關(guān)證明材料。采購部門對申請供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評估，符合準(zhǔn)入條件的供應(yīng)商納入供應(yīng)商名錄。（二）供應(yīng)商評價(jià)與考核1.采購部門定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、服務(wù)水平、價(jià)格等方面進(jìn)行評價(jià)和考核。評價(jià)方式可采用供應(yīng)商自評、采購部門評價(jià)、需求部門評價(jià)相結(jié)合的方式。2.根據(jù)評價(jià)結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對于評價(jià)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機(jī)會；對于評價(jià)不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采購部門應(yīng)暫停與其合作，并從供應(yīng)商名錄中刪除。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與淘汰1.采購部門對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予一定的激勵(lì)措施，如增加采購份額、優(yōu)先支付貨款、提供合作機(jī)會等。2.對于連續(xù)多次評價(jià)不合格或出現(xiàn)嚴(yán)重違約行為的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)予以淘汰，并將其列入黑名單，禁止其參與公司今后的花卉招標(biāo)采購活動。五、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門根據(jù)公司年度工作計(jì)劃和花卉采購需求，編制花卉采購預(yù)算草案。采購預(yù)算草案應(yīng)明確采購項(xiàng)目、數(shù)量、金額、資金來源等內(nèi)容，并報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門對采購預(yù)算草案進(jìn)行審核，結(jié)合公司年度財(cái)務(wù)預(yù)算和資金狀況，提出審核意見。采購部門根據(jù)財(cái)務(wù)部門的審核意見，對采購預(yù)算草案進(jìn)行調(diào)整和完善，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行采購活動，不得擅自突破預(yù)算。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購預(yù)算執(zhí)行情況。（三）預(yù)算控制1.采購部門在采購過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制采購成本，確保采購價(jià)格不高于預(yù)算價(jià)格。如因市場原因?qū)е虏少弮r(jià)格超過預(yù)算價(jià)格，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商降價(jià)，或采取其他措施降低采購成本。2.財(cái)務(wù)部門對采購資金的支付進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保資金支付符合預(yù)算安排和合同約定。對于超預(yù)算支付的采購款項(xiàng)，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕支付。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門定期對花卉招標(biāo)采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購程序是否合規(guī)、采購文件是否齊全、評標(biāo)過程是否公正、合同執(zhí)行是否嚴(yán)格等。2.審計(jì)部門對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。對于違規(guī)行為，審計(jì)部門應(yīng)按照公司相關(guān)