聯(lián)系企業(yè)訂單管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范公司與企業(yè)之間訂單的管理流程，確保訂單處理的高效、準(zhǔn)確、及時，提高客戶滿意度，維護(hù)公司與客戶的良好合作關(guān)系，保障公司業(yè)務(wù)的順利開展，實現(xiàn)公司的經(jīng)營目標(biāo)。（二）適用范圍本辦法適用于公司與各類企業(yè)之間的訂單業(yè)務(wù)往來，包括但不限于訂單的接收、評審、下達(dá)、執(zhí)行、變更、交付、結(jié)算等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：訂單管理活動必須遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司運營的合法性和規(guī)范性。2.準(zhǔn)確性原則：訂單信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，包括產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期等關(guān)鍵內(nèi)容，避免因信息錯誤導(dǎo)致的糾紛和損失。3.及時性原則：各部門應(yīng)及時處理訂單相關(guān)事宜，確保訂單能夠按照約定的時間節(jié)點順利執(zhí)行，提高響應(yīng)速度和交付效率。4.協(xié)作性原則：訂單管理涉及多個部門，各部門之間應(yīng)密切協(xié)作、相互配合，形成高效的工作團(tuán)隊，共同完成訂單的各項任務(wù)。5.保密性原則：對于涉及企業(yè)商業(yè)機密的訂單信息，公司員工應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給任何第三方，確?？蛻粜畔踩?。二、訂單接收（一）接收渠道1.線上渠道：通過公司官方網(wǎng)站、電商平臺、客戶管理系統(tǒng)等在線平臺接收企業(yè)訂單?？蛻魬?yīng)按照系統(tǒng)提示準(zhǔn)確填寫訂單信息，并提交訂單。2.線下渠道：由公司銷售人員、客服人員直接接收企業(yè)客戶以電話、傳真、郵件、信函等方式提交的訂單。接收人員應(yīng)及時記錄訂單信息，并錄入公司訂單管理系統(tǒng)。（二）訂單信息審核1.接收訂單后，相關(guān)人員應(yīng)立即對訂單信息進(jìn)行初步審核，重點檢查訂單的完整性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性。2.審核內(nèi)容包括但不限于：客戶基本信息：客戶名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等是否準(zhǔn)確無誤。產(chǎn)品或服務(wù)信息：產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)參數(shù)等是否清晰明確。價格信息：產(chǎn)品或服務(wù)單價、總價、價格條款等是否符合公司定價政策。交貨期信息：交貨日期、交貨地點、交貨方式等是否合理可行。付款方式及條款：付款方式、付款期限、結(jié)算方式等是否明確且符合公司規(guī)定。3.如發(fā)現(xiàn)訂單信息存在問題或不完整，接收人員應(yīng)及時與客戶溝通，要求客戶補充或修正訂單信息，確保訂單信息準(zhǔn)確無誤后再進(jìn)行后續(xù)處理。（三）訂單錄入與存儲1.經(jīng)審核無誤的訂單信息應(yīng)及時錄入公司訂單管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)中的訂單數(shù)據(jù)與原始訂單一致。訂單錄入人員應(yīng)認(rèn)真核對錄入信息，避免錄入錯誤。2.訂單管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的訂單存儲功能，能夠按照不同的維度（如客戶名稱、訂單日期、訂單狀態(tài)等）對訂單進(jìn)行分類存儲，方便查詢和統(tǒng)計分析。同時，應(yīng)定期對訂單數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.除訂單管理系統(tǒng)外，還應(yīng)建立紙質(zhì)訂單檔案，將原始訂單文件、與訂單相關(guān)的溝通記錄、變更通知等資料進(jìn)行歸檔保存。紙質(zhì)訂單檔案應(yīng)按照時間順序和訂單編號進(jìn)行整理，便于查閱和追溯。三、訂單評審（一）評審流程1.訂單錄入系統(tǒng)后，由銷售部門牽頭組織相關(guān)部門（如生產(chǎn)部門、技術(shù)部門、質(zhì)量部門、采購部門等）對訂單進(jìn)行評審。2.銷售部門負(fù)責(zé)向各評審部門提供訂單詳細(xì)信息，并介紹客戶需求和特殊要求。3.各評審部門根據(jù)本部門職責(zé)對訂單進(jìn)行評估，重點關(guān)注以下方面：生產(chǎn)部門：評估訂單產(chǎn)品的生產(chǎn)能力、生產(chǎn)周期、設(shè)備狀況等，判斷是否能夠按時、按質(zhì)、按量完成訂單生產(chǎn)任務(wù)。技術(shù)部門：審核訂單產(chǎn)品的技術(shù)要求、工藝路線、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，確保公司具備相應(yīng)的技術(shù)能力和解決方案。質(zhì)量部門：審查訂單產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量控制要求，制定質(zhì)量保證措施，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合客戶要求。采購部門：評估訂單所需原材料、零部件的采購難度、供應(yīng)周期和價格波動情況，確保原材料供應(yīng)的及時性和穩(wěn)定性。4.各評審部門在規(guī)定時間內(nèi)完成評審工作，并將評審意見反饋給銷售部門。銷售部門負(fù)責(zé)匯總各部門評審意見，形成訂單評審報告。（二）評審結(jié)果處理1.可行訂單：如果各評審部門均認(rèn)為訂單可行，訂單評審報告應(yīng)明確訂單執(zhí)行的各項要求和注意事項，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，進(jìn)入訂單下達(dá)環(huán)節(jié)。2.部分可行訂單：對于存在部分問題但經(jīng)過協(xié)調(diào)可以解決的訂單，銷售部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)商，提出解決方案和時間節(jié)點。解決方案經(jīng)各部門確認(rèn)后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，通過后按照可行訂單進(jìn)行處理。3.不可行訂單：若訂單存在嚴(yán)重問題，無法通過協(xié)調(diào)解決，導(dǎo)致訂單無法執(zhí)行，銷售部門應(yīng)及時與客戶溝通，說明原因并協(xié)商解決方案。如客戶同意取消訂單，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并做好記錄。如客戶不同意取消訂單，應(yīng)將情況上報公司高層領(lǐng)導(dǎo)，共同研究應(yīng)對措施。四、訂單下達(dá)（一）下達(dá)流程1.經(jīng)審批通過的訂單，由銷售部門負(fù)責(zé)下達(dá)給相關(guān)執(zhí)行部門。下達(dá)方式可采用訂單管理系統(tǒng)推送、書面訂單文件傳遞等方式。2.銷售部門應(yīng)確保執(zhí)行部門收到完整、準(zhǔn)確的訂單信息，并對訂單下達(dá)情況進(jìn)行跟蹤確認(rèn)。執(zhí)行部門在收到訂單后，應(yīng)及時簽收并確認(rèn)訂單已接收。（二）訂單任務(wù)分解1.生產(chǎn)部門根據(jù)訂單要求，制定詳細(xì)的生產(chǎn)計劃，將訂單任務(wù)分解到各個生產(chǎn)環(huán)節(jié)和生產(chǎn)班組，并明確各環(huán)節(jié)的生產(chǎn)時間節(jié)點和質(zhì)量要求。2.采購部門根據(jù)生產(chǎn)計劃和訂單所需原材料、零部件清單，制定采購計劃，明確采購品種、數(shù)量、采購時間等要求，確保原材料供應(yīng)與生產(chǎn)進(jìn)度相匹配。3.質(zhì)量部門根據(jù)訂單質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，制定質(zhì)量檢驗計劃，明確檢驗項目、檢驗方法、檢驗頻次等要求，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合訂單要求。4.其他相關(guān)部門（如物流部門、設(shè)備管理部門等）根據(jù)訂單任務(wù)和職責(zé)分工，制定相應(yīng)的工作計劃和保障措施，確保訂單執(zhí)行過程中的各項工作順利進(jìn)行。五、訂單執(zhí)行（一）生產(chǎn)執(zhí)行1.生產(chǎn)部門按照生產(chǎn)計劃組織生產(chǎn)，嚴(yán)格按照工藝要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)進(jìn)度。2.在生產(chǎn)過程中，生產(chǎn)部門應(yīng)加強生產(chǎn)現(xiàn)場管理，及時解決生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，如設(shè)備故障、原材料短缺、人員調(diào)配等，確保生產(chǎn)的連續(xù)性和穩(wěn)定性。3.生產(chǎn)部門應(yīng)建立生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤機制，定期向銷售部門匯報訂單生產(chǎn)進(jìn)度，及時反饋生產(chǎn)過程中的異常情況，以便銷售部門與客戶進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。（二）采購執(zhí)行1.采購部門按照采購計劃及時采購所需原材料、零部件，確保原材料供應(yīng)的及時性和質(zhì)量可靠性。2.在采購過程中，采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司采購管理制度進(jìn)行操作，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，確保采購物資的價格合理、交貨期準(zhǔn)確。3.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商管理檔案，對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等情況進(jìn)行跟蹤評估，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，確保供應(yīng)商的供貨能力和合作質(zhì)量。（三）質(zhì)量控制1.質(zhì)量部門按照質(zhì)量檢驗計劃對訂單產(chǎn)品進(jìn)行全過程質(zhì)量檢驗，包括原材料檢驗、半成品檢驗、成品檢驗等，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合訂單要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.在質(zhì)量檢驗過程中，質(zhì)量部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檢驗標(biāo)準(zhǔn)和檢驗流程，確保檢驗結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。對檢驗不合格的產(chǎn)品，應(yīng)及時進(jìn)行標(biāo)識、隔離，并按照不合格品控制程序進(jìn)行處理。3.質(zhì)量部門應(yīng)定期對訂單產(chǎn)品質(zhì)量情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，總結(jié)質(zhì)量問題發(fā)生的規(guī)律和原因，采取有效的糾正措施和預(yù)防措施，持續(xù)改進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量。（四）物流配送1.物流部門根據(jù)訂單交貨期和交貨地點，制定合理的物流配送計劃，選擇合適的運輸方式和物流合作伙伴，確保產(chǎn)品能夠按時、安全、準(zhǔn)確地送達(dá)客戶手中。2.在物流配送過程中，物流部門應(yīng)加強貨物的包裝、運輸、裝卸等環(huán)節(jié)的管理，確保貨物不受損壞。同時，應(yīng)及時跟蹤物流信息，向銷售部門和客戶反饋貨物運輸狀態(tài)。3.物流部門應(yīng)建立物流成本控制機制，優(yōu)化物流配送路線和運輸方式，降低物流成本，提高物流效率。六、訂單變更（一）變更申請1.在訂單執(zhí)行過程中，如客戶提出訂單變更需求，或因公司內(nèi)部原因需要對訂單進(jìn)行變更，相關(guān)部門應(yīng)及時填寫訂單變更申請表，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、影響范圍等。2.訂單變更申請表應(yīng)經(jīng)提出變更部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給銷售部門。銷售部門負(fù)責(zé)對變更申請進(jìn)行初步審核，判斷變更的合理性和必要性。（二）變更評審1.銷售部門將經(jīng)過初步審核的訂單變更申請表轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)部門（如生產(chǎn)部門、技術(shù)部門、質(zhì)量部門、采購部門等）進(jìn)行評審。各評審部門應(yīng)根據(jù)本部門職責(zé)對變更內(nèi)容進(jìn)行評估，分析變更對訂單執(zhí)行進(jìn)度、產(chǎn)品質(zhì)量、成本等方面的影響。2.各評審部門在規(guī)定時間內(nèi)完成評審工作，并將評審意見反饋給銷售部門。銷售部門負(fù)責(zé)匯總各部門評審意見，形成訂單變更評審報告。（三）變更審批1.訂單變更評審報告經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實施訂單變更。如變更涉及重大事項或?qū)窘?jīng)營產(chǎn)生較大影響，需報公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過的訂單變更，由銷售部門負(fù)責(zé)及時通知相關(guān)執(zhí)行部門，并確保執(zhí)行部門準(zhǔn)確理解變更要求。執(zhí)行部門應(yīng)按照變更后的訂單要求進(jìn)行調(diào)整和執(zhí)行。七、訂單交付（一）交付準(zhǔn)備1.在訂單產(chǎn)品生產(chǎn)完成并經(jīng)檢驗合格后，生產(chǎn)部門應(yīng)及時通知物流部門進(jìn)行交付準(zhǔn)備。物流部門負(fù)責(zé)安排貨物的包裝、裝車等工作，確保貨物包裝完好、標(biāo)識清晰，并按照運輸要求進(jìn)行妥善固定。2.物流部門應(yīng)提前與客戶溝通交付時間和交付方式，確保客戶做好接收準(zhǔn)備。同時，應(yīng)準(zhǔn)備好相關(guān)的交付文件，如送貨單、質(zhì)量檢驗報告、產(chǎn)品合格證等。（二）交付實施1.物流部門按照與客戶約定的時間和方式將貨物送達(dá)指定交貨地點。在交付過程中，物流人員應(yīng)與客戶進(jìn)行交接，核對貨物數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等信息，確保客戶簽字確認(rèn)接收。2.如客戶對交付貨物提出異議，物流人員應(yīng)及時記錄并反饋給銷售部門。銷售部門負(fù)責(zé)與客戶溝通協(xié)調(diào)，解決交付過程中出現(xiàn)的問題。（三）交付記錄1.物流部門應(yīng)建立訂單交付記錄檔案，詳細(xì)記錄訂單交付的時間、地點、方式、貨物數(shù)量、客戶簽收情況等信息。交付記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和追溯。2.銷售部門應(yīng)定期對訂單交付情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，評估交付及時性和客戶滿意度，總結(jié)交付過程中存在的問題，采取改進(jìn)措施，不斷提高交付服務(wù)質(zhì)量。八、訂單結(jié)算（一）結(jié)算流程1.訂單交付完成后，銷售部門應(yīng)及時與客戶核對訂單金額，并按照合同約定的付款方式和結(jié)算周期辦理結(jié)算手續(xù)。2.銷售部門負(fù)責(zé)填寫結(jié)算申請表，詳細(xì)列出訂單產(chǎn)品或服務(wù)的名稱、數(shù)量、金額、已收款情況、應(yīng)收款金額等信息，并附上相關(guān)的訂單文件、交付憑證等資料。3.結(jié)算申請表經(jīng)銷售部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給財務(wù)部門。財務(wù)部門負(fù)責(zé)對結(jié)算申請進(jìn)行審核，核對訂單金額、付款方式、收款情況等信息是否準(zhǔn)確無誤。4.財務(wù)部門審核通過后，按照公司財務(wù)管理制度辦理收款手續(xù)，并開具發(fā)票。財務(wù)部門應(yīng)及時將收款情況反饋給銷售部門。（二）應(yīng)收賬款管理1.財務(wù)部門應(yīng)建立應(yīng)收賬款臺賬，詳細(xì)記錄每個訂單的應(yīng)收賬款金額、賬齡、收款情況等信息，定期對應(yīng)收賬款進(jìn)行清理和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決應(yīng)收賬款逾期問題。2.銷售部門負(fù)責(zé)對應(yīng)收賬款進(jìn)行跟蹤催收，按照合同約定的付款期限及時與客戶溝通，提醒客戶付款。對于逾期未付款的客戶，銷售部門應(yīng)加大催收力度，采取多種方式進(jìn)行催款，如電話催收、郵件催收、上門催收等。3.如客戶因特殊原因無法按時付款，銷售部門應(yīng)與客戶協(xié)商制定還款計劃，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。財務(wù)部門應(yīng)按照還款計劃跟蹤收款情況，確保應(yīng)收賬款及時收回。九、訂單跟蹤與反饋（一）跟蹤機制1.銷售部門負(fù)責(zé)建立訂單跟蹤機制，對訂單執(zhí)行全過程進(jìn)行跟蹤監(jiān)控，及時掌握訂單執(zhí)行進(jìn)度、質(zhì)量狀況、交付情況、客戶反饋等信息。2.銷售部門應(yīng)定期與生產(chǎn)部門、采購部門、質(zhì)量部門、物流部門等相關(guān)執(zhí)行部門溝通協(xié)調(diào)，了解訂單執(zhí)行過程中存在的問題，并及時解決。3.訂單跟蹤過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，如生產(chǎn)進(jìn)度延誤、質(zhì)量問題、物流配送延遲等，銷售部門應(yīng)及時向公司分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，確保訂單能夠按時、按質(zhì)、按量完成。（二）客戶反饋處理1.銷售部門應(yīng)及時收集客戶對訂單產(chǎn)品或服務(wù)的反饋意見，包括質(zhì)量問題、使用問題、滿意度評價等。對于客戶反饋的問題，銷售部門應(yīng)認(rèn)真記錄，并及時轉(zhuǎn)交給相關(guān)部門進(jìn)行處理。2.相關(guān)部門應(yīng)針對客戶反饋的問題進(jìn)行分析研究，制定解決方案，并在規(guī)定時間內(nèi)將處