美麗鄉(xiāng)村資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)美麗鄉(xiāng)村建設(shè)資料的規(guī)范化管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，為美麗鄉(xiāng)村建設(shè)提供有力的決策依據(jù)和歷史記錄，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織參與的所有美麗鄉(xiāng)村建設(shè)項目資料的管理，包括但不限于規(guī)劃設(shè)計、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、環(huán)境整治、產(chǎn)業(yè)發(fā)展、文化建設(shè)等方面的資料。（三）基本原則1.真實性原則：資料應(yīng)如實反映美麗鄉(xiāng)村建設(shè)的實際情況，不得虛假編造。2.完整性原則：涵蓋美麗鄉(xiāng)村建設(shè)全過程的各類資料，確保無遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：資料內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠。4.規(guī)范性原則：資料的格式、分類、編號等應(yīng)符合統(tǒng)一規(guī)范。5.及時性原則：及時收集、整理、歸檔資料，確保資料的時效性。（四）職責(zé)分工1.項目負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)項目資料的收集、整理和歸檔工作，對資料的完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2.資料員：具體承擔(dān)資料的收集、整理、分類、編號、裝訂、保管等工作，確保資料管理工作的規(guī)范有序。3.各部門：按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)提供本部門在美麗鄉(xiāng)村建設(shè)過程中產(chǎn)生的相關(guān)資料，并配合資料員做好資料的整理工作。二、資料分類與編號（一）分類1.規(guī)劃設(shè)計資料：包括美麗鄉(xiāng)村建設(shè)總體規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃、專項規(guī)劃等。2.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資料：道路建設(shè)、水利設(shè)施建設(shè)、電力通信設(shè)施建設(shè)等相關(guān)資料。3.環(huán)境整治資料：村莊綠化、環(huán)境衛(wèi)生治理、污水處理等資料。4.產(chǎn)業(yè)發(fā)展資料：農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)規(guī)劃、特色產(chǎn)業(yè)發(fā)展資料、鄉(xiāng)村旅游規(guī)劃等。5.文化建設(shè)資料：鄉(xiāng)村文化挖掘、文化活動記錄、文化設(shè)施建設(shè)資料等。6.項目管理資料：項目立項批復(fù)、招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、工程變更記錄等。7.資金管理資料：項目資金預(yù)算、資金撥付憑證、財務(wù)審計報告等。8.其他資料：與美麗鄉(xiāng)村建設(shè)相關(guān)的其他各類資料。（二）編號資料編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和擴(kuò)展性原則。編號采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，具體格式為：[項目代碼][資料類別代碼][年份][順序號]。1.項目代碼：由公司/組織統(tǒng)一制定，用于標(biāo)識不同的美麗鄉(xiāng)村建設(shè)項目。2.資料類別代碼：根據(jù)資料分類設(shè)置相應(yīng)的代碼，如“GH”代表規(guī)劃設(shè)計資料，“JS”代表基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資料等。3.年份：資料形成的年份，采用四位數(shù)字表示。4.順序號：按照資料形成的先后順序依次編號。三、資料收集（一）收集范圍1.項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的各類文件、報告、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)等紙質(zhì)和電子資料。2.與項目相關(guān)的會議紀(jì)要、工作記錄、影像資料等。3.項目實施過程中形成的各類合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件等。4.上級部門下達(dá)的與美麗鄉(xiāng)村建設(shè)有關(guān)的文件、通知等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)資料的收集工作，確保資料及時、準(zhǔn)確、完整。2.資料收集應(yīng)按照資料分類目錄進(jìn)行，做到分類清晰、條理分明。3.對于紙質(zhì)資料，應(yīng)保持原件的完整性，如有破損或缺失，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。4.電子資料應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲在指定的存儲介質(zhì)上。（三）收集時間1.項目啟動后，各部門應(yīng)及時收集本部門在項目前期調(diào)研、規(guī)劃設(shè)計等階段產(chǎn)生的資料，并在規(guī)定時間內(nèi)提交給資料員。2.項目實施過程中，各部門應(yīng)定期將本部門產(chǎn)生的資料提交給資料員，確保資料的及時性。3.項目竣工驗收后，各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將項目總結(jié)報告、審計報告等資料提交給資料員。四、資料整理（一）整理原則1.遵循資料形成的自然規(guī)律，保持資料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照資料分類目錄進(jìn)行整理，做到分類科學(xué)、排列有序。3.對資料進(jìn)行編號、編目，便于查找和利用。（二）整理方法1.紙質(zhì)資料整理對收集到的紙質(zhì)資料進(jìn)行分類、排序，去除重復(fù)、無效的資料。按照資料編號規(guī)則進(jìn)行編號，并在每份資料的右上角加蓋編號章。編制資料目錄，目錄應(yīng)包括資料編號、資料名稱、日期、來源等信息。將整理好的資料裝訂成冊，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱。2.電子資料整理對電子資料進(jìn)行分類存儲，建立文件夾結(jié)構(gòu)，文件夾名稱應(yīng)與資料分類目錄一致。按照資料編號規(guī)則對電子資料進(jìn)行命名，命名應(yīng)簡潔明了，便于識別。建立電子資料索引目錄，索引目錄應(yīng)包括資料編號、資料名稱、存儲路徑等信息。（三）整理時間資料員應(yīng)在收到各部門提交的資料后及時進(jìn)行整理，確保資料整理工作的及時性。對于項目周期較長的項目，應(yīng)定期對已收集的資料進(jìn)行整理，避免資料積壓。五、資料歸檔（一）歸檔范圍經(jīng)過整理的各類美麗鄉(xiāng)村建設(shè)資料均應(yīng)進(jìn)行歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔資料應(yīng)齊全完整、真實準(zhǔn)確、整理規(guī)范。2.歸檔資料應(yīng)按照資料分類目錄進(jìn)行分類存放，便于查找和利用。3.歸檔資料應(yīng)編制歸檔目錄，歸檔目錄應(yīng)包括資料編號、資料名稱、日期、來源、保管期限等信息。4.電子資料應(yīng)與紙質(zhì)資料同時歸檔，存儲介質(zhì)應(yīng)選用耐久性好、可靠性高的設(shè)備，并定期進(jìn)行備份。（三）歸檔時間項目竣工驗收后，資料員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的資料進(jìn)行歸檔。對于重大項目或有特殊要求的項目，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定及時歸檔。六、資料保管（一）保管方式1.設(shè)立專門的資料檔案室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保資料的安全保管。2.電子資料應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.永久性保管資料：包括美麗鄉(xiāng)村建設(shè)總體規(guī)劃、項目立項批復(fù)、重要的合同協(xié)議等，應(yīng)長期保存。2.定期保管資料：根據(jù)資料的重要性和時效性，確定不同的保管期限，一般為5年、10年、15年等。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的資料，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（三）保管要求1.資料檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.建立資料借閱登記制度，嚴(yán)格控制資料的借閱范圍和借閱期限，確保資料的安全。3.定期對資料進(jìn)行清查盤點，做到賬物相符，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。七、資料查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱資料的人員，應(yīng)填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到資料檔案室查閱。2.資料檔案室管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)的資料，并做好查閱記錄，查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人、查閱資料名稱、查閱目的等信息。3.查閱人員應(yīng)在資料檔案室指定的地點查閱資料，不得將資料帶出資料檔案室。如需復(fù)印資料，應(yīng)經(jīng)資料檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（二）借閱1.因工作需要借閱資料的人員，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.資料檔案室管理人員應(yīng)根據(jù)審批后的借閱申請表提供相應(yīng)的資料，并與借閱人員辦理借閱手續(xù)，借閱手續(xù)應(yīng)包括借閱日期、借閱人、借閱資料名稱、借閱期限、歸還日期等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘抄、涂改資料內(nèi)容。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，如逾期未還，資料檔案室管理人員應(yīng)及時催還。如因特殊原因不能按時歸還，應(yīng)提前向資料檔案室管理人員說明情況，并辦理延期手續(xù)。八、資料保密（一）保密范圍涉及美麗鄉(xiāng)村建設(shè)項目的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等資料均屬于保密范圍。（二）保密措施1.加強(qiáng)對資料管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.對保密資料進(jìn)行分類管理，設(shè)置不同的保密級別，采取相應(yīng)的保密措施。3.嚴(yán)格控制保密資料的查閱和借閱范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱和借閱保密資料。4.在保密資料的存儲、傳輸、使用等過程中，應(yīng)采取加密、備份等安全措施，防止資料泄露。（三）保密責(zé)任1.資料管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對保密資料的安全負(fù)責(zé)。如因工作失誤導(dǎo)致保密資料泄露，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.查閱和借閱保密資料的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露保密資料的內(nèi)容。如因違反保密規(guī)定導(dǎo)致保密資料泄露，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。九、資料銷毀（一）銷毀范圍保管期限屆滿且經(jīng)鑒定確無保存價值的資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.資料檔案室管理人員應(yīng)定期對保管期限屆滿的資料進(jìn)行清理，編制《資料銷毀清單》，清單應(yīng)包括資料編號、資料名稱、日期、來源、保管期限等信息。2.《資料銷毀清單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司/組織分