采購訂單審核流程標準化作業(yè)指導書版本信息版本號：V1.0生效日期：2023年月日編制部門：采購管理部審批人：*總經理目錄一、適用范圍與業(yè)務背景二、采購訂單審核標準化操作流程三、相關表單模板四、審核關鍵要點與風險提示一、適用范圍與業(yè)務背景適用范圍本指導書適用于公司所有采購訂單的審核管理，包括但不限于原材料采購、固定資產采購、服務采購等場景，覆蓋從訂單發(fā)起至最終批準的全流程操作規(guī)范。業(yè)務背景采購訂單是企業(yè)與供應商之間的正式業(yè)務憑證，其審核環(huán)節(jié)是控制采購成本、規(guī)避合規(guī)風險、保證物料及時供應的核心步驟。通過標準化審核流程，可明確各部門職責、統(tǒng)一審核標準，避免因流程混亂導致的重復采購、超預算采購、供應商資質不符等問題，保障采購活動的規(guī)范性、高效性和經濟性。二、采購訂單審核標準化操作流程流程總覽采購訂單審核流程分為“訂單發(fā)起→部門初審→財務復核→終審批準→訂單歸檔”五個核心環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)責任主體、操作內容及時限要求1.訂單發(fā)起（采購專員）責任主體：采購專員*輸入：《采購申請單》（需經需求部門負責人簽字確認）、《供應商報價單》《供應商資質證明文件》（營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)資質等）。操作步驟：（1）采購專員*接收需求部門提交的《采購申請單》，核對申請信息（物料名稱、規(guī)格型號、數量、預計到貨日期等）與采購需求是否一致；（2）根據采購需求，從合格供應商名錄中篩選對應供應商，獲取《供應商報價單》，保證價格符合公司采購政策（如歷史采購價、市場公允價）；（3）收集供應商最新資質證明文件（復印件需加蓋供應商公章），確認供應商在有效期內且具備供貨資質；（4）在采購管理系統(tǒng)中錄入訂單信息，包括訂單編號、供應商信息、物料明細（名稱、規(guī)格、數量、單價、金額）、交貨地點、付款方式、驗收標準等，《采購訂單（草稿）》；（5）將《采購訂單（草稿）》《采購申請單》《供應商報價單》《供應商資質證明文件》整理成冊，提交至需求部門負責人進行初審。時限要求：收到完整《采購申請單》后1個工作日內完成。2.部門初審（需求部門負責人）責任主體：需求部門負責人*輸入：《采購訂單（草稿）》《采購申請單》《供應商報價單》《供應商資質證明文件》。操作步驟：（1）審核采購需求的合理性：核對訂單中的物料名稱、規(guī)格、數量是否與《采購申請單》一致，是否符合部門實際生產/運營需求；（2）審核供應商選擇的合規(guī)性：確認供應商是否在合格名錄內，資質證明是否齊全有效，價格是否低于或等于市場公允價（若有比價記錄需一并提交）；（3）審核交貨周期的可行性：確認供應商承諾的交貨日期是否能滿足需求部門的時間要求，如需緊急采購，需在訂單中標注“緊急”并說明原因；（4）審核無誤后，在《采購訂單審核表》“需求部門初審意見”欄簽字確認，并將全套資料轉交至財務部進行復核；（5）若審核不通過，需注明具體原因（如“數量超需求”“供應商資質不符”等），退回采購專員*修改，修改后重新發(fā)起審核。時限要求：收到資料后1個工作日內完成。3.財務復核（財務經理）責任主體：財務經理*輸入：《采購訂單（草稿）》《采購申請單》《供應商報價單》《采購訂單審核表》（需求部門初審意見）。操作步驟：（1）審核預算匹配性：通過財務系統(tǒng)核對采購訂單金額是否在部門年度/月度預算范圍內，超預算采購需提交《超預算審批單》（需經分管領導*簽字確認）；（2）審核價格合理性：對比歷史采購價、市場詢價記錄，確認訂單單價、總價是否合理，是否存在價格虛高情況；（3）審核付款條款合規(guī)性：確認付款方式（如預付、貨到付款、分期付款）是否符合公司財務制度，預付比例是否超標（原則上預付不超過合同總金額的30%）；（4）審核稅務信息準確性：確認供應商名稱、納稅人識別號、地址、開戶行及賬號等信息是否與資質證明文件一致，發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）是否符合報銷要求；（5）審核無誤后，在《采購訂單審核表》“財務復核意見”欄簽字確認，將資料提交至總經理終審；（6）若審核不通過，注明原因（如“預算不足”“價格異?！薄案犊顥l款不符”等），退回采購專員*調整，調整后重新提交復核。時限要求：收到資料后1個工作日內完成。4.終審批準（總經理）責任主體：總經理*輸入：《采購訂單（草稿）》《采購訂單審核表》（需求部門初審意見、財務復核意見）。操作步驟：（1）審核采購業(yè)務的整體合規(guī)性：確認采購是否符合公司戰(zhàn)略規(guī)劃，是否與重大采購政策沖突；（2）審核關鍵決策事項：對大額采購（單筆金額≥萬元，具體金額根據公司規(guī)模設定）、戰(zhàn)略供應商合作、緊急采購等特殊事項進行重點審批；（3）綜合評估初審、復核意見，確認最終采購方案可行后，在《采購訂單審核表》“總經理審批意見”欄簽字批準；（4）若審批不通過，注明原因并退回采購專員*終止采購流程或重新發(fā)起。時限要求：收到資料后1個工作日內完成（特殊事項可延長至2個工作日）。5.訂單歸檔（采購專員）責任主體：采購專員*輸入：已終審批準的《采購訂單》《采購訂單審核表》及相關附件。操作步驟：（1）在采購管理系統(tǒng)中將《采購訂單（草稿）》狀態(tài)更新為“已批準”，正式采購訂單，訂單編號唯一且可追溯；（2）將正式《采購訂單》打印一式三份（采購部、供應商、財務部各執(zhí)一份），加蓋公司公章后，通過快遞或當面送達供應商，并保留簽收記錄；（3）將《采購訂單》《采購訂單審核表》《采購申請單》《供應商報價單》《供應商資質證明文件》等資料整理成冊，按訂單編號順序存檔（電子檔備份至服務器，紙質檔保存期限≥3年）；（4）通知倉庫、需求部門及財務部訂單已批準，同步訂單信息至相關系統(tǒng)，保證后續(xù)收貨、入庫、付款流程順暢。時限要求：收到終審批準意見后1個工作日內完成。三、相關表單模板表單1：采購訂單申請表訂單編號申請部門申請人聯(lián)系電話供應商名稱統(tǒng)一社會信用代碼供應商聯(lián)系人聯(lián)系電話物料名稱規(guī)格型號單位采購數量預計到貨日期交貨地點付款方式驗收標準采購需求說明（可附頁）：部門負責人簽字：日期：表單2：采購訂單審核表訂單編號物料名稱采購金額預計到貨日期審核環(huán)節(jié)審核意見審核人審核日期需求部門初審財務復核總經理審批備注：如審核不通過，請注明原因及修改要求：表單3：供應商資質證明文件清單（示例）序號證明文件名稱文件編號有效期是否加蓋公章備注1營業(yè)執(zhí)照2行業(yè)生產許可證如涉及3納稅人識別號證明4歷史合作業(yè)績證明可選四、審核關鍵要點與風險提示審核關鍵要點合規(guī)性審核供應商必須在公司《合格供應商名錄》內，且資質證明文件（營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證等）在有效期內；采購訂單必須基于經審批的《采購申請單》，禁止無計劃采購；付款方式、預付比例需符合公司《財務管理制度》及采購合同約定。準確性審核物料名稱、規(guī)格型號、數量、單價、金額等信息與《采購申請單》《供應商報價單》一致，無錯填、漏填；供應商名稱、納稅人識別號、開戶行等信息與資質證明文件一致，避免因信息錯誤導致發(fā)票無法抵扣；訂單編號唯一，保證可追溯至具體采購業(yè)務。合理性審核采購價格不高于歷史采購價、市場公允價或招標中標價，大額采購需提供比價記錄；交貨周期滿足生產/運營需求，緊急采購需說明原因并經分管領導*審批；采購數量在合理范圍內，避免過量采購導致庫存積壓。預算匹配性審核采購金額控制在部門年度/月度預算內，超預算采購需履行《超預算審批流程》；資本性采購（如固定資產）需同步確認是否符合固定資產入賬標準。常見風險及處理措施風險：供應商資質過期或不在合格名錄內。措施：采購專員*需立即暫停訂單審核，要求供應商更新資質或重新進行供應商準入評估，資質確認無誤后方可繼續(xù)流程。風險：采購價格異常（高于市場價或歷史價）。措施：財務經理需發(fā)起價格復核，要求采購專員提供至少3家供應商的比價記錄或市場詢價證明，價格確認合理后方可通過審核。風險：訂單信息與《采購申請單》不符（如數量、規(guī)格）。措施：需求部門負