行政費用審批及報銷操作手冊（行政費用管理工具）一、手冊概述與適用范圍本手冊旨在規(guī)范公司行政費用的審批及報銷流程，保證費用支出的合理性、合規(guī)性，提高行政資金使用效率。適用于公司全體員工因履行崗位職責(zé)發(fā)生的行政類費用（如辦公采購、差旅費、通訊費、維修費、招待費等）的報銷申請，以及各部門行政費用的預(yù)算編制與審批管理。二、行政費用報銷全流程操作指引（一）費用發(fā)生前：預(yù)算申請與審批預(yù)算編制各部門于每月25日前，根據(jù)下月工作計劃填寫《行政費用預(yù)算申請表》（模板見第三章），詳細列明費用項目（如辦公用品、快遞費等）、預(yù)算金額、用途及測算依據(jù)。部門負責(zé)人（*經(jīng)理）審核預(yù)算合理性，保證費用與部門職能匹配，避免超預(yù)算申報。預(yù)算審批預(yù)算申請表依次提交至財務(wù)部（財務(wù)專員）、分管行政副總（副總）審批。審批通過后，財務(wù)部匯總各部門預(yù)算，形成公司月度行政費用總預(yù)算，報總經(jīng)理（*總）備案。未納入預(yù)算的特殊緊急費用，需額外填寫《緊急費用申請說明》，經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后方可發(fā)生。（二）費用發(fā)生中：票據(jù)收集與規(guī)范費用發(fā)生員工因公發(fā)生費用時，需優(yōu)先選擇公司合作供應(yīng)商（如定點辦公用品店、協(xié)議酒店等），并索取合規(guī)票據(jù)。差旅費、招待費等需提前填寫《出差/招待申請單》（模板見第三章），注明事由、時間、地點、參與人員及預(yù)計金額，經(jīng)部門負責(zé)人審批后方可執(zhí)行。票據(jù)收集取得的票據(jù)必須為合法有效憑證，包括增值稅發(fā)票（或普通發(fā)票、財政票據(jù)等），且需滿足：發(fā)票抬頭為公司全稱（需與稅務(wù)登記證一致）；稅號、項目名稱、金額等要素完整清晰，無涂改、破損；加蓋發(fā)票專用章或財務(wù)專用章（電子發(fā)票需打印并顯示“發(fā)票專用章”）；每張票據(jù)需附帶對應(yīng)的費用明細清單（如采購清單、行程單、消費小票等）。同一項目涉及多張票據(jù)的，需在《票據(jù)粘貼單》（模板見第三章）上按順序粘貼，并注明票據(jù)總張數(shù)及總金額。（三）費用發(fā)生后：報銷單填寫與提交填寫《行政費用報銷單》登錄公司OA系統(tǒng)或至行政部門領(lǐng)取《行政費用報銷單》（模板見第三章），按以下要求填寫：基本信息：申請人姓名（*員工）、所屬部門、報銷日期、聯(lián)系方式；費用明細：分項目填寫（如“辦公費-文具”“差旅費-交通費”），注明每筆費用的發(fā)生日期、事由、金額（大小寫一致）；附件清單：填寫所附票據(jù)的張數(shù)、金額及《票據(jù)粘貼單》編號；報銷類型：勾選“日常報銷”“預(yù)借款沖銷”或“補差款”。部門初審申請人將填寫完整的報銷單及附件提交至部門負責(zé)人（*經(jīng)理），部門負責(zé)人需審核：費用是否在預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算部分是否已履行特殊審批；報銷事由是否真實、與崗位職責(zé)相關(guān)；票據(jù)是否合規(guī)、附件是否齊全（如出差報銷需附出差申請單、行程單、住宿發(fā)票等）。審核通過后，部門負責(zé)人在“部門審核”欄簽字確認；若不通過，需注明退回原因并退回申請人修改。（四）財務(wù)審核合規(guī)性檢查申請人持部門審核后的報銷單至財務(wù)部（*財務(wù)專員），財務(wù)專員重點審核：票據(jù)真?zhèn)危ㄍㄟ^國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗平臺驗證）；發(fā)票抬頭、稅號、項目等要素是否與公司信息一致；費用是否符合公司《行政費用管理辦法》（如招待費需附招待對象、事由說明，差旅費住宿標準是否符合規(guī)定）；報銷金額與票據(jù)、附件是否一致，計算是否準確。問題處理對審核不通過的報銷單，財務(wù)專員需一次性告知退回原因（如“發(fā)票稅號錯誤”“附件缺失”），申請人整改后重新提交。審核通過后，財務(wù)專員在“財務(wù)審核”欄簽字，并錄入財務(wù)系統(tǒng)，報銷流水號。（五）領(lǐng)導(dǎo)審批審批權(quán)限劃分根據(jù)費用金額確定審批人，具體標準金額≤5000元：部門負責(zé)人+財務(wù)部；5000元＜金額≤20000元：部門負責(zé)人+財務(wù)部+分管行政副總（*副總）；金額＞20000元：部門負責(zé)人+財務(wù)部+分管行政副總+總經(jīng)理（*總）。審批流程財務(wù)審核后的報銷單按權(quán)限逐級提交至領(lǐng)導(dǎo)審批，領(lǐng)導(dǎo)需在“領(lǐng)導(dǎo)審批”欄簽字（或通過OA系統(tǒng)線上審批），重點審批費用的必要性及合理性。（六）費用支付與賬務(wù)處理支付方式審批完成后，財務(wù)部根據(jù)報銷類型安排支付：日常報銷：于3-5個工作日內(nèi)通過銀行轉(zhuǎn)賬至申請人工資卡（需提供銀行卡號及開戶行信息）；預(yù)借款沖銷：多退少補，沖抵原借款金額后，將余款或補繳金額支付至申請人賬戶；對公轉(zhuǎn)賬費用（如大額采購）：直接支付至供應(yīng)商賬戶（需提供供應(yīng)商收款信息及合同）。賬務(wù)處理財務(wù)部根據(jù)審批完成的報銷單及支付憑證，錄入財務(wù)賬套，保證費用科目準確、附件齊全，定期編制《行政費用支出明細表》報送管理層。三、行政費用管理常用模板說明（一）《行政費用預(yù)算申請表》項目填寫說明申請部門填寫申請報銷的部門全稱申請月份填寫預(yù)算對應(yīng)的月份（如“2024年5月”）費用項目按類別填寫（如辦公費、差旅費、通訊費、維修費、招待費等）預(yù)算金額（元）填寫各項目預(yù)計支出金額，合計欄需大寫預(yù)算依據(jù)說明測算原因（如“上月辦公費實際支出800元，預(yù)計本月增加10%”）部門負責(zé)人簽字部門負責(zé)人（*經(jīng)理）簽字確認財務(wù)部意見財務(wù)專員審核預(yù)算合理性后填寫分管副總意見分管行政副總（*副總）審批后填寫總經(jīng)理批示總經(jīng)理（*總）最終審批后填寫（二）《行政費用報銷單》基本信息填寫內(nèi)容申請人*員工所屬部門如“行政部”“銷售部”報銷日期填寫提交報銷單的日期聯(lián)系方式申請人手機號碼費用明細項目（如“辦公費-打印紙”）日期（費用發(fā)生日期）事由（如“采購部門5月辦公用A4紙”）金額（元）（小寫）金額（大寫）（如“壹佰元整”）附件清單票據(jù)類型（如“增值稅發(fā)票”）張數(shù)（如“3張”）金額合計（元）（與費用明細合計一致）票據(jù)粘貼單編號（如“FP-202405-001”）報銷類型□日常報銷□預(yù)借款沖銷□補差款審批流程部門負責(zé)人（經(jīng)理）：_________日期：_________財務(wù)專員（財務(wù)）：_________日期：_________分管副總（副總）：_________日期：_________總經(jīng)理（總）：_________日期：_________（三）《出差/招待申請單》項目填寫說明申請人/申請人部門*員工/所屬部門出差/招待事由簡要說明出差目的或招待對象及事由（如“前往上海參加行業(yè)展會”“接待客戶考察項目”）時間出差/招待開始時間至結(jié)束時間地點出差目的地或招待地點參與人員出差人員姓名或被招待人員姓名、單位、職務(wù)預(yù)計費用（元）分項填寫交通費、住宿費、招待費等，合計欄需大寫部門負責(zé)人意見簽字確認是否同意出差/招待分管副總意見審批簽字總經(jīng)理批示大額費用（＞20000元）需總經(jīng)理審批（四）《票據(jù)粘貼單》粘貼區(qū)域說明票據(jù)粘貼區(qū)將發(fā)票等按時間順序從左至右、從上至下粘貼，超出部分折疊，避免覆蓋票據(jù)信息票據(jù)信息匯總總張數(shù)：_________總金額（元）：_________大寫金額：_________申請人簽字__________日期__________四、關(guān)鍵注意事項與常見問題解答（一）票據(jù)合規(guī)性要求發(fā)票需在費用發(fā)生后30天內(nèi)取得，逾期需提交《逾期情況說明》（部門負責(zé)人簽字），財務(wù)部審核后可酌情處理。禁止使用“辦公用品”“耗材”等模糊項目名稱報銷，需具體到商品（如“簽字筆（型號×××）”“A4紙（80g，500張/包）”）。電子發(fā)票需打印版，且需與紙質(zhì)發(fā)票同等效力，避免重復(fù)報銷（已在財務(wù)系統(tǒng)登記的電子發(fā)票需備注“已登記”）。（二）報銷時限與金額限制費用發(fā)生后需在10個工作日內(nèi)提交報銷，超過30天未報銷的，需經(jīng)總經(jīng)理特批。單筆報銷金額超過5000元的，需提前3個工作日告知財務(wù)部，以便安排資金。差旅費住宿標準：一線城市≤400元/晚，二線城市≤300元/晚，特殊地區(qū)（如偏遠地區(qū)）需提前申請調(diào)整標準。（三）禁止行為與違規(guī)處理禁止虛報、冒領(lǐng)、拆分報銷（如將超限費用拆分為多筆低金額報銷）。禁止報銷與工作無關(guān)的費用（如個人購物、家庭聚餐費用）。對違規(guī)報銷行為，財務(wù)部有權(quán)拒絕報銷，并視情節(jié)輕重追究申請人、部門負責(zé)人責(zé)任。（四）常見問題解答Q1：發(fā)票丟失怎么辦？A1：需填寫《發(fā)票遺失情況說明》（部門負責(zé)人簽字），詳細說明遺失原因、發(fā)票信息（代碼、號碼、金額等），財務(wù)部審核后，可憑其他證明（如采購合同、付款記錄）報銷，但報銷金額不超過原票面的50%。Q2：報銷款多久能到賬？A2：審批完成后，財務(wù)部于3-5個工作日內(nèi)完成支付，具體到