采購申請與審批工作單使用指南一、采購申請與審批工作單的適用范圍采購申請與審批工作單是企業(yè)內部規(guī)范采購行為、控制采購成本、明確責任流程的核心工具，適用于以下場景：日常運營物資采購：如辦公用品、勞保用品、清潔用品等維持日常辦公運營的消耗性物資。項目專項采購：如新產品研發(fā)、市場活動、工程項目等所需的原材料、設備、服務等。固定資產采購：如電腦、打印機、生產設備等單價較高、使用周期長的資產購置。緊急臨時采購：因突發(fā)情況（如設備故障、臨時任務）需立即采購的物資，需注明“緊急”并說明原因。服務類采購：如咨詢、設計、維修、外包等服務項目的采購需求。二、采購申請與審批流程詳解采購申請與審批需嚴格按照“先申請、后審批、再采購”的原則執(zhí)行，保證流程規(guī)范、責任可追溯。具體步驟步驟1：采購需求發(fā)起操作人：需求部門經辦人（如行政專員、項目負責人等）操作內容：根據部門實際需求（如庫存不足、新增任務、設備更換等），確認采購的必要性及初步規(guī)格。登錄企業(yè)OA系統(tǒng)或填寫紙質《采購申請與審批工作單》，發(fā)起采購申請。關鍵點：需求需真實、合理，避免不必要的采購；緊急采購需在申請單頂部標注“緊急”，并說明緊急原因（如“生產設備故障停機，需48小時內更換”）。步驟2：填寫申請單信息操作人：需求部門經辦人操作內容：按模板要求完整填寫申請單信息（詳見“三、采購申請與審批工作單模板”），重點包括：基本信息：申請部門、申請人、聯系方式、申請日期；采購明細：物品/服務名稱、規(guī)格型號、單位、數量、預估單價、預估總價（需注明是否含稅）；用途說明：詳細說明采購目的（如“為項目采購研發(fā)材料，用于樣品制作”）；供應商信息：若有指定供應商，需填寫名稱及選擇原因（如“獨家代理”“合作歷史良好”）；無指定供應商可填寫“待選，需比價”。采購明細需逐行填寫，避免“一批物資”“等”模糊表述；規(guī)格型號需明確（如電腦需注明“CPU：i5-12400，內存：16G，硬盤：512GSSD”）。關鍵點：預估總價需符合部門預算，超預算需提前說明理由并附預算調整申請；附件需齊全（如技術參數表、圖紙、報價單等）。步驟3：部門負責人審核操作人：需求部門負責人（如部門經理、項目負責人）操作內容：審核采購需求的合理性：是否符合部門年度/月度工作計劃，是否為必需品，數量是否恰當。審核采購明細的準確性：規(guī)格型號、數量是否與實際需求匹配，預估總價是否在部門預算范圍內。審核附件完整性：技術參數、報價單等是否支持采購需求，是否存在遺漏。操作結果：審核通過，在“部門負責人”欄簽字確認；審核不通過，注明退回原因（如“規(guī)格不明確，需補充技術參數”“預算不足，需調整采購數量”），退回經辦人修改。關鍵點：部門負責人對采購需求的真實性、合理性負直接責任。步驟4：財務部門審核操作人：財務部門審核人（如成本會計、財務主管）操作內容：審核預算符合性：采購項目是否納入年度預算，預估總價是否超預算（超預算需附預算審批文件）。審核價格合理性：對照歷史采購價格、市場行情或供應商報價，判斷預估單價是否合理；大額采購（如單筆超5萬元）需提供至少3家供應商的比價記錄。審核付款方式、稅率等財務條款是否符合企業(yè)規(guī)定。操作結果：審核通過，在“財務審核”欄簽字確認；審核不通過，注明退回原因（如“超預算未附審批文件”“單價高于市場價20%，需重新比價”），退回需求部門。關鍵點：財務部門對采購成本的合規(guī)性、經濟性負審核責任。步驟5：分級審批操作人：分管領導/總經理（根據采購金額分級）審批權限（示例，企業(yè)可根據自身規(guī)模調整）：金額≤5000元：需求部門負責人+財務審核即可；5000元＜金額≤2萬元：需求部門負責人+財務審核+分管副總；金額＞2萬元：需求部門負責人+財務審核+分管副總+總經理。操作內容：分管領導/總經理審核采購事項的戰(zhàn)略匹配性（如是否符合公司發(fā)展方向）、必要性及金額合理性。對重大項目或特殊采購（如固定資產、服務外包），可要求需求部門補充可行性報告或風險評估。操作結果：審批通過，在對應審批欄簽字；審批不通過，注明意見（如“暫不采購，建議下季度納入預算”），終止流程。關鍵點：審批人需在2個工作日內完成審核，避免流程延誤；緊急采購可啟動“綠色審批通道”，事后補簽手續(xù)。步驟6：采購部門執(zhí)行操作人：采購部門專員操作內容：收到審批通過的申請單后，核對采購明細、供應商信息及要求。若無指定供應商，需通過詢價、比價或招標方式選擇合格供應商（優(yōu)先選擇合作良好、資質齊全的供應商）。與供應商確認交貨期、付款方式、售后條款等，簽訂采購合同（金額超1萬元需簽訂書面合同）。向供應商下達采購訂單，跟蹤生產/備貨進度，保證按時交貨。關鍵點：采購部門需嚴格執(zhí)行“比價采購”原則，避免“單一來源采購”（特殊情況需附說明）；大額采購合同需法務部門審核。步驟7：驗收與結果反饋操作人：需求部門經辦人+采購專員+財務部門操作內容：貨物驗收：需求部門收到貨物后，對照申請單規(guī)格、數量、質量進行驗收（可邀請質檢部門參與），填寫《驗收單》（需驗收人簽字）。發(fā)票核對：供應商開具發(fā)票后，采購專員核對發(fā)票信息（名稱、稅號、金額、項目）與采購訂單、驗收單是否一致。付款申請：采購專員將申請單、采購合同、驗收單、發(fā)票等材料提交財務部門，申請付款。結果反饋：財務部門完成付款后，將付款憑證復印件反饋給需求部門和采購部門，更新采購臺賬。關鍵點：驗收不合格需及時聯系供應商退換貨，并記錄在案；發(fā)票需在貨物驗收后15日內提供，避免跨月影響賬務處理。三、采購申請與審批工作單模板采購申請與審批工作單申請單號申請部門申請人聯系方式申請日期采購類型□日?！蹴椖俊蹙o急□固定資產預算科目供應商信息（可選）名稱：選擇原因：□指定□比價最低□合作良好采購明細序號物品/服務名稱規(guī)格型號/服務內容單位數量預估單價（元）預估總價（元）用途說明123合計金額（大寫）合計金額（小寫）附件清單□技術參數表□比價記錄□報價單□合同草案□項目審批文件□其他：_________審批流程部門負責人意見財務審核意見分管領導意見總經理意見采購部門意見簽字：_________簽字：_________簽字：_________簽字：_________簽字：_________日期：_______年_月_日日期：_______年_月_日日期：_______年_月_日日期：_______年_月_日日期：_______年_月_日備注（如特殊要求、緊急說明等）申請人簽字：_________日期：_______年_月_日四、使用采購申請與審批工作單的注意事項預算控制優(yōu)先：所有采購需在部門年度預算內執(zhí)行，超預算采購需提前提交《預算調整申請》，經財務部門及分管領導審批后方可發(fā)起申請。信息準確完整：采購明細中的名稱、規(guī)格型號、數量等需清晰明確，避免“一批”“等”模糊表述；預估總價需接近市場價，虛高或虛低均會影響審批效率。審批時效管理：各部門需在1個工作日內完成審核，緊急采購需注明“特急”，審批人需優(yōu)先處理；超時未審批的申請單，可由采購部門協(xié)調催辦。附件規(guī)范齊全：大額采購（單筆超2萬元）需提供至少3家供應商的比價記錄或詢價函；固定資產采購需附《資產購置審批表》；服務類采購需提供《服務需求說明書》。緊急采購特殊處理：因突發(fā)情況（如生產、客戶緊急需求）需立即采購的，可先通過電話向部門負責人及分管領導口頭申請，采購后在24小時內補填申請單并附情況說明。變更與撤銷管理：審批通過后，若需變更采購數量、規(guī)格或供應商，需重新提交申請單并注明“變更原因”；若需撤銷申請，需及時通知采購部門，避免資源浪費。存檔與追溯：紙質申請單需按“申請單