企業(yè)采購流程規(guī)范模板一、適用范圍與對象本模板適用于各類企業(yè)（含中小型企業(yè)、集團化企業(yè)）的日常采購及項目采購活動，涵蓋辦公設(shè)備、生產(chǎn)原材料、服務(wù)外包、固定資產(chǎn)等物資或服務(wù)的采購場景。無論是常規(guī)性采購（如辦公用品補充）還是專項采購（如新生產(chǎn)線設(shè)備引進），均可參照本流程執(zhí)行，保證采購活動規(guī)范、高效、合規(guī)。二、采購流程全環(huán)節(jié)操作指引（一）需求提出與確認(rèn)需求發(fā)起業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作計劃或?qū)嶋H需求，填寫《采購申請單》（詳見模板一），明確采購物資/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、期望到貨日期、預(yù)算金額等關(guān)鍵信息。若為新增品類或特殊規(guī)格需求，需附《需求說明書》，說明技術(shù)參數(shù)、驗收標(biāo)準(zhǔn)等細(xì)節(jié)。需求審核部門負(fù)責(zé)人對需求的必要性、合理性進行審核，確認(rèn)與部門工作計劃的匹配度。采購部門對需求的可行性（如市場供應(yīng)情況、預(yù)算合規(guī)性）進行復(fù)核，必要時與技術(shù)部門或財務(wù)部門會商。（二）采購計劃與預(yù)算審批計劃匯總采購部門匯總各部門《采購申請單》，按月度/季度編制《采購計劃表》（詳見模板二），明確采購品類、數(shù)量、時間節(jié)點、總預(yù)算等。預(yù)算審批財務(wù)部門對《采購計劃表》的預(yù)算金額進行審核，保證符合企業(yè)年度預(yù)算安排。根據(jù)采購金額分級審批：金額≤5000元：由采購部門負(fù)責(zé)人審批；5000元＜金額≤5萬元：由分管副總審批；金額＞5萬元：由總經(jīng)理辦公會審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商尋源采購部門通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、詢價比價、單一來源采購等方式篩選供應(yīng)商，優(yōu)先選擇合作良好、資質(zhì)齊全、性價比高的供應(yīng)商。新供應(yīng)商需提交《供應(yīng)商資質(zhì)表》（詳見模板三），包括營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、質(zhì)量體系認(rèn)證、過往合作案例等材料，由采購部門聯(lián)合技術(shù)、質(zhì)量部門進行資質(zhì)審核。供應(yīng)商評估對入圍供應(yīng)商進行綜合評估，指標(biāo)包括：價格（占比30%）、質(zhì)量（占比30%）、交期（占比20%）、服務(wù)（占比15%）、信譽（占比5%），形成《供應(yīng)商評估報告》。定期（每季度/半年）對合作供應(yīng)商進行復(fù)評，淘汰評分不達標(biāo)或存在違規(guī)行為的供應(yīng)商。（四）采購訂單與合同簽訂訂單下達確定供應(yīng)商后，采購部門下達《采購訂單》（詳見模板四），明確物資/服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、單價、交貨地點、付款方式、違約責(zé)任等條款，經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。合同簽訂（金額＞1萬元時適用）重大采購需簽訂正式《采購合同》（詳見模板五），合同條款需經(jīng)法務(wù)部門審核，保證符合《民法典》《合同法》等法律法規(guī)要求，明確雙方權(quán)利義務(wù)、驗收標(biāo)準(zhǔn)、爭議解決方式等。（五）采購執(zhí)行與跟單訂單跟蹤采購專員定期跟進訂單執(zhí)行情況，督促供應(yīng)商按時交付，對可能出現(xiàn)的延期風(fēng)險（如供應(yīng)鏈問題、生產(chǎn)異常）提前預(yù)警，協(xié)調(diào)解決方案。變更處理若需變更采購數(shù)量、交貨日期等，由需求部門提交《變更申請單》，經(jīng)原審批流程審批后，與供應(yīng)商簽訂《補充協(xié)議》，保證變更可追溯。（六）驗收與入庫到貨檢驗物資到貨后，由需求部門、采購部門、質(zhì)檢部門共同參與驗收：數(shù)量核對：清點實物數(shù)量是否與訂單一致；質(zhì)量檢驗：對照技術(shù)參數(shù)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進行檢測，出具《驗收報告》（詳見模板六）；服務(wù)驗收：對服務(wù)類采購（如IT運維、保潔服務(wù)），按合同約定標(biāo)準(zhǔn)評估服務(wù)效果。入庫登記驗收合格后，倉庫管理員辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》，更新庫存臺賬；驗收不合格的，由采購部門聯(lián)系供應(yīng)商退換貨或索賠，并記錄《不合格品處理報告》。（七）付款與結(jié)算發(fā)票審核供應(yīng)商提交合規(guī)發(fā)票后，財務(wù)部門核對發(fā)票信息與訂單、合同、入庫單的一致性，確認(rèn)無誤后錄入付款系統(tǒng)。付款審批財務(wù)部門根據(jù)合同約定付款方式（如預(yù)付款、進度款、尾款），編制《付款審批表》（詳見模板七），按審批權(quán)限報批：預(yù)付款：需附合同復(fù)印件及預(yù)付款擔(dān)保文件；尾款：需附《驗收報告》及質(zhì)保金扣款說明（如有）。資金支付審批通過后，由財務(wù)部門通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式付款，保留付款憑證，同步更新供應(yīng)商往來賬款。（八）采購檔案歸檔資料收集采購活動結(jié)束后，采購部門整理全套資料，包括：采購申請單、審批文件、供應(yīng)商資質(zhì)、招標(biāo)/詢價記錄、合同、訂單、驗收報告、發(fā)票、付款憑證等。分類歸檔按采購項目或時間順序整理檔案，電子檔備份至企業(yè)服務(wù)器，紙質(zhì)檔裝訂成冊，標(biāo)注“采購-年份-項目編號”，保存期限不少于5年，以備審計或查詢。三、配套工具表單模板模板一：采購申請單申請單號：申請部門：申請人：聯(lián)系方式：采購品類□辦公設(shè)備□原材料□服務(wù)□其他采購理由物資名稱規(guī)格型號單位數(shù)量期望到貨日期用途說明部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：采購部復(fù)核意見：日期：財務(wù)部審核意見：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批：日期：模板二：采購計劃表（月度）月份：編制人：審批人：序號申請部門采購品類12合計模板三：供應(yīng)商資質(zhì)表供應(yīng)商名稱：聯(lián)系人：聯(lián)系方式：統(tǒng)一社會信用代碼：注冊地址：經(jīng)營范圍：資質(zhì)文件清單：□營業(yè)執(zhí)照□行業(yè)許可證□質(zhì)量體系認(rèn)證□其他（請注明）附件：（粘貼或附資質(zhì)文件復(fù)印件）采購部審核意見：技術(shù)部審核意見：簽字：日期：簽字：模板四：采購訂單訂單號：簽訂日期：供應(yīng)商名稱：收貨地址：聯(lián)系人：聯(lián)系方式：序號物資名稱規(guī)格型號12訂單金額（大寫）：小寫：備注：采購方（蓋章）：供應(yīng)商（蓋章）：經(jīng)辦人：經(jīng)辦人：日期：日期：模板五：采購合同（簡化版）合同編號：甲方（采購方）：公司名稱乙方（供應(yīng)商）：公司名稱簽訂日期：年月日第一條采購內(nèi)容物資名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）交貨日期交貨地點第二條質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)乙方所供物資需符合國家標(biāo)準(zhǔn)及甲方技術(shù)參數(shù)要求，提供質(zhì)量保證書及出廠檢測報告。第三條驗收甲方應(yīng)在物資到貨后5個工作日內(nèi)驗收，驗收合格后簽署《驗收報告》；驗收不合格的，乙方應(yīng)在7日內(nèi)更換或退貨，相關(guān)費用由乙方承擔(dān)。第四條付款方式預(yù)付款：合同簽訂后3個工作日內(nèi)，甲方向乙方支付總金額的30%；尾款：驗收合格后30日內(nèi)，支付剩余70%。第五條違約責(zé)任乙方延期交貨，每逾期1日按總金額的0.5%支付違約金；甲方逾期付款，每逾期1日按應(yīng)付金額的0.5%支付違約金。第六條爭議解決本合同履行過程中發(fā)生的爭議，雙方應(yīng)友好協(xié)商協(xié)商；協(xié)商不成的，提交甲方所在地人民法院訴訟解決。甲方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：日期：乙方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：日期：模板六：驗收報告驗收單號：驗收日期：驗收地點：供應(yīng)商名稱物資名稱規(guī)格型號驗收項目標(biāo)準(zhǔn)要求實際結(jié)果1.數(shù)量核對2.質(zhì)量檢測3.包裝標(biāo)識驗收結(jié)論：□合格□不合格（不合格原因說明：）參驗人員簽字：需求部門：采購部門：日期：日期：日期：模板七：付款審批表付款單位：付款金額（元）：付款方式：付款事由：□預(yù)付款□進度款□尾款（合同編號：）附件清單：□采購合同□發(fā)票□驗收報告□訂單□其他申請人：部門負(fù)責(zé)人：日期：日期：財務(wù)部審核：采購部復(fù)核：分管領(lǐng)導(dǎo)審批：日期：日期：日期：四、執(zhí)行要點與風(fēng)險提示（一）合規(guī)性優(yōu)先采購活動需嚴(yán)格遵守《中華人民共和國采購法》（如適用）、《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》及企業(yè)內(nèi)部《采購管理制度》，禁止化整為零規(guī)避招標(biāo)或采購。大額采購（如金額＞10萬元）原則上需采用公開招標(biāo)方式，確需采用邀請招標(biāo)或單一來源采購的，需經(jīng)總經(jīng)理辦公會集體決策并書面說明理由。（二）風(fēng)險控制供應(yīng)商風(fēng)險：定期核查供應(yīng)商資質(zhì)，避免與失信企業(yè)合作；對關(guān)鍵物資供應(yīng)商，建立備選名單，降低供應(yīng)中斷風(fēng)險。質(zhì)量風(fēng)險：明確驗收標(biāo)準(zhǔn)，必要時引入第三方檢測機構(gòu)參與驗收；保留質(zhì)保金（一般為合同金額的5%-10%），質(zhì)保期滿無質(zhì)量問題后支付。廉潔風(fēng)險：采購人員嚴(yán)禁收受供應(yīng)商回扣、禮品等不正當(dāng)利益，違規(guī)者將追究法律責(zé)任；關(guān)鍵崗位實行定期輪崗制度。（三）流程優(yōu)化企業(yè)可引入ERP系統(tǒng)實現(xiàn)采購流程線上化，提高審批效率、減少人為干預(yù)；定期（每年度）回顧采購流程，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需求優(yōu)