社區(qū)器材采購管理辦法一、總則（一）目的為加強社區(qū)器材采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購器材的質量和適用性，提高資金使用效益，滿足社區(qū)居民的健身、娛樂等需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本社區(qū)內各類器材的采購活動，包括但不限于健身器材、文化活動器材、安全防護器材等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策要求，確保采購過程合法合規(guī)。2.公平公正原則：遵循公平、公正、公開的原則，對待所有供應商，不偏袒、不歧視，保證競爭的公平性。3.質量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質量可靠、性能優(yōu)良的器材，以保障社區(qū)居民的使用安全和效果。4.效益原則：在保證器材質量的前提下，合理控制采購成本，提高資金使用效益。二、采購組織與職責（一）采購決策機構成立社區(qū)器材采購領導小組，由社區(qū)居委會成員、居民代表等組成。負責審議采購計劃、采購預算、采購方式等重大事項，對采購過程進行監(jiān)督和指導。（二）采購執(zhí)行部門社區(qū)居委會指定專人或成立采購小組作為采購執(zhí)行部門，負責具體采購工作的組織實施。其職責包括：1.根據社區(qū)需求和實際情況，編制采購計劃和預算。2.開展市場調研，收集供應商信息，建立供應商庫。3.按照規(guī)定的采購方式和程序，組織采購活動，包括發(fā)布采購公告、邀請供應商、開標評標、簽訂合同等。4.負責采購合同的執(zhí)行和管理，協(xié)調解決采購過程中的問題。5.整理和歸檔采購文件，包括采購計劃、采購申請、報價單、合同等。（三）相關部門職責1.社區(qū)財務部門：負責審核采購預算，監(jiān)督采購資金的使用，確保資金安全。2.社區(qū)審計部門：對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性和采購資金的使用效益。3.社區(qū)使用部門：提出器材需求，參與采購需求的論證和驗收工作，負責器材的日常使用和維護。三、采購計劃與預算管理（一）采購計劃編制1.采購執(zhí)行部門應每年定期收集社區(qū)各使用部門的器材需求信息，結合社區(qū)發(fā)展規(guī)劃和實際情況，編制年度采購計劃。2.采購計劃應明確采購器材的名稱、規(guī)格、數量、用途、采購時間等內容，并進行詳細的市場調研和需求分析，確保采購計劃的合理性和可行性。3.采購計劃需經采購決策機構審議通過后實施。（二）采購預算管理1.根據采購計劃，采購執(zhí)行部門會同財務部門編制采購預算。采購預算應包括器材采購費用、運輸費用、安裝調試費用、售后服務費用等所有相關支出。2.采購預算應嚴格按照社區(qū)財務管理制度進行編制和審核，確保預算的準確性和嚴肅性。3.采購預算經社區(qū)居委會批準后執(zhí)行，在采購過程中應嚴格控制預算，不得超預算采購。如因特殊情況需要調整預算，應按規(guī)定程序報經批準。四、采購方式（一）公開招標1.公開招標是指招標人以招標公告的方式邀請不特定的法人或者其他組織投標。適用于采購金額較大、技術要求復雜、潛在供應商較多的器材采購項目。2.采購執(zhí)行部門應按照相關法律法規(guī)和招標程序，編制招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標、評標、定標等工作。3.招標文件應明確采購器材的技術規(guī)格、數量、質量要求、交貨時間、售后服務等內容，確保投標人能夠準確理解招標要求。（二）邀請招標1.邀請招標是指招標人以投標邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蛘咂渌M織投標。適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的器材采購項目，或者采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目。2.采購執(zhí)行部門應根據項目特點和供應商庫情況，選擇若干家潛在供應商發(fā)出投標邀請書，并向其提供招標文件。3.邀請招標的評標程序和標準與公開招標相同，但參與投標的供應商數量相對較少。（三）競爭性談判1.競爭性談判是指采購人或采購代理機構通過與多家供應商進行談判，最后從中確定成交供應商的采購方式。適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的器材采購項目，或者技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的項目，或者采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的項目，或者不能事先計算出價格總額的項目。2.采購執(zhí)行部門應成立談判小組，與符合資格條件的供應商進行談判。談判小組應制定談判文件，明確談判程序、談判內容、評價標準等。3.在談判過程中，談判小組應與供應商進行充分溝通，對談判文件進行實質性響應的供應商進行談判，并記錄談判過程和結果。談判結束后，談判小組應要求所有參加談判的供應商在規(guī)定時間內進行最后報價，采購人從談判小組提出的成交候選人中根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商，并將結果通知所有參加談判的未成交供應商。（四）單一來源采購1.單一來源采購是指采購人向唯一供應商進行采購的方式。適用于只能從唯一供應商處采購的器材采購項目，或者發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的項目，或者必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。2.采購執(zhí)行部門應提供單一來源采購的理由和相關證明材料，報采購決策機構批準。批準后，采購執(zhí)行部門應與唯一供應商進行協(xié)商，簽訂采購合同。（五）詢價1.詢價是指采購人向有關供應商發(fā)出詢價單讓其報價，在報價基礎上進行比較并確定最優(yōu)供應商的一種采購方式。適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的器材采購項目。2.采購執(zhí)行部門應向不少于三家的供應商發(fā)出詢價通知書，要求其在規(guī)定時間內報價。詢價通知書應明確采購器材的規(guī)格、數量、質量要求、交貨時間等內容。3.采購執(zhí)行部門對供應商的報價進行比較，選擇報價最低且符合要求的供應商作為成交供應商，并簽訂采購合同。五、采購程序（一）采購申請1.社區(qū)各使用部門根據實際需求，填寫采購申請表，詳細說明器材名稱、規(guī)格、數量、用途、采購理由等內容，并提交給采購執(zhí)行部門。2.采購申請表應經部門負責人簽字確認，并加蓋部門公章。（二）采購審批1.采購執(zhí)行部門收到采購申請表后，對其進行初步審核，核實需求的合理性和必要性。2.將審核通過的采購申請表提交給采購決策機構進行審批。采購決策機構根據采購計劃、預算等情況，對采購申請進行審議，做出批準或不批準的決定。（三）采購實施1.確定采購方式：根據采購項目的特點和金額大小，按照本辦法規(guī)定的采購方式，確定具體的采購方式。2.編制采購文件：采購執(zhí)行部門根據采購方式和采購需求，編制相應的采購文件，如招標文件、談判文件、詢價通知書等。采購文件應明確采購要求、評審標準、合同條款等內容。3.發(fā)布采購信息：按照選定的采購方式，發(fā)布采購信息。公開招標和邀請招標應在指定媒體上發(fā)布招標公告；競爭性談判、單一來源采購和詢價應向相關供應商發(fā)出邀請或詢價通知書。4.組織采購活動：采購執(zhí)行部門組織開標、評標、談判、詢價等采購活動，按照規(guī)定的程序和標準進行評審，確定成交供應商。5.簽訂采購合同：采購執(zhí)行部門與成交供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括器材規(guī)格、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等內容。采購合同應報財務部門備案。（四）驗收與付款1.驗收：器材到貨后，采購執(zhí)行部門應組織使用部門、質量檢驗人員等進行驗收。驗收內容包括器材的規(guī)格、數量、質量、性能等是否符合采購合同要求。驗收合格后，填寫驗收報告。2.付款：財務部門根據驗收報告和采購合同，按照規(guī)定的付款方式和時間，辦理付款手續(xù)。付款前，應對采購合同的執(zhí)行情況進行審核，確保采購資金的安全和合理使用。六、供應商管理（一）供應商選擇1.采購執(zhí)行部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商庫。供應商應具備合法經營資格、良好的商業(yè)信譽、較強的生產或供應能力、完善的售后服務體系等條件。2.在選擇供應商時，應進行實地考察、資質審查、業(yè)績評估等，綜合考慮供應商的產品質量、價格、交貨期、售后服務等因素，選擇優(yōu)質供應商。3.對于首次合作的供應商，應要求其提供營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、產品質量認證、生產許可證等相關資質證明文件。（二）供應商評價與考核1.采購執(zhí)行部門應定期對供應商的供貨情況進行評價和考核，評價內容包括產品質量、交貨期、售后服務、價格合理性等方面。2.建立供應商評價檔案，記錄供應商的評價結果。對于評價優(yōu)秀的供應商，在后續(xù)采購中可給予優(yōu)先考慮；對于評價不合格的供應商，應及時進行整改或淘汰。3.供應商考核結果應作為供應商選擇、合作期限延長或終止合作的重要依據。（三）供應商激勵與約束1.對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，可給予一定的激勵措施，如增加采購份額、給予價格優(yōu)惠、頒發(fā)榮譽證書等，以提高供應商的積極性和合作意愿。2.對于違反采購合同約定、產品質量出現(xiàn)問題、售后服務不到位等情況的供應商，應按照合同約定進行處罰，如扣除貨款、要求賠償損失、終止合作等，以約束供應商的行為。七、采購文件管理（一）采購文件的編制采購執(zhí)行部門應按照不同的采購方式，編制規(guī)范、完整的采購文件。采購文件應包括采購公告、招標文件、投標文件、談判文件、詢價通知書、采購合同等。采購文件應明確采購項目的要求、評審標準、合同條款等內容，確保采購活動的順利進行。（二）采購文件的審核與批準采購文件編制完成后，應提交采購執(zhí)行部門負責人進行審核，確保文件內容準確、完整、合規(guī)。審核通過后，報采購決策機構批準。采購決策機構應對采購文件的合法性、合理性、公正性等進行審查，提出修改意見或批準實施。（三）采購文件的保存與歸檔采購活動結束后，采購執(zhí)行部門應及時整理和保存采購文件，包括采購申請、采購計劃、采購預算、采購文件、投標文件、評標報告、采購合同、驗收報告等。采購文件應按照檔案管理的要求進行分類、編號、裝訂，并妥善保管，保存期限應符合相關規(guī)定。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.社區(qū)審計部門應定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購文件的完整性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用效益等。2.采購決策機構應加強對采購過程的監(jiān)督，對采購執(zhí)行部門的工作進行指導和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決