社保權(quán)益記錄管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)社保權(quán)益記錄管理，規(guī)范社保權(quán)益記錄的生成、保存、查詢和使用等行為，保障參保人員的合法權(quán)益，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及社保權(quán)益記錄管理的部門、崗位及相關(guān)工作人員，以及與社保權(quán)益記錄管理相關(guān)的各類業(yè)務(wù)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則社保權(quán)益記錄管理必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保記錄的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。2.安全保密原則采取有效措施保障社保權(quán)益記錄的安全，防止信息泄露、篡改或丟失，對(duì)涉及個(gè)人隱私的信息嚴(yán)格保密。3.便民高效原則優(yōu)化管理流程，提高服務(wù)質(zhì)量，為參保人員提供便捷、高效的社保權(quán)益記錄查詢和相關(guān)服務(wù)。二、社保權(quán)益記錄的內(nèi)容（一）基本信息包括參保人員的姓名、性別、身份證號(hào)碼、出生日期、聯(lián)系方式等。（二）參保信息1.參保類型如企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)、城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)、職工基本醫(yī)療保險(xiǎn)、城鄉(xiāng)居民基本醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)等。2.參保時(shí)間記錄參保人員首次參保時(shí)間以及在不同險(xiǎn)種的連續(xù)參保時(shí)間。（三）繳費(fèi)信息1.繳費(fèi)基數(shù)各年度或月度的社保繳費(fèi)基數(shù)。2.繳費(fèi)金額包括單位繳費(fèi)金額和個(gè)人繳費(fèi)金額。3.繳費(fèi)明細(xì)詳細(xì)記錄每次繳費(fèi)的時(shí)間、金額、繳費(fèi)方式等。（四）待遇信息1.養(yǎng)老金待遇如養(yǎng)老金領(lǐng)取金額、調(diào)整情況等。2.醫(yī)療待遇包括門診報(bào)銷、住院報(bào)銷、大病保險(xiǎn)報(bào)銷等相關(guān)記錄。3.失業(yè)待遇如失業(yè)保險(xiǎn)金領(lǐng)取情況。4.工傷待遇工傷認(rèn)定結(jié)果、工傷醫(yī)療費(fèi)用報(bào)銷、傷殘津貼等。5.生育待遇生育津貼、生育醫(yī)療費(fèi)用報(bào)銷等。（五）其他信息與社保權(quán)益相關(guān)的其他重要信息，如社保關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)記錄、待遇資格認(rèn)證記錄等。三、社保權(quán)益記錄的生成與采集（一）數(shù)據(jù)來源1.社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)定期從社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)獲取參保人員的基礎(chǔ)信息、繳費(fèi)信息以及待遇支付信息等。2.公司/組織內(nèi)部系統(tǒng)通過公司/組織自身的人力資源管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等獲取與社保相關(guān)的數(shù)據(jù)，如工資發(fā)放數(shù)據(jù)用于確定繳費(fèi)基數(shù)等。3.參保人員申報(bào)參保人員按要求提交的個(gè)人信息變更、待遇申領(lǐng)等相關(guān)申報(bào)材料。（二）生成流程1.數(shù)據(jù)整合將從不同來源獲取的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，確保數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性。2.信息校驗(yàn)對(duì)整合后的數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)，檢查數(shù)據(jù)的邏輯關(guān)系、完整性等，對(duì)存在問題的數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行核實(shí)和修正。3.記錄生成根據(jù)校驗(yàn)后的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，生成社保權(quán)益記錄，并按照規(guī)定的格式和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲(chǔ)。（三）采集要求1.及時(shí)采集相關(guān)部門和崗位應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)及時(shí)采集社保權(quán)益記錄所需的數(shù)據(jù)，確保記錄的及時(shí)性。2.準(zhǔn)確采集采集人員要認(rèn)真核對(duì)數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確，避免因人為失誤導(dǎo)致數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。3.完整采集確保采集的數(shù)據(jù)涵蓋社保權(quán)益記錄的所有必要內(nèi)容，不得遺漏重要信息。四、社保權(quán)益記錄的保存（一）保存方式1.電子檔案保存采用安全可靠的電子存儲(chǔ)設(shè)備和系統(tǒng)，對(duì)社保權(quán)益記錄進(jìn)行電子檔案保存。建立備份機(jī)制，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.紙質(zhì)檔案保存（如有需要）對(duì)于一些特殊情況或有紙質(zhì)憑證要求的記錄，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行紙質(zhì)檔案的整理、裝訂和保存。（二）保存期限1.一般記錄社保權(quán)益記錄的電子檔案保存期限不少于[X]年，紙質(zhì)檔案保存期限按照國家檔案管理相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.重要記錄涉及參保人員重大權(quán)益的記錄，如養(yǎng)老金待遇計(jì)算依據(jù)、工傷認(rèn)定關(guān)鍵材料等，保存期限適當(dāng)延長，一般不少于[X]年。（三）保存安全措施1.訪問控制設(shè)置不同的用戶權(quán)限，嚴(yán)格限制對(duì)社保權(quán)益記錄的訪問，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相關(guān)記錄。2.數(shù)據(jù)加密對(duì)存儲(chǔ)的社保權(quán)益記錄數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中被竊取或篡改。3.環(huán)境安全確保存儲(chǔ)設(shè)備和系統(tǒng)所處的物理環(huán)境安全，具備防火、防潮、防盜等措施。五、社保權(quán)益記錄的查詢（一）查詢主體1.參保人員本人參保人員有權(quán)查詢自己的社保權(quán)益記錄，了解個(gè)人社保信息及繳費(fèi)、待遇等情況。2.授權(quán)委托人參保人員因特殊原因不能親自查詢的，可以書面委托他人代為查詢，但需提供授權(quán)委托書及雙方有效身份證件。3.相關(guān)部門和機(jī)構(gòu)根據(jù)法律法規(guī)規(guī)定或工作需要，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、稅務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門和機(jī)構(gòu)可以查詢社保權(quán)益記錄。（二）查詢方式1.線上查詢搭建社保權(quán)益記錄查詢平臺(tái)，參保人員可通過公司/組織內(nèi)部網(wǎng)站、手機(jī)APP等方式，按照系統(tǒng)提示進(jìn)行自助查詢。2.線下查詢參保人員也可前往公司/組織指定的服務(wù)窗口，填寫查詢申請(qǐng)表，由工作人員協(xié)助查詢并提供相關(guān)記錄。（三）查詢內(nèi)容1.參保人員可查詢本人的全部社保權(quán)益記錄內(nèi)容包括基本信息、參保信息、繳費(fèi)信息、待遇信息及其他信息等。2.授權(quán)委托人或相關(guān)部門和機(jī)構(gòu)按照規(guī)定權(quán)限查詢相應(yīng)內(nèi)容授權(quán)委托人在授權(quán)范圍內(nèi)查詢參保人員的社保權(quán)益記錄；相關(guān)部門和機(jī)構(gòu)根據(jù)工作需要，查詢特定范圍內(nèi)的社保權(quán)益記錄信息。（四）查詢記錄與跟蹤1.查詢記錄登記對(duì)每次查詢行為進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查詢主體、查詢時(shí)間、查詢內(nèi)容等信息。2.異常查詢跟蹤對(duì)于異常的查詢行為，如短時(shí)間內(nèi)頻繁查詢、非授權(quán)人員嘗試查詢等，進(jìn)行跟蹤和調(diào)查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理潛在的風(fēng)險(xiǎn)。六、社保權(quán)益記錄的使用（一）內(nèi)部使用1.人力資源管理用于員工入職、離職、崗位調(diào)整等人力資源管理決策，如確定員工社保繳納情況是否符合規(guī)定，作為薪資核算、福利待遇調(diào)整的依據(jù)等。2.財(cái)務(wù)核算為財(cái)務(wù)部門提供社保費(fèi)用核算的數(shù)據(jù)支持，確保社保費(fèi)用的準(zhǔn)確計(jì)提和支付。3.風(fēng)險(xiǎn)管理通過分析社保權(quán)益記錄，識(shí)別潛在的社保風(fēng)險(xiǎn)，如欠費(fèi)風(fēng)險(xiǎn)、待遇支付風(fēng)險(xiǎn)等，及時(shí)采取措施進(jìn)行防范和化解。（二）外部使用1.社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)辦理按照社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的要求，提供準(zhǔn)確的社保權(quán)益記錄數(shù)據(jù)，用于參保人員社保關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)、待遇申領(lǐng)審核等業(yè)務(wù)辦理。2.稅務(wù)部門征管為稅務(wù)部門提供社保繳費(fèi)基數(shù)等相關(guān)數(shù)據(jù)，協(xié)助稅務(wù)部門進(jìn)行社保費(fèi)的征收管理。3.其他合法用途在法律法規(guī)允許的情況下，根據(jù)其他相關(guān)部門或機(jī)構(gòu)的合法需求，提供社保權(quán)益記錄數(shù)據(jù)，但必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，并確保數(shù)據(jù)使用的合法性和安全性。（三）使用規(guī)范1.合法合規(guī)使用社保權(quán)益記錄的使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，不得用于非法目的或泄露給無關(guān)第三方。2.授權(quán)審批涉及社保權(quán)益記錄的外部使用，必須經(jīng)過公司/組織相關(guān)部門的授權(quán)審批，明確使用目的、范圍和期限等。3.數(shù)據(jù)安全保障在社保權(quán)益記錄的使用過程中，要采取必要的數(shù)據(jù)安全措施，防止數(shù)據(jù)被不當(dāng)使用或泄露。七、社保權(quán)益記錄的變更與修正（一）變更情形1.個(gè)人信息變更參保人員姓名、性別、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式等基本信息發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)向公司/組織申報(bào)。2.參保信息變更參保類型、參保單位等參保信息發(fā)生變化，如參保人員從企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)轉(zhuǎn)為城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)，或參保單位發(fā)生變更等。3.繳費(fèi)信息變更繳費(fèi)基數(shù)調(diào)整、繳費(fèi)方式變更等繳費(fèi)信息發(fā)生變動(dòng)。（二）變更申報(bào)1.申報(bào)材料參保人員或相關(guān)部門應(yīng)按照規(guī)定提交變更申報(bào)所需的材料，如身份證、戶口本、單位變更證明等。2.申報(bào)流程參保人員或相關(guān)部門將申報(bào)材料提交至公司/組織指定的受理部門，受理部門進(jìn)行初審，對(duì)材料齊全、符合要求的予以受理，并及時(shí)傳遞給負(fù)責(zé)社保權(quán)益記錄管理的部門進(jìn)行信息變更處理。（三）修正程序1.數(shù)據(jù)核實(shí)當(dāng)發(fā)現(xiàn)社保權(quán)益記錄存在錯(cuò)誤或不準(zhǔn)確信息時(shí)，負(fù)責(zé)管理的部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)核實(shí)，查找錯(cuò)誤原因。2.修正申請(qǐng)根據(jù)核實(shí)結(jié)果，提出修正申請(qǐng)，明確修正的內(nèi)容、依據(jù)和相關(guān)證明材料。3.審批修正修正申請(qǐng)經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由負(fù)責(zé)管理的部門按照規(guī)定的流程進(jìn)行社保權(quán)益記錄的修正操作，并確保修正后的記錄準(zhǔn)確無誤。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)社保權(quán)益記錄管理工作進(jìn)行檢查，包括記錄的生成、保存、查詢、使用等環(huán)節(jié)，查看是否符合規(guī)定流程和要求。2.日常監(jiān)督負(fù)責(zé)社保權(quán)益記錄管理的部門內(nèi)部建立日常監(jiān)督機(jī)制，對(duì)工作人員的操作行為進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正不規(guī)范操作。（二）外部監(jiān)督1.接受社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)監(jiān)督積極配合社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對(duì)社保權(quán)益記錄管理情況的監(jiān)督檢查，按照要求提供相關(guān)資料和數(shù)據(jù)，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)整改。2.接受其他相關(guān)部門監(jiān)督接受稅務(wù)部門、審計(jì)部門等其他相關(guān)部門依法進(jìn)行的監(jiān)督檢查，如實(shí)反映情況，提供必要的協(xié)助。（三）違規(guī)處理1.對(duì)