社會檔案歸檔管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司/組織社會檔案的規(guī)范化管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門在各項社會活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等各種形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織的社會檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實性原則歸檔的檔案必須是真實反映公司/組織社會活動實際情況的原始材料，不得偽造、篡改。3.完整性原則應(yīng)歸檔的文件、資料等要齊全完整，全面反映公司/組織社會活動的全過程。4.系統(tǒng)性原則檔案的整理要遵循其形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，分類科學(xué)，便于查找和利用。5.保密性原則對涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，要嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案管理制度負責(zé)制定和完善公司/組織的社會檔案歸檔管理辦法及相關(guān)制度。2.檔案收集與整理指導(dǎo)和督促各部門做好檔案的收集、整理工作，對歸檔的檔案進行審核、分類、編號、編目等整理工作。3.檔案保管負責(zé)檔案的安全保管，提供適宜的保管環(huán)境，定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案的安全與完整。4.檔案利用服務(wù)為公司/組織內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，根據(jù)規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。5.檔案信息化建設(shè)推進檔案信息化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。6.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。7.業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)對各部門檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理水平。三、歸檔范圍與要求（一）歸檔范圍1.行政管理類檔案包括公司/組織的各類文件、通知、報告、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理文件等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案涵蓋市場調(diào)研資料、銷售合同、采購合同、客戶資料、業(yè)務(wù)報表、財務(wù)檔案等與業(yè)務(wù)經(jīng)營活動相關(guān)的文件。3.項目管理類檔案項目立項文件、項目規(guī)劃書、項目實施方案、項目進度報告、項目驗收文件等項目全過程形成的文件。4.技術(shù)研發(fā)類檔案科研項目申請書、研究報告、技術(shù)圖紙、實驗數(shù)據(jù)、專利文件等技術(shù)研發(fā)過程中的文件。5.企業(yè)文化類檔案公司/組織的文化活動記錄、宣傳資料、榮譽證書、員工文化作品等反映企業(yè)文化建設(shè)的文件。6.其他類檔案如外事活動檔案、法律事務(wù)檔案、審計檔案等其他具有保存價值的檔案。（二）歸檔要求1.文件材料齊全完整各部門應(yīng)確保歸檔的文件材料齊全，能夠全面反映相關(guān)活動的真實情況，文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)等應(yīng)配套齊全。2.文件格式規(guī)范歸檔文件應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)定的格式，如A4紙張大小，字跡清晰，圖表工整，簽字蓋章手續(xù)完備。3.電子文件歸檔要求電子文件應(yīng)采用通用格式，如PDF、DOCX等，并確保其內(nèi)容的真實性、完整性和可讀性。同時，應(yīng)按照規(guī)定進行元數(shù)據(jù)采集和存儲，保證電子文件的長期可利用。4.及時歸檔各部門應(yīng)在相關(guān)活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將應(yīng)歸檔的文件材料整理好移交檔案管理部門。對于重要緊急的文件，應(yīng)隨時歸檔。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.年度分類法按照文件形成的年度進行分類，不同年度的文件分別歸類。2.組織機構(gòu)分類法根據(jù)公司/組織內(nèi)部的部門設(shè)置，按照組織機構(gòu)進行分類，每個部門形成的文件歸為一類。3.保管期限分類法根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，將檔案劃分為永久、長期、短期三種保管期限。（二）整理步驟1.裝訂對歸檔的紙質(zhì)文件進行裝訂，去除金屬物，破損文件應(yīng)進行修復(fù)。2.分類按照分類標(biāo)準(zhǔn)對文件進行分類，將同一類文件集中在一起。3.編號為每一份文件或每一組文件編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等項目，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。5.裝盒將整理好的文件裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明盒號、年度、保管期限、組織機構(gòu)等信息。五、檔案保管（一）保管環(huán)境要求1.庫房選址檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠離火源、水源和污染源。2.庫房設(shè)施庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等設(shè)施設(shè)備，如消防器材、防盜門窗、除濕機、防蟲藥品、溫濕度計等。3.溫濕度控制庫房溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應(yīng)控制在[X]%[X]%之間。（二）檔案存放方式1.上架排列檔案應(yīng)按照編號順序上架排列，便于查找和管理。不同保管期限、不同年度、不同組織機構(gòu)的檔案應(yīng)分開存放。2.電子檔案存儲電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行異地備份，確保數(shù)據(jù)的安全性。存儲設(shè)備應(yīng)定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織發(fā)展有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管對公司/組織在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管對公司/組織在較短時間內(nèi)需要查考利用的檔案，保管期限為[X]年。（四）檔案定期檢查1.檢查周期檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，每年至少進行[X]次全面檢查。2.檢查內(nèi)容檢查檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時采取措施進行處理。六、檔案利用（一）利用方式1.查閱公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由和借閱期限，經(jīng)所在部門負責(zé)人、檔案管理部門負責(zé)人和公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，按時歸還。（二）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）檔案名稱及檔號、查閱（借閱）理由、歸還日期等。（三）利用限制1.保密限制對涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，未經(jīng)授權(quán)不得查閱、借閱和公開。2.特殊檔案利用限制對于某些特殊檔案，如人事檔案、財務(wù)檔案等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定嚴(yán)格控制利用范圍和審批程序。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成，負責(zé)對檔案進行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織的實際情況，對檔案進行鑒定。鑒定時應(yīng)考慮檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素。（三）鑒定程序1.初步審查檔案管理部門對到期檔案進行初步審查，提出擬銷毀檔案的清單。2.小組審議檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案清單進行審議，確定需要銷毀的檔案。3.審批經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行檔案銷毀。（四