石化行業(yè)采購管理辦法一、總則（一）目的為加強石化行業(yè)采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購活動合法合規(guī)、高效有序，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營的順利進行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在石化行業(yè)相關物資、服務的采購活動，包括但不限于原材料采購、設備采購、工程服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：遵循公平競爭的市場規(guī)則，對待所有供應商一視同仁，不偏袒、不歧視，確保采購過程和結(jié)果的公正性。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，降低采購成本，提高采購效益，實現(xiàn)公司利益最大化。4.誠信原則：采購活動各方應誠實守信，履行各自的權利和義務，維護良好的商業(yè)信譽。二、采購管理組織與職責（一）采購管理部門1.部門設置：設立專門的采購管理部門，負責公司采購活動的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施和監(jiān)督管理。2.主要職責制定和完善采購管理制度、流程和標準。編制采購計劃，根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，合理安排采購任務。組織供應商開發(fā)、評估和選擇，建立供應商管理體系。負責采購合同的起草、審核、簽訂、執(zhí)行和跟蹤。協(xié)調(diào)采購過程中的各項工作，處理采購糾紛和問題。對采購活動進行績效評估和分析，持續(xù)改進采購工作。（二）需求部門1.部門職責根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃，提出物資、服務的采購需求。參與采購項目的技術規(guī)格制定、供應商選擇和合同評審等工作。負責采購物資、服務的驗收工作，確保符合公司要求。反饋采購物資、服務的使用情況，協(xié)助采購管理部門進行采購績效評估。（三）財務部門1.部門職責參與采購預算的編制和審核，提供財務支持和建議。負責采購資金的安排和支付管理，確保資金安全和合規(guī)使用。對采購成本進行核算和分析，監(jiān)督采購費用的支出情況。協(xié)助采購管理部門進行采購合同的財務審核，防范財務風險。（四）審計部門1.部門職責對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購行為是否符合法律法規(guī)和公司制度。審查采購合同的合法性、合規(guī)性和完整性。對采購項目的成本效益進行審計評價，提出改進建議。調(diào)查處理采購活動中的違規(guī)違紀行為，維護公司利益。三、采購計劃管理（一）采購計劃編制1.依據(jù)：采購計劃應根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃、銷售預測、庫存狀況等因素編制。2.內(nèi)容：采購計劃應明確采購物資、服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點等詳細信息。3.流程需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，提前向采購管理部門提交采購申請。采購管理部門匯總采購申請，結(jié)合庫存情況進行分析，編制采購計劃草案。采購計劃草案經(jīng)需求部門、財務部門、審計部門等相關部門審核后，報公司領導審批。經(jīng)審批后的采購計劃下達給采購管理部門組織實施。（二）采購計劃調(diào)整1.調(diào)整原因：在采購計劃執(zhí)行過程中，如遇生產(chǎn)經(jīng)營計劃變更、市場供應變化、供應商原因等，需要對采購計劃進行調(diào)整。2.調(diào)整流程需求部門提出采購計劃調(diào)整申請，說明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容。采購管理部門對調(diào)整申請進行審核，分析調(diào)整的必要性和可行性。采購計劃調(diào)整申請經(jīng)相關部門審核后，報公司領導審批。經(jīng)審批后的采購計劃調(diào)整通知采購管理部門執(zhí)行，并及時通知相關部門。四、供應商管理（一）供應商開發(fā)1.渠道：通過市場調(diào)研、行業(yè)推薦、供應商自薦等多種渠道開發(fā)供應商。2.流程采購管理部門制定供應商開發(fā)計劃，明確開發(fā)目標和開發(fā)范圍。對潛在供應商進行初步篩選，收集供應商基本信息、生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等方面的資料。組織對初步篩選合格的供應商進行實地考察，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、環(huán)保措施等方面的情況。對考察合格的供應商進行樣品測試或試用，驗證其產(chǎn)品質(zhì)量是否符合公司要求。根據(jù)考察和測試結(jié)果，確定合格供應商名單，納入公司供應商管理體系。（二）供應商評估1.評估周期：定期對供應商進行評估，評估周期一般為每年一次。2.評估內(nèi)容：包括供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務、環(huán)保措施、誠信記錄等方面。3.評估方法：采用定性與定量相結(jié)合的評估方法，如問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析、業(yè)績考核等。4.評估流程采購管理部門制定供應商評估方案，明確評估指標、評估標準和評估方法。需求部門、使用部門等相關部門根據(jù)日常采購和使用情況，對供應商進行評價，提供評價意見。采購管理部門匯總各部門評價意見，結(jié)合采購數(shù)據(jù)和實地考察情況，對供應商進行綜合評估。根據(jù)評估結(jié)果，對供應商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應商、合格供應商、不合格供應商。（三）供應商選擇1.原則：在合格供應商名單中，根據(jù)采購項目的需求和特點，選擇最合適的供應商。2.流程采購管理部門根據(jù)采購計劃和采購需求，確定供應商選擇范圍。組織相關部門對供應商進行詢價、比價、議價，選擇報價合理、質(zhì)量可靠、信譽良好的供應商。采購管理部門與選定的供應商進行商務談判，協(xié)商采購合同條款，達成一致意見后簽訂采購合同。（四）供應商關系管理1.溝通與協(xié)調(diào)：建立與供應商的定期溝通機制，及時了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量狀況、交貨期等信息，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。2.激勵與約束：對優(yōu)秀供應商給予適當?shù)莫剟?，如增加采購份額、優(yōu)先付款等；對不合格供應商進行警告、限期整改，如整改仍不合格，取消其供應商資格。3.合作與發(fā)展：與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系，共同開展技術研發(fā)、質(zhì)量改進、成本控制等方面的工作，實現(xiàn)互利共贏。五、采購流程管理（一）采購申請1.提出：需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫采購申請單，明確采購物資、服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點等信息。2.審批：采購申請單經(jīng)需求部門負責人審核簽字后，報采購管理部門審批。采購管理部門根據(jù)采購計劃和庫存情況進行審批，對于超出采購計劃或庫存充足的采購申請，應提出意見并反饋給需求部門。（二）采購詢價1.選擇供應商：采購管理部門根據(jù)采購申請，在合格供應商名單中選擇若干家供應商進行詢價。2.發(fā)出詢價函：向選定的供應商發(fā)出詢價函，明確采購物資、服務的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點等信息，要求供應商在規(guī)定時間內(nèi)報價。3.接收報價：供應商按照詢價函要求進行報價，采購管理部門接收供應商的報價文件。（三）采購比價1.對比分析：采購管理部門對各供應商的報價進行對比分析，綜合考慮產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務等因素，選擇最合適的供應商。2.確定中標供應商：采購管理部門根據(jù)比價結(jié)果，確定中標供應商，并將中標結(jié)果通知相關部門。（四）采購合同簽訂1.起草合同：采購管理部門根據(jù)商務談判結(jié)果，起草采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資、服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責任等條款。2.審核合同：采購合同草案經(jīng)需求部門、財務部門、審計部門等相關部門審核后，報公司領導審批。審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性、準確性等方面。3.簽訂合同：經(jīng)審批后的采購合同由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂。簽訂后的采購合同原件由采購管理部門存檔，副本分發(fā)給需求部門、財務部門等相關部門。（五）采購合同執(zhí)行1.跟蹤與協(xié)調(diào)：采購管理部門負責采購合同的執(zhí)行跟蹤，及時了解供應商的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況、運輸情況等，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.交貨驗收：需求部門負責采購物資、服務的交貨驗收工作，按照合同約定的質(zhì)量標準和驗收程序進行驗收。驗收合格后，填寫驗收報告并簽字確認。3.付款結(jié)算：財務部門根據(jù)采購合同和驗收報告，按照公司付款制度辦理付款結(jié)算手續(xù)。付款前，應對采購合同的執(zhí)行情況進行審核，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。六、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：包括市場價格波動、市場供應短缺、市場競爭加劇等風險。2.供應商風險：包括供應商違約、供應商破產(chǎn)、供應商產(chǎn)品質(zhì)量問題等風險。3.合同風險：包括合同條款不明確、合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)糾紛、合同變更頻繁等風險。4.法律風險：包括采購活動違反法律法規(guī)、合同糾紛引發(fā)法律訴訟等風險。（二）風險評估1.可能性評估：評估風險發(fā)生的可能性大小，分為高、中、低三個等級。2.影響程度評估：評估風險發(fā)生后對公司生產(chǎn)經(jīng)營、財務狀況、聲譽等方面的影響程度，分為重大、較大、一般三個等級。3.風險矩陣：根據(jù)風險可能性和影響程度評估結(jié)果，繪制風險矩陣，確定風險等級。（三）風險應對1.風險規(guī)避：對于風險等級較高且無法有效控制的風險，采取風險規(guī)避措施，如放棄采購項目、更換供應商等。2.風險降低：對于風險等級中等的風險，采取風險降低措施，如加強市場調(diào)研、優(yōu)化供應商選擇、完善合同條款等。3.風險轉(zhuǎn)移：對于風險等級較低的風險，采取風險轉(zhuǎn)移措施，如購買保險、要求供應商提供擔保等。4.風險接受：對于風險發(fā)生可能性較小且影響程度較輕的風險，采取風險接受措施，如建立風險預警機制，加強日常監(jiān)控等。七、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本：包括采購價格、采購費用、運輸費用等方面的指標。2.采購質(zhì)量：包括采購物資、服務的質(zhì)量合格率、退貨率等方面的指標。3.交貨期：包括按時交貨率、交貨延遲天數(shù)等方面的指標。4.供應商管理：包括供應商開發(fā)數(shù)量、供應商評估得分、供應商滿意度等方面的指標。5.采購效率：包括采購周期、采購申請?zhí)幚頃r間、合同簽訂時間等方面的指標。（二）評估方法1.定量評估：采用數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析方法，對采購績效指標進行定量計算和評估。2.定性評估：通過問卷調(diào)查、面談、實地考察等方式，對采購績效進行定性評價。3.綜合評估：將定量評估和定性評估結(jié)果相結(jié)合，對采購績效進行綜合評估。（三）評估周期采購績效評估周期一般為每季度一次，年度進行全面總結(jié)和評價。（四）評估結(jié)果應用1.績效反饋：將采購績效評估結(jié)果反饋給采購管理部門和相關部門，使其了解采購工作的成效和不足。2.績效改進：根據(jù)采購績效評估結(jié)果，分析存在的問題和原因，制