疫情財務(wù)報銷管理辦法一、總則（一）目的為加強公司在疫情期間的財務(wù)管理，規(guī)范財務(wù)報銷行為，保障公司各項工作的正常開展，確保公司資金的合理使用和安全，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工在疫情期間涉及的各類費用報銷事項。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)財務(wù)制度，確保報銷業(yè)務(wù)合法合規(guī)。2.真實性原則：報銷憑證必須真實、準確地反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)實際情況，不得弄虛作假。3.合理性原則：費用支出應(yīng)符合公司業(yè)務(wù)實際需要，具有合理的商業(yè)目的，杜絕不合理開支。4.及時性原則：員工應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)辦理報銷手續(xù)，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的及時、準確記錄。二、報銷范圍及標準（一）差旅費1.交通費用飛機票：因工作需要乘坐飛機的，按照公司原有的機票預(yù)訂及報銷規(guī)定執(zhí)行。在疫情期間，如因疫情防控要求導(dǎo)致機票價格波動較大，可根據(jù)實際情況進行適當調(diào)整，但需經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審批?；疖嚻保喊凑照Ｆ眱r及公司規(guī)定的報銷標準執(zhí)行。如遇特殊情況需要購買高鐵一等座及以上車票的，需提前向部門負責人說明原因并獲得批準。市內(nèi)交通：在疫情期間，市內(nèi)交通費用報銷標準不變。但如因疫情防控措施導(dǎo)致交通出行受限，員工選擇其他合規(guī)交通方式產(chǎn)生的額外費用，可提供相關(guān)證明材料后，經(jīng)審核批準后予以報銷。2.住宿費用員工出差期間的住宿標準按照公司原規(guī)定執(zhí)行。在疫情期間，如因疫情防控要求，酒店價格發(fā)生較大變化，可根據(jù)實際情況進行適當調(diào)整，但需在報銷申請中詳細說明價格變動原因及調(diào)整依據(jù)，并經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審批。對于因疫情防控需要，員工入住指定隔離酒店產(chǎn)生的費用，按照當?shù)卣嚓P(guān)政策及公司規(guī)定進行報銷。（二）辦公費1.辦公用品疫情期間，員工因工作需要購買的辦公用品，如口罩、消毒液、洗手液、一次性手套等防疫用品，以及日常辦公所需的文具、紙張等，按照公司原有的辦公用品采購及報銷流程執(zhí)行。對于防疫用品的采購，應(yīng)優(yōu)先選擇符合國家標準、質(zhì)量可靠的產(chǎn)品，并確保采購渠道正規(guī)。報銷時需提供購買發(fā)票及相關(guān)明細清單。2.辦公設(shè)備因疫情防控需要，公司為員工配備的辦公設(shè)備，如電腦、打印機、復(fù)印機等，按照公司固定資產(chǎn)采購及管理規(guī)定執(zhí)行。對于員工因工作需要自行購買的辦公設(shè)備，如移動硬盤、U盤等，符合公司辦公設(shè)備采購標準的，可按照規(guī)定進行報銷。報銷時需提供購買發(fā)票、設(shè)備清單及相關(guān)審批文件。（三）通訊費1.員工的通訊費用報銷標準按照公司原規(guī)定執(zhí)行。在疫情期間，因工作需要增加的通訊費用支出，如因遠程辦公頻繁使用手機或網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生的額外流量費用等，員工可提供相關(guān)通訊運營商的賬單明細作為報銷依據(jù)。2.對于因疫情防控需要，公司統(tǒng)一為員工辦理的通訊套餐升級或增加通訊設(shè)備等費用，經(jīng)公司審批后予以報銷。（四）業(yè)務(wù)招待費1.在疫情期間，原則上減少不必要的業(yè)務(wù)招待活動。如確因工作需要進行業(yè)務(wù)招待的，應(yīng)嚴格控制招待標準，按照公司原業(yè)務(wù)招待費管理規(guī)定執(zhí)行。2.對于因疫情防控需要，通過線上方式進行業(yè)務(wù)溝通、洽談等活動產(chǎn)生的相關(guān)費用，如視頻會議軟件使用費用、線上禮品采購費用等，可根據(jù)實際情況進行報銷，但需提供相關(guān)證明材料及審批文件。（五）其他費用1.培訓(xùn)費用疫情期間，公司組織的線上培訓(xùn)課程費用，按照培訓(xùn)計劃及相關(guān)合同執(zhí)行報銷。員工參加外部機構(gòu)舉辦的線上培訓(xùn)課程，需提前向部門負責人申請，經(jīng)批準后參加，培訓(xùn)費用按照公司規(guī)定的報銷標準進行報銷。對于因疫情防控需要，員工自行購買與工作相關(guān)的線上學習資源產(chǎn)生的費用，經(jīng)審核符合公司培訓(xùn)需求的，可予以報銷。報銷時需提供購買記錄、學習內(nèi)容說明等相關(guān)材料。2.會議費用公司召開的線上會議產(chǎn)生的費用，如視頻會議軟件使用費用、會議資料制作費用等，按照公司會議費管理規(guī)定執(zhí)行報銷。因疫情防控需要，員工參加外部線上會議產(chǎn)生的注冊費用等，經(jīng)部門負責人批準后，可按照公司規(guī)定進行報銷。報銷時需提供會議通知、參會記錄等相關(guān)證明材料。三、報銷流程（一）費用申請1.員工因工作需要發(fā)生費用支出前，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)情況填寫相應(yīng)的費用申請單。費用申請單應(yīng)詳細注明費用項目、金額、用途、預(yù)計發(fā)生時間等信息，并按照公司審批流程提交相關(guān)部門負責人及上級領(lǐng)導(dǎo)審批。2.在疫情期間，對于涉及疫情防控相關(guān)的費用申請，如防疫物資采購、隔離酒店費用等，應(yīng)在申請單中明確標注“疫情防控費用”，并說明費用產(chǎn)生的具體原因及依據(jù)。（二）費用報銷1.員工在費用支出發(fā)生后，應(yīng)及時收集整理相關(guān)報銷憑證。報銷憑證應(yīng)包括發(fā)票、收據(jù)、費用清單、審批文件等，并確保憑證真實、完整、有效。2.員工按照公司規(guī)定的報銷流程，將填寫完整的報銷單及相關(guān)報銷憑證一并提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門對報銷憑證進行初步審核，審核內(nèi)容包括憑證的真實性、合法性、完整性以及報銷金額是否符合公司規(guī)定的標準等。3.在疫情期間，對于涉及疫情防控相關(guān)的報銷憑證，財務(wù)部門應(yīng)重點審核其與疫情防控工作的相關(guān)性及合理性。如發(fā)現(xiàn)報銷憑證存在疑問或不符合規(guī)定的情況，財務(wù)部門有權(quán)要求員工補充相關(guān)證明材料或作出解釋說明。（三）審批環(huán)節(jié)1.財務(wù)部門將初步審核通過的報銷單提交至各級審批人進行審批。審批人應(yīng)根據(jù)公司授權(quán)及審批流程，對報銷事項進行認真審核，并簽署審批意見。2.在疫情期間，對于涉及疫情防控相關(guān)的重大費用支出，如公司統(tǒng)一采購大量防疫物資等，應(yīng)按照公司重大事項決策程序進行審批，確保費用支出的合理性及必要性。3.審批人如發(fā)現(xiàn)報銷事項存在問題或不符合規(guī)定的情況，應(yīng)及時退回報銷單，并注明退回原因。員工應(yīng)根據(jù)審批意見對報銷事項進行調(diào)整或補充相關(guān)材料后，重新提交報銷申請。（四）報銷支付1.經(jīng)各級審批人審批通過的報銷單，財務(wù)部門將按照公司財務(wù)制度及資金安排進行報銷支付。報銷支付方式可根據(jù)公司規(guī)定及員工選擇，包括銀行轉(zhuǎn)賬、支票等。2.在疫情期間，為確保員工及時獲得報銷款項，財務(wù)部門應(yīng)優(yōu)化報銷支付流程，提高支付效率。對于緊急的疫情防控相關(guān)費用報銷，可優(yōu)先安排支付。3.財務(wù)部門在完成報銷支付后，應(yīng)及時登記入賬，并將報銷支付情況反饋給員工。員工如對報銷支付結(jié)果有疑問，可及時與財務(wù)部門溝通查詢。四、特殊情況處理（一）疫情防控期間緊急采購1.在疫情防控期間，如遇緊急情況需要采購防疫物資等物品，且無法按照正常采購流程進行的，員工可先進行采購，但需在采購后及時向部門負責人及財務(wù)部門報備。2.報備內(nèi)容應(yīng)包括采購物品的名稱、數(shù)量、價格、采購渠道等信息。財務(wù)部門在收到報備后，應(yīng)根據(jù)實際情況進行審核，并在后續(xù)報銷時按照本辦法的規(guī)定進行處理。（二）因疫情導(dǎo)致的逾期報銷1.因疫情防控措施導(dǎo)致員工無法在規(guī)定時間內(nèi)辦理報銷手續(xù)的，如員工所在地區(qū)實施交通管制、小區(qū)封閉管理等情況，員工可在疫情防控措施解除后及時向財務(wù)部門說明原因，并提交報銷申請。2.財務(wù)部門對于因疫情導(dǎo)致的逾期報銷申請，應(yīng)進行核實。如情況屬實，在審核報銷憑證無誤后，可按照正常流程進行審批及報銷支付，不得因逾期而拒絕報銷。（三）疫情期間的費用調(diào)整1.在疫情期間，如因國家政策調(diào)整、市場價格波動等原因，導(dǎo)致公司原有的費用報銷標準無法適應(yīng)實際情況的，公司將根據(jù)實際情況對相關(guān)費用報銷標準進行適時調(diào)整。2.費用報銷標準調(diào)整后，財務(wù)部門應(yīng)及時通知員工，并在公司內(nèi)部進行公示。員工在辦理報銷業(yè)務(wù)時，應(yīng)按照調(diào)整后的標準執(zhí)行。五、財務(wù)審核要點（一）憑證真實性審核1.審核發(fā)票的真實性，包括發(fā)票的格式、內(nèi)容、印章等是否符合國家稅務(wù)部門的規(guī)定。可通過國家稅務(wù)總局發(fā)票查驗平臺等方式進行查驗。2.對于收據(jù)等其他報銷憑證，應(yīng)審核其是否由合法的收款單位開具，內(nèi)容是否真實、完整。（二）費用合理性審核1.審核費用支出是否與公司業(yè)務(wù)相關(guān)，是否符合公司的經(jīng)營活動范圍。對于與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的費用支出，不予報銷。2.審核費用金額是否合理，是否超出公司規(guī)定的報銷標準。對于超出標準的費用，應(yīng)要求員工提供合理的說明及審批文件。（三）審批流程完整性審核1.審核報銷單是否按照公司規(guī)定的審批流程進行簽字審批，各級審批人的簽字是否齊全、有效。2.對于涉及重大費用支出或特殊事項的報銷，應(yīng)審核是否有相應(yīng)的專項審批文件。（四）疫情防控相關(guān)性審核1.對于涉及疫情防控相關(guān)的費用報銷，重點審核費用支出是否與疫情防控工作直接相關(guān)，是否有必要發(fā)生。2.審核相關(guān)證明材料是否齊全、有效，如防疫物資采購的清單、隔離酒店的入住證明等。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對疫情期間的財務(wù)報銷情況進行審計檢查，重點檢查報銷業(yè)務(wù)是否符合本辦法的規(guī)定，報銷流程是否規(guī)范，費用支出是否合理等。對于審計檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）財務(wù)部門自查財務(wù)部門應(yīng)定期對報銷業(yè)務(wù)進行自查，加強對報銷憑證的審核把關(guān)，確保報銷業(yè)務(wù)的準確性和合規(guī)性。對于自查中發(fā)現(xiàn)的問題，財務(wù)部門應(yīng)及時進行整改，并建立長效機制，防止類似問題再次發(fā)生。（三）員工監(jiān)督公司鼓