工貿(mào)公司合同付款管理辦法第一章總則第一條目的為加強(qiáng)工貿(mào)公司合同付款管理，規(guī)范付款流程，確保資金安全、合理、高效使用，保障公司業(yè)務(wù)順利開展，特制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及合同款項(xiàng)支付的業(yè)務(wù)活動，包括但不限于原材料采購、設(shè)備購置、產(chǎn)品銷售合同中的退款或返利、服務(wù)外包、工程建設(shè)等各類合同付款事宜。第三條基本原則1.合法性原則：合同付款必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、財(cái)務(wù)制度及公司內(nèi)部規(guī)章，確保每筆付款依據(jù)充分、合法合規(guī)。2.預(yù)算控制原則：付款應(yīng)在公司年度預(yù)算及合同預(yù)算框架內(nèi)執(zhí)行，強(qiáng)化預(yù)算約束，防止超預(yù)算支出。3.合同相符原則：付款申請、審核、支付等環(huán)節(jié)均需以生效合同條款為基準(zhǔn)，嚴(yán)格對應(yīng)合同約定的付款條件、金額、時(shí)間等要素進(jìn)行操作。4.分級授權(quán)原則：依據(jù)合同金額大小及風(fēng)險(xiǎn)程度，實(shí)行分級審批授權(quán)，明確各級管理人員職責(zé)權(quán)限，提高決策效率與風(fēng)險(xiǎn)把控能力。第二章職責(zé)分工第四條合同承辦部門1.負(fù)責(zé)合同的起草、談判、簽訂及執(zhí)行跟蹤，全面掌握合同履行進(jìn)度與細(xì)節(jié)，是付款發(fā)起的第一責(zé)任主體。2.依據(jù)合同約定及實(shí)際業(yè)務(wù)進(jìn)展，準(zhǔn)確、及時(shí)填寫《合同付款申請單》，附上完整有效的合同原件或復(fù)印件（標(biāo)注關(guān)鍵付款條款）、驗(yàn)收報(bào)告（如有驗(yàn)收要求）、發(fā)票、對方履約證明等相關(guān)付款支持文件。3.對付款申請資料真實(shí)性、完整性、合規(guī)性負(fù)責(zé)，向財(cái)務(wù)部門及審批領(lǐng)導(dǎo)詳細(xì)說明付款事由及業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)情況，解答疑問。第五條財(cái)務(wù)部門1.審核付款申請的財(cái)務(wù)合規(guī)性，包括但不限于發(fā)票真?zhèn)尾轵?yàn)、金額計(jì)算準(zhǔn)確性、賬務(wù)處理合規(guī)性、預(yù)算列支科目正確性及資金安排合理性等。2.核對合同關(guān)鍵財(cái)務(wù)條款與付款申請一致性，如付款金額、支付方式、賬期等，確保公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與合同約定相符，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。3.依據(jù)公司資金狀況統(tǒng)籌安排付款計(jì)劃，平衡資金收支，在資金緊張時(shí)與承辦部門溝通協(xié)調(diào)，優(yōu)先保障重點(diǎn)合同、緊急業(yè)務(wù)付款需求，同時(shí)提出合理資金調(diào)配建議。第六條法務(wù)部門（若有）1.審查合同法律效力及付款條款合法性，針對復(fù)雜合同條款變更、潛在法律糾紛涉及付款事項(xiàng)提供專業(yè)法律意見，保障公司權(quán)益免受法律漏洞損害。2.協(xié)助處理因合同付款引發(fā)的法律爭議，審核相關(guān)法律文書，必要時(shí)代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序，維護(hù)公司合法權(quán)益。第七條公司領(lǐng)導(dǎo)1.根據(jù)審批權(quán)限，對重大合同付款或超出部門審批額度付款申請進(jìn)行最終決策，從公司戰(zhàn)略、經(jīng)營全局把控付款風(fēng)險(xiǎn)與合理性，確保資金流向符合公司整體利益與發(fā)展規(guī)劃。2.監(jiān)督各部門合同付款管理執(zhí)行情況，適時(shí)調(diào)整管理策略與審批流程，優(yōu)化公司資金運(yùn)營效率與風(fēng)險(xiǎn)防控體系。第三章付款申請與審批流程第八條付款申請1.合同承辦人在合同約定付款節(jié)點(diǎn)前[X]個(gè)工作日，啟動付款申請流程，填寫《合同付款申請單》，詳細(xì)注明合同編號、名稱、供應(yīng)商（或客戶）信息、付款金額、付款事由（如到貨驗(yàn)收合格、服務(wù)期屆滿、項(xiàng)目進(jìn)度達(dá)某階段等）、付款方式、收款銀行賬號等關(guān)鍵內(nèi)容。2.按要求將與付款相關(guān)的全套資料整理齊全，依序裝訂附后，如多份合同對應(yīng)一筆付款，需分別列示合同明細(xì)及對應(yīng)付款分配情況，確保資料完整、邏輯清晰，便于審核查閱。第九條部門審核1.承辦部門負(fù)責(zé)人對付款申請進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核業(yè)務(wù)執(zhí)行情況與付款申請一致性，確認(rèn)合同履行進(jìn)度達(dá)標(biāo)、質(zhì)量驗(yàn)收合格（適用時(shí)）、申請付款符合合同約定且業(yè)務(wù)需求真實(shí)合理，簽署審核意見并交部門內(nèi)財(cái)務(wù)專員（或指定熟悉財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)人員）復(fù)核成本費(fèi)用列支情況。2.部門財(cái)務(wù)專員核查付款涉及成本核算準(zhǔn)確性、費(fèi)用歸屬合理性及預(yù)算余額充足度，確認(rèn)無誤后簽字確認(rèn)，隨申請單流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)。第十條財(cái)務(wù)審核1.財(cái)務(wù)部門會計(jì)人員接收申請單及資料后，嚴(yán)格對照財(cái)務(wù)制度及合同條款逐項(xiàng)審核，如發(fā)現(xiàn)發(fā)票瑕疵（如抬頭錯(cuò)誤、稅率不符、信息模糊等）、金額計(jì)算偏差、未按預(yù)算科目列支或資金不足等問題，及時(shí)標(biāo)注并退回承辦部門限期整改。2.財(cái)務(wù)主管或經(jīng)理進(jìn)行二次審核，把關(guān)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，重點(diǎn)審查資金流動對公司財(cái)務(wù)狀況影響、整體預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度協(xié)調(diào)，以及潛在稅務(wù)、匯率（涉及外幣支付）等衍生財(cái)務(wù)問題，審核通過后提交法務(wù)部門（如有必要）或直呈公司領(lǐng)導(dǎo)審批。第十一條法務(wù)審核（視情況）對于重大合同、涉及復(fù)雜法律關(guān)系或潛在法律風(fēng)險(xiǎn)付款事項(xiàng)，法務(wù)部門接到財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)來申請后，研判合同變更、違約條款觸發(fā)、知識產(chǎn)權(quán)權(quán)屬不清等可能影響付款安全法律因素，出具明確法律審核意見，無異議則反饋財(cái)務(wù)繼續(xù)流轉(zhuǎn)，存在法律隱患付款申請退回修正或依規(guī)暫停處理。第十二條領(lǐng)導(dǎo)審批1.根據(jù)公司既定審批權(quán)限表，合同付款申請按金額分層級呈送對應(yīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。部門經(jīng)理級審批權(quán)限通常設(shè)定為小額日常合同款項(xiàng)，金額超出則依次上報(bào)分管副總、總經(jīng)理乃至董事會（重大戰(zhàn)略投資合同等）審批。2.領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí)綜合考量公司資金狀況、業(yè)務(wù)戰(zhàn)略重點(diǎn)、合同整體效益及風(fēng)險(xiǎn)等因素，簽署同意、否決或緩付意見，審批通過申請單轉(zhuǎn)回財(cái)務(wù)部門安排支付；否決申請需明確原因反饋承辦部門存檔；緩付情形下財(cái)務(wù)與承辦部門需密切跟蹤后續(xù)事宜，待條件成熟重新申請。第四章支付管理第十三條支付安排1.財(cái)務(wù)部門依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批通過的付款申請，在規(guī)定付款期限內(nèi)安排資金支付，優(yōu)先選用安全、便捷、低成本支付方式，如銀行轉(zhuǎn)賬、電匯等電子支付手段，確保資金及時(shí)到賬，并準(zhǔn)確記錄支付信息于財(cái)務(wù)系統(tǒng)，生成付款憑證。2.對于外幣支付業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)人員提前關(guān)注匯率波動，合理選擇結(jié)售匯時(shí)機(jī)，規(guī)避匯率風(fēng)險(xiǎn)，按國家外匯管理政策及銀行要求辦理購匯、付匯手續(xù)，確保支付順暢且成本可控。第十四條支付跟蹤與反饋1.財(cái)務(wù)部門完成支付后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將支付結(jié)果反饋給合同承辦部門，承辦人跟進(jìn)款項(xiàng)到賬情況，若遇異常（如退款、延遲到賬等）及時(shí)告知財(cái)務(wù)協(xié)同解決，確保合同資金流閉環(huán)管理，維護(hù)公司信用及業(yè)務(wù)關(guān)系正常運(yùn)轉(zhuǎn)。2.定期（月度或季度）財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)分析合同付款數(shù)據(jù)，形成報(bào)表匯報(bào)公司管理層，內(nèi)容涵蓋付款金額分布、業(yè)務(wù)類型占比、預(yù)算執(zhí)行偏差、逾期未付情況等，為經(jīng)營決策、資金規(guī)劃、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警提供數(shù)據(jù)支撐，助力公司精準(zhǔn)管控財(cái)務(wù)資源。第五章特殊情況處理第十五條合同變更付款合同執(zhí)行中發(fā)生變更導(dǎo)致付款條款調(diào)整，承辦部門需提前[X]個(gè)工作日發(fā)起《合同變更申請》，詳述變更原因、內(nèi)容及對付款影響，依原合同審批流程重新報(bào)審，獲批準(zhǔn)后方可按新條款申請付款，財(cái)務(wù)依變更協(xié)議調(diào)整賬務(wù)與支付安排。第十六條預(yù)付款管理1.因業(yè)務(wù)特殊需求確需支付預(yù)付款項(xiàng)，承辦部門在合同簽訂時(shí)明確預(yù)付款比例、支付條件、退款保障等條款，申請預(yù)付款時(shí)額外提交詳細(xì)預(yù)付款使用計(jì)劃，經(jīng)審批同意后支付，后續(xù)跟蹤業(yè)務(wù)進(jìn)展確保預(yù)付款專款專用，按時(shí)沖抵結(jié)算。2.預(yù)付款到賬后合同因故終止或變更無需繼續(xù)支付，承辦部門全力追回預(yù)付款項(xiàng)，財(cái)務(wù)協(xié)同配合，及時(shí)調(diào)整賬務(wù)處理，挽回公司資金損失，防范資金沉淀風(fēng)險(xiǎn)。第十七條逾期付款處理1.臨近合同付款期限，承辦部門提前預(yù)警財(cái)務(wù)資金準(zhǔn)備；逾期未付時(shí)，承辦人查明原因（如對方履約瑕疵、內(nèi)部審批延誤、資金短缺等），書面報(bào)告部門領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)，提出解決方案，涉及違約糾紛報(bào)法務(wù)介入。2.因公司原因逾期付款，財(cái)務(wù)核算違約成本，必要時(shí)申請調(diào)整預(yù)算支付違約金，承辦部門積極與對方協(xié)商爭取諒解，維護(hù)合作關(guān)系；對方原因致逾期收款，承辦部門依合同催款，財(cái)務(wù)協(xié)助采取財(cái)務(wù)限制（如暫停后續(xù)付款、賬務(wù)調(diào)整）等措施，降低公司損失風(fēng)險(xiǎn)。第六章監(jiān)督與問責(zé)第十八條內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司定期組織內(nèi)部審計(jì)，審查合同付款全流程合規(guī)性，重點(diǎn)檢查審批手續(xù)完整性、資料真實(shí)性、資金流向準(zhǔn)確性及有無違規(guī)操作、利益輸送等問題，審計(jì)結(jié)果通報(bào)全公司，問題整改落實(shí)責(zé)任到部門與個(gè)人，跟蹤整改進(jìn)度確保閉環(huán)。第十九條違規(guī)問責(zé)機(jī)制對在合同付款管理中違反本辦法，存在弄虛作假、越權(quán)審批、失職瀆職致使公司遭受經(jīng)濟(jì)損失或聲譽(yù)損害行為，視情節(jié)輕重給予責(zé)任人警告、罰款、降職、解除勞動合同等處分；涉嫌違法犯罪移送司法機(jī)關(guān)追究法律責(zé)任，同時(shí)追償公司損失，營造風(fēng)清氣