電子檔案共享管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司電子檔案的共享管理，提高檔案利用效率，保障檔案信息安全，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)在電子檔案共享管理過(guò)程中的操作與管理。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保電子檔案共享管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施保障電子檔案信息安全，防止信息泄露、篡改和丟失。3.高效利用原則：優(yōu)化電子檔案共享流程，提高檔案利用效率，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展對(duì)檔案信息的需求。4.統(tǒng)一管理原則：對(duì)電子檔案共享進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理。二、電子檔案共享管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善電子檔案共享管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.負(fù)責(zé)電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、保管和維護(hù)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.負(fù)責(zé)建立電子檔案共享平臺(tái)，提供檔案共享服務(wù)，并對(duì)共享平臺(tái)進(jìn)行日常管理和維護(hù)。4.負(fù)責(zé)對(duì)電子檔案共享申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)審核結(jié)果決定是否批準(zhǔn)共享申請(qǐng)。5.負(fù)責(zé)對(duì)電子檔案共享過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督和管理，確保共享活動(dòng)符合規(guī)定要求。6.負(fù)責(zé)對(duì)電子檔案共享相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司決策提供支持。（二）使用部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)提出電子檔案共享申請(qǐng)，明確共享目的、共享范圍和共享期限等。2.負(fù)責(zé)對(duì)共享電子檔案進(jìn)行合理使用，不得擅自擴(kuò)大共享范圍或延長(zhǎng)共享期限。3.負(fù)責(zé)對(duì)共享電子檔案的安全保密工作，采取必要的安全措施，防止信息泄露。4.負(fù)責(zé)及時(shí)歸還共享電子檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。（三）信息技術(shù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)為電子檔案共享管理提供技術(shù)支持，保障共享平臺(tái)的穩(wěn)定運(yùn)行和信息安全。2.負(fù)責(zé)對(duì)電子檔案共享平臺(tái)的技術(shù)架構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化和升級(jí)，提高平臺(tái)的性能和可靠性。3.負(fù)責(zé)制定和實(shí)施電子檔案共享平臺(tái)的安全策略和應(yīng)急預(yù)案，確保平臺(tái)安全。三、電子檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的電子文件，包括但不限于合同協(xié)議、文件通知、報(bào)告報(bào)表、會(huì)議紀(jì)要、技術(shù)資料等。2.從外部接收的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的電子文件，如供應(yīng)商提供的產(chǎn)品資料、合作伙伴的合作協(xié)議等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電子文件的收集工作，確保文件的及時(shí)、完整收集。2.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，便于識(shí)別和管理。3.收集的電子文件應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性和可讀性，如有必要，應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換或數(shù)據(jù)遷移。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。3.對(duì)電子文件進(jìn)行編號(hào)和標(biāo)識(shí)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。四、電子檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.采用集中存儲(chǔ)和分布式存儲(chǔ)相結(jié)合的方式，建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)。2.集中存儲(chǔ)主要用于存儲(chǔ)公司核心的、重要的電子檔案，分布式存儲(chǔ)用于存儲(chǔ)各部門日常產(chǎn)生的電子檔案。3.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防磁等安全防護(hù)措施。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。3.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置。（三）保管期限1.根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，確定電子檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的電子檔案主要包括公司重要的歷史文件、核心業(yè)務(wù)檔案等；長(zhǎng)期保管的電子檔案保管期限一般為30年；短期保管的電子檔案保管期限一般為10年。3.定期對(duì)超過(guò)保管期限的電子檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案信息的時(shí)效性和安全性。五、電子檔案共享平臺(tái)建設(shè)（一）平臺(tái)功能1.用戶管理功能：實(shí)現(xiàn)對(duì)平臺(tái)用戶的注冊(cè)、登錄、權(quán)限管理等。2.檔案管理功能：包括檔案上傳、下載、查詢、借閱、歸還等操作。3.流程審批功能：對(duì)電子檔案共享申請(qǐng)進(jìn)行在線審批，記錄審批過(guò)程和結(jié)果。4.安全審計(jì)功能：對(duì)平臺(tái)操作行為進(jìn)行審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。5.數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能：對(duì)電子檔案共享相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，生成報(bào)表。（二）平臺(tái)架構(gòu)1.采用B/S架構(gòu)，方便用戶通過(guò)瀏覽器訪問(wèn)平臺(tái)。2.平臺(tái)分為前臺(tái)應(yīng)用層、業(yè)務(wù)邏輯層和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)層，各層之間相互獨(dú)立又相互協(xié)作。3.前臺(tái)應(yīng)用層提供用戶界面，實(shí)現(xiàn)與用戶的交互；業(yè)務(wù)邏輯層負(fù)責(zé)處理業(yè)務(wù)邏輯，如審批流程、權(quán)限控制等；數(shù)據(jù)存儲(chǔ)層負(fù)責(zé)存儲(chǔ)電子檔案數(shù)據(jù)和相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。（三）平臺(tái)安全1.采用身份認(rèn)證、訪問(wèn)控制、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，保障平臺(tái)的信息安全。2.對(duì)平臺(tái)用戶進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限管理，根據(jù)用戶角色和職責(zé)分配不同的操作權(quán)限。3.定期對(duì)平臺(tái)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)安全隱患。六、電子檔案共享流程（一）共享申請(qǐng)1.使用部門如需共享電子檔案，應(yīng)填寫《電子檔案共享申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明共享目的、共享范圍、共享期限等信息。2.將申請(qǐng)表提交至檔案管理部門，申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（二）審核批準(zhǔn)1.檔案管理部門收到共享申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括共享目的的合理性、共享范圍的合規(guī)性、共享期限的適當(dāng)性等。3.審核通過(guò)后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；審批通過(guò)后，檔案管理部門通知使用部門共享申請(qǐng)已批準(zhǔn)。（三）檔案提供1.檔案管理部門根據(jù)共享申請(qǐng)，在電子檔案共享平臺(tái)上為使用部門提供相應(yīng)的電子檔案。2.使用部門可通過(guò)平臺(tái)下載或在線查看共享的電子檔案。（四）共享期限管理1.共享期限屆滿前，使用部門如需繼續(xù)共享，應(yīng)重新提交共享申請(qǐng)。2.檔案管理部門對(duì)續(xù)期申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后延長(zhǎng)共享期限。3.共享期限屆滿后，使用部門應(yīng)及時(shí)歸還共享電子檔案，檔案管理部門對(duì)歸還情況進(jìn)行檢查。（五）歸還與注銷1.使用部門在共享期限屆滿或提前結(jié)束共享后，應(yīng)及時(shí)將共享電子檔案歸還至電子檔案共享平臺(tái)。2.檔案管理部門對(duì)歸還的電子檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后進(jìn)行注銷操作。七、電子檔案共享安全管理（一）安全制度1.建立健全電子檔案共享安全管理制度，明確安全責(zé)任和安全措施。2.制定安全操作規(guī)程，規(guī)范平臺(tái)操作行為，防止因操作不當(dāng)導(dǎo)致信息安全事故。（二）人員安全管理1.對(duì)涉及電子檔案共享管理的人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和操作技能。2.簽訂保密協(xié)議，明確人員在電子檔案共享過(guò)程中的保密義務(wù)。3.對(duì)人員的訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理，定期進(jìn)行權(quán)限審查和調(diào)整。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，確保數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中的安全性。2.建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保數(shù)據(jù)可恢復(fù)。3.對(duì)數(shù)據(jù)訪問(wèn)進(jìn)行審計(jì)，記錄和分析數(shù)據(jù)訪問(wèn)行為，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常情況。（四）網(wǎng)絡(luò)安全管理1.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定運(yùn)行。3.對(duì)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行分段管理，嚴(yán)格控制網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)權(quán)限。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立電子檔案共享管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)共享管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)電子檔案共享平臺(tái)的運(yùn)行情況、共享流程執(zhí)行情況等進(jìn)行日常監(jiān)督。3.公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)電子檔案共享管理進(jìn)行定期審計(jì)，檢查其合規(guī)性和有效性。（二）檢查內(nèi)容1.電子檔案共享管理制度的執(zhí)行情況。2.電子檔案共享平臺(tái)的運(yùn)行情況，包括系統(tǒng)性能、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性等。3.電子檔案共享流程的執(zhí)行情況，如申請(qǐng)審批、檔案提供與歸還等。4.電子檔案共享安全管理情況，包括人員安全、數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡(luò)安全等。（三）問(wèn)題整