電子檔案軟件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電子檔案管理，規(guī)范電子檔案軟件的使用，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有使用電子檔案軟件進(jìn)行檔案管理的部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：電子檔案軟件的使用必須符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.真實(shí)性原則：確保電子檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，與原始紙質(zhì)檔案一致。3.完整性原則：保證電子檔案的所有組成部分齊全、完整。4.安全性原則：采取有效措施保障電子檔案的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。5.規(guī)范性原則：規(guī)范電子檔案的生成、存儲(chǔ)、檢索、利用等流程。（四）定義1.電子檔案：指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的以電子形式存在的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的歷史記錄。2.電子檔案軟件：用于創(chuàng)建、存儲(chǔ)、管理、檢索和利用電子檔案的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。二、電子檔案軟件的選型與采購（一）選型標(biāo)準(zhǔn)1.功能需求匹配：軟件應(yīng)具備檔案的收集、整理、分類、編目、存儲(chǔ)、檢索、借閱、歸還、銷毀等基本功能，滿足公司檔案管理業(yè)務(wù)流程的需要。2.安全性：具備完善的安全機(jī)制，如用戶認(rèn)證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密、備份恢復(fù)等功能，確保電子檔案的安全。3.穩(wěn)定性：軟件運(yùn)行穩(wěn)定可靠，能夠長時(shí)間連續(xù)運(yùn)行，減少故障發(fā)生的概率。4.兼容性：與公司現(xiàn)有的辦公軟件、操作系統(tǒng)、硬件設(shè)備等具有良好的兼容性。5.可擴(kuò)展性：軟件應(yīng)具備一定的可擴(kuò)展性，能夠適應(yīng)公司未來業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理需求的變化。6.技術(shù)支持與服務(wù)：供應(yīng)商應(yīng)提供良好的技術(shù)支持與服務(wù)，包括軟件升級、故障排除、培訓(xùn)等。（二）采購流程1.需求調(diào)研：由檔案管理部門牽頭，會(huì)同相關(guān)部門對電子檔案管理的業(yè)務(wù)需求進(jìn)行詳細(xì)調(diào)研，形成需求文檔。2.選型評估：根據(jù)需求文檔，對市場上的電子檔案軟件進(jìn)行選型評估，篩選出幾家符合要求的軟件供應(yīng)商。3.軟件演示與測試：邀請軟件供應(yīng)商進(jìn)行軟件演示，并組織相關(guān)人員進(jìn)行測試，評估軟件的功能、性能、安全性等方面是否滿足需求。4.商務(wù)談判：與選定的軟件供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，確定軟件價(jià)格、服務(wù)條款、實(shí)施計(jì)劃等內(nèi)容。5.合同簽訂：簽訂電子檔案軟件采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。6.采購驗(yàn)收：軟件到貨后，由檔案管理部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，確保軟件符合合同要求。三、電子檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司內(nèi)部形成的各類文件、資料、報(bào)表、合同、協(xié)議等。2.公司外部接收的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料、信函等。3.公司員工個(gè)人提交的與工作相關(guān)的電子文檔。（二）收集方式1.自動(dòng)收集：對于一些系統(tǒng)生成的電子文件，可通過接口或數(shù)據(jù)導(dǎo)入的方式自動(dòng)收集到電子檔案軟件中。2.手動(dòng)收集：對于其他來源的電子文件，由相關(guān)部門或人員將其提交至檔案管理部門，檔案管理人員進(jìn)行手動(dòng)收集。（三）整理要求1.分類：按照公司檔案分類方案對電子檔案進(jìn)行分類，確保檔案分類準(zhǔn)確、合理。2.編號(hào)：為每份電子檔案賦予唯一的編號(hào)，便于管理和檢索。3.著錄：對電子檔案的題名、日期、來源、保管期限等信息進(jìn)行著錄，確保檔案信息完整。4.格式轉(zhuǎn)換：對不符合要求的電子文件格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，確保所有電子檔案能夠在電子檔案軟件中正常顯示和利用。四、電子檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.服務(wù)器存儲(chǔ)：在公司內(nèi)部服務(wù)器上建立電子檔案存儲(chǔ)庫，對電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)。2.存儲(chǔ)介質(zhì)：根據(jù)電子檔案的重要性和存儲(chǔ)期限，選擇合適的存儲(chǔ)介質(zhì)，如硬盤、磁帶、光盤等。3.備份策略：制定完善的備份策略，定期對電子檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。備份方式可采用全量備份、增量備份等，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置。（二）保管期限1.按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定確定電子檔案的保管期限。2.保管期限分為永久、長期、短期等，不同保管期限的電子檔案應(yīng)分別存儲(chǔ)和管理。（三）存儲(chǔ)環(huán)境1.服務(wù)器機(jī)房應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和通風(fēng)條件，確保服務(wù)器正常運(yùn)行。2.存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)存放在安全、干燥、防潮、防蟲的環(huán)境中。（四）存儲(chǔ)安全1.設(shè)置用戶權(quán)限：根據(jù)用戶的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置不同的訪問級別，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作電子檔案。2.數(shù)據(jù)加密：對重要的電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)泄露。3.安全審計(jì)：建立安全審計(jì)機(jī)制，對電子檔案的訪問、操作等行為進(jìn)行審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全問題。五、電子檔案的檢索與利用（一）檢索功能1.提供多種檢索方式：如按題名、日期、編號(hào)、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需電子檔案。2.檢索結(jié)果顯示：檢索結(jié)果應(yīng)顯示電子檔案的基本信息，如題名、日期、來源、保管期限等，并提供在線預(yù)覽或下載功能。（二）利用權(quán)限1.根據(jù)用戶的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置不同的電子檔案利用權(quán)限。2.對于涉及公司機(jī)密的電子檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制訪問和利用范圍。（三）利用流程1.用戶申請：用戶如需利用電子檔案，應(yīng)向檔案管理部門提交申請，說明利用目的、內(nèi)容等。2.審批：檔案管理部門對用戶申請進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后為用戶提供相應(yīng)的電子檔案。3.利用登記：對電子檔案的利用情況進(jìn)行登記，包括利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容等。4.歸還：用戶利用完畢后，應(yīng)及時(shí)將電子檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。六、電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定：定期對電子檔案進(jìn)行鑒定，確定其是否仍具有保存價(jià)值。2.價(jià)值評估：綜合考慮電子檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，對其價(jià)值進(jìn)行評估。（二）鑒定流程1.成立鑒定小組：由檔案管理部門牽頭，會(huì)同相關(guān)部門成立鑒定小組，負(fù)責(zé)電子檔案的鑒定工作。2.初步鑒定：鑒定小組對電子檔案進(jìn)行初步審查，確定其是否符合銷毀條件。3.詳細(xì)鑒定：對初步鑒定為可銷毀的電子檔案進(jìn)行詳細(xì)鑒定，進(jìn)一步確認(rèn)其價(jià)值。4.鑒定結(jié)論：根據(jù)鑒定結(jié)果，形成鑒定結(jié)論，明確哪些電子檔案需要銷毀，哪些需要繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.制定銷毀計(jì)劃：根據(jù)鑒定結(jié)論，制定電子檔案銷毀計(jì)劃，明確銷毀的時(shí)間、方式、責(zé)任人等。2.審批：銷毀計(jì)劃報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。3.銷毀實(shí)施：按照銷毀計(jì)劃，采用合適的方式對電子檔案進(jìn)行銷毀，確保數(shù)據(jù)徹底刪除。4.銷毀記錄：對電子檔案的銷毀過程進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、責(zé)任人等，并存檔備查。七、電子檔案軟件的維護(hù)與管理（一）系統(tǒng)維護(hù)1.定期檢查：定期對電子檔案軟件系統(tǒng)進(jìn)行檢查，確保系統(tǒng)運(yùn)行正常。2.故障排除：及時(shí)處理系統(tǒng)出現(xiàn)的故障，確保電子檔案管理工作不受影響。3.軟件升級：根據(jù)軟件供應(yīng)商提供的升級信息，及時(shí)對電子檔案軟件進(jìn)行升級，以保證軟件功能的完善和系統(tǒng)的安全性。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)1.數(shù)據(jù)備份：按照備份策略定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。2.數(shù)據(jù)清理：定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行清理，刪除已過期或無用的數(shù)據(jù)，釋放存儲(chǔ)空間。3.數(shù)據(jù)修復(fù)：對損壞或丟失的數(shù)據(jù)進(jìn)行修復(fù)，確保電子檔案數(shù)據(jù)的完整性。（三）用戶管理1.用戶注冊與注銷：為新用戶注冊電子檔案軟件賬號(hào)，對離職或不再需要使用系統(tǒng)的用戶進(jìn)行賬號(hào)注銷。2.權(quán)限管理：根據(jù)用戶的工作職責(zé)和權(quán)限，及時(shí)調(diào)整用戶的訪問權(quán)限。3.培訓(xùn)與指導(dǎo)：為用戶提供電子檔案軟件的使用培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高用戶的操作技能和管理水平。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制：檔案管理部門定期對電子檔案軟件的使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.接受外部監(jiān)督：接受上級主管部門、審計(jì)部門等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)工作。（二）檢查內(nèi)容1.電子檔案軟件的使用是否符合本辦法的規(guī)定。2.電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等環(huán)節(jié)是否規(guī)范。3.電子檔案的安全管理措施是否落實(shí)到位。4.電子檔案軟件的維護(hù)與管理工作是否正常開展。（三）問題處理1.