電子平臺采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司在電子平臺的采購行為，提高采購效率，降低采購成本，確保采購質(zhì)量，加強采購過程的監(jiān)督與管理，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在各類電子采購平臺進行的物資采購、服務(wù)采購等相關(guān)活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：在采購過程中，遵循公平、公正的原則，對待所有供應(yīng)商，不偏袒、不歧視，保證競爭環(huán)境公平透明。3.效益原則：通過優(yōu)化采購流程，提高采購效率，降低采購成本，實現(xiàn)公司經(jīng)濟效益最大化。4.誠信原則：采購雙方應(yīng)誠實守信，履行合同約定，維護良好的商業(yè)信譽。二、采購職責分工（一）采購部門職責1.負責制定采購計劃，明確采購需求，包括物資規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等。2.選擇合適的電子采購平臺，注冊成為平臺用戶，并維護公司在平臺上的采購信息。3.在電子平臺上發(fā)布采購公告，邀請供應(yīng)商參與投標或報價，組織采購談判，確定供應(yīng)商及采購價格。4.簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求，并跟蹤合同執(zhí)行情況，及時處理合同變更、違約等問題。5.建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進行評估和管理，定期更新供應(yīng)商信息，維護良好的供應(yīng)商關(guān)系。（二）需求部門職責1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提出準確、詳細的采購需求，包括技術(shù)規(guī)格、性能要求、服務(wù)標準等，并對需求的合理性和必要性負責。2.協(xié)助采購部門進行供應(yīng)商選擇和采購談判，提供專業(yè)技術(shù)支持和意見，參與采購合同的評審。3.負責對采購物資或服務(wù)進行驗收，確保其符合公司需求和合同約定，并及時反饋驗收結(jié)果。（三）財務(wù)部門職責1.審核采購預算，確保采購資金的合理安排和有效使用。2.參與采購合同的評審，對合同付款條款進行審核，確保付款方式和時間符合公司財務(wù)規(guī)定。3.根據(jù)采購合同和驗收報告，辦理采購款項的支付手續(xù)，對采購資金的支付進行監(jiān)督和管理。（四）審計部門職責1.對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)，采購行為是否符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。2.審查采購合同的合法性、完整性和有效性，對采購項目的成本效益進行評估。3.對采購過程中的違規(guī)行為進行調(diào)查和處理，提出改進建議和措施，促進公司采購管理水平的提高。三、采購流程（一）采購計劃制定1.需求部門根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃、業(yè)務(wù)發(fā)展需求及庫存情況，提前向采購部門提交采購申請。采購申請應(yīng)詳細說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計采購時間、用途等信息。2.采購部門對采購申請進行匯總、分析和審核，結(jié)合公司采購預算和市場供應(yīng)情況，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購項目的優(yōu)先級、采購方式、采購時間安排等內(nèi)容。3.采購計劃經(jīng)相關(guān)部門負責人審批后執(zhí)行。如遇特殊情況需要調(diào)整采購計劃，應(yīng)及時辦理審批手續(xù)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選：采購部門通過電子采購平臺、供應(yīng)商推薦、行業(yè)媒體等渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。根據(jù)采購需求和供應(yīng)商資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、服務(wù)等因素，對供應(yīng)商進行篩選，確定潛在供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商評估：采購部門組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進行實地考察或問卷調(diào)查，評估其生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)等方面的情況。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行打分，確定合格供應(yīng)商名單。3.供應(yīng)商準入：對于合格供應(yīng)商，采購部門與其簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，將其納入公司供應(yīng)商管理體系。同時，在電子采購平臺上對供應(yīng)商進行注冊和維護，確保供應(yīng)商信息的準確性和完整性。4.供應(yīng)商考核與評價：采購部門定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、服務(wù)等方面進行考核和評價。根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行分級管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于不合格的供應(yīng)商采取警告、暫停合作、取消資格等措施。（三）采購實施1.采購公告發(fā)布：采購部門根據(jù)采購計劃，在選定的電子采購平臺上發(fā)布采購公告，明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、報價截止時間等信息，邀請符合條件的供應(yīng)商參與投標或報價。2.供應(yīng)商響應(yīng)：供應(yīng)商在規(guī)定的時間內(nèi)，通過電子采購平臺提交投標文件或報價單。采購部門對供應(yīng)商的響應(yīng)文件進行初步審查，檢查其是否符合采購公告的要求，如資質(zhì)證明、報價明細、技術(shù)方案等。3.采購談判：對于符合要求的供應(yīng)商，采購部門組織采購談判，就采購價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款進行協(xié)商。談判過程中，采購人員應(yīng)充分了解市場行情，掌握談判技巧，爭取最有利的采購條件。4.確定供應(yīng)商與采購價格：根據(jù)采購談判結(jié)果，采購部門綜合考慮供應(yīng)商的報價、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽、服務(wù)等因素，確定最終供應(yīng)商及采購價格。采購價格應(yīng)在公司采購預算范圍內(nèi)，并確保具有市場競爭力。5.簽訂采購合同：采購部門與確定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責任等條款。合同簽訂后，及時在電子采購平臺上進行備案。（四）合同執(zhí)行與驗收1.合同執(zhí)行跟蹤：采購部門負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按照合同約定的時間、質(zhì)量、數(shù)量等要求履行義務(wù)。如遇合同變更或供應(yīng)商違約等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理，并向相關(guān)部門報告。2.物資驗收：需求部門負責組織對采購物資進行驗收。驗收人員應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標準和驗收規(guī)范，對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀、性能等進行檢查。對于技術(shù)復雜或有特殊要求的物資，可邀請專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測機構(gòu)參與驗收。3.驗收報告出具：驗收合格后，驗收人員應(yīng)出具驗收報告，明確物資的驗收情況。驗收報告應(yīng)經(jīng)需求部門負責人簽字確認后，提交給采購部門和財務(wù)部門。對于驗收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施，直至驗收合格。（五）付款結(jié)算1.付款申請：采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，在規(guī)定的付款期限內(nèi)，向財務(wù)部門提交付款申請。付款申請應(yīng)包括采購合同編號、供應(yīng)商名稱、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息，并附上采購合同、驗收報告等相關(guān)證明文件。2.付款審核：財務(wù)部門對付款申請進行審核，重點審查采購合同的合法性、完整性、有效性，驗收報告的真實性、準確性，付款金額是否符合合同約定等。審核無誤后，報財務(wù)負責人審批。3.付款支付：財務(wù)負責人審批通過后，財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間，辦理采購款項的支付手續(xù)。支付過程中，應(yīng)嚴格遵守公司財務(wù)管理制度和相關(guān)法律法規(guī)要求，確保資金支付安全、準確。四、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門定期對電子平臺采購過程中可能面臨的風險進行識別，包括市場風險、供應(yīng)商風險、合同風險、質(zhì)量風險、法律風險等。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險的可能性和影響程度，評估結(jié)果作為制定風險應(yīng)對措施的依據(jù)。（二）風險應(yīng)對措施1.市場風險應(yīng)對：密切關(guān)注市場動態(tài)，及時掌握物資價格波動情況，通過與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系、簽訂框架協(xié)議、套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.供應(yīng)商風險應(yīng)對：加強供應(yīng)商管理，定期對供應(yīng)商進行評估和考核，建立供應(yīng)商淘汰機制。與重要供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，降低供應(yīng)商違約風險。同時，尋找多家備選供應(yīng)商，以應(yīng)對單一供應(yīng)商出現(xiàn)問題的情況。3.合同風險應(yīng)對：在簽訂采購合同前，組織相關(guān)部門對合同條款進行嚴格審查，確保合同內(nèi)容合法、完整、明確。加強合同執(zhí)行過程中的監(jiān)督和管理，及時處理合同變更、違約等問題，維護公司合法權(quán)益。4.質(zhì)量風險應(yīng)對：在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收條款，加強對采購物資的檢驗和驗收工作。對于重要物資，可要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件或進行質(zhì)量抽檢。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求其承擔相應(yīng)的責任。5.法律風險應(yīng)對：加強對采購人員的法律法規(guī)培訓，提高其法律意識和風險防范能力。在采購活動中，嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，確保采購行為合法合規(guī)。對于重大采購項目，可咨詢法律顧問意見，避免法律風險。五、信息管理（一）采購信息收集與整理1.采購部門負責收集與采購活動相關(guān)的各類信息，包括采購計劃、采購申請、供應(yīng)商信息、采購合同、驗收報告、付款記錄等。2.對收集到的采購信息進行整理和分類，建立采購信息檔案，確保信息的完整性和準確性。采購信息檔案應(yīng)按照時間順序、采購項目等進行歸檔，便于查詢和使用。（二）采購信息共享與利用1.建立采購信息共享平臺，實現(xiàn)采購部門、需求部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門之間的信息共享。各部門可通過共享平臺及時獲取采購信息，協(xié)同開展工作。2.利用采購信息進行數(shù)據(jù)分析和挖掘，為公司采購決策提供支持。通過對采購數(shù)據(jù)的分析，了解采購成本、采購效率、供應(yīng)商表現(xiàn)等情況，發(fā)現(xiàn)問題和潛在風險，及時采取措施進行改進。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對電子平臺采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)，采購行為是否符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。2.采購部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機制，對采購人員的工作進行日常監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正和處理。同時，定期對采購工作進行總結(jié)和評估，不斷