電子印章授權(quán)管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司電子印章的授權(quán)管理，確保電子印章使用的安全性、合法性和有效性，維護(hù)公司的正常運(yùn)營秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及全資、控股子公司在業(yè)務(wù)活動中涉及電子印章的授權(quán)管理。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：電子印章的授權(quán)管理必須符合國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.安全可靠原則：采取有效措施保障電子印章的存儲、傳輸、使用等環(huán)節(jié)的安全性，防止印章被盜用、冒用等情況發(fā)生。3.職責(zé)明確原則：明確各部門及人員在電子印章授權(quán)管理中的職責(zé)，確保管理工作有序進(jìn)行。4.審慎授權(quán)原則：根據(jù)業(yè)務(wù)需要和風(fēng)險評估，審慎進(jìn)行電子印章的授權(quán)，嚴(yán)格控制授權(quán)范圍和權(quán)限。二、電子印章概述（一）定義電子印章是指以電子數(shù)據(jù)形式表現(xiàn)的，用于確認(rèn)簽名人身份和表明簽名人認(rèn)可其中內(nèi)容的電子符號。它具有與傳統(tǒng)印章同等的法律效力。（二）種類1.公司公章電子印章：用于公司對外的重要文件、合同等的簽署。2.法定代表人電子印章：代表公司法定代表人進(jìn)行簽署的電子印章。3.財務(wù)專用章電子印章：用于財務(wù)相關(guān)文件、票據(jù)等的蓋章。4.合同專用章電子印章：專門用于合同簽署的電子印章。5.部門專用章電子印章：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要設(shè)置的專用電子印章，用于特定業(yè)務(wù)文件的簽署。（三）存儲方式電子印章存儲于公司指定的電子印章管理系統(tǒng)中，該系統(tǒng)具備嚴(yán)格的安全防護(hù)措施，確保印章數(shù)據(jù)的保密性、完整性和可用性。三、管理職責(zé)（一）電子印章管理部門1.負(fù)責(zé)電子印章管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。2.制定和完善電子印章授權(quán)管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。3.負(fù)責(zé)電子印章的制作、頒發(fā)、變更、注銷等管理工作。4.對電子印章的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計、分析和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。（二）使用部門1.負(fù)責(zé)本部門電子印章使用需求的提出，明確使用目的、范圍和權(quán)限。2.按照規(guī)定的流程申請電子印章的授權(quán)，并指定專人負(fù)責(zé)電子印章的保管和使用。3.監(jiān)督本部門電子印章使用人員的操作行為，確保電子印章使用的合規(guī)性。4.配合電子印章管理部門進(jìn)行電子印章使用情況的檢查和審計工作。（三）信息技術(shù)部門1.提供電子印章管理系統(tǒng)所需的技術(shù)支持，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。2.協(xié)助電子印章管理部門制定系統(tǒng)安全策略和應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的技術(shù)風(fēng)險。3.對涉及電子印章的信息技術(shù)系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和安全評估，及時發(fā)現(xiàn)和修復(fù)安全漏洞。（四）法務(wù)部門1.審查電子印章授權(quán)管理辦法及相關(guān)制度的合法性，確保符合法律法規(guī)要求。2.為電子印章使用過程中的法律問題提供咨詢和指導(dǎo)，協(xié)助處理涉及電子印章的法律糾紛。3.參與重大合同等文件中電子印章使用條款的審核，保障公司合法權(quán)益。四、授權(quán)管理（一）授權(quán)申請1.使用部門如需申請電子印章授權(quán)，應(yīng)填寫《電子印章授權(quán)申請表》，詳細(xì)說明授權(quán)的電子印章種類、使用目的、使用范圍、使用期限、授權(quán)人員等信息。2.申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至電子印章管理部門。（二）授權(quán)審批1.電子印章管理部門收到授權(quán)申請表后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核。審核內(nèi)容包括申請事項的必要性、合規(guī)性、風(fēng)險評估等。2.對于涉及重要業(yè)務(wù)或高風(fēng)險的電子印章授權(quán)申請，電子印章管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審批，必要時征求法務(wù)部門意見。3.經(jīng)審批同意的授權(quán)申請，由電子印章管理部門進(jìn)行編號登記，并錄入電子印章管理系統(tǒng)。（三）授權(quán)方式1.系統(tǒng)授權(quán)：通過電子印章管理系統(tǒng)為授權(quán)人員分配相應(yīng)的電子印章使用權(quán)限，包括蓋章、查看、打印等操作權(quán)限。2.權(quán)限期限：根據(jù)業(yè)務(wù)需要設(shè)定授權(quán)期限，到期后自動收回授權(quán)權(quán)限。如需繼續(xù)使用，應(yīng)重新申請授權(quán)。3.分級授權(quán)：根據(jù)崗位和職責(zé)的不同，對電子印章的使用權(quán)限進(jìn)行分級管理，確保權(quán)限與工作需求相匹配。（四）授權(quán)變更與撤銷1.如因業(yè)務(wù)調(diào)整、人員變動等原因需要變更電子印章授權(quán)內(nèi)容，使用部門應(yīng)及時填寫《電子印章授權(quán)變更申請表》，按照授權(quán)申請流程進(jìn)行審批和變更操作。2.當(dāng)授權(quán)人員離職、崗位變動或不再需要電子印章使用權(quán)限時，使用部門應(yīng)及時通知電子印章管理部門，辦理授權(quán)撤銷手續(xù)。3.電子印章管理部門在收到授權(quán)變更或撤銷申請后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成系統(tǒng)操作，并對相關(guān)記錄進(jìn)行更新。五、使用管理（一）使用流程1.文件起草：業(yè)務(wù)人員在起草需要使用電子印章的文件時，應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、合法，并按照公司公文格式要求進(jìn)行排版。2.印章調(diào)用：文件起草完成后，授權(quán)使用電子印章的人員通過電子印章管理系統(tǒng)調(diào)用相應(yīng)的電子印章。3.蓋章操作：在系統(tǒng)中選擇需要蓋章的位置，確認(rèn)蓋章信息無誤后，點(diǎn)擊“蓋章”按鈕完成電子印章的加蓋。蓋章過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括蓋章時間、蓋章人員、文件名稱等。4.文件存儲：加蓋電子印章后的文件應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存儲，確保文件的可追溯性。（二）使用規(guī)范1.電子印章的使用必須嚴(yán)格按照授權(quán)范圍和權(quán)限進(jìn)行，不得超出授權(quán)使用。2.使用電子印章的文件必須是經(jīng)過合法審批流程的正式文件，嚴(yán)禁在空白紙張或未完成的文件上加蓋電子印章。3.電子印章使用人員應(yīng)妥善保管自己的賬號和密碼，不得將賬號轉(zhuǎn)借他人使用。在操作電子印章時，應(yīng)確保操作環(huán)境安全，防止他人窺視或竊取密碼。4.使用電子印章的文件應(yīng)進(jìn)行備份，以防數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份文件應(yīng)與原文件分開存儲，并按照公司檔案管理要求進(jìn)行保管。（三）監(jiān)督檢查1.電子印章管理部門應(yīng)定期對電子印章的使用情況進(jìn)行檢查，包括授權(quán)使用記錄、蓋章文件內(nèi)容、操作流程等方面。2.內(nèi)部審計部門應(yīng)不定期對電子印章的使用管理進(jìn)行審計，檢查是否存在違規(guī)使用、超權(quán)限使用等問題，并及時提出整改意見。3.對于檢查和審計中發(fā)現(xiàn)的問題，電子印章管理部門應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查處理，并采取相應(yīng)的糾正措施，防止問題再次發(fā)生。六、安全管理（一）系統(tǒng)安全1.電子印章管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護(hù)機(jī)制，包括防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等，防止外部非法入侵和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對電子印章管理系統(tǒng)進(jìn)行安全評估和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)系統(tǒng)安全隱患。3.制定系統(tǒng)安全應(yīng)急預(yù)案，明確在系統(tǒng)遭受攻擊、故障等情況下的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工，確保系統(tǒng)能夠快速恢復(fù)正常運(yùn)行。（二）數(shù)據(jù)安全1.電子印章數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行加密存儲，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的保密性。2.建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期對電子印章數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全的位置。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)的可用性。3.嚴(yán)格控制對電子印章數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相關(guān)數(shù)據(jù)。對數(shù)據(jù)訪問操作進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便審計和追溯。（三）人員安全1.加強(qiáng)對電子印章管理和使用人員的安全意識培訓(xùn)，提高其對電子印章安全重要性的認(rèn)識，掌握基本的安全防范知識和技能。2.與電子印章管理和使用人員簽訂保密協(xié)議，明確其在電子印章安全管理方面的責(zé)任和義務(wù)，防止因人員疏忽或違規(guī)行為導(dǎo)致安全事故。3.對涉及電子印章管理和使用的人員進(jìn)行背景審查，確保人員具備良好的職業(yè)道德和安全意識。七、法律責(zé)任（一）違規(guī)責(zé)任1.對于違反本辦法規(guī)定，擅自使用電子印章、超權(quán)限使用電子印章或因保管不善導(dǎo)致電子印章被盜用、冒用的人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、罰款、降職、辭退等。2.因違規(guī)使用電子印章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或法律糾紛的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。（二）賠償責(zé)任1.如因電子印章管理部門的原因?qū)е码娮佑≌率褂贸霈F(xiàn)問題，給公司造成損失的，電子印章管理部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.對于因信息技術(shù)部門技術(shù)故障或安全漏洞導(dǎo)致電子印章數(shù)據(jù)泄露或使用異常的情況